ERP Logistics là gì? Đây là giải pháp ERP được triển khai cho các nghiệp vụ logistics, giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu mua hàng, kho, bán hàng, công nợ và kế toán trên một nền tảng. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm ERP Logistics, các phân hệ quan trọng, lợi ích và tiêu chí lựa chọn giải pháp phù hợp.
|
Những điểm chính của bài viết: ERP Logistics là giải pháp ERP hỗ trợ doanh nghiệp logistics quản lý dữ liệu vận hành trên một hệ thống thống nhất, từ mua hàng, tồn kho, bán hàng đến công nợ, tài chính kế toán và báo cáo quản trị.
|
1. ERP Logistics là gì?
ERP Logistics là hệ thống ERP được ứng dụng để quản lý các quy trình đặc thù trong hoạt động logistics. Hệ thống này giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu từ mua hàng, nhập kho, xuất kho, bán hàng, công nợ và kế toán vào một nền tảng dùng chung.
Trong doanh nghiệp logistics, dữ liệu thường phát sinh liên tục theo đơn hàng, tuyến giao nhận, kho hàng, nhà cung cấp, khách hàng và chứng từ kế toán. Nếu mỗi bộ phận sử dụng một file hoặc một phần mềm riêng, việc kiểm tra tình trạng hàng hóa, chi phí và công nợ sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Vì vậy, ERP Logistics không chỉ phục vụ nhập liệu kế toán hoặc lưu trữ chứng từ. Vai trò quan trọng hơn là giúp các bộ phận cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất, từ đó giảm sai lệch thông tin và hỗ trợ nhà quản trị theo dõi hoạt động kịp thời.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về hệ thống ERP để hiểu cách ERP hỗ trợ tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh trong tổ chức.
2. ERP Logistics khác gì so với ERP tiêu chuẩn?
ERP tiêu chuẩn thường được xây dựng để quản lý các nghiệp vụ chung của doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, mua hàng, kho, nhân sự hoặc sản xuất. Trong khi đó, ERP Logistics cần được cấu hình sâu hơn cho các luồng nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa, đơn hàng, tồn kho, giao nhận, công nợ và chi phí vận hành logistics.
Điểm khác biệt nằm ở mức độ liên kết dữ liệu giữa các khâu. Với doanh nghiệp logistics, một đơn hàng không chỉ liên quan đến bán hàng mà còn kéo theo kiểm tra tồn kho, lập phiếu xuất, theo dõi giao nhận, ghi nhận doanh thu, công nợ và chi phí phát sinh. Nếu hệ thống không kết nối tốt, dữ liệu dễ bị lệch giữa bộ phận vận hành và kế toán.
ERP Logistics phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý nhiều kho, nhiều điểm giao nhận, nhiều khách hàng hoặc nhiều đơn vị thành viên. Khi quy mô tăng, hệ thống giúp chuẩn hóa quy trình và hạn chế phụ thuộc vào thao tác thủ công.
3. Các phân hệ quan trọng của ERP Logistics
Một giải pháp ERP Logistics cần bao quát các nghiệp vụ cốt lõi trong chuỗi vận hành. Mỗi module ERP giải quyết một nhóm bài toán riêng, nhưng dữ liệu cần được liên thông để doanh nghiệp có thể quản trị xuyên suốt.
Sơ đồ các phân hệ quan trọng trong ERP Logistics.
3.1. Quản lý mua hàng
Phân hệ quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình từ đề xuất mua, báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn hàng đến theo dõi nhận hàng. Với doanh nghiệp logistics, phân hệ này hỗ trợ kiểm soát nguồn cung, thời điểm đặt hàng và tình trạng hàng đã về kho.
Bài toán thường gặp là thông tin mua hàng nằm rải rác ở nhiều bộ phận, khiến kế toán khó đối chiếu đơn hàng, phiếu nhập và công nợ phải trả. Khi quản lý tập trung trên ERP, doanh nghiệp có thể giảm thời gian kiểm tra chứng từ và theo dõi trạng thái mua hàng rõ ràng hơn.
3.2. Quản lý kho
Phân hệ quản lý kho là trung tâm dữ liệu quan trọng của ERP Logistics. Hệ thống cần ghi nhận hoạt động nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê và tra cứu tồn kho theo từng mặt hàng hoặc vị trí lưu trữ.
Theo thông tin từ FAST, Fast Inventory hỗ trợ quản lý hàng tồn kho theo vị trí, theo lô, theo hạn sử dụng, theo nhiều đơn vị tính và cung cấp các báo cáo quản trị, phân tích về xuất nhập tồn, mức độ luân chuyển hàng trong kho hoặc phân tích ABC.
Quản lý kho trong ERP Logistics giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho, vị trí và luồng hàng hóa.
3.3. Quản lý bán hàng
Phân hệ quản lý bán hàng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi báo giá, đơn hàng, giao hàng, hóa đơn và dữ liệu phân tích bán hàng. Trong logistics, bán hàng thường gắn với thông tin tồn kho, lịch giao nhận và công nợ khách hàng.
Khi dữ liệu bán hàng được kết nối với kho và kế toán, doanh nghiệp có thể kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng nhanh hơn. Đội ngũ vận hành cũng dễ nắm được đơn nào đã xác nhận, đơn nào cần xuất kho và đơn nào cần đối chiếu chứng từ.
3.4. Quản lý công nợ
Quản lý công nợ trong ERP Logistics giúp doanh nghiệp theo dõi khoản phải thu, khoản phải trả, hạn thanh toán và tình trạng đối chiếu với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Đây là phân hệ quan trọng vì hoạt động logistics thường phát sinh nhiều giao dịch theo hợp đồng, đơn hàng hoặc hóa đơn.
Trong hệ sinh thái Fast Business Online, phân hệ quản trị tài chính kế toán hỗ trợ quản lý công nợ theo khách hàng, hóa đơn, hợp đồng và đơn hàng. Hệ thống cũng hỗ trợ cảnh báo đến hạn hoặc quá hạn công nợ theo thông tin công bố từ FAST.
3.5. Quản lý tài chính kế toán
Phân hệ tài chính kế toán giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí, doanh thu, chứng từ thanh toán và báo cáo kế toán liên quan đến hoạt động logistics. Khi dữ liệu mua hàng, bán hàng và kho được cập nhật đồng bộ, kế toán có cơ sở đối chiếu chứng từ nhanh hơn.
Với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, kho hoặc chi nhánh, việc sử dụng phần mềm tài chính kế toán giúp chuẩn hóa dữ liệu và hỗ trợ quản trị tài chính trên cùng một hệ thống. Doanh nghiệp vẫn cần thiết lập quy trình phân quyền, phê duyệt và lưu chứng từ phù hợp với quy chế nội bộ.
3.6. Dashboard quản trị
Dashboard quản trị giúp lãnh đạo theo dõi nhanh các chỉ số vận hành như tồn kho, doanh số, công nợ, tiến độ xử lý đơn hàng hoặc hiệu quả từng bộ phận. Với doanh nghiệp logistics, dashboard có vai trò tổng hợp dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định thay vì phải chờ báo cáo thủ công.
FAST có phân hệ Fast Manager cung cấp thông tin điều hành và báo cáo quản trị cho cán bộ quản lý. Ngoài ra, Fast Analytics được giới thiệu là công cụ xử lý, phân tích số liệu trực tuyến, đa chiều trong bộ giải pháp ERP.
Dashboard quản trị hỗ trợ theo dõi dữ liệu logistics và các chỉ số vận hành trên một màn hình tổng hợp.
4. Lợi ích khi triển khai ERP Logistics
ERP Logistics mang lại hiệu quả rõ rệt khi doanh nghiệp có nhiều kho, đơn hàng và luồng dữ liệu cần phối hợp. Thay vì cập nhật thông tin riêng lẻ bằng bảng tính hoặc nhiều phần mềm khác nhau, hệ thống giúp các bộ phận bán hàng, kho, vận hành và kế toán cùng sử dụng một nguồn dữ liệu thống nhất.
Ví dụ, một doanh nghiệp logistics đang quản lý 3 kho và xử lý khoảng 2.000 đơn hàng mỗi ngày có thể gặp tình trạng số liệu tồn kho cập nhật chậm, nhân viên phải nhập lại đơn hàng hoặc liên hệ nhiều lần để xác nhận trạng thái giao hàng. Khi triển khai ERP Logistics, dữ liệu đơn hàng, tồn kho và công nợ được liên thông, giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch và theo dõi toàn bộ quy trình thuận tiện hơn.
4.1. Tối ưu tồn kho
Tồn kho là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và khả năng đáp ứng đơn hàng. Nếu số liệu không được cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể thiếu hàng tại một kho nhưng lại tồn dư tại kho khác.
ERP Logistics giúp doanh nghiệp theo dõi lượng hàng nhập, xuất, chuyển kho và tồn thực tế trên cùng hệ thống. Trong tình huống doanh nghiệp có 3 kho, nhân viên có thể kiểm tra tồn kho tại từng địa điểm trước khi xác nhận đơn, từ đó lựa chọn kho xuất phù hợp và hạn chế điều chuyển không cần thiết.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về cách theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho để xây dựng quy trình quản lý phù hợp với từng loại hàng hóa.
4.2. Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng
Một đơn hàng logistics thường phải đi qua nhiều bước như tiếp nhận, kiểm tra tồn kho, xác nhận giao hàng, lập phiếu xuất và ghi nhận công nợ. Khi dữ liệu nằm ở nhiều hệ thống khác nhau, nhân viên phải nhập lại hoặc đối chiếu thủ công, làm tăng thời gian xử lý.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp xử lý 2.000 đơn mỗi ngày và mỗi đơn mất thêm một phút để nhập lại hoặc kiểm tra thông tin giữa các bộ phận, tổng thời gian phát sinh có thể lên đến khoảng 33 giờ làm việc mỗi ngày. Khi dữ liệu được liên thông trên ERP, các bộ phận có thể sử dụng chung thông tin đơn hàng và hạn chế thao tác lặp lại.
Để hiểu rõ hơn về luồng tiếp nhận, xử lý và giao hàng, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình quản lý đơn hàng.
4.3. Nâng cao khả năng dự báo
Hoạt động dự báo trong logistics cần dựa trên dữ liệu lịch sử về nhu cầu, tốc độ luân chuyển, tồn kho, mùa vụ và tình trạng giao hàng. Nếu dữ liệu được lưu trữ rời rạc, doanh nghiệp khó phát hiện xu hướng hoặc xác định thời điểm cần bổ sung hàng.
ERP Logistics giúp tập hợp dữ liệu từ bán hàng, mua hàng, kho và công nợ để tạo cơ sở phân tích. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể nhận biết một nhóm hàng thường tăng nhu cầu 20–30% vào cuối tháng, từ đó chủ động lập kế hoạch nhập hàng và bố trí nhân sự kho phù hợp.
Các doanh nghiệp muốn quản trị luồng hàng từ nhà cung cấp đến khách hàng cũng có thể tham khảo thêm nội dung về quản lý chuỗi cung ứng.
4.4. Hỗ trợ mở rộng quy mô doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp mở thêm kho, chi nhánh hoặc tuyến giao nhận, quy trình thủ công thường khó đáp ứng vì lượng dữ liệu và số người sử dụng tăng nhanh. Việc mỗi đơn vị tự quản lý file riêng cũng làm tăng nguy cơ trùng lặp và sai lệch thông tin.
ERP Logistics cho phép doanh nghiệp chuẩn hóa danh mục hàng hóa, quy trình phê duyệt và quyền truy cập theo từng đơn vị. Ví dụ, một doanh nghiệp từ 3 kho mở rộng lên 6 kho có thể tiếp tục sử dụng chung hệ thống, bổ sung kho mới và phân quyền người dùng mà không phải xây dựng lại toàn bộ quy trình quản lý.
5. Tiêu chí lựa chọn ERP Logistics phù hợp
Không phải giải pháp ERP nào cũng phù hợp với doanh nghiệp logistics. Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên đánh giá hệ thống theo nhu cầu vận hành thực tế, năng lực mở rộng và khả năng đồng bộ với hạ tầng hiện có.
Doanh nghiệp nên đánh giá ERP Logistics theo khả năng mở rộng, tích hợp, chi phí, kinh nghiệm nhà cung cấp và mức độ tương thích.
5.1. Khả năng mở rộng
Khả năng mở rộng cho biết hệ thống có thể đáp ứng khi doanh nghiệp tăng số lượng kho, người dùng, đơn hàng, chi nhánh hoặc quy trình nghiệp vụ hay không. Đây là tiêu chí quan trọng với doanh nghiệp logistics đang có kế hoạch phát triển dài hạn.
Một hệ thống phù hợp cần cho phép doanh nghiệp bổ sung phân hệ hoặc mở rộng phạm vi sử dụng theo từng giai đoạn. Việc này giúp giảm áp lực triển khai ban đầu và tránh phải thay đổi hệ thống quá sớm khi quy mô tăng.
5.2. Khả năng tích hợp
Doanh nghiệp logistics thường sử dụng đồng thời nhiều hệ thống như phần mềm quản lý kho WMS, hệ thống quản lý vận tải TMS, phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, GPS hoặc ứng dụng theo dõi đội xe. Vì vậy, ERP Logistics cần có khả năng trao đổi dữ liệu với các nền tảng này thay vì hoạt động như một hệ thống khép kín.
Fast Business Online có khả năng kết nối với thiết bị, ứng dụng và hệ thống bên ngoài thông qua API. Tùy theo phạm vi triển khai, hệ thống có thể tích hợp với TMS hoặc WMS bên thứ ba để đồng bộ đơn vận chuyển, phiếu nhập – xuất kho, trạng thái giao hàng, thông tin phương tiện và dữ liệu GPS.
Ví dụ, khi tài xế hoàn thành giao hàng trên TMS, trạng thái đơn có thể được truyền về ERP qua API. Bộ phận bán hàng theo dõi được tiến độ giao hàng, trong khi kế toán có căn cứ cập nhật doanh thu, công nợ hoặc chứng từ liên quan mà không cần chờ báo cáo thủ công.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định rõ hệ thống nào cần kết nối, dữ liệu cần đồng bộ, tần suất truyền nhận và trách nhiệm xử lý khi xảy ra lỗi. Khả năng tích hợp thực tế còn phụ thuộc vào API của từng TMS, WMS hoặc nền tảng GPS và cần được khảo sát cụ thể theo từng dự án.
5.3. Chi phí triển khai
Chi phí triển khai ERP Logistics không chỉ gồm phí phần mềm. Doanh nghiệp cần tính thêm chi phí khảo sát, tư vấn, tùy chỉnh, đào tạo người dùng, chuyển đổi dữ liệu, bảo trì và vận hành sau khi đưa vào sử dụng.
Để đánh giá ngân sách phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin về phần mềm ERP giá bao nhiêu và trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp dựa trên quy mô, số lượng người dùng, phân hệ cần triển khai và mức độ tùy chỉnh.
5.4. Kinh nghiệm của đơn vị cung cấp
ERP Logistics liên quan đến nhiều nghiệp vụ vận hành và kế toán, vì vậy kinh nghiệm của đơn vị cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tư vấn và triển khai. Nhà cung cấp cần hiểu quy trình thực tế, biết cách khảo sát bài toán và đề xuất cấu hình phù hợp.
Trên website FAST, Fast Business Online được giới thiệu là giải pháp ERP đã được triển khai cho nhiều ngành, trong đó có logistics. Đây là thông tin doanh nghiệp có thể tham khảo khi đánh giá năng lực nhà cung cấp trước khi lựa chọn.
5.5. Khả năng tương thích với hệ thống hiện tại
Khả năng tương thích thể hiện ở việc ERP có phù hợp với quy trình, dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật và năng lực sử dụng của đội ngũ hiện tại hay không. Nếu hệ thống quá khác biệt với thực tế vận hành, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian điều chỉnh.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên lập danh sách các phần mềm đang sử dụng, dữ liệu cần chuyển đổi, biểu mẫu đang áp dụng và quy trình cần giữ lại. Việc khảo sát kỹ từ đầu giúp giảm rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai.
Với doanh nghiệp cần quản trị logistics trên nền tảng thống nhất, có thể tham khảo Fast Business Online. Các giải pháp ERP của FAST cung cấp các phân hệ mua hàng, bán hàng, kho và kế toán trên một nền tảng thống nhất, giúp dữ liệu logistics được cập nhật xuyên suốt giữa các bộ phận.
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho ERP Fast Business Online
>>> Xem thêm: Quản trị tài chính kế toán – Fast Financial
ERP Logistics là giải pháp giúp doanh nghiệp logistics quản lý dữ liệu mua hàng, kho, bán hàng, công nợ, tài chính kế toán và báo cáo quản trị trên một hệ thống thống nhất. Khi được triển khai phù hợp, ERP hỗ trợ doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, kiểm soát tồn kho tốt hơn và theo dõi đơn hàng, chi phí, công nợ rõ ràng hơn.
Trước khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu vận hành, quy mô hiện tại, khả năng mở rộng, yêu cầu tích hợp và ngân sách triển khai. Với các doanh nghiệp cần hệ thống ERP có nhiều phân hệ phục vụ quản trị tổng thể, FAST là một đơn vị có thể được cân nhắc trong quá trình tìm hiểu giải pháp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast