Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc hiểu đúng quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đánh số hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Áp dụng đúng quy định không chỉ giúp công tác kế toán – tài chính diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế rủi ro sai sót, vi phạm pháp luật về thuế. Trong bài viết dưới đây, FAST sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định quan trọng và cách thực hiện đúng theo hướng dẫn hiện hành.
1. Mẫu số hóa đơn là gì? Quy định về cách đánh số hóa đơn
Mẫu số hóa đơn là thông tin bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn điện tử hợp lệ, đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại, quản lý và kiểm soát hóa đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế. Việc đánh số hóa đơn đúng chuẩn giúp đảm bảo tính minh bạch, dễ dàng tra cứu và hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình sử dụng.
Cụ thể, mẫu số hóa đơn có những ý nghĩa quan trọng sau:
- Xác định loại hóa đơn đang sử dụng như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn tài sản công, hóa đơn dự trữ quốc gia…
- Phân biệt hình thức hóa đơn, bao gồm hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế
- Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và lưu trữ hóa đơn một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết
- Tạo cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu, xác minh tính hợp pháp của hóa đơn và phòng ngừa các hành vi gian lận thuế
Phân biệt mẫu số hóa đơn – ký hiệu hóa đơn – số hóa đơn
| Tiêu chí | Mẫu số hóa đơn | Ký hiệu hóa đơn | Số hóa đơn |
| Khái niệm | Chuỗi ký tự gồm chữ và số thể hiện loại hóa đơn và mẫu hóa đơn doanh nghiệp sử dụng | Chuỗi ký tự dùng để phân biệt hình thức hóa đơn và năm phát hành | Số thứ tự của từng hóa đơn |
| Mục đích | Xác định loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, tài sản công…) | Phân biệt hóa đơn điện tử có mã/không có mã và năm sử dụng | Quản lý thứ tự phát hành hóa đơn |
| Hình thức thể hiện | Chữ và số | Chữ, số và ký tự đặc biệt | Chỉ gồm số |
| Tính bắt buộc | Bắt buộc | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Nguyên tắc sử dụng | Theo mẫu đã đăng ký/phát hành | Theo quy định về ký hiệu hóa đơn từng năm | Đánh số liên tục, tăng dần |
| Khả năng trùng lặp | Có thể trùng giữa các mẫu | Có thể trùng giữa các năm/hình thức | Không được trùng |
| Thay đổi khi nào | Khi đổi loại hoặc mẫu hóa đơn | Khi đổi năm hoặc hình thức hóa đơn | Mỗi lần phát hành hóa đơn mới |
| Ví dụ | 01GTKT | AA/24E | 0000001 |
>> Xem thêm: Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025
2. Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử được quản lý và nhận diện thông qua ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử. Hai thành phần này có ý nghĩa và chức năng khác nhau nhưng được thể hiện liền nhau trên cùng một chuỗi ký tự, giúp xác định đầy đủ loại hóa đơn, năm lập và hình thức sử dụng.
2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được xác định bằng 01 chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử mà người bán sử dụng.
Ý nghĩa từng ký tự cụ thể như sau:
| Số | Loại hóa đơn điện tử |
| 1 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng |
| 2 | Hóa đơn điện tử bán hàng |
| 3 | Hóa đơn điện tử bán tài sản công |
| 4 | Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia |
| 5 | Các loại hóa đơn điện tử khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn |
| 6 | Chứng từ điện tử được quản lý như hóa đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử) |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử |
| 8 | Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
| 9 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
Ký hiệu mẫu số giúp xác định nhanh bản chất hóa đơn, đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế và doanh nghiệp phân loại hóa đơn trong quá trình quản lý.
2.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 06 ký tự (bao gồm chữ và số), phản ánh hình thức hóa đơn, năm lập và đối tượng sử dụng.
Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử được hiểu như sau:
- Ký tự thứ nhất (chữ cái): Thể hiện hình thức hóa đơn
- C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Hai ký tự tiếp theo (chữ số): Thể hiện năm lập hóa đơn, lấy 2 số cuối của năm dương lịch
- Ví dụ: Năm 2025 → 25
- Ký tự thứ tư (chữ cái): Thể hiện đối tượng và loại hóa đơn điện tử
-
- T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng
- D: Hóa đơn tài sản công, hóa đơn dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù
- L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
- X: Hóa đơn thương mại điện tử
- Hai ký tự cuối: Do người bán tự quy định để quản lý mẫu hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý riêng thì sử dụng mặc định “YY”.
Phân biệt ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Xác định loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, chứng từ điện tử…)
- Ký hiệu hóa đơn điện tử: Xác định hình thức có mã/không mã, năm lập và đối tượng sử dụng
- Trên hóa đơn điện tử, hai ký hiệu này được thể hiện liền nhau trong cùng một chuỗi, giúp nhận diện đầy đủ thông tin hóa đơn
Ví dụ minh họa ký hiệu hóa đơn điện tử phổ biến
| Ký hiệu hiển thị | Ý nghĩa |
| 1C25TAA | Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, do doanh nghiệp đăng ký sử dụng |
| 2C25TBB | Hóa đơn bán hàng có mã, lập năm 2025, do doanh nghiệp/hộ cá nhân kinh doanh sử dụng |
| 1C25LBB | Hóa đơn GTGT có mã, lập năm 2025, do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh |
| 1K25TYY | Hóa đơn GTGT không có mã, lập năm 2025, doanh nghiệp đăng ký sử dụng |
| 6K25NAB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, lập năm 2025 |
| 7K25XAB | Hóa đơn thương mại điện tử, lập năm 2025, doanh nghiệp đăng ký sử dụng |
3. Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in
Bên cạnh hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự khởi tạo, pháp luật còn quy định cụ thể về mẫu số và ký hiệu hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in. Việc nắm rõ cấu trúc và ý nghĩa các ký hiệu này giúp người sử dụng hóa đơn nhận diện chính xác loại hóa đơn, hình thức phát hành và phục vụ tốt cho công tác quản lý, đối chiếu khi cần thiết.
3.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in được cấu thành từ 11 ký tự, phản ánh đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến hóa đơn, bao gồm: loại hóa đơn, số liên và thứ tự mẫu trong cùng một loại hóa đơn.
Cụ thể, cấu trúc ký hiệu mẫu số hóa đơn được hiểu như sau:
- 06 ký tự đầu tiên: Thể hiện tên loại hóa đơn, dùng để phân biệt từng loại hóa đơn khác nhau.
- Ví dụ:
- 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng
- 02GTTT: Hóa đơn bán hàng
- 07KPTQ: Hóa đơn bán hàng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan
- 03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- 04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- Ví dụ:
- 01 ký tự tiếp theo: Là số tự nhiên (1, 2 hoặc 3), dùng để xác định số liên của hóa đơn.
- 01 ký tự “/”: Dùng để phân tách các nhóm ký hiệu, giúp dễ nhận biết và đọc thông tin.
- 03 ký tự cuối cùng: Là số thứ tự của mẫu hóa đơn trong cùng một loại hóa đơn, bắt đầu từ 001 và có thể tăng dần đến 999.
Mỗi mẫu hóa đơn khác nhau sẽ có ký hiệu mẫu số riêng, ngay cả khi cùng thuộc một loại hóa đơn.
3.2. Ký hiệu hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in
Ký hiệu hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in là chuỗi ký tự dùng để phân biệt các hóa đơn được phát hành theo từng đợt, từng năm hoặc từng hình thức quản lý. Thông tin này giúp cơ quan thuế và người sử dụng hóa đơn dễ dàng theo dõi, kiểm soát và tra cứu hóa đơn trong quá trình sử dụng.
Việc sử dụng đúng ký hiệu hóa đơn theo quy định là điều kiện bắt buộc để hóa đơn được xem là hợp lệ và có giá trị pháp lý.
3.3. Quy định về liên hóa đơn
Liên hóa đơn là các bản thể hiện của cùng một hóa đơn, được sử dụng cho những mục đích khác nhau. Theo quy định:
- Liên 1: Lưu tại đơn vị phát hành hóa đơn
- Liên 2: Giao cho người mua
- Liên 3: Phục vụ mục đích nội bộ (nếu có)
Số liên hóa đơn được thể hiện trực tiếp trong ký hiệu mẫu số hóa đơn, giúp người sử dụng nhanh chóng xác định chức năng của từng liên và tránh nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ, đối chiếu.
4. Mẫu số hóa đơn áp dụng cho các trường hợp đặc thù (tem, vé, thẻ)
Đối với các loại tem, vé, thẻ được sử dụng như hóa đơn, pháp luật có quy định riêng về ký hiệu mẫu số hóa đơn nhằm phân biệt bản chất hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các loại hóa đơn đặc thù này được Cơ quan Thuế đặt in và quản lý theo quy định hiện hành.
Căn cứ Khoản 3 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn áp dụng cho tem, vé, thẻ được thể hiện bằng 03 ký tự, trong đó mỗi ký hiệu phản ánh loại hóa đơn mà tem, vé, thẻ thuộc về. Cụ thể:
- Ký hiệu 01: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng
- Ký hiệu 02: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng
Việc sử dụng đúng ký hiệu mẫu số hóa đơn đối với tem, vé, thẻ giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhận diện chính xác loại hóa đơn, đồng thời đảm bảo tính hợp lệ trong quá trình phát hành, sử dụng và kiểm tra theo quy định của pháp luật thuế.
> Xem thêm: Hóa đơn trực tiếp là gì? So sánh hoá đơn trực tiếp và hoá đơn VAT
>> Xem thêm: Hoá đơn bán lẻ là gì? Tải Mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất
5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu số hóa đơn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh cần lưu ý:
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử phải được hệ thống tự động tạo theo đúng quy định pháp luật.
- Ký hiệu mẫu số phải hiển thị đầy đủ, rõ ràng trên hóa đơn điện tử, đảm bảo dễ nhận diện và tra cứu.
- Quản lý, lưu trữ thông tin về mẫu số hóa đơn đúng quy định để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần.
- Sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử phù hợp với loại hóa đơn, năm lập và hình thức có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Việc sử dụng đúng mẫu số hóa đơn giúp quản lý hóa đơn hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch, hạn chế rủi ro sai sót và gian lận trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Để thuận tiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn Fast e-Invoice nhằm hỗ trợ thiết lập và quản lý mẫu số hóa đơn đúng quy định và tự động.
6. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)
6.1. Mẫu số hóa đơn có bắt buộc phải đăng ký không?
Mẫu số hóa đơn không đăng ký riêng lẻ, mà được thiết lập và sử dụng đồng thời khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Khi hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận, mẫu số và ký hiệu hóa đơn tương ứng cũng được phép sử dụng hợp lệ.
6.2. Có được sử dụng nhiều mẫu số hóa đơn cùng lúc không?
Có. Doanh nghiệp được phép sử dụng nhiều mẫu số hóa đơn đồng thời, miễn là mỗi mẫu được thiết lập đúng quy định, sử dụng đúng mục đích và quản lý, lưu trữ hóa đơn một cách rõ ràng, minh bạch.
6.3. Khi thay đổi mẫu số hóa đơn có phải thông báo cơ quan Thuế không?
Trường hợp thay đổi mẫu số hóa đơn phát sinh từ việc thay đổi loại hóa đơn hoặc hình thức sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu mẫu số thay đổi do hệ thống tự động cập nhật theo quy định mới, doanh nghiệp không phải thực hiện thông báo riêng.
Việc nắm rõ quy định về mẫu số hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đánh số hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đúng chuẩn pháp luật, hạn chế sai sót và rủi ro về thuế. Khi áp dụng đúng, doanh nghiệp không chỉ thuận tiện trong quản lý, tra cứu và lưu trữ hóa đơn mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ trong hoạt động kế toán – tài chính.
Để đơn giản hóa quá trình thiết lập, quản lý và sử dụng mẫu số hóa đơn điện tử theo đúng quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn Fast e-Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử giúp tự động tạo ký hiệu, đánh số hóa đơn chính xác, tuân thủ pháp luật và tối ưu hiệu quả quản lý hóa đơn trong thực tế.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast