Báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp doanh thu, số lượng đơn hàng và hiệu quả kinh doanh theo từng kỳ hoặc từng nhóm dữ liệu. Tùy mục đích quản lý, doanh nghiệp có thể lập báo cáo theo thời gian, sản phẩm, nhân viên, khách hàng, kênh bán hoặc lợi nhuận. Trong bài viết này, FAST tổng hợp 8 mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel phổ biến, hướng dẫn cách lập và cách phân tích số liệu để doanh nghiệp dễ dàng tham khảo, áp dụng.
| Tóm tắt nhanh: Báo cáo bán hàng là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi kết quả kinh doanh và đánh giá hiệu quả bán hàng theo nhiều góc độ.
|
1. Báo cáo bán hàng là gì?
Báo cáo bán hàng là tài liệu tổng hợp dữ liệu phát sinh từ hoạt động bán hàng trong một khoảng thời gian hoặc theo một tiêu chí quản lý nhất định. Báo cáo có thể phản ánh các thông tin như số lượng đơn hàng, sản phẩm bán ra, doanh thu, chiết khấu, hàng trả lại và lợi nhuận.
Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể lập báo cáo theo ngày, tuần, tháng hoặc phân tích theo sản phẩm, nhân viên, khách hàng và kênh bán hàng. Việc phân chia dữ liệu theo nhiều chiều giúp nhà quản lý có cái nhìn cụ thể hơn về kết quả kinh doanh.
Một báo cáo bán hàng thường được sử dụng để theo dõi kết quả thực tế, so sánh với mục tiêu và làm cơ sở cho việc điều chỉnh hoạt động kinh doanh. Các mẫu Excel cũng có thể được thiết kế linh hoạt theo đặc điểm sản phẩm, quy trình bán hàng và cách quản lý của từng doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Tải miễn phí 10 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng phổ biến
Báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp kết quả kinh doanh, theo dõi doanh thu và phân tích hiệu quả theo nhiều tiêu chí.
2. 8 mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel
Doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều mẫu báo cáo khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. Các dạng phổ biến thường được phân loại theo thời gian, sản phẩm, nhân viên, khách hàng, kênh bán và hiệu quả doanh thu. Đây cũng là những nhóm báo cáo được sử dụng để theo dõi và phân tích hoạt động bán hàng trong thực tế.
2.1. Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày
Báo cáo bán hàng theo ngày giúp doanh nghiệp theo dõi kết quả kinh doanh từng ngày và nhanh chóng nhận diện những biến động về doanh thu, số đơn hàng hoặc sản lượng bán ra. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp cần theo dõi sát hoạt động bán hàng, kiểm soát doanh số hằng ngày hoặc cập nhật kịp thời tình hình kinh doanh.
| Ngày | Mã đơn hàng | Khách hàng | Sản phẩm | Số lượng | Đơn giá | Chiết khấu | Doanh thu | Trạng thái |
| 01/09/2026 | DH001 | Công ty A | Sản phẩm A | 10 | 500.000 | 200.000 | 4.800.000 | Hoàn tất |
| 01/09/2026 | DH002 | Công ty B | Sản phẩm B | 5 | 800.000 | 0 | 4.000.000 | Hoàn tất |
Tải mẫu báo cáo bán hàng theo ngày TẠI ĐÂY.
Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, số đơn hàng và sản lượng bán ra hàng ngày.
2.2. Mẫu báo cáo bán hàng theo tuần
Báo cáo bán hàng theo tuần giúp doanh nghiệp theo dõi kết quả kinh doanh trong từng tuần và nhận diện sớm những biến động về doanh thu, số đơn hàng hoặc sản lượng bán ra. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp có chu kỳ bán hàng ngắn, thường xuyên theo dõi tiến độ doanh số hoặc tổ chức họp kinh doanh định kỳ.
Các cột cần nhập:
| Tuần | Số đơn hàng | Số lượng bán | Doanh thu | Chiết khấu | Hàng trả lại | Doanh thu thực tế |
| Tuần 1 | 125 | 680 | 320.000.000 | 10.000.000 | 5.000.000 | 305.000.000 |
| Tuần 2 | 140 | 720 | 350.000.000 | 12.000.000 | 3.000.000 | 335.000.000 |
Tải mẫu báo cáo bán hàng theo tuần TẠI ĐÂY.
Báo cáo bán hàng theo tuần giúp theo dõi doanh thu, số đơn hàng và sản lượng, đồng thời nhanh chóng nhận diện biến động và đánh giá tiến độ doanh số.
2.3. Mẫu báo cáo bán hàng theo tháng
Báo cáo bán hàng theo tháng giúp doanh nghiệp tổng kết kết quả, đánh giá KPI và lập kế hoạch cho tháng tiếp theo. Mẫu nên thể hiện mục tiêu doanh thu, kết quả thực tế, chênh lệch, tỷ lệ hoàn thành và giá trị đơn hàng trung bình.
Các cột cần nhập:
| Tháng | Mục tiêu doanh thu | Doanh thu thực tế | Chênh lệch | % hoàn thành | Số đơn | Giá trị đơn hàng TB |
| 01/2026 | 1.000.000.000 | 950.000.000 | -50.000.000 | 95% | 420 | 2.261.905 |
| 02/2026 | 1.100.000.000 | 1.180.000.000 | 80.000.000 | 107,3% | 465 | 2.537.634 |
Tải mẫu báo cáo bán hàng theo tháng TẠI ĐÂY.
Báo cáo bán hàng theo tháng giúp tổng hợp doanh thu, số đơn hàng, sản lượng và mức độ hoàn thành mục tiêu
2.4. Mẫu báo cáo bán hàng theo sản phẩm
Báo cáo bán hàng theo sản phẩm giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng và xác định sản phẩm đang đóng góp nhiều vào doanh thu. Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp có nhiều sản phẩm, nhóm hàng hoặc mã hàng cần được theo dõi riêng. Ngoài số lượng bán và doanh thu, việc bổ sung giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm thay vì chỉ dựa vào doanh số.
Các cột cần nhập:
| Mã sản phẩm | Tên sản phẩm | Số lượng bán | Doanh thu | Giá vốn | Lợi nhuận gộp | Tỷ trọng doanh thu |
| SP001 | Sản phẩm A | 500 | 250.000.000 | 160.000.000 | 90.000.000 | 32% |
| SP002 | Sản phẩm B | 300 | 210.000.000 | 130.000.000 | 80.000.000 | 27% |
Tải mẫu báo cáo bán hàng theo sản phẩm TẠI ĐÂY.
Báo cáo bán hàng theo sản phẩm giúp theo dõi số lượng bán, doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng
2.5. Mẫu báo cáo bán hàng theo nhân viên
Báo cáo bán hàng theo nhân viên giúp quản lý theo dõi kết quả kinh doanh của từng thành viên trong đội ngũ bán hàng. Các chỉ tiêu như số đơn, doanh thu và lợi nhuận cho phép doanh nghiệp có cái nhìn cụ thể hơn về đóng góp của từng nhân viên trong kỳ. Khi kết hợp doanh thu thực tế với mục tiêu được giao, báo cáo có thể cho biết mức độ hoàn thành của từng nhân viên và hỗ trợ quản lý theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch.
Các cột cần nhập:
| Mã NV | Nhân viên | Số đơn | Doanh thu | Mục tiêu | % hoàn thành | Lợi nhuận |
| NV001 | Nguyễn Văn A | 80 | 350.000.000 | 300.000.000 | 116,7% | 70.000.000 |
| NV002 | Trần Thị B | 65 | 280.000.000 | 300.000.000 | 93,3% | 55.000.000 |
Tải mẫu báo cáo bán hàng theo nhân viên TẠI ĐÂY.
Báo cáo bán hàng theo nhân viên giúp theo dõi số đơn, doanh thu và lợi nhuận của từng nhân viên, đồng thời đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu bán hàng.
2.6. Mẫu báo cáo bán hàng theo khách hàng
Báo cáo bán hàng theo khách hàng giúp doanh nghiệp theo dõi và so sánh kết quả mua hàng của từng khách hàng trong kỳ. Thay vì chỉ nhìn vào tổng doanh thu, doanh nghiệp có thể theo dõi số đơn, số lượng sản phẩm, doanh thu, chiết khấu và công nợ của từng khách hàng.
Các cột cần nhập:
| Mã KH | Tên khách hàng | Số đơn | Số lượng sản phẩm | Doanh thu | Chiết khấu | Công nợ |
| KH001 | Công ty A | 15 | 320 | 450.000.000 | 15.000.000 | 80.000.000 |
| KH002 | Công ty B | 9 | 180 | 270.000.000 | 8.000.000 | 30.000.000 |
Tải mẫu báo cáo bán hàng theo khách hàng TẠI ĐÂY.
Báo cáo bán hàng theo kênh giúp so sánh số đơn, doanh thu và lợi nhuận giữa các kênh, từ đó đánh giá hiệu quả từng nguồn bán hàng.
2.7. Mẫu báo cáo bán hàng theo kênh
Doanh nghiệp bán hàng qua nhiều kênh có thể sử dụng mẫu báo cáo này để so sánh doanh thu giữa cửa hàng, website, đại lý, sàn thương mại điện tử hoặc các kênh khác. Báo cáo theo kênh là một dạng thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả từng nguồn bán hàng.
Các cột cần nhập:
| Kênh bán | Số đơn | Doanh thu | Chi phí bán hàng | Lợi nhuận | Tỷ trọng doanh thu |
| Cửa hàng | 500 | 600.000.000 | 80.000.000 | 120.000.000 | 40% |
| Website | 320 | 450.000.000 | 60.000.000 | 100.000.000 | 30% |
| Đại lý | 250 | 450.000.000 | 50.000.000 | 90.000.000 | 30% |
Tải mẫu báo cáo bán hàng theo kênh TẠI ĐÂY.
Báo cáo bán hàng theo kênh giúp so sánh doanh thu, số đơn và lợi nhuận giữa các kênh như cửa hàng, website, đại lý và sàn thương mại điện tử.
2.8. Mẫu báo cáo doanh thu và lợi nhuận
Báo cáo doanh thu và lợi nhuận giúp doanh nghiệp đánh giá kết quả kinh doanh trên cả hai khía cạnh doanh thu tạo ra và lợi nhuận thu được. Mẫu này phù hợp với các kỳ tổng kết hoặc khi doanh nghiệp cần theo dõi sự thay đổi của giá vốn, chi phí và lợi nhuận qua từng thời kỳ. Việc tách doanh thu, giá vốn, lợi nhuận gộp và chi phí giúp doanh nghiệp xác định rõ hơn các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Các cột cần nhập:
| Kỳ | Doanh thu | Giá vốn | Lợi nhuận gộp | Chi phí | Lợi nhuận | Biên lợi nhuận |
| Tháng 1 | 1.000.000.000 | 650.000.000 | 350.000.000 | 200.000.000 | 150.000.000 | 15% |
| Tháng 2 | 1.200.000.000 | 720.000.000 | 480.000.000 | 230.000.000 | 250.000.000 | 20,8% |
Tải mẫu báo cáo bán hàng theo doanh thu và lợi nhuận TẠI ĐÂY.
Báo cáo doanh thu và lợi nhuận giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận qua từng kỳ.
3. Cách lập báo cáo bán hàng
Để báo cáo bán hàng phản ánh đúng tình hình kinh doanh, doanh nghiệp cần thống nhất nguồn dữ liệu và cách tính các chỉ tiêu trước khi tổng hợp. Quy trình có thể thực hiện theo 5 bước sau.
3.1. Xác định mục tiêu báo cáo
Trước tiên, cần xác định báo cáo được lập để phục vụ mục đích nào. Ví dụ, báo cáo ngày tập trung vào doanh thu và đơn hàng; báo cáo tháng có thể bổ sung mục tiêu, lợi nhuận và tỷ lệ hoàn thành.
Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định đối tượng sử dụng báo cáo như nhân viên kinh doanh, trưởng bộ phận, kế toán bán hàng hay ban giám đốc. Điều này quyết định mức độ chi tiết và nhóm chỉ tiêu cần đưa vào báo cáo.
Xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng để lựa chọn chỉ tiêu phù hợp cho báo cáo bán hàng.
3.2. Tập hợp dữ liệu bán hàng
Dữ liệu có thể được tổng hợp từ đơn hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, dữ liệu thanh toán hoặc các bảng theo dõi nội bộ.
Một bảng dữ liệu gốc nên có các trường cơ bản như:
| Ngày | Mã đơn | Khách hàng | Sản phẩm | Nhân viên | Kênh bán | Số lượng | Đơn giá | Chiết khấu | Trạng thái |
| 01/09/2026 | DH001 | KH001 | SP001 | NV001 | Website | 10 | 500.000 | 200.000 | Hoàn tất |
| 01/09/2026 | DH002 | KH002 | SP002 | NV002 | Cửa hàng | 5 | 800.000 | 0 | Hoàn tất |
| 02/09/2026 | DH003 | KH003 | SP001 | NV001 | Đại lý | 8 | 500.000 | 100.000 | Hủy |
Từ bảng dữ liệu gốc, doanh nghiệp có thể dùng SUMIFS, COUNTIFS, XLOOKUP hoặc PivotTable để tổng hợp số liệu theo từng tiêu chí.
>> Xem thêm: [TẢI NGAY] Mẫu phiếu xuất kho file Excel, Word mới nhất
3.3. Đối chiếu và loại trùng
Trước khi tính doanh thu, cần kiểm tra dữ liệu trùng đơn hàng, sai mã sản phẩm, sai ngày bán hoặc các đơn đã bị hủy. Nếu dữ liệu có nhiều nguồn, cần đối chiếu số đơn và doanh thu giữa các nguồn để hạn chế sai lệch.
Đối với hàng trả lại, doanh nghiệp cần ghi nhận riêng và trừ khỏi kết quả bán hàng phù hợp với cách xác định doanh thu của báo cáo. Đơn hàng đã hủy cũng không nên tiếp tục được tính vào doanh thu thực tế nếu giao dịch không phát sinh.
Với chiết khấu, cần thống nhất báo cáo đang sử dụng doanh thu trước hay sau chiết khấu. Ví dụ:
Doanh thu sau chiết khấu = Doanh thu trước chiết khấu − Chiết khấu
Doanh nghiệp nên ghi rõ cách tính ngay trên file để những người sử dụng báo cáo hiểu thống nhất về số liệu.
3.4. Tổng hợp chỉ tiêu
Sau khi kiểm tra dữ liệu, doanh nghiệp tiến hành tổng hợp các chỉ tiêu theo mục tiêu ban đầu. Có thể sử dụng PivotTable để nhóm dữ liệu theo ngày, sản phẩm, nhân viên, khách hàng hoặc kênh bán.
Ví dụ, từ bảng dữ liệu mẫu trên có thể tổng hợp thành:
| Kênh bán | Doanh thu trước chiết khấu | Chiết khấu | Doanh thu sau chiết khấu | Đơn hoàn tất | Đơn hủy |
| Website | 5.000.000 | 200.000 | 4.800.000 | 1 | 0 |
| Cửa hàng | 4.000.000 | 0 | 4.000.000 | 1 | 0 |
| Đại lý | 4.000.000 | 100.000 | 3.900.000 | 1 | 0 |
Bảng tổng hợp cần thống nhất cách tính giữa các kỳ để số liệu có thể so sánh. Nếu thay đổi định nghĩa doanh thu hoặc phương pháp xử lý hàng trả lại, cần ghi chú rõ trong báo cáo.
3.5. Trình bày nhận xét và đề xuất
Một báo cáo bán hàng không nên chỉ dừng ở bảng số liệu. Sau khi tổng hợp, người lập báo cáo cần chỉ ra những biến động đáng chú ý và nguyên nhân có dữ liệu hỗ trợ.
Ví dụ:
- Doanh thu tháng tăng 12% so với tháng trước.
- Sản phẩm A đóng góp tỷ trọng doanh thu cao nhất.
- Kênh website tăng doanh thu nhưng chi phí bán hàng cũng tăng.
- Tỷ lệ đơn hủy tăng trong tuần cuối tháng.
Từ đó, đề xuất cần gắn với vấn đề cụ thể, chẳng hạn rà soát nguyên nhân đơn hủy, điều chỉnh kế hoạch bán sản phẩm hoặc theo dõi lại hiệu quả từng kênh.
4. Cách đọc và phân tích báo cáo bán hàng
Sau khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần phân tích số liệu để hiểu vì sao kết quả thay đổi, thay vì chỉ nhìn vào mức doanh thu tăng hoặc giảm.
4.1. So sánh với mục tiêu
Đầu tiên, so sánh doanh thu thực tế với mục tiêu đã đặt ra trong cùng kỳ.
Công thức:
Tỷ lệ hoàn thành = Doanh thu thực tế ÷ Mục tiêu doanh thu × 100%
Ví dụ, mục tiêu tháng là 1 tỷ đồng và doanh thu thực tế đạt 900 triệu đồng thì tỷ lệ hoàn thành là 90%.
Ngoài tỷ lệ hoàn thành, nên xem thêm chênh lệch tuyệt đối để biết doanh nghiệp đang thiếu hoặc vượt bao nhiêu so với mục tiêu.
>> Xem thêm: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn là gì? Cách thiết lập
4.2. Đánh giá biến động doanh thu
Doanh thu nên được so sánh theo nhiều mốc khác nhau như ngày trước – ngày sau, tuần này – tuần trước hoặc tháng này – tháng trước.
Không nên chỉ kết luận dựa trên một con số tăng hoặc giảm. Cần kết hợp số lượng đơn hàng, giá trị đơn hàng trung bình, sản phẩm bán ra và các chương trình khuyến mại để tìm nguyên nhân của biến động.
So sánh doanh thu theo nhiều mốc thời gian và kết hợp các chỉ số liên quan để xác định nguyên nhân biến động.
4.3. Xác định sản phẩm chủ lực
Phân tích theo sản phẩm giúp doanh nghiệp xác định những mặt hàng đóng góp lớn vào doanh thu hoặc lợi nhuận. Có thể sắp xếp sản phẩm theo doanh thu, số lượng bán hoặc lợi nhuận để tìm nhóm cần ưu tiên theo dõi.
Tuy nhiên, sản phẩm có doanh thu cao chưa chắc tạo ra lợi nhuận cao. Vì vậy, khi phân tích nên kết hợp thêm giá vốn và biên lợi nhuận để có góc nhìn đầy đủ hơn.
4.4. Đánh giá hiệu quả bán hàng
Hiệu quả bán hàng có thể được phân tích theo nhân viên, khách hàng, khu vực hoặc kênh bán. Một số chỉ tiêu thường được sử dụng gồm doanh thu, số đơn hàng, giá trị đơn hàng trung bình và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu.
Việc phân tích theo từng chiều giúp doanh nghiệp xác định khu vực hoặc nhóm đang có biến động đáng chú ý. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra kế hoạch phù hợp dựa trên dữ liệu thực tế.
>> Xem thêm: 8 mẫu báo cáo marketing chi tiết kèm file tải xuống
4.5. Kiểm tra biên lợi nhuận
Doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận cao. Doanh nghiệp cần kiểm tra giá vốn, chiết khấu và các chi phí liên quan để đánh giá phần lợi nhuận thực tế tạo ra.
Công thức tham khảo:
Biên lợi nhuận = Lợi nhuận ÷ Doanh thu × 100%
Ví dụ, hai sản phẩm có cùng doanh thu nhưng một sản phẩm có giá vốn thấp hơn thì biên lợi nhuận có thể cao hơn. Vì vậy, báo cáo doanh thu nên được kết hợp với báo cáo lợi nhuận khi doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Khi dữ liệu bán hàng tăng, việc tổng hợp báo cáo bán hàng bằng Excel có thể mất nhiều thời gian và dễ sai lệch. Fast Business Online của FAST hỗ trợ tổng hợp hàng bán, phân tích lợi nhuận và bán hàng theo khách hàng, mặt hàng, thời gian, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu thuận tiện hơn.
>> Xem thêm: TOP 10+ phần mềm quản lý bán hàng uy tín, phổ biến 2026
Báo cáo bán hàng bằng Excel giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu theo ngày, tuần, tháng, sản phẩm, nhân viên, khách hàng hoặc kênh bán. Với doanh nghiệp có dữ liệu lớn, FAST cung cấp Fast Business Online hỗ trợ tổng hợp hàng bán, phân tích lợi nhuận theo mặt hàng và bán hàng theo khách hàng, mặt hàng, thời gian, giúp quản lý và phân tích dữ liệu thuận tiện hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: zalo.me/phanmemfast