Phần mềm kế toán và phần mềm ERP là những công cụ đắc lực giúp quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả. Trong khi phần mềm kế toán có chức năng xử lý các nghiệp vụ về tài chính – kế toán thì phần mềm ERP được biết đến là một giải pháp tổng thể, giúp quản lý hầu hết tác nghiệp của các phòng ban từ tài chính – kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, HRM, CRM, DMS…
Phần mềm kế toán ERP thực chất là phân hệ (module) quản trị tài chính kế toán có trong giải pháp ERP tổng thể. Bài viết sau đây sẽ so sánh giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán độc lập. Đồng thời giới thiệu đến các doanh nghiệp phần mềm kế toán ERP thuộc giải pháp ERP Fast Business Online.
1. Phần mềm kế toán ERP là gì?
Phần mềm kế toán ERP là công cụ dùng để hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán và là một phân hệ (module) thuộc giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP). Hầu hết, những hoạt động và nghiệp vụ xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh đều sẽ liên quan đến các nghiệp vụ kế toán. Vì vậy, phân hệ tài chính kế toán này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống ERP có sự liên kết dữ liệu một cách đồng nhất giữa các bộ phận, vì thế phân hệ kế toán ERP sẽ được kế thừa toàn bộ dữ liệu từ các phòng ban khác một cách chặt chẽ và chính xác. Ngoài ra, thông tin từ các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được cập nhật nhanh chóng trên hệ thống giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên kế toán và giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, nắm bắt các hoạt động của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán ERP dùng để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính kế toán
2. So sánh sự khác nhau giữa hệ thống ERP và phần mềm kế toán độc lập
| Đặc điểm | Phần mềm kế toán ERP | Phần mềm kế toán độc lập |
|---|---|---|
| Cấu trúc & phạm vi | Là một phân hệ nằm trong hệ thống ERP tổng thể, hỗ trợ quản trị đồng bộ từ bán hàng, kho vận đến sản xuất và nhân sự, bên cạnh nghiệp vụ kế toán. | Là phần mềm chuyên biệt cho kế toán, chỉ xử lý các tác vụ như hạch toán, báo cáo tài chính, quản lý thu chi và tài sản. |
| Cập nhật thời gian thực | Mọi dữ liệu được lưu trên một nền tảng tập trung, cho phép phòng ban liên kết thông tin và phản ánh thay đổi ngay lập tức trên báo cáo. | Dữ liệu chỉ nằm trong môi trường kế toán, không đồng bộ theo thời gian thực với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. |
| Mức độ tự động hóa | Tự động hóa quy trình xuyên suốt doanh nghiệp: từ ghi nhận giao dịch, đối chiếu, vận hành kho đến lập báo cáo. | Chỉ tự động hóa một số thao tác kế toán thường gặp, phạm vi hẹp. |
| Khả năng mở rộng & tích hợp | Dễ dàng nâng cấp bằng cách thêm module mới hoặc tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp; liên kết linh hoạt với nhiều hệ thống quản trị khác. | Khả năng mở rộng thấp, hạn chế tích hợp các chức năng ngoài kế toán. |
| Hệ thống báo cáo | Cung cấp báo cáo tổng hợp từ nhiều bộ phận, cho phép phân tích đa chiều để hỗ trợ ra quyết định chiến lược. | Chỉ cung cấp báo cáo tài chính và kế toán cơ bản, phạm vi hẹp. |
| Chi phí | Mức phí đầu tư lớn hơn do bao gồm nhiều phân hệ và khả năng mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. | Chi phí thấp, phù hợp doanh nghiệp nhỏ hoặc nhu cầu chỉ tập trung vào nghiệp vụ kế toán. |
3. Lợi thế khi sử dụng phần mềm kế toán ERP
Phần mềm kế toán ERP không chỉ tích hợp đầy đủ các chức năng kế toán mà còn bao gồm nhiều phân hệ quản trị khác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động toàn bộ công ty. So với phần mềm kế toán độc lập, ERP mang lại nhiều lợi thế nổi bật như sau:
Liên kết dữ liệu tự động, nâng cao độ chính xác
Phân hệ kế toán trong phần mềm kế toán ERP có khả năng kết nối dữ liệu với các phòng ban khác như mua hàng, kho, bán hàng, sản xuất và nhân sự. Điều này giúp thông tin kế toán được đồng bộ và chính xác, giảm sai sót do nhập liệu thủ công.
Ví dụ: Khi nhân viên bán hàng hoàn tất đơn, hóa đơn sẽ tự động chuyển đến bộ phận kế toán và cập nhật vào sổ sách quản trị. Kế toán không cần nhập liệu lại, giảm nguy cơ nhầm lẫn.
Tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành
Nhờ tự động hóa các nghiệp vụ như hạch toán thu chi, quản lý công nợ, xuất hóa đơn, phần mềm kế toán ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu nhân lực và chi phí vận hành.
Ví dụ: Một doanh nghiệp thông thường cần 2–3 nhân viên quản lý công nợ và xuất hóa đơn hàng tháng. Với ERP, chỉ cần 1 nhân viên vẫn có thể thực hiện tất cả các công việc trên hệ thống.
Cập nhật báo cáo quản trị theo thời gian thực
Tất cả dữ liệu kế toán được tập trung trên một nền tảng duy nhất, cho phép các báo cáo tài chính, dòng tiền và quản trị được cập nhật liên tục. Nhà quản lý có thể theo dõi tình hình công ty bất cứ lúc nào, giảm bớt khối lượng tổng hợp dữ liệu phức tạp.
Ví dụ: Ban giám đốc có thể xem báo cáo doanh thu hôm nay ngay trên điện thoại qua hệ thống ERP mà không cần chờ bộ phận kế toán tổng hợp.
Dễ dàng đối chiếu, rà soát và kiểm soát ngân sách
Với phần mềm kế toán ERP, việc truy xuất và kiểm tra dữ liệu kế toán trở nên nhanh chóng và chính xác. Hệ thống cũng có thể cảnh báo khi các giao dịch vượt ngân sách từng bộ phận, đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ đúng kế hoạch.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể phát hiện sai số trên hóa đơn hoặc phiếu mua hàng ngay lập tức, tiết kiệm thời gian đối chiếu và cập nhật kịp thời.
Nhìn chung, phần mềm kế toán ERP mang đến lợi thế vượt trội so với phần mềm kế toán độc lập nhờ dữ liệu liên thông, báo cáo thời gian thực, tự động hóa quy trình và kiểm soát ngân sách hiệu quả. Đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hiệu suất toàn bộ hoạt động.
4. Phân hệ phần mềm kế toán ERP Fast Financial
Phần mềm kế toán ERP Fast Financial là phân hệ quản trị tài chính kế toán thuộc giải pháp ERP Fast Business Online. Fast Financial giúp doanh nghiệp quản lý tổng quan tình hình tài chính của công ty, hỗ trợ phân tích số liệu kế toán, lập kế hoạch tài chính, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Fast Financial có các phân hệ nhỏ sau:
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay
- Kế toán công nợ phải thu
- Kế toán công nợ phải trả
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán công cụ dụng cụ
- Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất
- Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp
- Kế toán đơn vị chủ đầu tư
- Báo cáo quản trị theo các trường do người dùng tự định nghĩa
- Quản trị phí
- Báo cáo thuế.
Phân hệ Fast Financial có vai trò là trung tâm lưu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin tài chính kế toán trên toàn hệ thống: Sổ sách kế toán, công nợ phải thu/phải trả, tính giá thành sản phẩm, quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, các báo cáo tài chính…
J&T Express triển khai Fast Business Online (phân hệ Fast Financial) cho 30 đơn vị, 200 người dùng
Điểm nổi bật của giải pháp ERP Fast Business Online:
Phần mềm ERP Fast Business Online đã được hơn 2.200 khách hàng tin dùng, với nhiều ưu điểm nổi bật như:
- 100% online: Làm việc mọi lúc mọi nơi trên máy tính, laptop, máy tính bảng, smartphone.
- Cho phép lập, duyệt các yêu cầu và xem các báo cáo ngay trên mobile app.
- Tốc độ cực nhanh và không bị giảm theo thời gian sử dụng.
- Khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn (Big data).
- Sẵn sàng kết nối với hóa đơn điện tử, iBanking, POS, máy chấm công, Barcode, QR Code, phần mềm cân xe…
>> Xem thêm: 8 bước xây dựng hệ thống ERP hiệu quả cho doanh nghiệp
>> Xem thêm: Báo giá Phần mềm ERP Fast Business Online
Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn phần mềm kế toán ERP Fast Financial/Giải pháp ERP Fast Business Online xin vui lòng liên hệ với FAST qua số điện thoại:
- VP FAST tại Hà Nội: (024) 7108-8288.
- VP FAST tại TP.HCM: (028) 7108-8788.
- VP FAST tại Đà Nẵng: (0236) 381-0532.
Hoặc Quý khách có thể chat trực tiếp tại website: fast.com.vn hoặc Fanpage Công ty Phần mềm FAST.