Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, một trong những điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số trường hợp đặc thù vẫn được khấu trừ thuế GTGT dù không thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng.
Doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp ngoại lệ này để thực hiện kê khai thuế đúng quy định và tránh bị loại chi phí khấu trừ.
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn trên 5 triệu đồng
Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 quy định: hàng hóa, dịch vụ mua vào muốn được khấu trừ thuế GTGT phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
Các trường hợp ngoại lệ hiện được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Những trường hợp hóa đơn trên 5 triệu đồng không cần chuyển khoản mà vẫn được khấu trừ thuế GTGT
1. Thanh toán bằng hình thức bù trừ hàng hóa, dịch vụ
Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán theo phương thức bù trừ giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc vay, mượn hàng.
Điều kiện là:
- Phương thức thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng bằng văn bản.
- Có biên bản đối chiếu và xác nhận việc bù trừ giữa các bên.
- Nếu bù trừ công nợ qua bên thứ ba thì phải có biên bản bù trừ công nợ của ba bên.
2. Bù trừ công nợ vay, mượn tiền hoặc cấn trừ qua bên thứ ba
Trường hợp thanh toán thông qua việc cấn trừ công nợ hoặc vay, mượn tiền vẫn được khấu trừ thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Doanh nghiệp cần có:
- Hợp đồng vay, mượn bằng văn bản được lập trước.
- Chứng từ chuyển tiền giữa bên cho vay và bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền.
- Hồ sơ thể hiện rõ việc cấn trừ công nợ theo hợp đồng.
Quy định này cũng áp dụng với trường hợp bên bán hỗ trợ tiền cho bên mua hoặc nhờ bên mua chi hộ.
3. Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba
Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán không dùng tiền mặt thông qua bên thứ ba.
Điều kiện gồm:
- Việc thanh toán ủy quyền hoặc thanh toán theo chỉ định của bên bán phải được ghi rõ trong hợp đồng.
- Bên thứ ba là tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật.
4. Thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu
Nếu các bên thỏa thuận thanh toán giá trị hàng hóa, dịch vụ bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT.
Điều kiện là phương thức thanh toán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán bằng văn bản.
5. Thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước
Trường hợp doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện quyết định cưỡng chế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng vẫn được khấu trừ.
Hàng mua trả chậm, trả góp trên 5 triệu đồng được khấu trừ như thế nào?
Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT khi có:
- Hợp đồng mua bán bằng văn bản.
- Hóa đơn GTGT.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Tuy nhiên, nếu chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Khi đến hạn thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ đối với phần giá trị chưa có chứng từ thanh toán.
Nếu sau đó bổ sung được chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ lại trong kỳ tính thuế có chứng từ thanh toán.
Người lao động thanh toán thay doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?
Có. Nếu người lao động được doanh nghiệp ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, sau đó doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động cũng bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Đây là trường hợp phổ biến khi nhân viên thanh toán công tác phí, mua hàng hoặc chi hộ cho doanh nghiệp.
Trường hợp nào không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt?
Ngoài các trường hợp trên, Nghị định 181/2025/NĐ-CP còn quy định một số trường hợp không bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm:
- Hàng hóa nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo từng hóa đơn có giá trị dưới 5 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT).
- Hàng hóa nhập khẩu là quà biếu, quà tặng hoặc hàng mẫu không phải trả tiền từ tổ chức, cá nhân nước ngoài.
Các trường hợp này vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT theo quy định mà không cần chứng từ chuyển khoản.
Khi nào hóa đơn trên 5 triệu đồng bắt buộc phải chuyển khoản?
Trừ các trường hợp đặc thù nêu trên, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị trên 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt trong các trường hợp không thuộc diện ngoại lệ thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đối với khoản chi đó.
Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ phương thức thanh toán, hợp đồng và chứng từ đi kèm trước khi kê khai thuế GTGT để bảo đảm đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.