Tài khoản 136 được sử dụng khi doanh nghiệp phát sinh khoản phải thu với đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng hệ thống. Việc ghi nhận đúng tài khoản giúp kế toán kiểm soát vốn đã cấp, khoản chi hộ, thu hộ và số công nợ cần bù trừ giữa các đơn vị. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu phạm vi áp dụng, nguyên tắc, kết cấu và cách hạch toán TK 136 theo quy định mới.
| Những điểm chính của bài viết: Tài khoản 136 phản ánh các khoản phải thu nội bộ và tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, tài khoản có 4 tài khoản cấp 2 là 1361, 1362, 1363 và 1368.
|
Lưu ý: Nội dung dưới đây trình bày theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế phần lớn hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp cần đối chiếu chế độ kế toán đang áp dụng, quy chế tài chính nội bộ và bản chất từng giao dịch trước khi ghi sổ.
1. Tài khoản 136 là gì?
Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ dùng để phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với đơn vị trực thuộc, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng doanh nghiệp.
Các đơn vị này có thể là chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng, ban quản lý dự án hoặc bộ phận phụ thuộc được tổ chức công tác kế toán theo phân cấp của doanh nghiệp. Về bản chất, TK 136 thuộc nhóm tài sản, phản ánh quyền thu hồi tiền, tài sản hoặc các lợi ích kinh tế phát sinh trong quan hệ nội bộ.
1.1. Các khoản được theo dõi trên TK 136
Tùy theo mô hình tổ chức và cơ chế phân cấp, TK 136 có thể được sử dụng để theo dõi:
- Vốn, quỹ doanh nghiệp đã giao cho đơn vị trực thuộc.
- Các khoản đơn vị trực thuộc phải nộp về doanh nghiệp.
- Các khoản nhờ thu hộ, chi hộ hoặc trả hộ giữa doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc.
- Giá trị giao khoán nội bộ và các khoản phải thu vãng lai khác trong nội bộ.
- Tại đơn vị trực thuộc, TK 136 có thể phản ánh khoản doanh nghiệp phải cấp xuống, doanh thu từ cung cấp hàng hóa, dịch vụ nội bộ và các khoản đã chi hộ cho doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc khác.
1.2. Khi nào không sử dụng TK 136?
TK 136 không được sử dụng như tài khoản tổng hợp cho mọi khoản phải thu. Việc xác định đúng đối tượng và bản chất giao dịch giúp doanh nghiệp hạch toán công nợ đúng tài khoản, đồng thời hạn chế sai lệch trên báo cáo tài chính.
Có thể phân biệt theo nguyên tắc sau:
- Phát sinh với khách hàng độc lập: xem xét hạch toán vào TK 131 – Phải thu của khách hàng.
- Phát sinh từ các khoản bồi thường, tài sản thiếu hoặc khoản phải thu khác ngoài quan hệ nội bộ: xem xét TK 138 – Phải thu khác.
- Phát sinh giữa doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc: xem xét TK 136 – Phải thu nội bộ.
Việc nhận diện đúng đối tượng giao dịch và bản chất khoản phải thu là cơ sở để lựa chọn tài khoản hạch toán phù hợp, kiểm soát công nợ và bảo đảm thông tin trên báo cáo tài chính được phản ánh chính xác.
Tài khoản 136 theo dõi khoản phải thu giữa doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc.
2. Đối tượng và phạm vi áp dụng tài khoản 136
Phạm vi của TK 136 được xác định theo quan hệ trực thuộc, không chỉ dựa vào việc các bên có cùng tên thương hiệu hay cùng chủ sở hữu. Doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc phải thuộc cùng một hệ thống kế toán, có quan hệ thanh toán nội bộ theo phân cấp. Nếu một công ty con có tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, khoản vốn công ty mẹ đầu tư không phản ánh trên TK 1361 mà được theo dõi theo bản chất khoản đầu tư.
| Trường hợp | Có sử dụng TK 136 không? | Cách xác định |
| Trụ sở chính cấp vốn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc | Có | Doanh nghiệp theo dõi trên TK 1361; chi nhánh theo dõi nghĩa vụ tương ứng theo phân cấp |
| Chi nhánh chi hộ trụ sở chính hoặc chi hộ chi nhánh khác | Có | Đơn vị chi hộ ghi nhận khoản phải thu nội bộ trên TK 1368 |
| Doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc mua bán, cung cấp dịch vụ nội bộ | Có | Theo dõi trên TK 1368 nếu phát sinh quyền thu nội bộ |
| Công ty mẹ góp vốn vào công ty con có tư cách pháp nhân | Không | Phản ánh theo tài khoản đầu tư phù hợp, không dùng TK 1361 |
| Doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng độc lập | Không | Theo dõi phải thu khách hàng trên TK 131 |
| Khoản phải thu bồi thường hoặc tài sản thiếu chờ xử lý | Không | Xem xét TK 138 theo bản chất giao dịch |
Doanh nghiệp nên lập danh mục đơn vị nội bộ thống nhất, trong đó thể hiện mã đơn vị, loại hình hạch toán, người phụ trách, tài khoản đối ứng và nguyên tắc xác nhận công nợ. Danh mục này cần được sử dụng đồng bộ trên chứng từ, sổ chi tiết và hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp. Khi cơ cấu tổ chức thay đổi, kế toán phải rà soát lại phạm vi của TK 136 thay vì tiếp tục sử dụng mã cũ theo thói quen.
3. Nguyên tắc kế toán tài khoản 136 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
3.1. Nguyên tắc hạch toán TK 136
TK 136 cần được hạch toán chi tiết theo từng đơn vị trực thuộc có quan hệ thanh toán và theo từng khoản phải thu. Mỗi nghiệp vụ cần có đầy đủ căn cứ để tra cứu và đối chiếu, bao gồm:
- Chứng từ gốc của nghiệp vụ.
- Nội dung và giá trị thanh toán.
- Ngày phát sinh và thời hạn hoàn trả.
- Đơn vị liên quan và đơn vị chịu trách nhiệm thanh toán.
Việc chỉ theo dõi một số dư tổng hợp có thể gây khó khăn trong quá trình kiểm soát công nợ, đặc biệt khi cần xác định khoản đã thanh toán, khoản còn tồn đọng hoặc khoản đang có chênh lệch giữa các đơn vị.
3.2. Đối chiếu và xử lý công nợ nội bộ
Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và xử lý các khoản phải thu nội bộ, đồng thời thực hiện kiểm tra, đối chiếu tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán. Số phát sinh và số dư TK 136 cần được đối chiếu với TK 336 – Phải trả nội bộ của đơn vị có liên quan, theo từng nội dung thanh toán.
Trường hợp phát sinh chênh lệch, các bên cần xác định nguyên nhân trước khi thực hiện điều chỉnh, tập trung kiểm tra:
- Thời điểm ghi nhận nghiệp vụ.
- Chứng từ và nội dung giao dịch.
- Số tiền hạch toán.
- Tài khoản đối ứng.
- Kỳ kế toán ghi nhận nghiệp vụ.
3.3. Nguyên tắc bù trừ công nợ nội bộ
Việc bù trừ công nợ chỉ thực hiện theo từng khoản và cùng một đơn vị có quan hệ thanh toán, trên cơ sở đã đối chiếu và có căn cứ phù hợp.
Doanh nghiệp không thực hiện các trường hợp như:
- Lấy khoản phải thu của chi nhánh A để bù trừ với khoản phải trả của chi nhánh B.
- Bù trừ các khoản có nội dung hoặc bản chất khác nhau chỉ nhằm giảm số dư công nợ.
Sau khi các bên hoàn tất đối chiếu và xác nhận, nghiệp vụ bù trừ được phản ánh đồng thời trên TK 136 và TK 336, bảo đảm thống nhất về đối tượng và nội dung thanh toán.
3.4. Khoản phải thu nội bộ có gốc ngoại tệ
Đối với các khoản phải thu nội bộ có gốc ngoại tệ, doanh nghiệp cần thực hiện ghi nhận và đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo chế độ kế toán đang áp dụng.
Trường hợp doanh nghiệp là chủ đầu tư có ban quản lý dự án, các khoản liên quan đến chênh lệch tỷ giá và chi phí đi vay đủ điều kiện vốn hóa cần được theo dõi phù hợp trên TK 1362 và TK 1363, thay vì gộp chung vào TK 1368. Việc theo dõi chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát đúng bản chất từng khoản mục và thuận tiện cho việc đối chiếu, tổng hợp số liệu.
Cuối kỳ, TK 136 phải được đối chiếu với TK 336 theo từng đơn vị và từng nội dung thanh toán.
4. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 136
Kết cấu TK 136 cho biết các nghiệp vụ làm tăng, làm giảm và số phải thu nội bộ còn lại. Kế toán cần đọc đồng thời sổ tổng hợp và sổ chi tiết theo đơn vị để bảo đảm số dư phản ánh đúng quyền thu thực tế.
| Bên Nợ TK 136 | Bên Có TK 136 | Số dư bên Nợ |
| Vốn, quỹ doanh nghiệp đã giao cho đơn vị trực thuộc | Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị trực thuộc | Khoản nội bộ còn phải thu tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán |
| Kinh phí chủ đầu tư giao cho BQLDA và khoản làm tăng phải thu của chủ đầu tư | Giá trị TSCĐ hoàn thành chuyển lên và khoản làm giảm phải thu của chủ đầu tư | Theo dõi chi tiết theo từng đơn vị và nội dung thanh toán |
| Khoản đã chi hộ, trả hộ doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc khác | Tiền, vật tư hoặc tài sản đã thu về để thanh toán khoản phải thu nội bộ | Không bù trừ tùy tiện giữa các đối tượng |
| Khoản doanh nghiệp phải thu, khoản đơn vị trực thuộc phải nộp hoặc khoản doanh nghiệp phải cấp xuống | Bù trừ phải thu với phải trả nội bộ của cùng một đối tượng | Phải khớp với xác nhận công nợ và sổ TK 336 tương ứng |
| Khoản phải thu về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nội bộ và khoản phải thu nội bộ khác |
TK 136 – Phải thu nội bộ được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2, phục vụ việc theo dõi các nhóm khoản phải thu nội bộ theo từng bản chất giao dịch:
- TK 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: chỉ mở tại doanh nghiệp để phản ánh vốn kinh doanh đã cấp cho các đơn vị trực thuộc. Tài khoản này không sử dụng để phản ánh vốn đầu tư vào công ty con.
- TK 1362 – Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá: áp dụng tại doanh nghiệp là chủ đầu tư có thành lập Ban Quản lý dự án (BQLDA) để theo dõi các khoản phải thu nội bộ liên quan đến chênh lệch tỷ giá.
- TK 1363 – Phải thu nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hóa: áp dụng tại doanh nghiệp là chủ đầu tư có thành lập BQLDA, dùng để theo dõi các khoản phải thu nội bộ liên quan đến chi phí đi vay đủ điều kiện vốn hóa.
- TK 1368 – Phải thu nội bộ khác: phản ánh các khoản phải thu nội bộ khác phát sinh giữa trụ sở chính và đơn vị trực thuộc, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.
Khi cấp hoặc thu hồi tài sản cố định và hàng tồn kho, kế toán phải xác định giá trị ghi sổ, hao mòn lũy kế và chứng từ bàn giao. Số liệu trên TK 1361 cần khớp với hồ sơ giao vốn, quyết định điều chuyển và nghĩa vụ tương ứng tại đơn vị nhận.
Tài khoản 136 gồm bốn tài khoản cấp 2 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
5. Cách hạch toán tài khoản 136 – các nghiệp vụ thường gặp
Cách định khoản phụ thuộc vào bên ghi nhận là doanh nghiệp hay đơn vị trực thuộc, nội dung giao dịch và mức độ phân cấp kế toán. Trước khi hạch toán, kế toán cần kiểm tra quyết định cấp vốn, chứng từ chi hộ, thông báo công nợ và tài khoản đối ứng tại đơn vị liên quan.
5.1. Cấp vốn, cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới
- Doanh nghiệp cấp vốn bằng tiền, vật tư hoặc tài sản khác cho đơn vị trực thuộc:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1361)
Có các TK 111, 112, 152,…
- Doanh nghiệp cấp vốn bằng tài sản cố định đã qua sử dụng:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1361) – Giá trị còn lại
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định – Giá trị hao mòn lũy kế
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình – Nguyên giá
- Đơn vị trực thuộc nhận vốn, tài sản do doanh nghiệp cấp theo phân cấp:
Nợ các TK 111, 112, 152, 211,…
Có TK 336 – Phải trả nội bộ (3361)
- Khi đơn vị trực thuộc hoàn trả vốn và doanh nghiệp nhận được tiền:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1361)
- Chủ đầu tư giao vốn đầu tư bằng tiền, vật tư hoặc TSCĐ cho BQLDA:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1361)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ – Nếu giao TSCĐ đã qua sử dụng
Có các TK 111, 112, 152, 211,…
- Chủ đầu tư kết chuyển chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hóa cho BQLDA tính vào chi phí đầu tư xây dựng:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1363)
Có các TK 111, 112, 242, 335,…
Các bên phải lập quyết định giao vốn, biên bản bàn giao và bảng đối chiếu giá trị. Với tài sản đã qua sử dụng, hồ sơ cần thể hiện nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại để hai bên ghi nhận nhất quán.
5.2. Các khoản chi hộ, trả hộ, thu hộ giữa các đơn vị nội bộ
- Đơn vị trực thuộc chi hộ, trả hộ doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc khác:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Có các TK 111, 112,…
- Doanh nghiệp chi hộ, trả hộ đơn vị trực thuộc:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Có các TK 111, 112,…
- Đơn vị trực thuộc được thông báo về quỹ khen thưởng, phúc lợi doanh nghiệp sẽ cấp xuống:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
- Đơn vị trực thuộc được phân cấp ghi nhận doanh thu khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội bộ:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp – Nếu có
- Đồng thời ghi nhận giá vốn của hàng hóa, dịch vụ nội bộ:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 154, 155, 156,…
Doanh thu và giá vốn của giao dịch nội bộ cần được kiểm tra theo cùng kỳ, cùng chứng từ trước khi xác định kết quả kinh doanh.
- Khi nhận tiền, vật tư hoặc tài sản thanh toán khoản phải thu nội bộ:
Nợ các TK 111, 112, 152, 153,…
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Khoản chi hộ cần có đề nghị thanh toán, hóa đơn hoặc chứng từ liên quan và xác nhận của đơn vị chịu chi phí. Nếu chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp, đơn vị chịu chi phí phải ghi nhận theo đúng bản chất thay vì để toàn bộ số tiền treo trên tài khoản công nợ nội bộ.
5.3. Bù trừ công nợ giữa tài khoản 136 và tài khoản 336
- Bù trừ khoản phải thu với khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng:
Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ (3368)
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Bút toán chỉ được thực hiện sau khi các bên đối chiếu và xác nhận khoản được bù trừ. Biên bản cần nêu rõ đơn vị, nội dung, chứng từ, số tiền phải thu, số tiền phải trả, số tiền bù trừ và số dư còn lại. Nếu có chênh lệch do hạch toán sai kỳ, sai số tiền hoặc thiếu chứng từ, kế toán phải điều chỉnh nguyên nhân trước khi bù trừ.
>>> Xem thêm: Công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả
6. Ví dụ minh họa hạch toán tài khoản 136
Doanh nghiệp A có Chi nhánh B hạch toán phụ thuộc. Trong tháng 3, trụ sở chính thanh toán hộ chi phí thuê kho của Chi nhánh B là 55 triệu đồng bằng chuyển khoản. Hồ sơ đã xác định đây là nghĩa vụ chi phí của chi nhánh và hai bên thống nhất theo dõi qua TK 1368/TK 3368.
- Tại trụ sở chính, khi thanh toán hộ chi nhánh:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368): 55.000.000 đồng
Có TK 112 – Tiền gửi không kỳ hạn: 55.000.000 đồng
- Tại Chi nhánh B, khi nhận chứng từ chi hộ:
Nợ TK chi phí phù hợp: 55.000.000 đồng
Có TK 336 – Phải trả nội bộ (3368): 55.000.000 đồng
Cuối tháng, Chi nhánh B chuyển khoản hoàn trả đầy đủ cho trụ sở chính.
- Tại trụ sở chính, khi nhận tiền hoàn trả:
Nợ TK 112 – Tiền gửi không kỳ hạn: 55.000.000 đồng
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368): 55.000.000 đồng
- Tại Chi nhánh B, khi chuyển tiền hoàn trả:
Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ (3368): 55.000.000 đồng
Có TK 112 – Tiền gửi không kỳ hạn: 55.000.000 đồng
Ví dụ khác, sau đối chiếu, trụ sở chính vừa có khoản phải thu Chi nhánh B 80 triệu đồng vừa có khoản phải trả cùng chi nhánh 50 triệu đồng. Hai bên lập biên bản bù trừ 50 triệu đồng; số còn phải thu sau bù trừ là 30 triệu đồng.
- Tại trụ sở chính, ghi nhận số bù trừ được xác nhận:
Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ (3368): 50.000.000 đồng
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368): 50.000.000 đồng
Ví dụ cho thấy bù trừ không làm mất dấu giao dịch. Kế toán vẫn phải ghi nhận đầy đủ khoản phải thu, khoản phải trả ban đầu và chỉ bù trừ sau khi có căn cứ. Số dư 30 triệu đồng tiếp tục được theo dõi trên TK 1368 cho đến khi Chi nhánh B thanh toán.
Ví dụ hạch toán khoản trụ sở chính chi hộ và chi nhánh hoàn trả qua TK 1368, TK 3368.
7. Lưu ý khi đối chiếu công nợ nội bộ giữa các đơn vị, chi nhánh
Đối chiếu nội bộ nên được thực hiện định kỳ hằng tháng và bắt buộc trước khi khóa sổ cuối kỳ. Doanh nghiệp cần thống nhất thời điểm chốt số liệu, biểu mẫu xác nhận, người chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý chênh lệch. Quy trình càng rõ thì việc tổng hợp số liệu giữa trụ sở chính và chi nhánh càng ít phụ thuộc vào trao đổi thủ công.
- Mở mã theo dõi riêng cho từng chi nhánh, đơn vị trực thuộc và từng loại giao dịch.
- Yêu cầu hai bên sử dụng cùng mã chứng từ tham chiếu, ngày hạch toán và nội dung thanh toán.
- Đối chiếu số phát sinh Nợ/Có, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và các khoản đang chuyển.
- Kiểm tra tính đối ứng giữa TK 136 tại bên có quyền thu và TK 336 tại bên có nghĩa vụ trả.
- Chỉ bù trừ khoản phải thu, phải trả của cùng một đối tượng và cùng nội dung đã được xác nhận.
- Lập biên bản chênh lệch, xác định nguyên nhân và ghi nhận bút toán điều chỉnh trước khi khóa sổ.
- Rà soát khoản treo lâu ngày, chứng từ thiếu và khoản không còn khả năng thu hồi để xử lý theo thẩm quyền.
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh nên xây dựng lịch khóa sổ chung, phân quyền phê duyệt và cơ chế cập nhật dữ liệu tập trung. Báo cáo tuổi nợ nội bộ có thể kết hợp với các chỉ số tài chính quan trọng và kế hoạch tài chính để đánh giá ảnh hưởng của khoản phải thu nội bộ đến dòng tiền từng đơn vị. Khi chuyển từ tệp rời sang phần mềm kế toán đám mây, doanh nghiệp cần chuẩn hóa danh mục đơn vị, số dư ban đầu và nguyên tắc đồng bộ trước khi vận hành.
Đối chiếu TK 136 và TK 336 theo từng chi nhánh giúp phát hiện chênh lệch trước khi khóa sổ.
Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ tài khoản 136 là gì, phạm vi áp dụng, nguyên tắc, kết cấu và cách hạch toán các khoản phải thu nội bộ thường gặp. Việc quản lý TK 136 cần được thực hiện chi tiết theo từng đơn vị, từng nội dung thanh toán và đối chiếu thường xuyên với TK 336 để xử lý chênh lệch kịp thời. Doanh nghiệp có thể tham khảo Fast Accounting và Fast Financial của FAST; với mô hình nhiều chi nhánh hoặc đơn vị hạch toán phụ thuộc, giải pháp phù hợp có thể hỗ trợ tập trung dữ liệu, đối chiếu công nợ nội bộ và tổng hợp báo cáo thuận tiện hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast