Bút toán là một trong những khái niệm cơ bản và quan trọng nhất trong lĩnh vực kế toán, giúp ghi lại các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh một cách hệ thống và chính xác. Hiểu rõ về bút toán, cách phân loại cũng như quy trình ghi chép sẽ giúp kế toán viên thực hiện công việc hiệu quả hơn. Bài viết này FAST sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về bút toán, các loại bút toán phổ biến và những kiến thức cần thiết để áp dụng đúng trong thực tế kế toán.
1. Bút toán là gì?
Bút toán là một thuật ngữ trong kế toán dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh vào hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Mỗi bút toán phản ánh mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán, bao gồm ít nhất một định khoản Nợ và một định khoản Có. Việc ghi nhận có thể thực hiện bằng tay hoặc thông qua phần mềm kế toán nhằm đảm bảo số liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm.
Nguyên tắc ghi bút toán là định khoản Nợ luôn được ghi trước định khoản Có, và tổng giá trị bên Nợ phải bằng tổng giá trị bên Có để đảm bảo tính cân đối. Ví dụ, khi doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 50 triệu đồng và thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán sẽ ghi:
- Nợ TK 156 (Hàng hóa): 50.000.000 đồng
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 50.000.000 đồng
Bút toán này thể hiện việc tăng hàng hóa và giảm tiền gửi ngân hàng. Ngoài các nghiệp vụ phát sinh một lần, bút toán cũng được dùng cho các nghiệp vụ định kỳ như trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng. Việc ghi bút toán chính xác giúp doanh nghiệp phản ánh đúng tình hình tài chính và lập báo cáo tài chính đáng tin cậy.
2. Phân loại bút toán chi tiết
Trong công tác kế toán doanh nghiệp, việc ghi chép và xử lý các nghiệp vụ phát sinh thông qua bút toán là một phần không thể thiếu để đảm bảo số liệu tài chính minh bạch và chính xác. Trong đó, có ba loại bút toán cơ bản mà mọi kế toán viên cần nắm vững để thực hiện đúng quy trình kế toán và lập báo cáo tài chính hiệu quả. Dưới đây là ba loại bút toán quan trọng và cách áp dụng chúng trong thực tế kế toán doanh nghiệp.
2.1 Bút toán điều chỉnh
Bút toán điều chỉnh được sử dụng để ghi nhận các khoản mục kế toán vào cuối kỳ, nhằm đảm bảo các khoản doanh thu và chi phí được phản ánh đúng kỳ kế toán. Đây là bước cần thiết để thông tin tài chính thể hiện được thực chất của hoạt động kinh doanh.
Mục đích:
- Ghi nhận doanh thu chưa thu, chi phí chưa chi.
- Điều chỉnh các khoản trả trước, trích trước, hoặc khấu hao tài sản cố định.
Ví dụ: Doanh nghiệp phân bổ chi phí trả trước bảo hiểm trong 6 tháng là 12 triệu đồng, mỗi tháng 2 triệu đồng.
Cuối tháng 1, bút toán điều chỉnh sẽ là:
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ 642: 2.000.000 đồng
- Chi phí trả trước: Có 242: 2.000.000 đồng
2.2 Bút toán kết chuyển
Bút toán kết chuyển giảm trừ doanh thu được hạch toán vào các tài khoản doanh thu, sau đó chuyển sang bên Có của các tài khoản như 511, 512, 515 (doanh thu) và 711 (thu nhập khác), đồng thời định khoản vào bên Nợ của tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tương tự, các khoản chi phí phát sinh được kết chuyển từ bên Nợ của các tài khoản chi phí như 632, 635, 641, 642, 811, 821 sang bên Có của tài khoản 911 – “Xác định kết quả kinh doanh”.
Ngoài ra, cần loại trừ các khoản chi phí không hợp lý để đưa vào cơ sở tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), từ đó xác định chính xác số thuế TNDN mà doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước.
Mục đích:
- Tập hợp doanh thu và chi phí để tính lợi nhuận.
- Đóng các tài khoản doanh thu, chi phí đã phát sinh trong kỳ.
Ví dụ: Tổng doanh thu trong kỳ là 100 triệu đồng.
Bút toán kết chuyển doanh thu:
- Doanh thu: Nợ 511: 100.000.000 đồng
- Xác định KQKD: Có 911: 100.000.000 đồng
2.3 Bút toán khóa sổ
Bút toán khóa sổ được thực hiện sau khi đã hoàn tất các bút toán điều chỉnh và kết chuyển. Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện báo cáo tài chính và đóng sổ kế toán cho kỳ kế toán đó.
Mục đích:
- Dừng ghi chép phát sinh cho kỳ kế toán cũ.
- Chuẩn bị mở sổ cho kỳ kế toán mới.
Ví dụ: Khóa sổ tài khoản tiền mặt TK 111, sau khi đã kết thúc mọi giao dịch liên quan trong kỳ.
Bút toán thường không cần ghi riêng, nhưng hệ thống phần mềm sẽ tự động khóa và tổng hợp số dư cuối kỳ để chuyển sang đầu kỳ sau.
Tóm lại, ba loại bút toán trên là nền tảng quan trọng trong nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp. Hiểu và thực hiện đúng các bút toán này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch của sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
3. Cách ghi chép bút toán đúng, dễ hiểu
Để ghi chép bút toán đúng và dễ hiểu, kế toán viên cần tuân thủ một số nguyên tắc và trình tự cơ bản nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch cũng như thuận tiện trong việc kiểm tra và đối chiếu sổ sách. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
- Xác định nghiệp vụ kế toán phát sinh: Trước khi ghi bút toán, cần hiểu rõ nội dung nghiệp vụ tài chính đã xảy ra là gì (ví dụ: mua hàng, bán hàng, thanh toán nợ, trả lương…). Điều này giúp lựa chọn đúng tài khoản kế toán cần sử dụng.
- Xác định tài khoản ghi Nợ và Có: Mỗi nghiệp vụ đều ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản kế toán – một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có. Kế toán viên cần phân tích để xác định tài khoản nào tăng hoặc giảm và ghi chép tương ứng.
- Ghi bút toán theo định khoản kép: Theo nguyên tắc kế toán kép, mọi bút toán đều phải có số tiền ghi Nợ bằng số tiền ghi Có. Việc này đảm bảo cân đối kế toán và tránh sai lệch sổ sách.
- Ghi chép rõ ràng, đầy đủ thông tin: Mỗi bút toán cần được ghi kèm ngày tháng phát sinh, nội dung nghiệp vụ, số chứng từ liên quan, tên các tài khoản và số tiền cụ thể. Ngoài ra, cần viết diễn giải nghiệp vụ để dễ tra cứu về sau.
- Sử dụng phần mềm kế toán khi cần: Việc ghi bút toán thủ công có thể gây nhầm lẫn hoặc sai sót. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán như Fast Accounting để ghi chép nhanh chóng, chính xác và tự động đối chiếu số liệu, giúp công tác kế toán thuận tiện và hiệu quả hơn.
Việc ghi chép bút toán đúng cách không chỉ giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính doanh nghiệp.
4. Các câu hỏi thường gặp về bút toán
4.1. TK Nợ và TK có là gì?
TK Nợ là tài khoản ghi nhận sự tăng hoặc giảm của tài sản, chi phí, hoặc các khoản phải thu; TK Có ghi nhận sự tăng hoặc giảm của nguồn vốn, doanh thu hoặc các khoản phải trả.
4.2. Bút toán đơn giản là gì?
Bút toán đơn giản là bút toán chỉ có một tài khoản Nợ và một tài khoản Có, phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
4.3. Căn cứ để mở sổ kế toán là gì?
Căn cứ mở sổ kế toán là các chứng từ kế toán hợp pháp, đầy đủ và đúng quy định, dùng để ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh.
Bút toán là công cụ thiết yếu giúp kế toán ghi lại và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Việc hiểu rõ bản chất, phân loại cũng như cách ghi chép bút toán đúng chuẩn sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác của số liệu kế toán. Đồng thời, áp dụng đúng các loại bút toán cơ bản sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả tài chính và lập báo cáo rõ ràng, chính xác. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán hiện đại như Fast Accounting, việc ghi chép và quản lý bút toán trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast