Tồn kho an toàn là lượng hàng dự phòng giúp doanh nghiệp ứng phó với biến động nhu cầu và thời gian cung ứng, nhưng mức dự phòng phù hợp phụ thuộc vào từng mặt hàng và mô hình kinh doanh. Bài viết dưới đây hướng dẫn cách tính tồn kho an toàn, xác định điểm đặt hàng và giới thiệu các giải pháp của FAST hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả hơn.
Tóm tắt nhanh
|
1. Tồn kho an toàn là gì?
Tồn kho an toàn (Safety Stock) là lượng hàng dự phòng giúp doanh nghiệp ứng phó với nhu cầu tăng cao hoặc thời gian giao hàng kéo dài. Ví dụ, nếu doanh nghiệp bán 100 sản phẩm/ngày và thời gian giao hàng là 5 ngày, cần khoảng 500 sản phẩm để đáp ứng nhu cầu. Khi nhu cầu tăng hoặc hàng về chậm, phần tồn kho an toàn sẽ tạo thêm khoảng đệm, hạn chế nguy cơ thiếu hàng.
Tồn kho an toàn khác gì tồn kho chu kỳ và hàng dự trữ theo mùa?
Tồn kho an toàn không phải là toàn bộ lượng hàng được giữ trong kho. Việc phân biệt các loại tồn kho giúp doanh nghiệp đánh giá đúng nguyên nhân tồn hàng và lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho phù hợp cho từng nhóm hàng. Doanh nghiệp cần phân biệt:
| Loại tồn kho | Mục đích |
|---|---|
| Tồn kho an toàn | Dự phòng trước biến động của nhu cầu hoặc thời gian cung ứng |
| Tồn kho chu kỳ | Lượng hàng phục vụ nhu cầu trong một chu kỳ đặt hàng thông thường |
| Hàng dự trữ theo mùa | Tích trữ trước giai đoạn nhu cầu dự kiến tăng theo mùa, lễ, Tết hoặc chương trình bán hàng |
2. Yếu tố ảnh hưởng đến tồn kho an toàn
Không có một mức tồn kho an toàn cố định áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Lượng dự phòng cần thiết phụ thuộc vào đặc điểm nhu cầu, khả năng cung ứng và mục tiêu vận hành của từng mặt hàng.
2.1. Biến động nhu cầu
Doanh nghiệp nên sử dụng dữ liệu bán hàng qua nhiều kỳ để xác định mức trung bình và biến động nhu cầu, thay vì chỉ dựa vào doanh số bình quân. Đây cũng là cơ sở cho dự báo nhu cầu và tính tồn kho an toàn phù hợp.
Ví dụ, hai sản phẩm cùng có nhu cầu trung bình 100 đơn vị/ngày, nhưng A dao động 95-105 đơn vị, còn B dao động 60-150 đơn vị. Do biến động lớn hơn, sản phẩm B có thể cần mức tồn kho an toàn cao hơn để hạn chế thiếu hàng.
Mức độ biến động nhu cầu khác nhau giữa các sản phẩm có cùng nhu cầu trung bình, từ đó ảnh hưởng đến mức tồn kho an toàn cần duy trì.
2.2. Thời gian cung ứng
Thời gian cung ứng (Lead Time) là khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng được giao và sẵn sàng sử dụng hoặc bán. Lead time càng biến động, doanh nghiệp càng cần tăng lượng dự phòng. Ví dụ, nhà cung cấp thường giao trong 5 ngày nhưng đôi khi mất 7 ngày, phần chênh lệch này có thể làm tăng tồn kho an toàn, đặc biệt với hàng bán nhanh.
Doanh nghiệp nên theo dõi lịch sử giao hàng trong quản lý chuỗi cung ứng và xem độ ổn định lịch giao là một tiêu chí trong quản trị quan hệ nhà cung cấp
>> Xem thêm: Tổng hợp 10 mô hình chuỗi cung ứng phổ biến hiện nay
2.3. Mức độ phục vụ mục tiêu
Mức độ phục vụ thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu mà không xảy ra thiếu hàng trong một điều kiện xác định. Mức phục vụ càng cao thì tồn kho an toàn thường càng lớn, đồng thời làm tăng chi phí lưu kho và vốn đầu tư. Vì vậy, doanh nghiệp có thể ưu tiên mức phục vụ cao hơn cho những mặt hàng có doanh thu lớn, quan trọng hoặc khó thay thế.
Mức phục vụ mục tiêu ảnh hưởng đến lượng tồn kho an toàn và chi phí lưu kho.
>> Xem thêm: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn là gì? Cách thiết lập
2.4. Chi phí và đặc tính hàng hóa
Ngoài nhu cầu và thời gian cung ứng, doanh nghiệp cần xem xét giá trị hàng hóa, chi phí lưu kho, hạn sử dụng, nguy cơ lỗi thời, khả năng thay thế và tốc độ mua bổ sung. Những yếu tố này ảnh hưởng đến mức tồn kho an toàn phù hợp. Với hàng có hạn sử dụng ngắn, tồn kho quá cao có thể làm giảm vòng quay hàng tồn kho và tăng nguy cơ phải thanh lý hàng tồn kho, trong khi hàng khó bổ sung hoặc có lead time dài có thể cần mức dự phòng cao hơn.
3. Cách tính tồn kho an toàn
Có nhiều cách tính tồn kho an toàn tùy vào dữ liệu và mức độ biến động của nhu cầu, thời gian cung ứng. Khi tính toán, cần thống nhất đơn vị thời gian giữa nhu cầu, lead time và các độ lệch chuẩn liên quan, chẳng hạn cùng tính theo ngày hoặc theo tuần.
3.1. Theo mức tối đa và trung bình
Với phương pháp đơn giản, doanh nghiệp có thể ước tính tồn kho an toàn bằng chênh lệch giữa nhu cầu và lead time tối đa so với mức trung bình:
Tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa × Lead time tối đa) − (Nhu cầu trung bình × Lead time trung bình)
Trong đó, các giá trị tối đa và trung bình được xác định từ dữ liệu trong kỳ phân tích. Ví dụ, nhu cầu tối đa 130 đơn vị/ngày, trung bình 100 đơn vị/ngày, lead time tối đa 7 ngày và trung bình 5 ngày:
Tồn kho an toàn = (130 × 7) − (100 × 5) = 410 đơn vị
Phương pháp này dễ áp dụng khi dữ liệu thống kê còn hạn chế, nhưng kết quả có thể cao nếu các giá trị tối đa xuất phát từ những trường hợp bất thường.
Công thức tính tồn kho an toàn dựa trên nhu cầu và lead time tối đa, trung bình.
3.2. Khi nhu cầu biến động
Nếu lead time tương đối ổn định nhưng nhu cầu biến động, doanh nghiệp có thể dùng độ lệch chuẩn của nhu cầu:
SS = Z × σd × √L
Trong đó Z là hệ số theo mức phục vụ mục tiêu, σd là độ lệch chuẩn nhu cầu theo thời gian và L là lead time, với các đơn vị thời gian được thống nhất.
Ví dụ, σd = 15 đơn vị/ngày, L = 4 ngày và Z = 1,65:
SS = 1,65 × 15 × √4 = 49,5 ≈ 50 đơn vị
Phương pháp này phù hợp khi doanh nghiệp có đủ dữ liệu lịch sử để xác định độ lệch chuẩn. Hệ số Z nên được lựa chọn theo mức phục vụ mục tiêu của từng nhóm hàng.
Công thức tính tồn kho an toàn khi nhu cầu biến động và lead time ổn định.
3.3. Khi thời gian giao hàng biến động
Nếu nhu cầu tương đối ổn định nhưng lead time biến động, doanh nghiệp có thể tính tồn kho an toàn dựa trên độ lệch chuẩn của thời gian cung ứng:
SS = D × σL × Z
Trong đó D là nhu cầu trung bình theo thời gian, σL là độ lệch chuẩn của lead time và Z là hệ số theo mức phục vụ mục tiêu.
Ví dụ, doanh nghiệp tiêu thụ 100 đơn vị/ngày, σL = 1,5 ngày và Z = 1,65:
SS = 100 × 1,5 × 1,65 = 247,5 ≈ 248 đơn vị
Phương pháp này phù hợp khi nhu cầu khá ổn định nhưng thời gian giao hàng giữa các lần đặt hàng có sự chênh lệch đáng kể.
Tồn kho an toàn khi lead time biến động và nhu cầu tương đối ổn định.
3.4. Khi cả hai cùng biến động
Khi cả nhu cầu và lead time đều biến động, doanh nghiệp có thể sử dụng công thức sau nếu giả định hai yếu tố độc lập:
SS = Z × √(L × σd² + D² × σL²)
Trong đó D là nhu cầu trung bình, σd là độ lệch chuẩn nhu cầu, L là lead time trung bình, σL là độ lệch chuẩn lead time và Z là hệ số theo mức phục vụ mục tiêu.
Ví dụ: Với D = 100 đơn vị/ngày, σd = 15, L = 4 ngày, σL = 1 ngày và Z = 1,65:
SS = 1,65 × √(4 × 15² + 100² × 1²) ≈ 172 đơn vị
Mức dự phòng tham chiếu là khoảng 172 đơn vị. Công thức này phù hợp khi có đủ dữ liệu và giả định nhu cầu, lead time độc lập; nếu hai yếu tố có tương quan đáng kể, cần sử dụng mô hình phù hợp hơn.
Công thức tính tồn kho an toàn khi cả nhu cầu và lead time cùng biến động.
4. Xác định mức tồn kho phù hợp
Tính được tồn kho an toàn mới là một bước trong quá trình quản lý tồn kho. Doanh nghiệp còn cần xác định mặt hàng nào cần mức dự phòng cao, mức phục vụ bao nhiêu là phù hợp và khi nào cần đặt hàng bổ sung.
4.1. Phân nhóm mặt hàng
Không nên áp dụng một chính sách tồn kho cho toàn bộ danh mục hàng hóa. Doanh nghiệp có thể phân nhóm dựa trên giá trị hàng hóa, doanh thu, tần suất bán, biến động nhu cầu, mức độ quan trọng, khả năng thay thế và thời gian cung ứng. Một phương pháp phổ biến là phân tích ABC, giúp xác định nhóm hàng cần ưu tiên kiểm soát dựa trên mức độ đóng góp vào doanh thu.
4.2. Chọn mức phục vụ
Sau khi phân nhóm, doanh nghiệp nên xác định mức phục vụ phù hợp cho từng nhóm hàng. Hàng quan trọng, khó thay thế có thể cần mức phục vụ cao hơn, trong khi hàng dễ bổ sung hoặc có hạn sử dụng ngắn cần cân đối lượng dự phòng. Mục tiêu là cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và chi phí duy trì tồn kho, thay vì duy trì lượng hàng càng cao càng tốt.
4.3. Tính điểm đặt hàng
Sau khi xác định tồn kho an toàn, doanh nghiệp có thể tính điểm đặt hàng lại (Reorder Point – ROP) để xác định thời điểm bổ sung hàng:
ROP = D × L + SS
Trong đó D là nhu cầu trung bình theo thời gian, L là thời gian cung ứng và SS là tồn kho an toàn.
Ví dụ: Sản phẩm có nhu cầu 100 đơn vị/ngày, lead time 4 ngày và tồn kho an toàn 167 đơn vị. Khi đó, ROP = (100 × 4) + 167 = 567 đơn vị. Khi vị thế tồn kho giảm xuống khoảng 567 đơn vị, doanh nghiệp có thể xem xét đặt hàng bổ sung.
Khi xác định ROP, cần phân biệt tồn kho thực tế và vị thế tồn kho. Vị thế tồn kho có thể tính theo công thức: Tồn thực tế + Hàng đang về − Hàng đã cam kết. Ví dụ, với 400 đơn vị tồn thực tế, 200 đơn vị đang về và 100 đơn vị đã cam kết, vị thế tồn kho là 500 đơn vị.
Công thức xác định điểm đặt hàng lại dựa trên nhu cầu trong thời gian cung ứng và tồn kho an toàn.
>> Xem thêm: Các cách tính hàng tồn kho cho từng loại doanh nghiệp
4.4. Rà soát theo dữ liệu thực tế
Mức tồn kho an toàn cần được rà soát định kỳ thay vì cố định trong thời gian dài. Doanh nghiệp nên theo dõi biến động nhu cầu, độ ổn định của lead time, tình trạng thiếu hàng, lượng tồn thực tế, hàng tồn lâu hoặc gần hết hạn và mức phục vụ thực tế để kịp thời điều chỉnh mức dự phòng phù hợp.
Việc quản lý hàng tồn kho cần dựa trên quy trình quản lý hàng tồn kho thống nhất và dữ liệu nhập – xuất – tồn đầy đủ. Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp đối chiếu số liệu và đảm bảo độ tin cậy của mức tồn. Fast Business Online cung cấp phân hệ Tồn kho và các báo cáo như Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Tổng hợp nhập xuất tồn. Với doanh nghiệp FMCG hoặc phân phối qua đại lý, Fast DMS Online hỗ trợ quản lý dữ liệu bán hàng, tồn kho tại các điểm phân phối.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Tồn kho an toàn khác điểm đặt hàng thế nào?
Tồn kho an toàn là lượng hàng dự phòng để ứng phó với biến động nhu cầu hoặc thời gian cung ứng, còn điểm đặt hàng là ngưỡng xác định thời điểm cần bổ sung hàng. Công thức là: Điểm đặt hàng = Nhu cầu trong thời gian cung ứng + Tồn kho an toàn. Ví dụ, nhu cầu 100 đơn vị/ngày, lead time 4 ngày và tồn kho an toàn 167 đơn vị thì ROP = 567 đơn vị.
5.2. Mức tồn kho an toàn càng cao càng tốt không?
Không. Tồn kho an toàn cao giúp giảm nguy cơ thiếu hàng nhưng đồng thời làm tăng vốn lưu động và chi phí lưu kho, đặc biệt với hàng dễ hết hạn hoặc lỗi thời. Doanh nghiệp nên xác định mức dự phòng dựa trên biến động nhu cầu, lead time, mức phục vụ, chi phí và đặc tính hàng hóa, đồng thời rà soát định kỳ theo dữ liệu thực tế.
Tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp chủ động trước biến động nhu cầu và thời gian cung ứng, hạn chế thiếu hàng nhưng vẫn kiểm soát chi phí lưu kho. Doanh nghiệp nên xác định mức dự phòng dựa trên dữ liệu tiêu thụ, lead time, mức phục vụ và đặc tính từng mặt hàng, đồng thời thường xuyên rà soát theo tình hình thực tế. Với FAST, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung dữ liệu nhập – xuất – tồn và khai thác thông tin hàng hóa làm cơ sở hỗ trợ xây dựng chính sách tồn kho phù hợp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast