Phần mềm DMS là gì? Top 5+ phần mềm DMS hiệu quả

1. DMS là gì?

Trước khi đi vào phân tích DMS là viết tắt của từ gì và hệ thống DMS là gì, chúng ta nên hiểu sơ đồ của kênh phân phối, bao gồm: công ty sản xuất (manufacturer), nhà phân phối (wholesale & distributor), đại lý (agent), điểm bán (retailer) và người tiêu dùng (consumer). Do đó, phần mềm DMS ra đời để đảm bảo hàng hóa có thể đến tay người dùng nhanh chóng và chính xác nhất.

DMS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Distribution management system, thuật ngữ này được dùng để chỉ phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý hệ thống kênh phân phối. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, đến các kênh phân phối và điểm bán. Các hoạt động chủ yếu trên hệ thống DMS như: quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường, tự động hóa quy trình bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý công nợ,…

FAST – Nhà cung cấp phần mềm quản lý hệ thống phân phối uy tín

2. Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS là viết tắt của “Distribution Management System“, nghĩa là “Hệ thống quản lý phân phối“. Đây là một phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, bao gồm:

• Quản lý nhân viên bán hàng: Theo dõi lịch trình, tuyến đường, báo cáo hoạt động bán hàng của nhân viên.
• Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa tại kho, các đơn đặt hàng, đơn giao hàng.
• Quản lý bán hàng: Theo dõi doanh số bán hàng, các chương trình khuyến mãi, chiết khấu.
• Quản lý công nợ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, nhà cung cấp.
• Quản lý hợp đồng: Theo dõi các hợp đồng kinh doanh, hợp đồng phân phối.
• Quản lý khách hàng: Theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, các chương trình chăm sóc khách hàng.

Có khá nhiều định nghĩa được các nhà cung cấp phần mềm đưa ra, mặc dù khác nhau về câu chữ nhưng đều có những điểm giống nhau khi nói về DMS như sau:

• Thứ nhất, phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS là một giải pháp tập trung vào việc quản lý tối ưu hoạt động phân phối sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm nhiều mặt, đơn giản nhất có thể thấy như cập nhật tình hình tại các điểm phân phối, tăng hiệu quả của đội ngũ bán hàng, đẩy nhanh xử lý đơn hàng và giao hàng.
• Thứ 2, DMS cung cấp cách thức để quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng tốt hơn, bao gồm cung cấp dữ liệu về lộ trình của nhân viên, hỗ trợ quy trình bán hàng hiệu quả, quy trình trưng bày hàng hóa tại cửa hàng.
• Thứ 3, DMS giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh và hiệu quả, đánh giá tình hình bán hàng thông qua các báo cáo tức thời và có giải pháp xử lý nhanh chóng.

> Xem thêm: Các phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, dễ sử dụng

3. Phần mềm DMS phục vụ cho những đối tượng nào?

a. Doanh nghiệp phù hợp

Phần mềm DMS đặc biệt hữu ích cho các công ty sản xuất – thương mại có:

• Mạng lưới phân phối qua kênh GT, bán trực tiếp cho đại lý, cửa hàng tạp hóa, nhà thuốc…

• Đội ngũ sales thị trường thường xuyên chăm sóc khách hàng cũ và mở rộng điểm bán mới (đại lý, điểm bán lẻ).

b. Người dùng trực tiếp

Nhờ khả năng đồng bộ 100 % dữ liệu suốt chuỗi cung ứng (từ Nhà sản xuất → Nhà phân phối → Đại lý/điểm bán), DMS được nhiều bộ phận khai thác:

• Nhân viên bán hàng (Salesman)

• Giám sát bán hàng (SS)

• Quản lý vùng/miền (RSM, ASM, TSM, NSM)

• Giám đốc kinh doanh

• Kế toán bán hàng, thủ kho

• Nhà phân phối

• Ban lãnh đạo công ty

c. Quy mô triển khai:

Dù là tập đoàn có hàng trăm nhân viên hay nhà phân phối chỉ vài người, bạn đều có thể áp dụng phần mềm FAST DMS hiệu quả.

d. Ngành nghề phù hợp

Giải pháp DMS này hỗ trợ hầu hết lĩnh vực phân phối qua kênh GT, cụ thể:

• Hàng tiêu dùng: bánh kẹo, sữa, thực phẩm, gia vị…

• Bia – rượu – nước giải khát: đáp ứng cả On‑trade và Off‑trade.

• Dược phẩm, hoá mỹ phẩm: hỗ trợ đội ngũ Trình Dược viên phủ OTC đến nhà thuốc.

• Thiết bị điện, điện tử, điện lạnh: kết nối cửa hàng điện tử, siêu thị điện máy.

• Vật tư nông nghiệp, phân bón, thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi: phủ khắp đại lý và cơ sở nông nghiệp.

• Vật liệu xây dựng và nhiều ngành hàng phân phối khác.

> Xem thêm: Quản lý đơn hàng là gì? Cách tối ưu hóa quy trình bán hàng hiệu quả

DMS trong doanh nghiệp sản xuất

4. Các tính năng của phần mềm DMS

4.1. Dành cho nhà quản lý

• Quản lý tổng thể hoạt động phân phối trên kênh GT: Phần mềm DMS cho phép giám sát toàn diện các hoạt động bán hàng, từ quá trình bán vào (sell-in) đến bán ra (sell-out), giúp nhà quản lý có cái nhìn đầy đủ và kịp thời về diễn biến ngoài thị trường.

• Phân tuyến và điều phối nhân sự bán hàng: Dễ dàng thiết lập tuyến bán hàng theo khu vực cụ thể và phân công cho từng nhân viên. Mỗi tuyến có thể gắn với các đại lý hoặc điểm bán cụ thể, giúp tối ưu hóa việc chăm sóc và khai thác khách hàng.

• Theo dõi đội ngũ bán hàng ngoài thị trường: Phần mềm DMS hỗ trợ giám sát vị trí thực tế, hành trình và các tác vụ đã thực hiện của từng nhân viên bán hàng, từ đó đánh giá hiệu suất làm việc và bố trí nhân sự hiệu quả hơn.

• Quản lý quy trình bán hàng: Số hóa toàn bộ quy trình từ đặt hàng, xét duyệt đơn, đến giao nhận hàng hóa giữa các bên trong chuỗi cung ứng. Mọi bên liên quan đều có thể cập nhật và theo dõi tiến độ đơn hàng theo thời gian thực.

• Quản lý chương trình khuyến mãi: Phần mềm DMS hỗ trợ triển khai và kiểm soát các chương trình khuyến mãi một cách minh bạch, đảm bảo đúng đối tượng, hạn chế gian lận. Đồng thời, cho phép đánh giá hiệu quả chương trình dựa trên dữ liệu doanh số, chi phí và khu vực triển khai.

• Quản lý trưng bày sản phẩm: Hệ thống giúp ghi nhận, giám sát hình ảnh và tiêu chuẩn trưng bày tại các điểm bán. Có thể đánh giá, chấm điểm mức độ trưng bày và đưa ra báo cáo trực quan cho từng khu vực.

• Quản lý thông tin khách hàng và điểm bán: Lưu trữ và định vị tất cả đại lý, điểm bán hàng trên bản đồ. Theo dõi lịch sử giao dịch, công nợ, và xu hướng phát triển khách hàng theo từng phân khúc hoặc khu vực.

• Kiểm soát tồn kho và chuỗi cung ứng: Phần mềm DMS giúp theo dõi tồn kho theo từng kho hàng, điểm bán và nhóm sản phẩm. Dữ liệu cập nhật liên tục giúp doanh nghiệp điều phối hàng hóa linh hoạt, hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.

4.2. Dành cho nhân viên kinh doanh ngoài thị trường

• Ứng dụng di động chuyên biệt cho bán hàng: Được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ thao tác, giúp nhân viên cập nhật đơn hàng, theo dõi công việc và quản lý khách hàng nhanh chóng. Mọi dữ liệu nhập tại điểm bán sẽ được đồng bộ ngay lập tức với hệ thống trung tâm.

• Tìm kiếm và phát triển điểm bán mới: Nhân viên có thể chủ động khai thác các điểm bán mới ngay trên ứng dụng. Tất cả thông tin được lưu trữ và đồng bộ để nhà quản lý theo dõi dễ dàng.

• Chuẩn hóa quy trình làm việc ngoài thị trường: Phần mềm DMS hỗ trợ quy trình chuẩn từ khi check-in, kiểm kê hàng tồn kho, trưng bày, tạo đơn hàng, ghi chú, khảo sát đến check-out, đảm bảo mọi bước đều được kiểm soát và thực hiện đầy đủ.

• Tạo đơn hàng nhanh chóng trên điện thoại: Cho phép áp dụng các chương trình khuyến mãi phù hợp ngay khi tạo đơn, tối ưu hiệu quả bán hàng và giảm thời gian xử lý.

• Theo dõi chỉ tiêu và báo cáo cá nhân: Nhân viên có thể xem tiến độ công việc, số lượng đơn hàng đã thực hiện và các chỉ số bán hàng ngay trên ứng dụng, hỗ trợ cải thiện hiệu suất và đạt mục tiêu đề ra.

5. Phần mềm DMS mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

5.1 Nâng cao hiệu quả quản lý phân phối

Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình phân phối, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi lịch trình, tuyến đường, báo cáo hoạt động bán hàng của nhân viên bán hàng
• Theo dõi số lượng hàng hóa tại kho, các đơn đặt hàng, đơn giao hàng
• Theo dõi doanh số bán hàng, các chương trình khuyến mãi, chiết khấu
• Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, nhà cung cấp
• Theo dõi các hợp đồng kinh doanh, hợp đồng phân phối
• Theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, các chương trình chăm sóc khách hàng

Việc tự động hóa các quy trình phân phối giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân lực. Đồng thời, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động phân phối, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

5.2 Tăng cường tương tác với khách hàng

Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, từ đó tăng cường lòng trung thành của khách hàng. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng
• Gửi thông tin khuyến mãi, ưu đãi đến khách hàng
• Trả lời thắc mắc của khách hàng nhanh chóng và hiệu quả

Việc tăng cường tương tác với khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp hơn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường lòng trung thành của khách hàng, từ đó gia tăng doanh số bán hàng.

5.3 Tăng cường khả năng cạnh tranh

Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối, từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:

• Nhanh chóng nắm bắt tình hình thị trường
• Tối ưu hóa các nguồn lực
• Cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Việc nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng thị phần và doanh thu.

Phần mềm DMS phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối hàng hóa với quy mô từ nhỏ đến lớn.

6. Top 5 phần mềm DMS hiệu quả

6.1 Phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiệu quả – Fast DMS Online

Fast DMS Online là phần mềm quản lý hệ thống phân phối được phát triển bởi Công ty Phần mềm FAST. Đây là một phần mềm nằm trong bộ giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) Fast Business Online.

Với Fast DMS Online, doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống phân phối và bán hàng thông qua hệ thống cung cấp các dữ liệu về lộ trình của nhân viên, quy trình và kết quả bán hàng một cách nhanh chóng, giúp quản lý hiệu quả, tăng năng suất lao động và giảm thiểu chi phí.

Giải pháp được phát triển trên nền tảng web nên có thể làm việc online mọi lúc mọi nơi thông qua thông qua các thiết bị được kết nối với internet, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn đặt hàng nhờ khả năng đồng bộ và xử lý trực tiếp đơn đặt hàng từ thiết bị di động với hệ thống xử lý trung tâm.

[Giới thiệu tổng quan về giải pháp quản trị hệ thống phân phối Fast DMS Online]

Các tính năng chính của Fast DMS Online:

• Quản lý tình trạng đặt hàng theo địa điểm và thời gian thực.
• Quản lý công nợ tức thời, chính xác theo thời điểm phát sinh.
• Quản lý khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng.
• Theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của các nhà phân phối, đại lý, cửa hàng.
• Quản lý được sơ đồ tuyến kinh doanh của từng nhân viên kinh doanh.
• Đồng nhất dữ liệu giữa công ty và nhà phân phối, điểm bán hàng.

Fast DMS Online

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối Fast DMS Online đáp ứng được yêu cầu sử dụng của nhà cung cấp, người quản lý, nhân viên bán hàng và nhà phân phối

• Đối với nhà cung cấp: Giúp giám sát toàn bộ quy trình bán hàng một cách chặt chẽ, hỗ trợ ra quyết định qua các báo cáo off-take, sales-in, sales-out…
• Đối với người quản lý: Dễ dàng giám sát công việc của nhân viên và theo dõi doanh số tại từng khu vực.
• Đối với nhân viên bán hàng: Quy trình bán hàng được hỗ trợ tự động giúp cập nhật nhanh thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc…
• Đối với nhà phân phối: Quản lý hoạt động bán hàng, cập nhật dữ liệu tồn kho tức thời…

ĐĂNG KÝ XEM NGAY BẢN DEMO TẠI ĐÂY NHÉ!

6.2. MobiWork DMS

MobiWork DMS là giải pháp quản lý phân phối toàn diện, thiết kế riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm nổi bật với:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

• Phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

• Quản lý đồng bộ bán hàng, kho hàng, nhân viên và khách hàng.

• Hệ thống báo cáo chi tiết, giúp theo dõi hiệu quả hoạt động.

6.3 eSales Cloud DMS

Được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng, eSales Cloud DMS mang đến khả năng triển khai nhanh chóng và linh hoạt nhờ nền tảng điện toán đám mây. Điểm mạnh của phần mềm này:

• Tích hợp nhiều tính năng nâng cao.

• Khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng.

• Dễ dàng mở rộng và nâng cấp theo quy mô phát triển của doanh nghiệp.

6.4. CloudDMS

CloudDMS là giải pháp DMS dựa trên nền tảng điện toán đám mây, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ưu điểm nổi bật:

• Giao diện đơn giản, dễ thao tác.

• Chi phí triển khai và vận hành hợp lý.

• Quản lý hiệu quả bán hàng, kho hàng và khách hàng.

• Báo cáo trực quan, hỗ trợ phân tích hoạt động kinh doanh.

6.5. DMS iZiSell

DMS iZiSell tạo khác biệt nhờ tích hợp trực tiếp với website bán hàng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đa kênh hiệu quả. Tính năng chính:

• Hỗ trợ bán hàng đa kênh, đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.

• Quy trình bán hàng được tự động hóa.

• Tích hợp công cụ Marketing Online.

• Chi phí phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Qua bài viết này, FAST hy vọng bạn đã có thêm một số thông tin về phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS là gì, những lợi ích của DMS trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Các khách hàng có nhu cầu tư vấn phần mềm DMS xin vui lòng chat trực tiếp qua website https://fast.com.vn/ hoặc fanpage Công ty Phần mềm FAST.

(LâmTT – Phòng FMK FAST)

Xem thêm các bài viết liên quan: 

Top 11 phần mềm quản lý thiết bị máy móc tốt nhất 2025