Sổ sách kế toán là công cụ quan trọng giúp hộ kinh doanh theo dõi doanh thu, chi phí và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Việc sử dụng đúng và đầy đủ các mẫu sổ kế toán không chỉ giúp quản lý tài chính minh bạch mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Trong bài viết này, FAST sẽ tổng hợp 7 mẫu sổ sách kế toán kinh doanh Excel mới nhất 2026, được xây dựng theo quy định hiện hành, dễ sử dụng và phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh.
1. Khi nào hộ kinh doanh phải mở sổ kế toán?
Từ năm 2022, hộ kinh doanh có quy mô lớn bắt buộc phải nộp thuế theo phương pháp kê khai theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC. Đồng thời, các hộ kinh doanh này phải thực hiện chế độ sổ sách kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Trường hợp hộ kinh doanh chưa đạt quy mô lớn nhưng có nhu cầu áp dụng phương pháp kê khai, có thể nộp đơn đề nghị và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý để được xem xét chấp thuận. Khi được chấp nhận, hộ kinh doanh cũng phải mở sổ kế toán theo quy định tương ứng.
Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xác định là quy mô lớn khi đáp ứng một trong các tiêu chí về doanh thu hoặc lao động, cụ thể:
- Đối với lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp và xây dựng: Có từ 10 lao động tham gia bảo hiểm xã hội trở lên hoặc doanh thu của năm liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên.
- Đối với lĩnh vực thương mại, dịch vụ: Có từ 10 lao động tham gia bảo hiểm xã hội trở lên hoặc doanh thu của năm liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên.
Như vậy, khi hộ kinh doanh thuộc diện quy mô lớn hoặc lựa chọn nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc mở sổ kế toán là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế và kế toán.
2. Quy định về sổ sách kế toán hộ kinh doanh theo quy định hiện hành
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện ghi chép, quản lý sổ sách kế toán theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC. Việc ghi chép phải đảm bảo phản ánh trung thực, đầy đủ tình hình doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.
2.1. Nguyên tắc ghi chép và quản lý sổ sách kế toán
Việc ghi chép và quản lý sổ sách kế toán của hộ kinh doanh cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Ghi chép đầy đủ, trung thực, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Số liệu kế toán phải có căn cứ, dựa trên hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Sổ kế toán phải được mở theo từng năm, ghi chép liên tục, không tẩy xóa.
- Cuối kỳ phải khóa sổ, lưu trữ sổ sách và chứng từ theo thời hạn quy định.
- Hộ kinh doanh tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số liệu kế toán.
2.2. Các loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 88/2021/TT-BTC
Căn cứ khoản 4 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kế toán theo phương pháp kê khai phải sử dụng các sổ kế toán theo danh mục quy định như sau:
| STT | Tên sổ kế toán | Ký hiệu mẫu |
| 1 | Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Mẫu số S1-HKD |
| 2 | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Mẫu số S2-HKD |
| 3 | Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | Mẫu số S3-HKD |
| 4 | Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước | Mẫu số S4-HKD |
| 5 | Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động | Mẫu số S5-HKD |
| 6 | Sổ quỹ tiền mặt | Mẫu số S6-HKD |
| 7 | Sổ tiền gửi ngân hàng | Mẫu số S7-HKD |
3. Mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel theo Thông tư 88/2021/TT-BTC
Mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh excel này dùng để theo dõi chi tiết doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh. Sổ giúp quản lý chính xác doanh thu theo từng thời điểm, làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế.
3.1. Mẫu sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Sổ được sử dụng để ghi chép chi tiết các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ. Việc theo dõi đầy đủ giúp hộ kinh doanh dễ dàng kiểm soát dòng tiền, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác nhất.
>> Tải ngay Mẫu sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
>> Xem thêm: Mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chi tiết và cách lập
3.2. Mẫu sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Sổ được sử dụng để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa. Việc theo dõi đầy đủ giúp hộ kinh doanh kiểm soát hàng tồn kho và chi phí liên quan hiệu quả.
>> Tải ngay Mẫu sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
3.3. Mẫu sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
Mẫu sổ này phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh. Dữ liệu trên sổ là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh và phục vụ kê khai thuế.
>> Tải ngay Mẫu sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
3.4. Mẫu sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế
Sổ dùng để theo dõi các khoản thuế phải nộp, đã nộp và còn phải nộp với ngân sách nhà nước. Qua đó, hộ kinh doanh dễ dàng kiểm soát nghĩa vụ thuế và hạn chế rủi ro vi phạm về thuế.
>> Tải ngay Mẫu sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế
3.5. Mẫu sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương
Mẫu sổ này áp dụng đối với hộ kinh doanh có sử dụng lao động, nhằm theo dõi việc chi trả tiền lương và các khoản trích nộp theo lương. Sổ giúp đảm bảo quyền lợi người lao động và tuân thủ quy định pháp luật liên quan.
>> Tải ngay Mẫu sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương
>> Xem thêm: 7 cách tính lương cho người lao động và công nhân
3.6. Mẫu sổ quỹ tiền mặt
Mẫu sổ quỹ tiền mặt dùng để ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt phát sinh trong quá trình hoạt động của hộ kinh doanh. Việc theo dõi sổ quỹ giúp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo số dư tiền mặt chính xác và minh bạch.
>> Tải ngay Mẫu sổ quỹ tiền mặt
3.7. Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng
Mẫu sổ này được sử dụng để theo dõi các khoản thu, chi qua tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh. Sổ tiền gửi ngân hàng giúp quản lý dòng tiền không dùng tiền mặt và đối chiếu số liệu với sao kê ngân hàng một cách thuận tiện.
>> Tải ngay Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng
4. Lưu ý quan trọng khi sử dụng sổ sách kế toán hộ kinh doanh trên Excel
Trước khi áp dụng các mẫu sổ sách kế toán trên Excel vào thực tế, hộ kinh doanh cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng để đảm bảo việc ghi chép, quản lý sổ sách đúng quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình kiểm tra, quyết toán thuế. Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc kế toán ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh quản lý tài chính hiệu quả và thuận lợi hơn khi mở rộng hoạt động.
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo số liệu phù hợp với hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Mở sổ kế toán theo từng năm, ghi chép liên tục, không tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch số liệu.
- Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán và chứng từ liên quan để hạn chế sai sót.
- Thực hiện khóa sổ và lưu trữ sổ sách theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
- Lưu ý rằng Excel chỉ phù hợp khi quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ; khi dữ liệu phát sinh nhiều sẽ dễ sai sót và khó kiểm soát.
Bên cạnh đó, việc quản lý sổ sách trên Excel có thể gặp hạn chế khi dữ liệu phát sinh nhiều, dễ sai sót trong quá trình nhập liệu và khó kiểm soát khi mở rộng quy mô. Trong trường hợp này, hộ kinh doanh có thể cân nhắc sử dụng FAST Accounting hoặc FAST Accounting Online – các phần mềm kế toán chuyên nghiệp giúp tự động hóa ghi chép, quản lý sổ sách theo đúng Thông tư 88/2021/TT-BTC, đồng thời hỗ trợ theo dõi doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế một cách chính xác, hiệu quả hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast