Trong quá trình hoạt động kinh doanh, hàng tồn kho có thể bị giảm giá do nhiều nguyên nhân như hư hỏng, lỗi thời hoặc giá thị trường giảm. Để phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho, kế toán cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vậy nguyên tắc trích lập dự phòng là gì? Cách tính toán và hạch toán ra sao để tuân thủ đúng quy định kế toán và thuế? FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, cách xác định mức trích lập và hướng dẫn hạch toán chi tiết nhất.
1. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là gì?
1.1. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là gì?
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản chi phí doanh nghiệp trích lập nhằm phản ánh sự suy giảm giá trị của hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc. Đây là một biện pháp kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác giá trị tài sản, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình kinh doanh.
1.2. Ý nghĩa của dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp doanh nghiệp:
- Phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho: Tránh tình trạng hàng hóa bị ghi nhận cao hơn giá trị thực tế.
- Giảm rủi ro tài chính: Giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với biến động thị trường, đặc biệt khi giá nguyên vật liệu, sản phẩm có xu hướng giảm.
- Tuân thủ chuẩn mực kế toán: Việc trích lập dự phòng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về kế toán và thuế, hạn chế sai sót trong báo cáo tài chính.
1.3. Khi nào cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho?
Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng khi gặp một trong các trường hợp sau:
- Hàng tồn kho bị lỗi thời, khó tiêu thụ hoặc hư hỏng.
- Giá bán thực tế của hàng tồn kho giảm xuống thấp hơn giá gốc.
- Thị trường có dấu hiệu suy giảm, làm ảnh hưởng đến giá trị thu hồi của hàng tồn kho.
2. Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.1. Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong các văn bản pháp luật kế toán
Căn cứ theo Điều 45, Thông tư số 200/2014/TT-BTC, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đảm bảo tuân thủ theo 5 nguyên tắc sau:
- Doanh nghiệp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập báo cáo tài chính. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
- Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.
- Khi lập báo cáo tài chính, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại vật tư, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập:
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
Cũng cần lưu ý rằng:
- Trong 5 nguyên tắc nêu trên theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, kế toán phải lưu ý đến nguyên tắc về thời điểm lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thời điểm lập báo cáo tài chính, còn theo VAS 02 (đoạn 19) là cuối kỳ kế toán năm .
- Do có sự khác nhau trong quy định về lập thời điểm phòng giảm giá hàng tồn kho giữa VAS 02 và Thông tư số 200/2014/TT-BTC, thế nên kế toán tuân thủ theo hướng dẫn của Chế độ kế toán hiện hành – Thông tư số 200/2014/TT-BTC là: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập báo cáo tài chính.
2.2. Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong các văn bản pháp luật thuế
Các nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC như sau:
- Các khoản dự phòng được trích lập được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ báo cáo năm để bù đắp những tổn thất có thể xảy ra trong kỳ báo cáo sau; đảm bảo doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng tồn kho không cao hơn giá trị thị trường;
- Thời điểm trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm lập báo cáo tài chính năm;
Tóm lại, kế toán cần đặc biệt lưu ý sự khác biệt về thời điểm trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giữa văn bản pháp luật về thuế và văn bản pháp luật về kế toán. Việc nhầm lẫn giữa hai hệ thống quy định này có thể dẫn đến sai sót trong hạch toán và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Cụ thể:
- Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02 – Đoạn 19) và Thông tư 200/2014/TT-BTC (Điều 45), doanh nghiệp phải trích lập dự phòng vào thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC (Khoản 2, Điều 3) về thuế, thời điểm trích lập dự phòng là thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
3. Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực giá trị tài sản, doanh nghiệp cần xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho dựa trên các phương pháp sau:
3.1. Xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có sự khác biệt giữa các văn bản pháp luật về kế toán và thuế:
- Theo quy định kế toán: Các văn bản pháp luật về kế toán không hướng dẫn cụ thể về cách tính mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tuy nhiên, kế toán chỉ cần tuân thủ nguyên tắc chung: nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc, thì phải trích lập dự phòng phần chênh lệch.
- Theo quy định thuế (Thông tư số 48/2019/TT-BTC – Khoản 2, Điều 4):
| Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC năm x (Giá gốc hàng tồn kho – Giá trị thuần có thể thực hiện được) |
Trong đó:
- Giá gốc hàng tồn kho: Xác định theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
- Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong điều kiện sản xuất, kinh doanh bình thường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, sau khi trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết để tiêu thụ.
Lưu ý:
- Mặc dù phương pháp tính mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giữa kế toán và thuế là giống nhau, nhưng thời điểm trích lập lại khác nhau. Kế toán cần chú ý để tránh nhầm lẫn khi áp dụng.
3.2. Xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Mấu chốt của việc xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho là xác định đúng giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV – Net Realizable Value). NRV được tính theo công thức:
| NRV = Giá bán ước tính – (Chi phí hoàn thành sản phẩm + Chi phí tiêu thụ) |
Trong đó:
- Giá bán ước tính: Giá có thể đạt được khi bán hàng tồn kho trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Chi phí hoàn thành sản phẩm: Các chi phí phát sinh để đưa hàng tồn kho về trạng thái sẵn sàng bán (chi phí gia công, đóng gói, hoàn thiện sản phẩm, v.v.).
- Chi phí tiêu thụ: Các chi phí cần thiết để bán hàng tồn kho, bao gồm chi phí vận chuyển, quảng cáo, hoa hồng bán hàng, v.v.
Ví dụ cụ thể:
Tại ngày 30/06/2025, Công ty ABC có 5.000 đơn vị sản phẩm hàng tồn kho. Để phục vụ cho mục đích lập báo cáo tài chính tại ngày 30/06/2025, Công ty ABC cần xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho.
Giá bán dự tính của hàng tồn kho là 500 nghìn đồng. Tuy nhiên, công ty ABC cần phải mất 80 nghìn đồng để hoàn thành các sản phẩm và thêm 20 nghìn đồng cho chi phí vận chuyển. Xem xét các thông tin có sẵn, giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho được xác định như sau:
NRV = 500 – (80 + 20) = 400
Khi xác định giá trị thuần có thể thực hiện được để lập dự phòng giảm giá, kế toán cần lưu ý:
- Xác định NRV phải đặc biệt chú ý đến mục đích dự trữ hàng tồn kho: chúng ta chỉ xem xét với hàng tồn kho dùng để bán
- NRV được tính theo từng loại hàng tồn kho: tức tổng NRV so với tổng giá gốc của 1 loại hàng tồn kho, không được bù trừ NRV các loại hàng tồn kho khác nhau.
Giả sử, công ty ABC có 3 chủng loại hàng hóa A, B, C. Kế toán cần xác định NRV của 3 nhóm hàng này riêng biệt và so sánh với giá gốc của từng loại. Kết quả có thể là hàng hóa A cần trích lập dự phòng giảm giá, hàng hóa B sẽ cần hoàn nhập dự phòng và số dự phòng của hàng hóa C không thay đổi. Khi đó, kế toán phải lập các bút toán trích lập hay hoàn nhập dự phòng theo dõi chi tiết cho từng chủng loại hàng hóa A, B, C.
Các trường hợp xác định NRV nhưng không dẫn đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
- Hàng tồn kho giảm giá nhưng doanh nghiệp đã ký hợp đồng không hủy ngang bán một phần hàng tồn kho với mức giá cao hơn. Khi tính tổng NRV so với giá gốc theo từng mặt hàng cần loại số hàng này ra khỏi đối tượng lập dự phòng.
- Nguyên vật liệu bị giảm giá nhưng sản phẩm do nguyên vật liệu tạo nên có NRV cao hơn giá thành sản xuất.
4. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc hạch toán chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho tuân thủ đúng theo hướng dẫn của Chế độ kế toán hiện hành – Thông tư số 200/2014/TT-BTC như sau:
4.1. Khi lập báo cáo tài chính
- Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản
- Nếu số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch:
- Nợ TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
4.2. Xử lý hủy, thanh lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho đã được trích lập dự phòng nhưng do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, hư hỏng, lạc hậu, lỗi mốt, lỗi thời do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng, không còn giá trị sử dụng phải được xử lý hủy bỏ, thanh lý.
Giá trị tổn thất thực tế của hàng tồn kho không thu hồi được, sau khi bù đắp bằng nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần chênh lệch được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp. Kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu phần tổn thất lớn hơn số đã trích lập)
- Có TK 152, 153, 155, 156
Trước khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển đổi thành công ty cổ phần, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho sau khi bù đắp tổn thất được ghi nhận để tăng vốn nhà nước, kế toán thực hiện bút toán:
- Nợ TK 2294 – Dự phòng tổn thất tài sản
- Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
5. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho cùng Fast Accounting Online
Fast Accounting Online là phần mềm kế toán chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hạch toán và quản lý tài chính. Phần mềm tích hợp đầy đủ các quy định về kế toán và thuế, đảm bảo việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện đúng chuẩn mực, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tài chính hiệu quả.
Các tính năng nổi bật của phần mềm có thể kể đến như:
- Tự động tính toán và hạch toán chính xác: Fast Accounting Online hỗ trợ xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức chuẩn.
- Hỗ trợ đa dạng phương pháp tính giá hàng tồn kho: Phần mềm cho phép lựa chọn nhiều phương pháp tính giá hàng tồn kho như bình quân gia quyền, Nhập trước – Xuất trước (FIFO), giá đích danh, giúp doanh nghiệp áp dụng linh hoạt theo đặc thù kinh doanh của mình.
- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật: Fast Accounting Online được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các quy định về kế toán và thuế, bao gồm Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) và Thông tư số 48/2019/TT-BTC.
- Cung cấp báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác: Phần mềm cho phép doanh nghiệp theo dõi mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo từng kỳ thông qua hệ thống báo cáo tài chính tự động. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp kế toán viên dễ dàng kiểm tra, phân tích và xuất báo cáo theo yêu cầu của cơ quan thuế.
- Làm việc linh hoạt trên mọi thiết bị: Là nền tảng kế toán trực tuyến, Fast Accounting Online giúp kế toán viên có thể truy cập và xử lý dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp phản ánh trung thực giá trị tài sản và đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính. Việc tính toán và hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các sai sót kế toán mà còn hỗ trợ tối ưu hóa báo cáo tài chính. Để đơn giản hóa quy trình này, Fast Accounting Online cung cấp giải pháp kế toán hiện đại, tự động tính toán và cập nhật dữ liệu, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài chính.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast