Trong nhiều trường hợp, người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế thay mình để tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa thủ tục. Tuy nhiên, việc ủy quyền cần tuân theo những quy định cụ thể của pháp luật. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo thông tư mới 2026, đồng thời tổng hợp các quy định mới và hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng.
1. Uỷ quyền quyết toán thuế TNCN là gì?
Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là việc cá nhân có thu nhập chịu thuế (người ủy quyền) cho phép một cá nhân hoặc tổ chức khác, thường là doanh nghiệp chi trả thu nhập (người được ủy quyền), thay mặt mình thực hiện các thủ tục liên quan đến quyết toán thuế với cơ quan thuế. Quyết toán thuế là quá trình xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân phải nộp trong một kỳ tính thuế nhất định theo quy định của pháp luật.
Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là việc cá nhân cho phép doanh nghiệp thay mặt mình thực hiện thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế
>> Xem thêm: Bậc thuế thu nhập cá nhân 2026 theo dự thảo mới nhất
>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý thuế TNCN nộp thừa sau quyết toán chi tiết
2. Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức chi trả thu nhập nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định.
2.1. Trường hợp phổ biến
Đây là trường hợp ủy quyền quyết toán thuế TNCN thường gặp nhất. Cá nhân có thể ủy quyền nếu:
- Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức.
- Đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm quyết toán thuế, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm.
- Có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác (≤ 10 triệu đồng/lần), đã khấu trừ thuế 10% và không yêu cầu quyết toán riêng.
2.2. Trường hợp điều chuyển công việc
Người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới vẫn có thể ủy quyền quyết toán thuế nếu việc điều chuyển do:
- Sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Điều chuyển trong cùng hệ thống doanh nghiệp (công ty mẹ – con, trụ sở – chi nhánh…).
Khi đó, người lao động có thể ủy quyền cho tổ chức mới quyết toán thuế thay cho toàn bộ thu nhập trong năm.
Việc nắm rõ các điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN giúp người lao động thực hiện thủ tục đúng quy định và thuận tiện hơn
2.3. Trường hợp có thu nhập vãng lai đủ điều kiện
Cá nhân vẫn được ủy quyền quyết toán thuế nếu:
- Chỉ có một nơi ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
- Có thu nhập vãng lai ≤ 10 triệu đồng/lần, đã khấu trừ thuế 10%.
- Không có nhu cầu quyết toán riêng phần thu nhập vãng lai.
>> Xem thêm: 7 trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN
3. Mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới
Mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất được sử dụng là Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN, ban hành tại Phụ lục II kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mẫu này được dùng khi cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay mình theo quy định.
>> Tải mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN TẠI ĐÂY
Tham khảo mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
4. Hướng dẫn điền thông tin trên giấy ủy quyền
Khi lập mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN, người lao động cần điền đầy đủ các thông tin theo từng mục trong biểu mẫu như sau:
- Năm: Ghi năm thực hiện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Tên tôi là: Điền đầy đủ họ và tên của người ủy quyền.
- Mã số thuế: Ghi mã số thuế cá nhân của người lao động.
- Năm… tôi thuộc diện…: Ghi năm quyết toán thuế và xác định trường hợp ủy quyền tương ứng.
- Ô lựa chọn trường hợp: Tích chọn 1 trong 3 trường hợp phù hợp:
- Trường hợp chỉ có thu nhập tại một công ty hoặc đơn vị trong năm.
- Trường hợp được điều chuyển từ đơn vị cũ sang đơn vị mới do sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp và các đơn vị thuộc cùng hệ thống.
- Trường hợp có thu nhập tại nơi làm việc chính và thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác, mỗi lần nhận không quá 10 triệu đồng, đã khấu trừ thuế 10% và không yêu cầu quyết toán riêng.
- Đề nghị công ty/đơn vị: Ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc tổ chức nơi bạn ủy quyền thực hiện quyết toán thuế.
- Mã số thuế: Ghi mã số thuế của doanh nghiệp nhận ủy quyền.
- Tôi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm…: Điền năm thực hiện quyết toán thuế.
- Ngày/tháng/năm: Ghi thời điểm lập giấy ủy quyền và ký xác nhận.
Hướng dẫn điền thông tin trên giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
5. Thủ tục ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Để thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN, người lao động có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra thông tin thu nhập
Người lao động cần rà soát lại các thông tin liên quan đến thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế trong năm để đảm bảo dữ liệu quyết toán thuế chính xác.
Bước 2: Lập giấy ủy quyền quyết toán thuế
Điền đầy đủ thông tin và ký xác nhận vào mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN) theo đúng quy định.
Bước 3: Gửi giấy ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập
Sau khi hoàn thành, người lao động gửi giấy ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập để đơn vị này thay mặt thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Trên thực tế, bộ phận kế toán của doanh nghiệp thường sẽ chủ động hướng dẫn người lao động hoàn thiện giấy ủy quyền và tổng hợp hồ sơ để thực hiện quyết toán thuế TNCN theo quy định.
Thủ tục ủy quyền quyết toán thuế TNCN gồm 3 bước cơ bản
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1. Ủy quyền quyết toán thuế TNCN có bắt buộc không?
Việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không bắt buộc mà là quyền lựa chọn của người lao động. Cá nhân có thể ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế thay nếu đủ điều kiện, hoặc tự quyết toán với cơ quan thuế. Ngoài ra, người nộp thuế cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế để thuận tiện hơn.
6.2. Nghỉ việc có được ủy quyền quyết toán thuế tại công ty cũ không?
Cá nhân chỉ được ủy quyền quyết toán thuế TNCN khi đang làm việc tại tổ chức trả thu nhập vào thời điểm quyết toán thuế. Vì vậy, nếu người lao động đã nghỉ việc tại công ty cũ trước thời điểm quyết toán, thì không thể ủy quyền cho công ty đó thực hiện quyết toán thay. Trong trường hợp này, cá nhân cần tự thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế theo quy định.
6.3. Thu nhập từ 2 nơi ủy quyền quyết toán thuế như thế nào?
Theo Công văn 289/CTHN-TTHT năm 2023, cá nhân chỉ được ủy quyền quyết toán thuế TNCN khi có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán. Nếu có thu nhập từ hai nơi và đều ký hợp đồng lao động, cá nhân phải tự quyết toán thuế với cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu chỉ có một nơi ký hợp đồng, còn thu nhập nơi khác là vãng lai không quá 10 triệu đồng/lần và đã khấu trừ thuế 10%, thì vẫn được ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
Qua bài viết trên, bạn đã nắm được mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN, điều kiện và cách thực hiện theo quy định. Việc hiểu rõ các quy định này sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế chính xác, hạn chế sai sót trong quá trình kê khai. Với các giải pháp kế toán và quản trị doanh nghiệp, FAST đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cập nhật quy định thuế và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ kế toán – thuế nhanh chóng, chính xác.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast