Quy trình và cách hạch toán thanh lý hàng tồn kho chi tiết

“Thanh lý hàng tồn kho là gì và hạch toán như thế nào cho đúng?“ là câu hỏi được rất nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp quan tâm.  Nếu quy trình và hồ sơ không chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế ấn định giá bán hoặc loại trừ chi phí hợp lý. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình và hướng dẫn hạch toán chi tiết cho từng trường hợp và giải đáp các thắc mắc thường gặp.

1. Thanh lý hàng tồn kho là gì?

Thanh lý hàng tồn kho là quá trình doanh nghiệp thực hiện các biện pháp bán xả hàng, bán giảm giá dưới giá vốn, bán thu hồi phế liệu hoặc tiêu hủy đối với các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bán thành phẩm, thành phẩm hay hàng hóa không còn giữ được giá trị sử dụng và giá trị thương mại ban đầu.

Các trường hợp hàng tồn kho thường đưa vào diện thanh lý gồm:

• Hàng hóa chậm luân chuyển, lỗi thời: Hàng tồn kho qua nhiều mùa vụ, lỗi mốt, mẫu mã không còn phù hợp với thị hiếu hoặc công nghệ thị trường.
• Hàng cận date hoặc quá hạn sử dụng: Đặc biệt phổ biến trong ngành thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất.
• Hàng hư hỏng, suy giảm phẩm chất: Hàng bị biến chất, vỡ hỏng do tác động vật lý, môi trường lưu kho hoặc quá trình vận chuyển.
• Phế liệu, phế phẩm thu hồi: Vật tư dư thừa không dùng đến sau khi kết thúc dự án sản xuất, gia công.

Nhìn chung, thanh lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp thu hồi vốn, giảm chi phí lưu kho và hạn chế rủi ro hàng hóa xuống cấp. Đồng thời, nghiệp vụ này góp phần tối ưu dòng tiền và phản ánh chính xác hơn giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. 

Thanh lý hàng tồn kho là quá trình xử lý hàng hóa không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng hoặc kinh doanh

>> Xem thêm: Các cách tính hàng tồn kho cho từng loại doanh nghiệp

2. Quy trình thanh lý hàng tồn kho

Để toàn bộ giá vốn, phần chi phí chênh lệch lỗ (nếu bán dưới giá vốn) hoặc chi phí tiêu hủy được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình như sau:

Sơ đồ quy trình thanh lý hàng tồn kho từ kiểm kê đến hoàn tất hồ sơ

2.1. Kiểm kê và phân loại hàng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần kiểm kê hàng tồn kho thực tế để xác định chính xác số lượng, giá trị và tình trạng của từng mặt hàng. Nội dung kiểm kê nên bao gồm: 

Việc kiểm kê cũng giúp doanh nghiệp phát hiện chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán, từ đó xử lý trước khi thực hiện thanh lý. 

Checklist hồ sơ

• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
• Bảng danh sách hàng đề nghị thanh lý.
• Phiếu/thông tin kiểm kê thực tế.
• Hồ sơ xác định nguyên nhân hàng cần thanh lý.
• Hình ảnh hoặc tài liệu chứng minh tình trạng hàng nếu cần.

2.2. Lập đề xuất và phê duyệt phương án

Dựa trên kết quả kiểm kê và phân loại hàng, bộ phận phụ trách lập đề xuất xử lý, trong đó nêu rõ nguyên nhân, số lượng, giá trị và phương án thanh lý dự kiến. Hồ sơ sau đó được trình cấp có thẩm quyền xem xét và phê duyệt. 

Checklist hồ sơ

• Tờ trình/đề nghị thanh lý hàng tồn kho.
• Bảng tổng hợp hàng đề nghị thanh lý.
• Đề xuất phương án xử lý.
• Hồ sơ xác định giá trị hàng nếu có.
• Quyết định hoặc văn bản phê duyệt phương án thanh lý.

Lập đề xuất thanh lý và phê duyệt phương án xử lý dựa trên kết quả kiểm kê

2.3. Xác định giá bán hoặc phương án tiêu hủy

Tùy tình trạng hàng, doanh nghiệp xác định giá bán thanh lý hoặc xây dựng phương án tiêu hủy phù hợp. Việc xác định rõ phương án giúp làm cơ sở thực hiện bán, bàn giao hoặc tiêu hủy và hoàn thiện chứng từ sau đó.

Checklist hồ sơ

2.4. Bán, bàn giao và lập chứng từ

Sau khi phương án được phê duyệt, doanh nghiệp thực hiện bán hoặc tiêu hủy hàng theo nội dung đã được phê duyệt. Hồ sơ ở bước này cần phản ánh việc hàng đã được xuất khỏi kho và giao cho người mua hoặc đã được tiêu hủy thực tế.

Checklist hồ sơ

Hoàn tất bán hoặc bàn giao hàng và lập đầy đủ chứng từ

2.5. Cập nhật kho, kế toán và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất thanh lý, kế toán thực hiện cập nhật số lượng hàng đã xử lý trên sổ kho và ghi nhận các nghiệp vụ kế toán liên quan. Toàn bộ hồ sơ cần được tập hợp và lưu trữ để phục vụ đối chiếu số liệu, kiểm tra và giải trình khi cần.

Checklist hồ sơ

• Phiếu xuất kho và chứng từ liên quan.
• Hóa đơn, chứng từ thu tiền hoặc chi phí nếu có.
• Chứng từ kế toán ghi nhận nghiệp vụ thanh lý.
• Báo cáo/sổ chi tiết hàng tồn kho sau khi cập nhật.
• Bộ hồ sơ thanh lý đã được phê duyệt và hoàn tất.

>> Xem thêm: Top 19+ phần mềm quản lý kho miễn phí và tốt nhất

3. Cách hạch toán thanh lý hàng tồn kho

Cách hạch toán thanh lý hàng tồn kho phụ thuộc vào loại hàng tồn kho, mục đích xử lý và bản chất của từng giao dịch phát sinh. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp trước khi lựa chọn tài khoản và thực hiện hạch toán như sau: 

3.1. Bán thanh lý hàng hóa hoặc thành phẩm

Khi bán thanh lý hàng hóa hoặc thành phẩm, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, thuế GTGT đầu ra nếu có và đồng thời ghi nhận giá vốn của hàng đã xuất bán.

Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán.
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng.
• Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp nếu có.

Ghi nhận giá vốn:

• Nợ TK 632: Giá trị hàng xuất bán.
• Có TK 156, 155: Giá trị hàng hóa, thành phẩm xuất kho.

3.2. Thanh lý nguyên vật liệu, phế liệu

Trường hợp nguyên vật liệu không còn phù hợp để sử dụng nhưng có thể thu hồi và bán phế liệu, doanh nghiệp căn cứ vào bản chất của hoạt động để xác định khoản thu là doanh thu bán hàng hay thu nhập khác. Nếu thuộc hoạt động kinh doanh thông thường, có thể ghi nhận:

• Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán.
• Có TK 511: Doanh thu.
• Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp nếu có.

Giá trị nguyên vật liệu, phế liệu xuất bán được ghi nhận vào tài khoản giá vốn hoặc tài khoản chi phí phù hợp theo bản chất nghiệp vụ.

Xử lý nguyên vật liệu không còn phù hợp bằng cách thu hồi và bán phế liệu

3.3. Tiêu hủy hàng hư hỏng, hết hạn

Đối với hàng hư hỏng, hết hạn hoặc không còn khả năng sử dụng, doanh nghiệp cần có hồ sơ kiểm kê, xác định nguyên nhân và phê duyệt phương án tiêu hủy trước khi ghi giảm hàng tồn kho.

• Nợ TK chi phí phù hợp: Giá trị hàng bị xử lý.
• Có TK 152, 155, 156,…: Giá trị hàng tồn kho bị tiêu hủy.

Tài khoản chi phí cụ thể cần được xác định dựa trên nguyên nhân và bản chất của khoản tổn thất.

3.4. Chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý

Các khoản như vận chuyển, bốc xếp, thuê đơn vị tiêu hủy hoặc các chi phí liên quan được ghi nhận vào tài khoản phù hợp với mục đích và bản chất của khoản chi.

Ví dụ, chi phí phục vụ trực tiếp cho việc bán hàng:

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng.
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ nếu có.
• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán.

Các chi phí vận chuyển, bốc xếp và xử lý cần được ghi nhận đầy đủ trong quá trình thanh lý hàng tồn kho

3.5. Xử lý dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu có

Nếu hàng tồn kho đã được trích lập dự phòng giảm giá, doanh nghiệp cần kiểm tra số dự phòng đang có và điều chỉnh theo giá trị cần trích lập tại thời điểm xử lý.

Trích lập bổ sung:

• Nợ TK 632.
• Có TK 2294.

Hoàn nhập dự phòng: ghi giảm chi phí theo số dự phòng được hoàn nhập.

4. Ví dụ hạch toán thanh lý hàng tồn kho

Doanh nghiệp A có một lô hàng hóa chậm luân chuyển với giá trị ghi sổ 50 triệu đồng. Do hàng khó tiêu thụ, doanh nghiệp quyết định bán thanh lý với giá 40 triệu đồng chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Trong quá trình thanh lý, doanh nghiệp phát sinh 2 triệu đồng chi phí vận chuyển và bàn giao hàng, chưa bao gồm thuế GTGT.

Bước 1: Ghi nhận doanh thu bán thanh lý

Giá bán chưa thuế là 40 triệu đồng, thuế GTGT đầu ra là 4 triệu đồng, tổng số tiền khách hàng phải thanh toán là 44 triệu đồng.

• Nợ TK 111/112/131: 44 triệu đồng
• Có TK 511: 40 triệu đồng
• Có TK 3331: 4 triệu đồng

Bước 2: Ghi nhận giá vốn hàng thanh lý

Giá trị ghi sổ của lô hàng là 50 triệu đồng:

• Nợ TK 632: 50 triệu đồng
• Có TK 156: 50 triệu đồng

Như vậy, doanh nghiệp bán hàng với giá 40 triệu đồng nhưng giá vốn là 50 triệu đồng, phát sinh 10 triệu đồng chênh lệch giảm.

Bước 3: Ghi nhận chi phí thanh lý

Chi phí vận chuyển và bàn giao hàng là 2 triệu đồng, thuế GTGT đầu vào 200.000 đồng:

• Nợ TK 641: 2 triệu đồng
• Nợ TK 1331: 200.000 đồng
• Có TK 111/112/331: 2,2 triệu đồng

Kết quả: Doanh nghiệp có doanh thu 40 triệu đồng, giá vốn 50 triệu đồng và chi phí thanh lý 2 triệu đồng. Vì vậy, giao dịch này làm giảm kết quả kinh doanh 12 triệu đồng trước thuế thu nhập doanh nghiệp.

5. Lưu ý khi hạch toán thanh lý hàng tồn kho

Khi thực hiện hạch toán thanh lý hàng tồn kho, doanh nghiệp cần kiểm tra từ hồ sơ kiểm kê, quyết định thanh lý đến chứng từ xuất kho, hóa đơn và chứng từ thu – chi. Số lượng hàng trên chứng từ phải khớp với số hàng thực tế được xử lý, đồng thời giá trị xuất kho cần được xác định theo phương pháp tính giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng.

TK 511, 632, 711 hay 811 phản ánh những bản chất khác nhau; doanh nghiệp cần xác định giao dịch có thuộc hoạt động kinh doanh thông thường hay là một nghiệp vụ riêng biệt trước khi ghi nhận. Ngoài ra, cần kiểm tra các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập, các khoản chi phí phát sinh và khả năng thu hồi từ hàng thanh lý. 

Trong công tác quản lý, doanh nghiệp có thể sử dụng FAST Accounting và FAST Accounting Online để hỗ trợ quản lý chứng từ kho, nhập – xuất hàng và khai thác các báo cáo liên quan đến tồn kho. Những giải pháp trên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong những công việc liên quan tới báo cáo như tổng hợp nhập xuất tồn, báo cáo tồn kho, báo cáo theo kho và báo cáo so sánh kiểm kê với sổ sách. 

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Hàng tồn kho chậm luân chuyển có được thanh lý không?

Hàng tồn kho chậm luân chuyển có thể được doanh nghiệp xem xét thanh lý nếu việc tiếp tục lưu kho không còn hiệu quả hoặc hàng không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm kê, đánh giá tình trạng và phê duyệt phương án xử lý trước khi thực hiện. 

6.2. Thanh lý hàng tồn kho có phải xuất hóa đơn không?

Nếu doanh nghiệp bán hàng hóa và giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn thì cần lập hóa đơn theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Việc hàng được bán dưới hình thức “thanh lý” không đồng nghĩa với việc tự động được miễn lập hóa đơn. 

6.3. Bán thanh lý hàng tồn kho dưới giá vốn hạch toán thế nào?

Nếu hàng hóa được bán trong hoạt động kinh doanh thông thường, doanh nghiệp vẫn ghi nhận doanh thu theo giá bán và ghi nhận giá vốn theo giá trị hàng xuất kho. Trường hợp giá bán thấp hơn giá vốn, phần chênh lệch làm giảm kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 

Thanh lý hàng tồn kho cần được thực hiện đồng bộ từ kiểm kê, phê duyệt phương án, lập chứng từ đến cập nhật kho và ghi nhận kế toán. Khi hạch toán, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất của từng giao dịch để lựa chọn tài khoản doanh thu, giá vốn, chi phí hoặc thu nhập khác phù hợp, đồng thời kiểm tra dự phòng và các khoản chi phí liên quan để đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng tình hình thực tế. 

Với các giải pháp như FAST Accounting và FAST Accounting Online, FAST hỗ trợ doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ kho và theo dõi các báo cáo liên quan một cách hiệu quả, góp phần kiểm soát chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho. 

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST 
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast