Nhiều doanh nghiệp và cá nhân thắc mắc không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai hay không để tránh bị xử phạt do kê khai sai hoặc chậm nộp hồ sơ. Trong bài viết dưới đây, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành về kê khai, quyết toán thuế TNCN cũng như những lưu ý quan trọng cần biết khi thực hiện kê khai thuế.
1. Không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai không?
Theo điểm e khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (được bổ sung tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP), nếu trong tháng hoặc quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập không phải nộp hồ sơ khai thuế TNCN.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không cần nộp Tờ khai mẫu 05/KK-TNCN khi không phát sinh số thuế phải khấu trừ trong kỳ kê khai. Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Không phát sinh trả lương, tiền công
- Có chi trả thu nhập nhưng chưa đến mức khấu trừ thuế
- Người lao động chưa thuộc diện nộp thuế TNCN
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không cần nộp tờ khai trắng nếu không phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế. Ngược lại, nếu có phát sinh khấu trừ thuế TNCN trong tháng hoặc quý thì doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp tờ khai đúng thời hạn theo quy định
>> Xem thêm: Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2025
2. Không phát sinh khấu trừ thuế có phải kê khai quyết toán thuế TNCN không?
Nhiều doanh nghiệp cho rằng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không cần quyết toán thuế. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN không phụ thuộc vào việc có phát sinh khấu trừ thuế hay không mà phụ thuộc vào việc có phát sinh chi trả thu nhập cho người lao động.
Cụ thể, theo tiết d.1 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công vẫn phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người lao động có ủy quyền, kể cả trường hợp không phát sinh khấu trừ thuế. Do đó:
- Nếu doanh nghiệp không phát sinh trả lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập trong năm thì không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
- Nếu có phát sinh chi trả thu nhập cho người lao động thì vẫn phải thực hiện quyết toán thuế TNCN theo quy định, dù không phát sinh số thuế bị khấu trừ.
Ngoài ra, khi lập hồ sơ quyết toán, doanh nghiệp vẫn cần kê khai đầy đủ thông tin thu nhập, giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc của người lao động trên Tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN cùng các phụ lục liên quan theo quy định hiện hành.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa:
- Không phát sinh khấu trừ thuế
- Không phát sinh chi trả thu nhập
Đây là hai trường hợp hoàn toàn khác nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo thông tư mới 2026
3. Lưu ý khi nộp tờ khai thuế TNCN
3.1. Sử dụng đúng mẫu tờ khai tương ứng
Khi kê khai thuế TNCN, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu tờ khai theo từng mục đích kê khai và từng loại hồ sơ thuế theo quy định hiện hành.
Một số mẫu tờ khai thường sử dụng gồm:
- Mẫu 05/KK-TNCN: Là tờ khai khấu trừ thuế TNCN áp dụng theo tháng hoặc theo quý, ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đây là mẫu dùng để kê khai số thuế đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công của người lao động trong kỳ.
Tải ngay Mẫu 05/KK-TNCN
- Mẫu 05/QTT-TNCN: Sử dụng khi thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm cho người lao động có ủy quyền quyết toán.
Tải ngay Mẫu 05/QTT-TNCN
Việc lựa chọn đúng mẫu biểu sẽ giúp doanh nghiệp:
- Kê khai đúng quy định
- Hạn chế sai sót hồ sơ
- Tránh phải điều chỉnh hoặc bổ sung nhiều lần
- Giúp cơ quan thuế dễ đối chiếu dữ liệu hơn
Ngược lại, nếu sử dụng sai mẫu tờ khai hoặc kê khai thiếu thông tin, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu nộp lại hồ sơ hoặc xử lý điều chỉnh theo quy định.
3.2. Quy định về đối tượng và kỳ khai thuế TNCN
Thuế TNCN có thể được kê khai theo tháng hoặc theo quý tùy vào quy mô và điều kiện của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định đúng:
- Đối tượng thuộc diện khấu trừ thuế
- Mức thu nhập chịu thuế
- Hình thức kê khai phù hợp
- Trường hợp được miễn kê khai
Thông thường:
- Doanh nghiệp có quy mô lớn sẽ thực hiện khai thuế theo tháng
- Doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định có thể lựa chọn kê khai theo quý
Ngoài ra, kế toán cần theo dõi đầy đủ dữ liệu tiền lương và thu nhập của người lao động để hạn chế sai sót trong quá trình lập tờ khai thuế.
3.3. Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và quyết toán thuế TNCN được thực hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành.
Nếu nộp hồ sơ chậm, doanh nghiệp có thể:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế
- Phát sinh tiền chậm nộp
- Ảnh hưởng đến hồ sơ kê khai thuế
Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi lịch kê khai, lưu trữ chứng từ đầy đủ và kiểm tra dữ liệu thường xuyên để tránh sai sót trong quá trình quyết toán thuế.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng Fast Accounting và Fast Accounting Online để hỗ trợ quản lý dữ liệu kế toán, theo dõi thuế TNCN và lập báo cáo nhanh chóng, giúp quy trình kế toán và quyết toán thuế trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.
Không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai hay không được xác định dựa trên việc có phát sinh khấu trừ thuế trong kỳ kê khai; nếu không phát sinh thì doanh nghiệp không phải nộp tờ khai theo quy định, nhưng vẫn cần theo dõi đầy đủ dữ liệu thu nhập để thực hiện quyết toán chính xác khi cần. FAST đồng hành cùng doanh nghiệp trong công tác quản lý và kê khai thuế TNCN, giúp quá trình xử lý dữ liệu trở nên thuận tiện và nhất quán hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast