Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng trong quá trình luân chuyển hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh trong cùng một hệ thống doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng đúng và hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định cụ thể về mẫu phiếu, nội dung cần có cũng như cách lập và quản lý sao cho hiệu quả. Cùng FAST khám phá ngay qua bài viết sau nhé!
1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng đi kèm với hàng hóa trong quá trình luân chuyển nội bộ giữa các bộ phận, chi nhánh của doanh nghiệp. Chứng từ này giúp xác nhận nguồn gốc hợp lệ của hàng hóa khi vận chuyển đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ việc xuất nhập kho, hạn chế rủi ro thất thoát. Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng phải được lập dưới dạng điện tử thay cho mẫu giấy truyền thống.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng đi kèm với hàng hóa
2. Khi nào cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?
Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa trong quá trình lưu thông mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, tùy vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần lập loại phiếu này để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, tránh rủi ro liên quan đến vận chuyển và quản lý nội bộ.
2.1. Công ty nhập khẩu ủy thác hàng hóa
Đối với các công ty nhập khẩu ủy thác hàng hóa, nếu thuế giá trị gia tăng (GTGT) đã được thanh toán tại thời điểm nhập khẩu, đơn vị kinh doanh sẽ chuyển giao hàng hóa cho cơ sở ủy thác thông qua hóa đơn điện tử.
Ngược lại, nếu thuế GTGT chưa được nộp trong giai đoạn nhập khẩu, khi cơ sở nhận ủy thác xuất trả hàng, cần lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử theo quy định pháp luật để làm chứng từ lưu thông hàng hóa một cách hợp lệ.
Nếu thuế giá trị gia tăng đã được thanh toán, doanh nghiệp sẽ chuyển giao hàng hóa cho cơ sở ủy thác
2.2. Công ty ủy thác xuất khẩu hàng hóa
Trong trường hợp hàng hóa được ủy thác xuất khẩu, ngay khi thực hiện xuất hàng, cơ sở có hàng cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Sau khi hàng hóa đã được xuất khẩu và được cơ quan hải quan xác nhận, doanh nghiệp sẽ phải phát hành hóa đơn điện tử GTGT. Bên nhận ủy thác xuất khẩu sau đó sử dụng hóa đơn điện tử GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để xuất bán cho khách hàng nước ngoài nhằm đảm bảo chứng từ lưu thông hàng hóa minh bạch và đúng quy định.
Sau khi hàng hóa đã được xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ phát hành hóa đơn điện tử GTGT
2.3. Xuất hàng cho đại lý
Các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký kê khai thuế GTGT theo khấu trừ, khi điều chuyển hàng về trụ sở chính và xuất bán cho đại lý cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Hình thức điện tử này giúp đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa được thực hiện minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
2.4. Một số trường hợp khác theo quy định
Ngoài các trường hợp đã nêu bên trên, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử còn được sử dụng trong nhiều tình huống khác theo quy định của pháp luật. Ví dụ, khi xuất hàng hóa để gia công, điều chuyển hàng giữa các chi nhánh có hạch toán phụ thuộc hoặc khi xuất hàng bán lưu động.
Bên cạnh đó, các giao dịch góp vốn bằng tài sản để thành lập doanh nghiệp, cũng như các trường hợp chia tách, hợp nhất, sáp nhập và chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đều yêu cầu lập phiếu này.
3. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất
Dựa trên quy định tại Điểm g, Khoản 3, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần ghi rõ các thông tin sau:
- Tên người vận chuyển hàng hóa
- Phương tiện vận chuyển
- Địa chỉ của kho xuất và kho nhập cùng với chi tiết về hàng hóa (tên, đơn vị, số lượng, chủng loại, …).
Ngoài ra, mẫu phiếu còn bao gồm các thông tin bổ sung như tên người xuất, người nhận hàng và lệnh điều chuyển nội bộ. Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử mới nhất, có hiệu lực từ ngày 14/11/2019 theo Thông tư 68/2019/TT-BTC bạn có thể tham khảo:
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất
>> Tải tại đây: Phieu_xuat_kho_kiem_van_chuyen_noi_bo
4. Cách lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Việc lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là bước quan trọng để quản lý và lưu thông hàng hóa trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Sử dụng phần mềm Fast e-Invoice giúp quy trình này trở nên nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước lập phiếu theo đúng chuẩn mực hiện hành:
Bước 1: Đăng ký sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Truy cập mục “Đăng ký phát hành / Lập tờ khai”.
- Chọn “Lập tờ khai” để bắt đầu tạo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Tại mục “Loại hóa đơn sử dụng”, bạn thay đổi thông tin và chọn tùy chọn cho các chứng từ được in, phát hành và quản lý như hóa đơn.
Bước 2: Khởi tạo mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Bạn vào phần “Mẫu hóa đơn” và chọn “Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”.
- Sau đó, bạn nhập đầy đủ các thông tin cần thiết; hệ thống sẽ tự động cập nhật mã mẫu số cùng 4 ký tự đầu tiên bao gồm:
- Số 6 biểu thị các chứng từ điện tử được quản lý như hóa đơn (bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và các loại phiếu khác).
- Ký tự ‘C’ để xác định phiếu xuất kho điện tử có mã.
- Hai ký tự số thể hiện năm lập hóa đơn theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự chữ để xác định loại hóa đơn (ví dụ: chữ N cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử).
- Hai ký tự cuối dùng để phân biệt các mẫu hóa đơn nếu có nhu cầu quản lý hoặc để mặc định là “YY”.
Bước 3: Lập và phát hành phiếu xuất kho
- Bạn vào phân hệ “Hóa đơn/ Phiếu xuất kho” và chọn “Thêm mới”.
- Sau đó, bạn điền đầy đủ các thông tin trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Chọn “Lưu” hoặc “Lưu và Phát hành” để hoàn tất quá trình tạo phiếu.
Bước 4: Gửi phiếu xuất kho cho cơ quan thuế
- Tích chọn “Gửi CQT cấp mã” để chuyển phiếu cho cơ quan thuế cấp mã.
- Nếu bạn muốn hệ thống tự động gửi phiếu cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng, hãy chọn thêm “Gửi hóa đơn cho khách hàng”.
- Trong trường hợp chưa gửi ngay sau khi phát hành, bạn có thể vào danh sách phiếu xuất kho để gửi lại.
Bước 5: Gửi phiếu cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng
- Nếu bạn đã chọn gửi tự động, phiếu sẽ được chuyển ngay sau khi nhận mã từ cơ quan thuế.
- Nếu chưa, bạn có thể gửi phiếu thủ công qua danh sách phiếu xuất kho.
5. Xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bị sai
Nếu xảy ra sai sót trong quá trình lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, doanh nghiệp cần xử lý theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023. Việc điều chỉnh sai sót sẽ phụ thuộc vào thời điểm phát hiện lỗi và mức độ ảnh hưởng của thông tin sai lệch.
Trường hợp 1: Phiếu xuất kho bị sai nhưng chưa gửi cho bên nhận
Nếu sai sót được phát hiện trước khi phiếu xuất kho được gửi cho bên nhận, doanh nghiệp cần xử lý ngay để tránh ảnh hưởng đến quy trình vận chuyển. Theo quy định, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy phiếu sai và lập phiếu mới thay thế. Việc xử lý kịp thời giúp đảm bảo tính chính xác của chứng từ và tránh những rủi ro liên quan đến kế toán và thuế.
Trường hợp 2: Phiếu xuất kho đã gửi cho bên nhận nhưng sai thông tin về tên hoặc địa chỉ kho hàng
Trong trường hợp phiếu xuất kho đã được gửi cho bên nhận nhưng chỉ sai thông tin về tên hoặc địa chỉ kho hàng, doanh nghiệp không cần lập lại phiếu mới. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế để cập nhật thông tin điều chỉnh. Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ mà không gây gián đoạn đến hoạt động vận chuyển nội bộ.
Trường hợp 3: Phiếu xuất kho sai mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất
Nếu sai sót liên quan đến các thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất, doanh nghiệp có hai cách xử lý. Nếu chỉ cần cập nhật số liệu mà không thay đổi toàn bộ nội dung, doanh nghiệp có thể lập phiếu điều chỉnh để sửa thông tin. Tuy nhiên, nếu sai sót ảnh hưởng lớn đến tính chính xác của chứng từ, doanh nghiệp cần lập phiếu thay thế và hủy bỏ phiếu sai trước đó. Việc lựa chọn phương án phù hợp giúp đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế và hạch toán tài chính.
Trường hợp 4: Phiếu xuất kho sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khi lập phiếu điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp cần gửi lại phiếu này cho cơ quan thuế để được cấp mã mới trước khi chuyển cho bên nhận. Điều này giúp đảm bảo chứng từ có đầy đủ tính pháp lý và tránh các rủi ro liên quan đến việc kê khai thuế không chính xác.
6. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có được sử dụng như hóa đơn không?
Theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không phải là hóa đơn nhưng được in, phát hành, sử dụng và quản lý tương tự như hóa đơn. Điều này có nghĩa là loại chứng từ này giúp ghi nhận hàng hóa di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp hoặc đến các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể thay thế hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng.
Mặc dù loại chứng từ này có thể có một số thông tin tương tự hóa đơn nhưng mục đích sử dụng lại khác biệt. Hóa đơn được sử dụng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các bên độc lập và có giá trị pháp lý trong hạch toán kế toán cũng như kê khai thuế. Trong khi đó, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ nhằm theo dõi và kiểm soát hàng hóa luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, không phục vụ mục đích kê khai thuế đầu vào hoặc đầu ra.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể thay thế hóa đơn bán hàng
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ các quy định mới nhất để thực hiện đúng quy trình đồng thời ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp để tối ưu hóa công tác quản lý. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hỗ trợ lập và quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hãy liên hệ ngay với FAST để được tư vấn chi tiết.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast