Lưu kho đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả vận hành. Việc hiểu rõ các chi phí lưu kho như chi phí vốn, dịch vụ kho bãi,… hoặc rủi ro hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và cải thiện tốc độ luân chuyển hàng hóa. Cùng FAST tìm hiểu chi tiết hơn về khái niệm lưu kho là gì và cách quản lý lưu kho bãi hiệu quả.
1. Lưu kho là gì?
Lưu kho là quá trình lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm trong một không gian nhất định trước khi được sử dụng trong sản xuất, phân phối hoặc bán hàng. Đây là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và quản lý logistics, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Nhờ đó, quy trình vận hành được tối ưu hóa và hàng hóa luôn sẵn sàng khi cần thiết.
Quá trình lưu kho bao gồm các hoạt động quan trọng sau:
- Nhập kho: Tiếp nhận, kiểm tra và ghi nhận thông tin hàng hóa khi đưa vào kho.
- Bảo quản: Đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, thất thoát do điều kiện môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc côn trùng, nấm mốc.
- Sắp xếp và phân loại: Tổ chức hàng hóa theo tiêu chuẩn nhất định để tối ưu không gian lưu trữ và thuận tiện cho việc tìm kiếm, xuất kho.
- Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng, chất lượng, thời gian lưu trữ để tối ưu dòng chảy hàng hóa và hạn chế hàng tồn đọng.
- Kiểm kê kho: Định kỳ kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa để đối chiếu với dữ liệu quản lý.
- Xuất kho: Đưa hàng ra khỏi kho theo đơn đặt hàng, yêu cầu sản xuất hoặc phân phối.
Lưu kho là quá trình lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu
Lưu kho có thể diễn ra trong nhiều không gian khác nhau tùy theo quy mô doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng kho riêng hoặc các phòng chứa nhỏ lẻ. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn thường sử dụng trung tâm phân phối quy mô lớn hoặc dịch vụ lưu kho của bên thứ ba.
2. Lợi ích của việc lưu kho
Hoạt động lưu kho là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, kiểm soát hàng tồn kho và tối ưu năng suất vận hành. Những lợi ích chính của của việc lưu kho bao gồm:
Quản lý hàng hóa hiệu quả:
Doanh nghiệp có thể kiểm soát lượng hàng hóa chặt chẽ hơn thông qua hệ thống quản lý kho hiện đại. Nhờ đó, doanh nghiệp có khả năng:
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực.
- Kiểm tra lịch sử xuất nhập hàng hóa dễ dàng.
- Truy xuất thông tin sản phẩm nhanh chóng để điều chỉnh kế hoạch sản xuất hoặc bổ sung hàng kịp thời.
Lưu trữ hàng hóa có tổ chức
Hàng hóa sẽ được sắp xếp một cách khoa học, tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo quản trong trạng thái tốt nhất. Các lợi ích gồm:
- Hệ thống kệ hàng tiêu chuẩn giúp bảo quản hàng hóa gọn gàng và dễ dàng kiểm kê.
- Ứng dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID giúp định vị nhanh chóng vị trí của từng sản phẩm.
- Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập, xuất hàng.
Đảm bảo an toàn và chất lượng
Hàng hóa sẽ được bảo vệ khỏi các tác nhân môi trường và rủi ro mất mát, hư hỏng nhờ vào các yếu tố sau:
- Hệ thống an ninh 24/7 với camera giám sát và bảo vệ chuyên nghiệp.
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại giúp giảm thiểu rủi ro hỏa hoạn.
- Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm phù hợp đối với hàng hóa đặc thù như thực phẩm, dược phẩm hay tài liệu quan trọng.
Tiết kiệm chi phí vận hành
Sử dụng kho bãi giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư vào cơ sở hạ tầng, bao gồm:
- Không cần xây dựng kho riêng với chi phí lớn.
- Giảm chi phí bảo trì kho bãi và thiết bị lưu trữ.
- Tối ưu chi phí nhân sự vì các đơn vị lưu kho chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ quản lý hàng hóa.
Tăng tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng
Doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô lưu trữ theo nhu cầu thực tế:
- Linh hoạt tăng hoặc giảm diện tích lưu kho theo tình hình kinh doanh.
- Phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh thời vụ, giúp tối ưu chi phí khi không cần thuê kho cố định dài hạn.
- Dễ dàng thay đổi địa điểm lưu kho để phù hợp với địa điểm phân phối.
Đẩy nhanh quá trình vận chuyển
Thời gian giao hàng được rút ngắn và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng thông qua:
- Hàng hóa luôn trong trạng thái sẵn sàng xuất kho khi có đơn hàng mới.
- Hỗ trợ đóng gói và vận chuyển nhanh chóng, giảm thời gian xử lý đơn.
- Duy trì nguồn cung, tránh tình trạng hết hàng hoặc giao hàng chậm.
Hỗ trợ mở rộng quy mô kinh doanh
Với sự hỗ trợ từ dịch vụ lưu kho, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh chính. Một số lợi ích bao gồm:
- Mở rộng phạm vi kinh doanh mà không cần đầu tư vào kho bãi mới.
- Tận dụng dịch vụ bổ trợ như đóng gói, phân phối, dán nhãn,…
- Linh hoạt thích ứng với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng.
Thích hợp với doanh nghiệp thương mại điện tử và bán lẻ
Dịch vụ lưu kho là giải pháp tối ưu để:
- Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để phục vụ khách hàng.
- Tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
- Tích hợp với hệ thống vận hành và logistics để tăng hiệu suất kinh doanh.
Lưu kho giúp kiểm soát lượng hàng hóa chặt chẽ hơn thông qua hệ thống quản lý kho
3. Các loại chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho là tổng hợp các khoản phí mà doanh nghiệp phải chi trả để lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong kho bãi. Việc xác định rõ từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho và giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết. Sau đây là các loại chi phí lưu kho quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nắm rõ:
3.1 Chi phí vốn
Chi phí vốn thường chiếm phần lớn nhất trong tổng chi phí lưu kho của doanh nghiệp. Khoản chi phí biến động theo 2 yếu tố chính: lãi suất vay vốn và giá trị vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Giá trị này được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng giá trị hàng tồn kho.
Ví dụ: Nếu chi phí vốn là 25% và tổng giá trị hàng tồn kho là 100.000 USD, thì chi phí vốn sẽ là 25.000 USD.
Chi phí vốn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí lưu kho
3.2 Chi phí dịch vụ kho bãi
Chi phí này bao gồm các khoản như phần mềm quản lý kho, bảo hiểm hàng hóa, thuế và kiểm kê định kỳ. Đây là chi phí cần thiết để duy trì sự minh bạch và kiểm soát hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, để tối ưu hóa chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả quản lý, việc áp dụng công nghệ hiện đại là vô cùng cần thiết. Các giải pháp như RFID, IoT hoặc phần mềm ERP không chỉ giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót mà còn cung cấp dữ liệu theo thời gian thực. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý kho thông minh, thì có thể giảm thiểu sai sót kiểm kê. Tuy nhiên, dịch vụ này phát sinh thêm chi phí phần mềm hàng tháng.
3.3 Chi phí rủi ro hàng tồn kho
Chi phí này bao gồm:
- Hao hụt (hàng hóa bị mất mát do yếu tố khách quan như hỏa hoạn, lũ lụt,…)
- Trộm cắp
- Lỗi hành chính (sai sót khi nhập/xuất kho, lỗi hệ thống)
- Suy giảm giá trị hàng hóa theo thời gian (hàng lỗi thời, hết hạn,…)
Nhìn chung, khi các mặt hàng được lưu trữ trong kho quá lâu thì giá trị của sản phẩm có thể giảm xuống so với giá trị ban đầu. Điều này cũng dẫn đến sự gia tăng chi phí hàng tồn kho.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lẻ dự trữ số lượng lớn sản phẩm công nghệ, nếu không bán kịp có thể bị giảm giá trị do sản phẩm mới ra mắt.
Giá trị của hàng tồn kho sẽ suy giảm theo thời gian
3.4 Chi phí không gian lưu trữ
Theo đó, chi phí không gian lưu trữ được chia thành 2 loại phí: chi phí cố định và chi phí biến đổi. Cụ thể, tiền thuê là chi phí cố định. Ngược lại, chi phí biến đổi là phí xử lý vật liệu, hàng hóa,… vì tính chất biến đổi liên tục dựa trên nhu cầu và số lượng sản phẩm dự trữ. Chi phí này bao gồm:
- Tiền thuê kho bãi
- Chi phí vận hành (điện, nước, điều hòa nhiệt độ,…)
- Chi phí bảo trì cơ sở vật chất
Ví dụ: Một doanh nghiệp thương mại điện tử thuê kho lớn để lưu trữ hàng hóa nhưng không tối ưu hóa diện tích có thể gây lãng phí tài nguyên.
Chi phí không gian lưu trữ là mặt bằng dự trữ hàng hoá
4. Cách tính chi phí lưu kho
Chi phí là biến số tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ chi phí lưu kho giúp doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả.
4.1 Dựa vào số lượng pallet
Nếu hàng hóa có kích thước đồng nhất, phương pháp tính theo pallet thường được áp dụng. Trong đó, chi phí sẽ được xác định dựa trên số lượng pallet chứa hàng và thời gian lưu kho. Kích thước tiêu chuẩn của một pallet phổ biến là 122 x 100 x 16,5 cm. Đây là phương pháp phổ biến và dễ quản lý đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm có kích thước cố định.
Pallet là phương pháp tính chi phí lưu kho phổ biến nhất
4.2 Dựa vào thể tích hàng hóa
Nếu hàng hóa có kích thước không đồng nhất, phương pháp tính theo thể tích sẽ hợp lý hơn, với đơn vị tính là mét khối (m³). Chi phí được xác định theo số m³ hàng hóa được lưu trữ. Mỗi nhà cung cấp dịch vụ lưu kho sẽ có mức giá niêm yết khác nhau cho từng đơn vị thể tích.
4.3 Dựa vào diện tích thuê kho
Đối với mặt hàng cồng kềnh, không thể xếp chồng lên nhau hoặc cần không gian lưu trữ riêng biệt như thiết bị công nghiệp, máy móc lớn, doanh nghiệp thường tính chi phí theo diện tích mặt sàn sử dụng. Đơn vị tính là mét vuông (m²) và chi phí sẽ phụ thuộc vào diện tích thuê và thời gian lưu trữ. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp sắp xếp hàng hóa linh hoạt theo nhu cầu. Tuy nhiên, cách tính chi phí theo diện tích thuê kho sẽ có mức giá cao hơn so với tính theo thể tích.
Mặt hàng cồng kềnh sẽ tính chi phí theo diện tích thuê và thời gian lưu trữ
4.4 Công thức tính chi phí lưu kho
Công thức tổng quát để tính chi phí lưu kho:
| Chi phí lưu kho = (Diện tích hoặc khối lượng lưu trữ x Đơn giá) + Các khoản chi phí bổ sung |
Nếu doanh nghiệp muốn tính tỷ lệ phần trăm chi phí lưu kho so với tổng giá trị hàng tồn kho, có thể áp dụng công thức:
| Chi phí quản lý hàng tồn kho = (Chi phí lưu trữ hàng tồn kho/Tổng giá trị hàng tồn kho) x 100% |
5. Các loại hình kho bãi phổ biến
- Kho công cộng
Kho công cộng là kho bãi do bên thứ ba sở hữu và vận hành. Loại kho này cho phép nhiều doanh nghiệp thuê không gian lưu trữ mà không cần đầu tư cơ sở hạ tầng riêng. Kho công cộng thường có hệ thống an ninh tốt, vị trí thuận lợi và cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung như đổi thương hiệu, định giá lại lô hàng hoặc hỗ trợ vận chuyển.
- Kho trung chuyển
Kho trung chuyển dùng để phân loại, luân chuyển và chuyển giao hàng hóa trong thời gian ngắn trước khi đến điểm đến cuối cùng. Loại kho này giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển, giảm thiểu thời gian lưu trữ và tăng hiệu quả giao nhận hàng hóa. Kho trung chuyển thường được sử dụng trong ngành thương mại điện tử, logistics hoặc các lĩnh vực có yêu cầu giao hàng nhanh chóng.
Kho công cộng thuộc quyền sở hữu của bên thứ ba
- Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Dịch vụ kho lưu hồ sơ, tài liệu được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một nơi an toàn và bảo mật. Đây là dịch vụ lưu trữ chuyên biệt cho những tài liệu mang tính pháp lý, tài chính hoặc kỹ thuật quan trọng. Các đơn vị cung cấp dịch vụ này thường trang bị những không gian lưu trữ hiện đại, bảo vệ nghiêm ngặt, hỗ trợ số hóa tài liệu và tiêu hủy tài liệu khi hết thời hạn lưu trữ.
- Kho tự quản
Kho tự phục vụ là loại hình kho bãi mà bên cho thuê chỉ cung cấp không gian lưu trữ. Phía doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm bảo quản, sắp xếp và quản lý hàng hóa. Loại kho này phù hợp với các ngành kinh doanh theo mùa vụ hoặc các doanh nghiệp nhỏ. Nó giúp họ kiểm soát hàng tồn kho mà không bị ràng buộc bởi dịch vụ quản lý bên ngoài.
- Kho tư nhân
Trái ngược với kho tự quản, kho tư nhân thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Loại kho này được sử dụng để lưu trữ hàng hóa mà không cần chia sẻ không gian với bên thứ ba. Việc sở hữu kho tư nhân giúp kiểm soát quy trình quản lý hàng hóa, tối ưu hóa thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu suất vận hành. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu cho kho tư nhân khá cao. Thông thường, những doanh nghiệp lớn sẽ lựa chọn xây dựng kho tư nhân với mục đích lưu trữ ổn định và dài hạn.
- Kho bảo quản lạnh
Kho bảo quản lạnh là hệ thống kho bãi được kiểm soát nhiệt độ chặt chẽ, đảm bảo môi trường lý tưởng cho các mặt hàng nhạy cảm với nhiệt độ. Đây là giải pháp lưu trữ thực phẩm đông lạnh, dược phẩm, hoa tươi và các sản phẩm y tế. Nhờ đó, các loại hàng hoá này có thể duy trì chất lượng và kéo dài thời gian sử dụng.
Kho đông lạnh dùng để chứa phẩm đông lạnh, dược phẩm, hoa tươi,…
6. Cách quản lý lưu kho hiệu quả
Để quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp thông minh. Điều này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu chi phí phát sinh và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng.
6.1. Sử dụng phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, tự động cập nhật số lượng xuất nhập và hỗ trợ xử lý đơn hàng nhanh chóng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình lưu trữ, giảm thiểu sai sót và cắt giảm chi phí vận hành. Những phần mềm này còn giúp nâng cao hiệu suất làm việc, đảm bảo hàng hóa luôn được quản lý chặt chẽ và không gây thất thoát khi vận chuyển.
FAST DMS Online là giải pháp quản trị hệ thống phân phối giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình bán hàng. Hệ thống này cung cấp dữ liệu chi tiết về lộ trình nhân viên, tình hình bán hàng và quản lý đơn hàng từ xa. Đồng thời, FAST DMS Online ứng dụng nền tảng điện toán đám mây và ứng dụng di động. Vì vậy, dữ liệu sẽ đồng bộ theo thời gian thực, cho phép nhà quản lý giám sát chặt chẽ các hoạt động phân phối.
Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp bản đồ số và công cụ báo cáo trực quan, giúp chủ doanh có thể nghiệp dễ dàng theo dõi doanh số, kiểm soát hàng hóa tại các đại lý.
FAST DMS Online cung cấp giải pháp quản lý kho hiệu quả
6.2. Giảm thiểu hàng tồn kho không cần thiết
Doanh nghiệp cần đánh giá từng mã hàng theo đơn vị lưu kho SKU bằng cách phân tích dữ. Tùy thuộc vào ngành hàng, mỗi sản phẩm thường có nhiều biến thể khác nhau, dẫn đến mỗi biến thể là một mã SKU riêng biệt. Doanh nghiệp cần xác định được sản phẩm nào đang mang lại giá trị cao và sản phẩm nào không có hiệu quả kinh doanh. Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ xác định sản phẩm nào nên tiếp tục lưu trữ, sản phẩm nào cần loại bỏ để tránh tình trạng tồn kho. Việc kiểm soát hàng tồn kho hợp lý giúp giảm chi phí lưu kho và tối ưu nguồn vốn.
6.3. Tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa
Nhằm giảm thiểu tình trạng tồn kho, doanh nghiệp nên tăng tốc độ bán hàng và linh hoạt điều chỉnh kế hoạch nhập hàng. Việc theo dõi sát sao tỷ lệ tiêu thụ sản phẩm theo tháng hoặc quý sẽ hỗ trợ doanh nghiệp ưu tiên nhập thêm các mặt hàng bán chạy. Đồng thời, những sản phẩm tiêu thụ chậm sẽ bị cắt giảm, từ đó đảm bảo kho luôn chứa các mặt hàng đáp ứng tốt nhu cầu thị trường.
Gia tăng tỷ lệ tiêu thụ sản phẩm giúp cải thiện hoạt động kinh doanh
7. Cách giảm chi phí lưu kho
Giảm thiểu chi phí lưu kho là mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả vận hành. Dưới đây là một số phương pháp giảm chi phí lưu kho cơ bản:
- Giảm thiểu lượng hàng tồn kho:
Chủ doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ các chỉ số hiệu suất (KPI) của nhân viên. Đồng thời, việc phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ kết hợp với dự báo nhu cầu giúp xác định xác định lượng hàng tồn kho hợp lý. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả như FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau xuất trước). Từ đó, tình trạng hàng tồn kho sẽ được cải thiện đáng kể.
- Tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa:
Doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống quản lý kho hiện đại như mã vạch, RFID hoặc phần mềm ERP. Những phần mềm này cung cấp thông tin theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và đưa ra quyết định nhanh chóng. Điều này giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và tối ưu hóa dòng tiền.
- Tối ưu hóa không gian kho:
Các phương án lắp đặt kệ chứa hàng hoặc sử dụng thùng chứa giúp tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ. Bên cạnh đó, bằng cách sắp xếp hàng hóa theo mức độ tiêu thụ, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận các mặt hàng cần thiết. Từ đó, nhân viên có thể giảm thiểu thời gian tìm kiếm và vận chuyển hàng hóa.
- Thương lượng với nhà cung cấp và khách hàng:
Doanh nghiệp nên đàm phán với nhà cung cấp. Mục đích là để điều chỉnh lịch nhập hàng hoá linh hoạt hơn. Như vậy, kho sẽ không trong tình trạng bị đầy hàng. Tiếp theo, doanh nghiệp có thể thay đổi mô hình bán hàng hoặc dùng chương trình khuyến mãi. Điều này giúp kích cầu, đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa.
- Đào tạo nhân viên kho:
Doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên về quy trình quản lý kho, sử dụng thiết bị và phần mềm quản lý… Các chương trình đào tạo này giúp hạn chế sai sót trong quá trình quản lý hàng hóa. Nhân viên có kỹ năng tốt giúp đẩy nhanh tiến độ công việc và vận hành kho hiệu quả hơn.
Lưu kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, và một chiến lược quản lý kho thông minh sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách và giảm thiểu rủi ro kinh doanh. Bằng việc áp dụng FAST DMS Online – phương pháp quản lý kho hiện đại, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững, khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast