Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Ý nghĩa của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là tài liệu pháp lý mà còn là bằng chứng về sự minh bạch và tính chính xác trong quá trình quản lý thuế. Nó còn là căn cứ quan trọng giúp xác minh việc nộp thuế TNCN của người lao động. Và để hiểu rõ hơn hãy cùng FAST khám phá về chứng từ khấu trừ thuế TNCN và ý nghĩa của chứng từ này thông qua bài viết dưới đây!

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Theo quy định tại tại Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chứng từ là các tài liệu dùng để ghi lại thông tin về các khoản thuế được khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Chứng từ này bao gồm các loại như chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện dưới dạng điện tử hoặc được in, tự in.

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC: Khấu trừ thuế là quá trình tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Qua các quy định trên ta có thể hiểu rằng: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại giấy tờ hoặc văn bản mẫu do cơ quan có thẩm quyền quy định, cấp cho các cá nhân được khấu trừ thuế TNCN.

Cụ thể hơn, khi một cá nhân nhận được thu nhập, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sẽ khấu trừ một phần của số tiền này để đóng thuế thu nhập cá nhân. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi nhận số tiền thuế đã được khấu trừ từ thu nhập của người lao động, bao gồm các chi tiết như số thuế đã trả, các khoản thuế được khấu trừ, và thông tin liên quan đến việc đóng thuế,  giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định thuế của người nộp thuế.

2. Mục đích của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Xét theo các trường hợp được ghi nhận trong luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được dùng với các mục đích sau:

• Chứng minh khoản thuế đã được khấu trừ: Chứng từ này là bằng chứng về số tiền thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ từ thu nhập của người lao động theo quy định của pháp luật thuế.

Ví dụ: Bạn nhận được mức lương là 10 triệu đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, sau khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, số tiền thực sự bạn nhận được chỉ còn 8 triệu đồng. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ ghi rõ số tiền thuế đã được khấu trừ, trong trường hợp này có thể là 2 triệu đồng.

Khi bạn nhận được chứng từ này, đó sẽ là bằng chứng rõ ràng và chính xác về việc số tiền thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ từ thu nhập của bạn theo quy định của pháp luật thuế. Điều này giúp bạn có thể kiểm tra và đảm bảo rằng mức khấu trừ thuế đã được áp dụng đúng và công bằng, đồng thời cũng là cơ sở cho quá trình tự quyết toán thuế cá nhân với cơ quan thuế sau này.

• Xác định mức độ đúng đắn của khấu trừ: Nó cho phép người lao động kiểm tra xem mức độ khấu trừ thuế đã áp dụng có đúng không và xác định mức thuế mà họ cần phải đóng.

Giả sử bạn làm việc cho một công ty và nhận được một mức lương cố định mỗi tháng. Tuy nhiên, mức thuế thu nhập cá nhân được khấu trừ có thể thay đổi dựa trên các yếu tố như số người phụ thuộc, các khoản khấu trừ cá nhân, hoặc các quy định thuế mới được áp dụng.

Khi bạn nhận được chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ công ty, bạn có thể kiểm tra xem liệu mức độ khấu trừ thuế được áp dụng có chính xác không bằng cách so sánh số tiền thuế được khấu trừ với các quy định và hướng dẫn của pháp luật thuế. 

• Tăng tính minh bạch và rõ ràng: Chứng từ này thể hiện các khoản tiền đã được khấu trừ thuế một cách minh bạch và rõ ràng nhằm giúp các bên đều có thể kiểm tra và đối chiếu thông tin để đảm bảo rằng quá trình tính toán thuế được thực hiện một cách công bằng và minh bạch trong quá trình thu thuế. Trong trường hợp cần thiết, chứng từ cũng cung cấp cơ sở dữ liệu chính xác để kiểm tra và giám định việc tính toán thuế, góp phần làm tăng tính chính xác và tin cậy trong khi quản lý và kiểm soát thuế.
• Phục vụ quyết toán thuế cá nhân: Nó là một trong những giấy tờ nằm trong bộ hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp người lao động trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
• Cơ sở cho xử lý hồ sơ quyết toán thuế: Trong trường hợp tổ chức không cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động do tổ chức đã chấm dứt hoạt động. Dựa trên cơ sở dữ liệu thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành xử lý hồ sơ quyết toán thuế của người lao động mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế cụ thể từ tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng người lao động không bị ảnh hưởng bởi việc tổ chức không cung cấp chứng từ, đồng thời cũng đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quyết toán thuế.

>> Xem thêm: Mẫu xác nhận lương đầy đủ thông tin mới nhất

3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc không?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau: 

“a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người đó nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

Có hai trường hợp dẫn đến quyết định khấu trừ thuế TNCN hay không: 

• Bắt buộc khi tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập và người lao động yêu cầu: Trong trường hợp tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cho người lao động và đã khấu trừ số thuế phải nộp từ thu nhập của họ, và người lao động yêu cầu tổ chức/cá nhân cung cấp chứng từ khấu trừ thuế, thì việc cấp chứng từ là bắt buộc. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình tính toán và đóng thuế thu nhập cá nhân.
• Không cần thiết khi người lao động ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức/cá nhân: Trong trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập của mình, tổ chức/cá nhân không cần cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động. Lý do là trong trường hợp này, tổ chức/cá nhân sẽ tự tiến hành quyết toán thuế cho người lao động dựa trên thông tin và quy định thuế hiện hành.

4. Trường hợp nào phải khấu trừ Thuế TNCN và khi nào được cấp chứng từ?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho việc quản lý hoạt động thuế của cá nhân, tổ chức. 

Các trường hợp và điều kiện liên quan chi tiết được quy định cụ thể tại điểm b Khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

• Người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng: Trong trường hợp này, người lao động có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cùng với việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Điều này đảm bảo tính minh bạch và công bằng đối với người lao động, giúp họ theo dõi và kiểm tra số tiền thuế đã bị khấu trừ.
• Người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Trong trường hợp này, tổ chức hoặc cá nhân chỉ cấp cho người lao động một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế, nhằm phản ánh sự tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý thuế, giảm bớt công đoạn cấp chứng từ.
• Bên cạnh đó, cá nhân NLĐ được quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình nếu NLĐ đã bị khấu trừ thuế từ các thu nhập thuộc các trường hợp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN. Các trường hợp cụ thể bao gồm: 
  • Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.
  • Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.
  • Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.
  • Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
  • Khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng.
  • Khấu trừ đối với thu nhập từ.
  • Làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp.
  • Hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
  • Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
  • Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
  • Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị thì không được cấp chứng từ khấu trừ thuế. Điều này là do trong trường hợp này, đơn vị sẽ tự tiến hành quyết toán thuế cho người lao động dựa trên thông tin và quy định thuế hiện hành, từ đó giảm bớt phức tạp và công đoạn cấp chứng từ.

Tổng hợp lại, việc quy định và áp dụng chính sách về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được thực hiện một cách linh hoạt và hợp lý, nhằm đảm bảo tính công bằng, minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế cá nhân.

Xem thêm: Hướng dẫn khấu trừ thuế TNCN 

5. Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

5.1 Bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Từ ngày 01/07/2022, các tổ chức và doanh nghiệp phải tuân thủ quy định mới về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Điều này có nghĩa là họ không được phép sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng in hoặc tự in như trước đó.

Quy định này nhấn mạnh sự chuyển đổi từ việc sử dụng phương tiện truyền thống sang sử dụng công nghệ điện tử, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và kiểm tra thuế. Bằng cách này, thông tin về khấu trừ thuế TNCN sẽ được tự động hóa, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quá trình giao dịch.

Việc chuyển đổi này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía các tổ chức và doanh nghiệp để đảm bảo họ tuân thủ đúng quy định và không gặp phải sự cố trong quá trình triển khai. Tuy nhiên, nó cũng mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm thời gian và chi phí, cải thiện hiệu suất và độ chính xác trong quản lý thuế.

5.2 Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập chứng từ thuế TNCN được quy định cụ thể như sau: 

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí: 

• Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN.
• Tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí.

Thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ thuế TNCN có thể khác nhau. Căn cứ vào nhu cầu của cá nhân, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

5.3 Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 32 quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ về những nội dung cần phải có trên loại chứng từ này như sau:

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
2. a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
3. b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
4. c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
5. d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

1. e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
2. g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

5.4. Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn

Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế đã phát hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN để hướng dẫn về việc xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn, nhằm đảm bảo sự trơn tru trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng chứng từ điện tử. Dưới đây là các điểm cụ thể trong công văn:

• Sử dụng chứng từ tự phát hành trước ngày 01/07/2022: Các tổ chức, bao gồm cả cơ quan thuế, nếu chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ điện tử, được phép tiếp tục sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự phát hành theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã được thông báo phát hành trước ngày 01/07/2022. Điều này giúp đảm bảo sự liên tục trong quá trình quản lý thuế.
• Tiếp tục sử dụng chứng từ còn tồn: Trường hợp vẫn còn tồn chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy do cơ quan thuế cấp, tổ chức vẫn được phép tiếp tục sử dụng. Điều này giúp tránh tình trạng gián đoạn trong quá trình quản lý thuế cho đến khi chuyển đổi hoàn toàn sang chứng từ điện tử.

Các cá nhân và tổ chức cũng cần lưu ý điểm quan trọng sau: Từ ngày 01/07/2022, Cơ quan Thuế sẽ ngừng cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do các cơ quan thuế đặt in. Vì vậy, nếu các tổ chức đã sử dụng hết chứng từ tự in và vẫn còn tồn chứng từ giấy, họ phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Điều này là cần thiết để thích nghi với sự phát triển công nghệ và nâng cao hiệu quả trong quản lý thuế.

6. Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Kể từ ngày 01/07/2022, các tổ chức chi trả thu nhập sẽ thực hiện sử dụng chứng từ điện tử theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, có sự linh hoạt trong thủ tục đăng ký và sử dụng chứng từ này như sau:

• Tự xây dựng hệ thống phần mềm: Các tổ chức tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử không cần phải thực hiện thủ tục đăng ký hoặc thông báo phát hành cho cơ quan thuế. Điều này giúp giảm bớt bước thủ tục và tiết kiệm thời gian cho các tổ chức.
• Không gửi hồ sơ chứng từ trên cổng thông tin HCM Tax: Các tổ chức chi trả thu nhập không cần phải thực hiện thủ tục gửi hồ sơ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử qua cổng thông tin HCM Tax theo hướng dẫn của các công văn số 7563/CTTPHCM-TTHT và 7564/CTTPHCM-TTHT. Điều này giúp giảm bớt bước thủ tục và tối ưu hóa quy trình quản lý thuế.

Tóm lại, việc sử dụng chứng từ điện tử trong khấu trừ thuế TNCN mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho các tổ chức, đồng thời giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thuế một cách hiệu quả.

Xem thêm: Quản lý thuế TNCN

7. Những lưu ý khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, các tổ chức trả thu nhập cần tuân thủ một số lưu ý sau:

• Thực hiện khấu trừ thuế đúng quy định: Tổ chức trả thu nhập phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định của pháp luật và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập, ghi rõ số tiền thuế đã bị khấu trừ.
• Sử dụng chứng từ theo đúng thứ tự và không trùng lặp: Chứng từ khấu trừ phải được sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được bỏ sót hoặc trùng lặp số thứ tự, trùng ký hiệu. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý thuế.
• Hủy bỏ chứng từ lập sai nội dung: Trong trường hợp chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa được giao cho người nộp thuế, tổ chức trả thu nhập cần hủy bỏ chứng từ này bằng cách gạch chéo và lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và sự không chính xác trong quản lý thuế.
• Lặp lại chứng từ khấu trừ khi cần thiết: Trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã giao chứng từ cho người nộp thuế, tổ chức trả thu nhập cần lập lại chứng từ khấu trừ thay thế. Việc này cần có biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai và chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập. Tổ chức cũng phải yêu cầu người nhận thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai và lưu cùng với biên bản. Sau đó, tổ chức có trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ mới thay thế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc huỷ bỏ số chứng từ khấu trừ cũ. Quá trình này nhằm giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý thuế.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm để có để lập, phát hành và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Với phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, người dùng có thể lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN đáp ứng theo NĐ 123/2020/NĐ-CP, TT 78/2021/TT-BTC và TT 37/2010/TT-BTC. Khách hàng không cần phải sử dụng một phần mềm riêng biệt nào khác, giúp dễ dàng đăng nhập, sử dụng và quản lý các chứng từ.

Trên đây là những thông tin cần thiết cho bạn khi tìm hiểu về chứng từ thuế TNCN, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn. Có thể thấy rằng việc hiểu và áp dụng đúng các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chìa khóa để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.  Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN, xin vui lòng chat trực tiếp tại website https://fast.com.vn/ hoặc Fanpage Công ty Phần mềm FAST