Báo cáo tình hình sử dụng lao động là báo cáo định kỳ mà người sử dụng lao động cần thực hiện để cơ quan quản lý nhà nước nắm được số lượng, cơ cấu và biến động lao động trong doanh nghiệp. Việc nộp đúng mẫu, đúng hạn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về quản lý lao động và hạn chế rủi ro xử phạt hành chính. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn chi tiết mẫu báo cáo, kỳ nộp, nội dung cần kê khai, cách nộp online và mức phạt nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định.
Những điểm chính của bài viết:
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là báo cáo định kỳ giúp cơ quan quản lý nắm được số lượng lao động, biến động nhân sự và tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nộp đúng mẫu, đúng thời hạn để tuân thủ quy định và tránh bị xử phạt hành chính.
|
1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
1.1. Định nghĩa và mục đích của báo cáo
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là báo cáo do người sử dụng lao động lập định kỳ để cung cấp thông tin về số lượng lao động, biến động nhân sự và tình hình quản lý lao động trong kỳ. Báo cáo này thường được thực hiện theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo quy định pháp luật về lao động.
Mục đích của báo cáo là giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi tình hình lao động tại doanh nghiệp, bao gồm số lao động hiện có, số lao động tăng giảm, loại hợp đồng, trình độ chuyên môn và một số thông tin liên quan. Đây cũng là cơ sở để cơ quan chức năng tổng hợp dữ liệu lao động, quản lý thị trường lao động và đánh giá tình hình việc làm tại địa phương.
Đối với doanh nghiệp, việc lập báo cáo đúng hạn giúp kiểm soát dữ liệu nhân sự tốt hơn. Khi thông tin lao động được cập nhật thường xuyên, doanh nghiệp dễ đối chiếu với hồ sơ hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, tiền lương và các báo cáo nội bộ khác.
>>> Xem thêm: HRM là gì? Vai trò của HRM trong doanh nghiệp
>>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng lao động đúng chuẩn theo quy định của pháp luật
1.2. Quy định theo căn cứ pháp lý mới nhất (Nghị định 145/2020, 129/2025)
Báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan. Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động phải báo cáo định kỳ 06 tháng và hằng năm về tình hình thay đổi lao động.
Từ khi có thay đổi về phân định thẩm quyền trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, doanh nghiệp cần lưu ý cơ quan tiếp nhận báo cáo. Theo hướng dẫn cập nhật, báo cáo tình hình thay đổi lao động được gửi đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp không thể gửi qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp có thể gửi bản giấy theo mẫu quy định đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Với doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, ngoài việc gửi báo cáo đến Sở Nội vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần theo dõi thêm yêu cầu của Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nếu có. Điều này giúp doanh nghiệp nộp đúng nơi, đúng thời hạn và tránh thiếu đầu mối tiếp nhận.
1.3. Doanh nghiệp nào bắt buộc phải nộp?
Về nguyên tắc, người sử dụng lao động có phát sinh sử dụng lao động cần thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định. Đối tượng thường bao gồm doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, hợp tác xã, hộ kinh doanh hoặc tổ chức có thuê mướn, sử dụng người lao động theo hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp mới thành lập cũng cần lưu ý nghĩa vụ này nếu đã phát sinh sử dụng lao động trong kỳ. Ngay cả khi số lượng lao động không nhiều, doanh nghiệp vẫn nên rà soát quy định để xác định có phải nộp báo cáo hay không.
Trường hợp trong kỳ không có biến động lao động, doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại địa phương. Nhiều trường hợp báo cáo vẫn cần được nộp để thể hiện tình trạng không thay đổi so với kỳ trước.
Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, hộ kinh doanh hoặc tổ chức có sử dụng lao động cần thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định.
2. Kỳ nộp báo cáo & thời hạn
Báo cáo tình hình sử dụng lao động thường được lập theo 2 kỳ chính trong năm: báo cáo 6 tháng đầu năm và báo cáo hằng năm. Doanh nghiệp cần ghi nhớ thời hạn để chủ động chuẩn bị dữ liệu, nhất là với đơn vị có nhiều chi nhánh hoặc nhiều biến động nhân sự.
2.1. Báo cáo 6 tháng đầu năm
Báo cáo 6 tháng đầu năm phản ánh tình hình sử dụng lao động trong nửa đầu năm. Doanh nghiệp cần tổng hợp số liệu về lao động hiện có, lao động tăng, lao động giảm và các thông tin liên quan trong kỳ báo cáo.
Thời hạn nộp báo cáo 6 tháng đầu năm là trước ngày 05/6. Vì vậy, phòng nhân sự hoặc kế toán nhân sự nên bắt đầu rà soát dữ liệu từ cuối tháng 5 để tránh nộp sát hạn.
Một số dữ liệu cần kiểm tra trước khi nộp gồm danh sách lao động đang làm việc, người lao động mới tuyển, người lao động nghỉ việc, loại hợp đồng, thông tin bảo hiểm xã hội và tình trạng làm việc thực tế. Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch giữa báo cáo lao động và dữ liệu nội bộ.
>>> Xem thêm: Mẫu bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội mới nhất
2.2. Báo cáo 6 tháng cuối năm
Báo cáo 6 tháng cuối năm thường được hiểu là báo cáo hằng năm về tình hình sử dụng lao động. Báo cáo này phản ánh tình hình lao động của cả năm hoặc giai đoạn tổng hợp theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
Thời hạn nộp báo cáo hằng năm là trước ngày 05/12. Đây là thời điểm doanh nghiệp thường đồng thời chuẩn bị nhiều báo cáo cuối năm, nên cần có kế hoạch tổng hợp dữ liệu từ sớm.
Đối với doanh nghiệp có nhiều lao động thời vụ, lao động nghỉ việc trong năm hoặc lao động làm việc tại nhiều địa điểm, việc đối chiếu dữ liệu cần được thực hiện kỹ hơn. Nếu dùng phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể xuất dữ liệu theo kỳ để giảm thao tác thủ công và tránh thiếu thông tin.
Báo cáo 6 tháng cuối năm giúp doanh nghiệp tổng hợp tình hình lao động, biến động nhân sự và nộp đúng hạn trước ngày 05/12 hằng năm.
3. Nội dung bắt buộc trong báo cáo lao động
Báo cáo tình hình sử dụng lao động cần phản ánh đầy đủ các thông tin theo mẫu quy định. Khi lập báo cáo, doanh nghiệp nên căn cứ vào dữ liệu nhân sự thực tế, hợp đồng lao động, sổ quản lý lao động và hồ sơ bảo hiểm xã hội.
3.1. Thông tin chung về doanh nghiệp
Phần thông tin chung giúp cơ quan tiếp nhận xác định chính xác đơn vị thực hiện báo cáo. Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
- Tên đơn vị
- Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế
- Địa chỉ trụ sở
- Số điện thoại và email liên hệ
- Thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc người phụ trách báo cáo
Đối với trường hợp báo cáo cho chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Xác định đúng đơn vị nộp báo cáo
- Kiểm tra chính xác thông tin trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện liên quan
Doanh nghiệp nên thống nhất cách ghi thông tin trên báo cáo với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ bảo hiểm xã hội và hệ thống quản lý nhân sự. Điều này giúp dữ liệu giữa các cơ quan và bộ phận nội bộ không bị lệch.
>>> Xem thêm: HRIS là gì? Chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực
3.2. Số lượng lao động, biến động nhân sự trong kỳ
Đây là nội dung trọng tâm của báo cáo. Doanh nghiệp cần tổng hợp số lượng lao động đầu kỳ, cuối kỳ, số lao động tăng, số lao động giảm và một số thông tin phân loại lao động theo yêu cầu của mẫu.
Các nhóm thông tin thường cần theo dõi gồm:
- Tổng số lao động đang làm việc.
- Số lao động tăng trong kỳ.
- Số lao động giảm trong kỳ.
- Lao động theo loại hợp đồng.
- Lao động theo giới tính.
- Lao động theo trình độ chuyên môn, kỹ thuật.
- Lao động tham gia bảo hiểm xã hội.
- Lao động làm việc theo vị trí hoặc nhóm công việc nếu mẫu yêu cầu.
Ví dụ, trong 6 tháng đầu năm, doanh nghiệp có 80 lao động đầu kỳ, tuyển mới 12 người và có 5 người nghỉ việc. Khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần phản ánh số lao động tăng là 12, số lao động giảm là 5 và số lao động cuối kỳ là 87 nếu không có biến động khác.
Dữ liệu này nên được đối chiếu với hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, quyết định nghỉ việc, bảng lương và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội. Nếu số liệu giữa các nguồn không khớp, doanh nghiệp cần rà soát nguyên nhân trước khi nộp báo cáo.
>>> Xem thêm: 9 mẫu bảng lương nhân viên đầy đủ và mới nhất
>>> Xem thêm: Các khoản trích theo lương năm 2026 của người lao động
3.3. Thông tin lao động nước ngoài (nếu có)
Nếu doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài, cần theo dõi riêng hồ sơ của nhóm lao động này. Các thông tin thường bao gồm họ tên, quốc tịch, vị trí công việc, loại giấy phép lao động, thời hạn giấy phép và tình trạng làm việc.
Trước đây, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài từng phải thực hiện báo cáo riêng theo Mẫu 07/PLI trong một số trường hợp. Tuy nhiên, từ năm 2026, doanh nghiệp cần kiểm tra lại quy định hiện hành về lao động nước ngoài tại thời điểm nộp báo cáo vì hệ thống văn bản đã có thay đổi.
Dù có hay không phải nộp báo cáo riêng theo mẫu cũ, doanh nghiệp vẫn nên quản lý đầy đủ hồ sơ lao động nước ngoài. Việc lưu trữ rõ ràng giúp thuận lợi khi gia hạn giấy phép lao động, giải trình với cơ quan quản lý hoặc rà soát tình trạng làm việc của người lao động nước ngoài.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tính thuế TNCN cho người nước ngoài chi tiết
4. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động
4.1. Mẫu 01/PLI theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động hiện được sử dụng phổ biến là Mẫu số 01/PLI. Đây là mẫu dùng để người sử dụng lao động báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ.
Tham khảo Mẫu số 01/PLI – Báo cáo tình hình sử dụng lao động tại đây.
Khi sử dụng mẫu, doanh nghiệp cần kiểm tra phiên bản đang áp dụng tại thời điểm lập báo cáo. Nếu địa phương có hướng dẫn riêng về hình thức nộp hoặc cổng tiếp nhận, doanh nghiệp nên thực hiện theo thông báo của cơ quan quản lý lao động tại địa phương.
Mẫu số 01/PLI Báo cáo tình hình sử dụng lao động
4.2. Mẫu báo cáo lao động nước ngoài (Mẫu 07/PLI)
Với lao động nước ngoài, trước đây doanh nghiệp từng sử dụng Mẫu 07/PLI để báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định cũ. Mẫu này thường yêu cầu thông tin về quốc tịch, vị trí công việc, giấy phép lao động và thời hạn làm việc.
Tham khảo Mẫu số 07-PLI tại đây.
Tuy nhiên, do quy định về người lao động nước ngoài đã có thay đổi, doanh nghiệp không nên tự động dùng mẫu cũ nếu chưa kiểm tra văn bản mới. Cách an toàn là rà soát yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, cổng dịch vụ công hoặc văn bản hướng dẫn tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ báo cáo.
Mẫu 07/PLI
4.3. Hướng dẫn điền mẫu chi tiết từng mục
Khi điền Mẫu 01/PLI, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Điền thông tin đơn vị báo cáo
Ghi đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ. Thông tin nên thống nhất với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ bảo hiểm xã hội.
Bước 2: Xác định kỳ báo cáo
Ghi rõ báo cáo 6 tháng đầu năm hoặc báo cáo hằng năm. Chọn đúng kỳ giúp cơ quan tiếp nhận xác định phạm vi số liệu cần tổng hợp.
Bước 3: Tổng hợp số lao động đầu kỳ và cuối kỳ
Căn cứ vào sổ quản lý lao động, hợp đồng lao động, bảng lương và dữ liệu nhân sự để xác định số lao động tại thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ.
Bước 4: Ghi số lao động tăng, giảm trong kỳ
Lao động tăng thường gồm người mới tuyển, người quay lại làm việc hoặc được điều chuyển đến. Lao động giảm thường gồm người nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng, điều chuyển đi hoặc các trường hợp không còn thuộc đơn vị quản lý.
Bước 5: Phân loại lao động theo yêu cầu của mẫu
Doanh nghiệp cần phân loại đúng theo giới tính, loại hợp đồng, trình độ chuyên môn, tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội hoặc các tiêu chí khác nếu mẫu yêu cầu.
Bước 6: Kiểm tra, ký và nộp báo cáo
Trước khi nộp, cần kiểm tra lại số tổng, số chi tiết và thông tin liên hệ. Báo cáo cần có chữ ký của người đại diện hoặc người được ủy quyền theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
5. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
5.1. Nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Nộp online là hình thức được khuyến khích vì giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và dễ theo dõi trạng thái hồ sơ. Quy trình cơ bản gồm:
Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Doanh nghiệp truy cập hệ thống và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp hoặc tài khoản được phân quyền.
Bước 2: Tìm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động
Tại thanh tìm kiếm, nhập từ khóa “báo cáo tình hình sử dụng lao động” hoặc “báo cáo tình hình thay đổi lao động”.
Bước 3: Chọn cơ quan tiếp nhận
Chọn đúng địa phương và cơ quan tiếp nhận theo nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Bước 4: Điền thông tin báo cáo
Nhập thông tin theo biểu mẫu điện tử hoặc tải file báo cáo đã chuẩn bị sẵn nếu hệ thống yêu cầu đính kèm.
Bước 5: Ký số và gửi hồ sơ
Kiểm tra lại thông tin, ký số nếu cần và gửi hồ sơ trên hệ thống. Sau khi gửi, doanh nghiệp nên lưu mã hồ sơ để theo dõi.
Bước 6: Theo dõi kết quả tiếp nhận
Doanh nghiệp kiểm tra trạng thái hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Nếu hồ sơ cần bổ sung, cần chỉnh sửa và gửi lại theo hướng dẫn.
5.2. Nộp bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ
Trường hợp doanh nghiệp không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, có thể chuẩn bị bản giấy theo Mẫu 01/PLI để nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ theo hướng dẫn hiện hành.
Khi nộp bản giấy, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Bản báo cáo theo Mẫu 01/PLI đã điền đầy đủ.
- Chữ ký của người đại diện hoặc người được ủy quyền.
- Dấu doanh nghiệp nếu nội bộ doanh nghiệp còn sử dụng.
- Tài liệu giải trình hoặc phụ lục kèm theo nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Sau khi nộp, doanh nghiệp nên lưu lại phiếu tiếp nhận, giấy hẹn hoặc bằng chứng đã nộp báo cáo. Đây là căn cứ quan trọng nếu sau này cần chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ đúng hạn.
5.3. Nộp qua đường bưu điện
Nộp qua đường bưu điện là phương án phù hợp khi doanh nghiệp không thể nộp online hoặc không thuận tiện nộp trực tiếp. Trước khi gửi, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan tiếp nhận để xác nhận địa chỉ và thành phần hồ sơ.
Hồ sơ gửi bưu điện thường gồm bản báo cáo đã ký, thông tin liên hệ của doanh nghiệp và các tài liệu kèm theo nếu có. Trên bì thư nên ghi rõ nội dung “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” để cơ quan tiếp nhận dễ phân loại.
Doanh nghiệp cần lưu mã vận đơn, biên nhận gửi bưu điện và bản scan hồ sơ đã gửi. Trường hợp hồ sơ bị thất lạc hoặc cần đối chiếu thời điểm gửi, các chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh việc đã nộp đúng thời hạn.
6. Mức phạt nếu không nộp hoặc nộp sai báo cáo
Nếu doanh nghiệp không báo cáo tình hình thay đổi lao động theo quy định, có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt hiện nay thường từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định.
Ngoài việc bị xử phạt, doanh nghiệp còn có thể gặp khó khăn khi cơ quan quản lý kiểm tra hồ sơ lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội hoặc dữ liệu nhân sự. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng lịch nhắc hạn nộp báo cáo ngay từ đầu năm.
Để hạn chế rủi ro, phòng nhân sự nên thực hiện 4 việc sau:
- Cập nhật danh sách lao động ngay khi có tuyển mới hoặc nghỉ việc.
- Theo dõi riêng lao động thử việc, lao động chính thức và lao động thời vụ.
- Đối chiếu dữ liệu nhân sự với bảng lương và hồ sơ bảo hiểm xã hội.
- Lưu bản mềm, bản nộp và bằng chứng tiếp nhận sau mỗi kỳ báo cáo.
Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự hoặc nhiều chi nhánh, việc tổng hợp báo cáo thủ công có thể mất thời gian và dễ sai sót. Fast HRM Online hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự, quá trình làm việc, chấm công, tính lương, bảo hiểm và thuế TNCN. Nhờ dữ liệu được lưu trữ tập trung, doanh nghiệp có thể tổng hợp thông tin nhân sự theo kỳ báo cáo thuận tiện hơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xem thêm chuyên mục Nhân sự & tổ chức của FAST để cập nhật các nội dung liên quan đến quản trị nhân sự, tiền lương, bảo hiểm và quy trình lao động.
Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì, doanh nghiệp nào cần nộp, thời hạn nộp, nội dung bắt buộc, Mẫu 01/PLI và các hình thức nộp báo cáo. Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp nên cập nhật dữ liệu lao động thường xuyên, kiểm tra biến động nhân sự và nộp báo cáo đúng hạn. Fast HRM Online hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, lương, bảo hiểm và dữ liệu lao động, giúp quá trình lập báo cáo nhanh và chính xác hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast