App hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Bởi vì, loại ứng dụng này có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm một app hóa đơn điện tử đơn giản với nhiều tính năng hữu ích thì hãy cùng FAST theo dõi nội dung dưới đây để tìm ra giải pháp phù hợp nhé!
1. Lợi ích của app hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử, trong tiếng Anh là Electronic Invoice và thường được viết tắt bằng E-Invoice. Đây là một loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do các tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ tạo ra. Loại hóa đơn này sẽ chứa đầy đủ thông tin giao dịch hàng hóa và dịch vụ, chữ ký điện tử, ký số bằng phương tiện điện tử theo quy định pháp luật.
Hiện nay, thị trường có rất nhiều loại hóa đơn điện tử với nguồn khởi tạo đa dạng. Trong đó, hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có khả năng kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cũng được gọi là hóa đơn điện tử. Như vậy, hiểu một cách đơn giản, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Để phân biệt hóa đơn điện tử với các loại hóa đơn truyền thống, bạn có thể dựa vào những đặc điểm nổi bật sau đây:
- Ký hiệu hóa đơn: Được lập theo quy định của Bộ Tài chính, thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành và hình thức hóa đơn điện tử (có hoặc không có mã của Cơ quan Thuế).
- Số liên hóa đơn: Không áp dụng đối với hóa đơn điện tử.
- Chữ ký trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử có chữ ký số của người bán; chữ ký người mua không bắt buộc, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc quy định riêng.
- Hình thức hóa đơn: Hóa đơn được lưu trữ dưới dạng điện tử; bản in chỉ có giá trị tham khảo, bản điện tử là bản có giá trị pháp lý.
- Cách thức nhận hóa đơn: Nhận qua email, SMS hoặc truy cập cổng thông tin điện tử bằng tài khoản được cấp.
- Thời gian lưu trữ: Tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật về kế toán và quản lý thuế.
- Hóa đơn song ngữ: Được phép thể hiện song ngữ, trong đó tiếng Việt là ngôn ngữ bắt buộc và ngôn ngữ chính.
- Trường hợp hóa đơn có sai sót: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định của Cơ quan Thuế.
- Hóa đơn phục vụ lưu thông hàng hóa: Có thể in bản thể hiện để xuất trình khi cần; bản điện tử trên hệ thống là bản có giá trị pháp lý.
- Ngày hạch toán, kê khai thuế: Là ngày lập hóa đơn theo quy định, không căn cứ vào thời điểm ký số.
Thực tế, doanh nghiệp có thể lập và theo dõi hóa đơn điện tử thông qua nhiều hình thức như cổng web, phần mềm kế toán tích hợp hoặc ứng dụng di động. Trong đó, app hóa đơn điện tử ngày càng được ưa chuộng nhờ các lợi ích sau:
- Giảm bớt thủ tục hành chính:
Khi sử dụng phần mềm, ứng dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục mua hóa đơn giấy tại cơ quan thuế. Thay vào đó, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện lập, phát hành hóa đơn theo quy định của Cơ quan Thuế thông qua hệ thống điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ.
- Chủ động lập và phát hành hóa đơn điện tử:
Phần mềm, app hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp chủ động lập và phát hành hóa đơn điện tử theo nhu cầu thực tế. Khi cần, doanh nghiệp có thể in bản thể hiện của hóa đơn để lưu trữ hoặc xuất trình, trong khi bản điện tử trên hệ thống là bản có giá trị pháp lý.
- Lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác:
Ứng dụng thường tích hợp danh mục khách hàng, đối tác và hàng hóa, giúp tự động lấy dữ liệu khi lập hóa đơn, giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
- Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, chi nhánh:
Thực tế, doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, chi nhánh thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát, kiểm tra hóa đơn của các chi nhánh, cửa hàng một cách thủ công. Với app hóa đơn điện tử, bộ phận kế toán tại trụ sở chính có thể chủ động quản lý việc lập, in hóa đơn của các cửa hàng, chi nhánh. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và có được hiệu quả trong việc quản lý, theo dõi kết quả kinh doanh.
- Xác thực hóa đơn trực tuyến, chống hóa đơn giả:
Doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu, đối chiếu thông tin hóa đơn thông qua cổng thông tin của Cơ quan Thuế hoặc hệ thống của nhà cung cấp giải pháp được kết nối với Cơ quan Thuế.
- Ứng dụng điện thoại với trải nghiệm thân thiện, tiện lợi, trực quan, không giới hạn người dùng:
App hóa đơn điện tử có giao diện trực quan, cho phép tra cứu và quản lý hóa đơn trên điện thoại ở mọi lúc, mọi nơi, đồng thời hỗ trợ phân quyền truy cập cho người dùng theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice đạt chuẩn
2. Giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Fast e-Invoive là phần mềm hóa đơn điện tử của FAST – Công ty chuyên triển khai các giải pháp quản lý doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin. Phần mềm này cho phép khách hàng lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, an toàn, dễ dàng trên máy tính.
Đặc biệt, Fast e-Invoice đã được cập nhật thêm nhiều tính năng khác. Cụ thể như sau:
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Người dùng có thể lập, phát hành, quản lý chứng từ chỉ trên 1 phần mềm duy nhất.
- Quản lý hóa đơn đầu vào: Với tính năng này, doanh nghiệp có thể xử lý các hóa đơn đầu vào một cách tự động, chính xác và nhanh chóng.
Hiện nay, Fast e-Invoice đã được hỗ trợ phát hành hóa đơn có mã được khởi tạo từ máy tính tiền. Đồng thời, hệ thống này cũng được trang bị khả năng kết nối với các máy bán hàng đang được sử dụng phổ biến trên thị trường.
Ngoài ra, hệ sinh thái của FAST còn sở hữu các phần mềm tác nghiệp khác như Fast Accounting, Fast Financial, Fast Accounting Online, ERP Fast Business Online,… Các phần mềm này đều được kết nối với Fast e-Invoice, cho phép khách hàng dễ dàng nhập thông tin hóa đơn vào các phần mềm nói trên và chuyển sang Fast e-Invoice để lập hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và NĐ 123
3. Giới thiệu app hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Bên cạnh phần mềm, FAST cũng đã nghiên cứu và cho ra mắt thành công app hóa đơn điện tử Fast e-Invoice Mobile App. Nhờ thế, khách hàng sử dụng Fast e-Invoice có thể dễ dàng quản lý danh mục hóa đơn điện tử. Trong khi đó, người mua cũng có quyền truy cập để tra cứu hóa đơn bằng điện thoại mọi lúc mọi nơi.
3.1 Tính năng
App hóa đơn điện tử của FAST sở hữu nhiều tính năng về quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm hệ thống báo cáo hóa đơn, biểu đồ tổng quan tình hình sử dụng hóa đơn, xem chi tiết nội dung hóa đơn, bản thể hiện (PDF), tải dữ liệu gốc (file XML),… Ngoài ra, phiên bản ứng dụng còn được trang bị khả năng lập, phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại và máy tính bảng, cụ thể là:
- Lập hóa đơn điện tử: Tính năng này cho phép người dùng lập hóa đơn trực tiếp ngay trên app điện thoại. Sau đó, thông tin hóa đơn trên app cũng được cập nhật tự động và đồng bộ với hệ thống Fast e-Invoice (Portal). Cụ thể, khi lập hóa đơn, bạn có thể sử dụng các tính năng như:
- Tạo hóa đơn (gốc) mới.
- Sửa/xóa hóa đơn khi chưa phát hành.
- Cho phép tìm kiếm hóa đơn theo nhiều điều kiện lọc khác nhau.
- Cho phép sao chép dữ liệu từ một hoá đơn đã có sang hóa đơn mới.
- Phát hành hóa đơn điện tử: Với tính năng này, người dùng có thể phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp trên app hóa đơn điện tử với các chức năng như:
- Phát hành hoá đơn mới, hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế và nghiệp vụ huỷ hoá đơn đã phát hành.
- Xem trước nội dung hóa đơn điện tử trước khi phát hành.
- Hỗ trợ ký số tự động qua HSM.
- Tự động chuyển hóa đơn điện tử đã phát hành trên ứng dụng đến người mua qua email.
- Xem bản thể hiện hóa đơn điện tử (sau khi phát hành).
- Lưu trữ trên hệ thống thông tin hoá đơn điện tử sau khi phát hành (gồm tệp dữ liệu hóa đơn điện tử gốc XML và bản thể hiện dạng PDF).
- Báo cáo: Trong khi người bán có thể xem danh sách hóa đơn và phiếu xuất thì người mua có thể đăng nhập để xem báo cáo hóa đơn của mình do người bán phát hành. Đồng thời, bạn có thể xem chi tiết các hóa đơn, bản thể hiện dạng PDF và tải về tệp dữ liệu gốc ngay trên ứng dụng.
- Tổng quan tình hình sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt doanh số, số lượng hóa đơn đã dùng, số lượng phiếu xuất theo kỳ (quý, nửa năm, một năm,…) thông qua biểu đồ tổng quan trên ứng dụng.
- Thông báo (Notify): Hệ thống sẽ thường xuyên gửi về các thông báo khi có kế hoạch bảo trì, nâng cấp ứng dụng theo thông tư mới. Đồng thời, các tin tức, chương trình khuyến mãi,… cũng sẽ được gửi đến người dùng qua tính năng Notify.
- Các tiện ích khác:
-
- Tra cứu hóa đơn mua vào: Người mua có thể tra cứu trực tiếp hóa đơn trên ứng dụng di động khi được người bán cấp quyền tra cứu.
- Khai báo danh mục: Người bán có thể tiến hành khai báo các danh mục về hàng hóa, dịch vụ, khách hàng, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Sau đó, bạn có thể dễ dàng sử dụng các thông tin này để việc lập hóa đơn trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.
- Khai báo sử dụng các trường: Người dùng cũng có thể tiến hành khai báo ẩn/hiện các trường thông tin trên màn hình nhập dữ liệu để thu gọn và giúp giao diện ứng dụng trở nên dễ nhìn hơn.
- Đổi mật khẩu: Tính năng này cho phép bạn dễ dàng đổi mật khẩu bằng ứng dụng di động và không cần phải đăng nhập vào hệ thống Fast e-Invoice (Portal).
- Xác thực bằng sinh trắc học: Với tính năng này, bạn có thể đăng nhập hoặc xác thực mật khẩu trên ứng dụng bằng cách sử dụng vân tay hoặc xác thực bằng khuôn mặt thay cho mật khẩu.
- Thông tin doanh nghiệp: Tính năng này cho biết thông tin về nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, thông tin đơn vị phát hành hóa đơn, tình hình sử dụng hóa đơn,…
- Danh mục phân loại hóa đơn: Hóa đơn sẽ được phân loại dựa trên thông tin về loại hóa đơn, ký hiệu, mẫu số, đơn vị (trực thuộc) đang sử dụng, số bắt đầu,…
Như vậy, với app hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ và quản lý hóa đơn điện tử một cách an toàn, nhanh chóng trên điện thoại. Điều này vừa đem lại tiện lợi, hiệu quả, an toàn và giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức của các bên liên quan.
>>> Xem thêm: Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho doanh nghiệp
3.2 Hướng dẫn cài đặt
Hiện nay, ứng dụng Fast e-Invoice đã có mặt trên cả thiết bị di động chạy hệ điều hành Android và iOS. Để cài đặt app hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, bạn có thể thực hiện bằng một trong các cách sau đây:
Cách 1: Tải trên Google Play/App Store
- Bước 1: Bạn truy cập Google Play (với thiết bị Android) hoặc App Store (với thiết bị iOS).
- Bước 2: Trên ô tìm kiếm, bạn nhập cụm từ “Fast e-Invoice” và chọn tải về.
Cách 2: Tải theo lựa chọn bên dưới
Tải Fast e-Invoice App Mobile cho Android
Tải Fast e-Invoice App Mobile cho iOS
Cách 3: Lấy mã QR
Fast e-Invoice App Mobile cho iOS bằng mã QR
Fast e-Invoice App Mobile cho Android bằng mã QR
Trên đây là những thông tin quan trọng, nổi bật nhất về app hóa đơn điện tử nói chung và ứng dụng hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Để sử dụng ứng dụng này, bạn có thể tiến hành tải và cài đặt theo hướng dẫn bên trên. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với FAST theo các cách thức bên dưới để được hỗ trợ trực tiếp và chính xác nhé!
>>> Xem thêm: Bảng báo giá hoá đơn điện tử Fast e-Invoice
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast