Hoá đơn xuất khẩu là chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, phục vụ thủ tục hải quan, thanh toán và kê khai thuế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ khái niệm cũng như cách lập hoá đơn đúng quy định. Trong bài viết dưới đây FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ hoá đơn xuất khẩu là gì và hướng dẫn cách ghi hoá đơn chi tiết, chính xác.
1. Hóa đơn xuất khẩu là gì?
Hóa đơn xuất khẩu là chứng từ do người bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài. Hóa đơn này ghi nhận thông tin giao dịch xuất khẩu và là căn cứ để thực hiện thanh toán, kê khai thuế và làm thủ tục hải quan.
Vai trò của hóa đơn xuất khẩu
- Là căn cứ pháp lý chứng minh giao dịch xuất khẩu hợp pháp.
- Phục vụ khai báo hải quan và thanh toán quốc tế.
- Là cơ sở kê khai thuế, hoàn thuế và áp dụng thuế suất 0% (nếu đủ điều kiện).
- Giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu, kiểm soát hoạt động xuất khẩu minh bạch và hiệu quả.
>> Xem thêm: Hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu: Điều kiện, hồ sơ và thủ tục 2025
2. Quy định về hóa đơn xuất khẩu theo quy định mới nhất
2.1. Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu
Theo quy định hiện hành tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (đã sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả hàng gia công xuất khẩu, do người bán chủ động xác định. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn phải được thực hiện không muộn hơn ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày hàng hóa hoàn tất thủ tục thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.
Ví dụ: Trường hợp hàng hóa được thông quan vào ngày 15/06/2025 thì hóa đơn điện tử xuất khẩu phải được lập chậm nhất trong ngày 16/06/2025, với điều kiện đây là ngày làm việc.
>> Xem thêm: Hệ số K là gì? Cách quản trị rủi ro hệ số K trong kế toán
2.2. Đồng tiền và tỷ giá trên hóa đơn xuất khẩu
Căn cứ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn xuất khẩu được lập theo các nguyên tắc sau:
- Về đồng tiền ghi trên hóa đơn: Thông thường, hóa đơn sử dụng đồng Việt Nam (VND), ký hiệu là “đ”.
- Trường hợp giao dịch bằng ngoại tệ: Nếu hoạt động xuất khẩu được phép thanh toán bằng ngoại tệ theo quy định pháp luật về ngoại hối, các chỉ tiêu như đơn giá, thành tiền, thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán có thể thể hiện bằng ngoại tệ, kèm theo tên và mã ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: USD).
- Về tỷ giá quy đổi: Khi thể hiện giá trị bằng ngoại tệ, hóa đơn phải ghi rõ tỷ giá chuyển đổi sang VND theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn liên quan.
- Trường hợp nộp thuế bằng ngoại tệ: Nếu hàng hóa xuất khẩu được thanh toán và nộp thuế trực tiếp bằng ngoại tệ theo quy định, tổng giá trị thanh toán có thể ghi bằng ngoại tệ mà không bắt buộc quy đổi sang VND.
>> Xem thêm: Cách hạch toán hàng nhập khẩu và thuế nhập khẩu
3. Mẫu hóa đơn xuất khẩu và cách ghi hóa đơn chi tiết
3.1. Mẫu Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là chứng từ do bên xuất khẩu phát hành để xác nhận giao dịch mua bán quốc tế. Nội dung thể hiện thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và điều kiện giao hàng theo International Chamber of Commerce. Đây là căn cứ làm thủ tục hải quan và thanh toán quốc tế.
>>> Tải ngay hoá đơn thương mại
>> Xem thêm: Hóa đơn thương mại điện tử là gì? Quy định từ 1/6/2025
3.2. Mẫu hóa đơn GTGT xuất khẩu
Hóa đơn GTGT xuất khẩu là hóa đơn do doanh nghiệp Việt Nam lập khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn thể hiện thông tin doanh nghiệp, khách hàng nước ngoài, giá trị hàng hóa và thuế suất, làm căn cứ kê khai và hoàn thuế theo quy định của Bộ Tài chính Việt Nam.
>>> Tải ngay hoá đơn GTGT xuất khẩu
3.3. Hướng dẫn cách ghi hóa đơn xuất khẩu
Khi lập hóa đơn xuất khẩu, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc, thống nhất với hợp đồng, chứng từ hải quan và phương thức thanh toán quốc tế.
Thông tin người bán (Exporter)
- Tên doanh nghiệp xuất khẩu
- Mã số thuế
- Địa chỉ trụ sở
- Số điện thoại, email liên hệ
- Số tài khoản ngân hàng (nếu có)
Thông tin người mua (Importer)
- Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân mua hàng
- Địa chỉ giao dịch
- Mã số thuế (nếu có)
- Thông tin liên hệ (điện thoại, email)
- Hình thức và thông tin thanh toán
Thông tin hóa đơn
- Số hóa đơn: Lập theo ký hiệu, số thứ tự đúng quy định
- Ngày lập hóa đơn: Phù hợp với thời điểm xuất khẩu và bộ chứng từ
- Đồng tiền thanh toán: Thường là USD hoặc ngoại tệ khác theo thỏa thuận
- Tỷ giá quy đổi (nếu có): Ghi rõ tỷ giá USD/VND áp dụng tại thời điểm lập hóa đơn
Phương thức thanh toán
- T/T (Chuyển khoản): Phổ biến, thủ tục đơn giản
- L/C (Thư tín dụng): Thanh toán dựa trên chứng từ, độ an toàn cao
- D/P, D/A: Ít được sử dụng hơn do quy trình phức tạp
Thông tin hàng hóa, dịch vụ
- Tên hàng hóa/dịch vụ xuất khẩu
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền chưa có thuế GTGT
- Thuế suất GTGT (thường là 0% đối với hàng xuất khẩu đủ điều kiện)
- Tiền thuế GTGT
- Tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế
Thông tin tổng hợp trên hóa đơn
- Tổng tiền chưa có thuế GTGT
- Tổng số tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất
- Tổng tiền thanh toán
- Số tiền bằng chữ (theo đồng tiền ghi trên hóa đơn)
Thông tin bổ sung (nếu có)
- Nước xuất xứ hàng hóa
- Điều kiện giao hàng (Incoterms) và địa điểm áp dụng
- Tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng – cảng dỡ hàng
- Chiết khấu, giảm giá (nếu phát sinh)
Xác nhận hóa đơn
- Tên, chữ ký (hoặc chữ ký số) của người bán
- Thông tin xác nhận của người mua theo thỏa thuận
Cách trình bày đầy đủ, chính xác các nội dung trên sẽ giúp hóa đơn xuất khẩu phù hợp quy định pháp luật, đồng thời thuận lợi cho thanh toán và thông quan hàng hóa.
>> Xem thêm: Thuế xuất nhập khẩu là gì? Cách tính thuế xuất nhập khẩu chi tiết
4. Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn xuất khẩu (FAQ)
4.1. Hóa đơn xuất khẩu có bắt buộc là hóa đơn điện tử không?
Có. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Các mẫu hóa đơn giấy trước đây không còn được áp dụng.
4.2. Hàng xuất khẩu có phải xuất hóa đơn GTGT không?
Có. Khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn GTGT nếu áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, hàng hóa xuất khẩu được áp dụng thuế suất GTGT 0%.
4.3. Có được điều chỉnh hóa đơn xuất khẩu đã lập không?
Có. Trường hợp hóa đơn xuất khẩu đã lập có sai sót, doanh nghiệp được phép điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tùy thuộc vào tính chất và thời điểm phát hiện sai sót.
Hy vọng rằng những nội dung trên đây của FAST đã giúp bạn hiểu rõ hơn hóa đơn xuất khẩu là gì cũng như nắm được cách lập và ghi hóa đơn xuất khẩu đúng quy định. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn góp phần quản lý hoạt động xuất khẩu minh bạch, hiệu quả. Nếu cần thêm thông tin hoặc giải pháp hỗ trợ liên quan đến hóa đơn và kế toán, FAST luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast