Bảng thanh toán tiền thuê ngoài là chứng từ thường dùng khi doanh nghiệp thuê cá nhân thực hiện công việc ngắn hạn như bốc xếp, vận chuyển thiết bị hoặc khoán một phần việc. Lập đúng mẫu giúp kế toán xác nhận khối lượng, số tiền phải trả, khoản khấu trừ và số tiền người được thuê thực nhận. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp mẫu Word có thể chỉnh sửa và hướng dẫn cách lập từng chỉ tiêu theo chế độ kế toán hiện hành.
Những điểm chính của bài viết: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài ghi nhận số tiền doanh nghiệp thanh toán cho người được thuê thực hiện công việc mà hai bên không lập hợp đồng theo mẫu sử dụng của chế độ kế toán. Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99 sử dụng Mẫu số 04-LĐTL; doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133 tiếp tục sử dụng Mẫu số 07-LĐTL.
|
Lưu ý: Bài viết phân biệt mẫu áp dụng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Doanh nghiệp cần xác định đúng chế độ kế toán đang áp dụng, đồng thời đối chiếu quy chế nội bộ, hồ sơ giao việc, quy định lao động và thuế trước khi thanh toán.
1. Bảng thanh toán tiền thuê ngoài là gì?
1.1 Khái niệm
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài là chứng từ kế toán dùng để xác nhận số tiền phải thanh toán cho người được thuê thực hiện một hoặc một số công việc mà doanh nghiệp không lập hợp đồng theo trường hợp hướng dẫn của mẫu. Những công việc thường gặp gồm thuê bốc vác, bốc xếp hàng hóa, vận chuyển thiết bị, sửa chữa nhỏ hoặc thực hiện một phần việc theo sản phẩm, khối lượng hay giá khoán.
Chứng từ phản ánh từ thông tin nhận diện người được thuê đến nội dung công việc, số công hoặc khối lượng, đơn giá, tổng số tiền phải trả, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ và số tiền còn được nhận. Vì vậy, bảng vừa là căn cứ kiểm soát thanh toán vừa hỗ trợ kế toán tập hợp hồ sơ chi phí và ghi sổ theo hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp.
“Tiền thuê ngoài” không đồng nghĩa với mọi khoản thuê dịch vụ đều có thể sử dụng cùng một loại chứng từ. Trong biểu mẫu, khoản này được hiểu là tiền doanh nghiệp chi trả cho người được thuê thực hiện công việc.
Tuy nhiên, khi thuê dịch vụ từ tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh có nghĩa vụ lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định đúng hồ sơ, chứng từ thanh toán dựa trên tư cách của bên cung cấp và bản chất giao dịch. Đây là điểm cần lưu ý để tránh nhầm lẫn khi hạch toán và kê khai.
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài tổng hợp thông tin người được thuê, công việc và số tiền thực nhận.
1.2 Mục đích sử dụng
Mục đích trực tiếp của bảng là xác nhận nghĩa vụ thanh toán giữa doanh nghiệp và người thực hiện công việc. Người lập căn cứ hồ sơ giao việc hoặc xác nhận khối lượng để tính số phải trả; kế toán kiểm tra khoản khấu trừ; người có thẩm quyền duyệt thanh toán; thủ quỹ hoặc bộ phận thanh toán căn cứ chứng từ đã duyệt để chi tiền.
Ở góc độ quản trị, chứng từ giúp doanh nghiệp phân loại khoản thuê ngoài theo bộ phận, công việc, đối tượng và kỳ phát sinh. Thông tin này hỗ trợ kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc tập hợp chi phí cho hàng tồn kho, tài sản, công trình hay hoạt động khác tùy mục đích sử dụng thực tế.
Bảng còn tạo dấu vết kiểm tra từ giao việc, nghiệm thu đến thanh toán. Khi lưu cùng hồ sơ liên quan, kế toán có thể đối chiếu số liệu, giải trình khoản chi và hạn chế tình trạng thanh toán trùng người, trùng công việc hoặc sai số tiền.
1.3 Phân biệt với hợp đồng giao khoán
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài và hợp đồng giao khoán phục vụ hai giai đoạn khác nhau. Hợp đồng xác lập thỏa thuận về phạm vi công việc, tiêu chuẩn nghiệm thu, thời hạn, giá trị, trách nhiệm và phương thức thanh toán; còn bảng thanh toán ghi nhận số tiền phải trả sau khi có căn cứ xác nhận công việc hoặc khối lượng hoàn thành.
| Tiêu chí | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | Hợp đồng giao khoán |
| Mục đích | Xác nhận số tiền phải trả, khoản khấu trừ và số thực nhận | Xác lập quyền, nghĩa vụ và điều kiện thực hiện công việc |
| Thời điểm lập | Khi có căn cứ tính và duyệt khoản thanh toán | Trước hoặc khi bắt đầu giao nhận công việc |
| Nội dung chính | Người được thuê, công việc, khối lượng, đơn giá, số tiền | Phạm vi, chất lượng, tiến độ, giá trị, nghiệm thu và trách nhiệm |
| Khả năng thay thế | Không mặc nhiên thay thế hợp đồng hoặc hồ sơ nghiệm thu | Không thay thế chứng từ thanh toán và chứng từ kế toán |
Việc lựa chọn chứng từ cần căn cứ vào bản chất và điều kiện thực hiện công việc, thay vì chỉ dựa trên tên gọi. Đối với công việc có giá trị lớn, thời gian thực hiện kéo dài, cần quy định rõ trách nhiệm hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp nên lập thỏa thuận hoặc hợp đồng phù hợp và thực hiện nghiệm thu đầy đủ. Nếu người thực hiện chịu sự quản lý, điều hành và giám sát tương tự người lao động, doanh nghiệp cần đánh giá quan hệ theo quy định pháp luật lao động trước khi sử dụng bảng thanh toán.
>>> Xem thêm: Cách lập kế hoạch tài chính và quản lý dòng tiền hiệu quả
2. Các mẫu bảng thanh toán tiền thuê ngoài mới nhất
Từ năm 2026, doanh nghiệp có thể thấy hai mẫu phổ biến tùy chế độ kế toán đang áp dụng. Doanh nghiệp thuộc phạm vi Thông tư 99/2025/TT-BTC dùng Mẫu số 04-LĐTL tại Phụ lục I; doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC dùng Mẫu số 07-LĐTL.
Khi sử dụng, doanh nghiệp cần giữ đầy đủ nội dung bắt buộc, thiết lập quy trình ký duyệt và đánh số chứng từ thống nhất với sổ sách.
| Nội dung | Mẫu theo Thông tư 99 | Mẫu theo Thông tư 133 |
| Số hiệu | 04-LĐTL | 07-LĐTL |
| Căn cứ | Thông tư 99/2025/TT-BTC | Thông tư 133/2016/TT-BTC |
| Đối tượng sử dụng | Doanh nghiệp thuộc phạm vi và lựa chọn áp dụng Thông tư 99 | Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133 |
| Thời điểm liên quan | Thông tư 99 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 | Tiếp tục sử dụng khi doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 |
| Nội dung cốt lõi | Người được thuê, công việc, khối lượng, đơn giá, số phải trả, khấu trừ và thực nhận | Các chỉ tiêu thanh toán thuê ngoài có nội dung tương ứng theo mẫu 07-LĐTL |
2.1 Mẫu bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo Thông tư 99
Mẫu số 04-LĐTL được ban hành tại Phụ lục I kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và áp dụng từ ngày 01/01/2026 đối với doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán này. So với số hiệu 07-LĐTL quen thuộc theo Thông tư 200 trước đây, mẫu của Thông tư 99 được đánh lại số hiệu là 04-LĐTL; vì vậy kế toán cần cập nhật tên biểu mẫu trong quy trình và hệ thống chứng từ.
- Phần đầu mẫu: Ghi tên đơn vị, bộ phận, số chứng từ và ngày lập.
- Bảng chi tiết: Ghi số thứ tự; họ và tên người được thuê; địa chỉ, số căn cước hoặc mã số thuế thu nhập cá nhân; nội dung công việc; số công hoặc khối lượng; đơn giá; thành tiền; khoản khấu trừ thuế; số tiền còn được nhận và chữ ký người nhận tiền.
Thông tư 99 cho phép doanh nghiệp căn cứ đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý để thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp. Dù dùng mẫu ban hành hoặc mẫu tự thiết kế, chứng từ vẫn phải có thông tin cần thiết theo pháp luật kế toán, phản ánh trung thực nghiệp vụ và bảo đảm khả năng kiểm tra, đối chiếu.
Khoản thuê bốc xếp hàng hóa có thể liên quan đến cách xác định giá trị hàng tồn kho, còn chi phí vận chuyển, lắp đặt thiết bị có thể ảnh hưởng đến nguyên giá tài sản cố định. Do đó, biểu mẫu thanh toán chỉ là một phần của hồ sơ; kế toán còn phải xác định đúng mục đích và đối tượng tập hợp chi phí.
Mẫu số 04-LĐTL áp dụng cho doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 99 từ năm 2026.
>>> Tải ngay: Mẫu số 04-LĐTL theo Thông tư 99
2.2 Mẫu bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo Thông tư 133
Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC sử dụng Mẫu số 07-LĐTL. Mục đích của mẫu vẫn là xác nhận khoản tiền đã thanh toán cho người được thuê thực hiện công việc, làm căn cứ thanh toán và ghi nhận chi phí theo nội dung phát sinh.
Mẫu 07-LĐTL có kết cấu tương đồng với Mẫu 04-LĐTL, bao gồm thông tin người được thuê, nội dung công việc, số công hoặc khối lượng, đơn giá, số tiền phải trả, khoản thuế khấu trừ, số tiền thực nhận và chữ ký. Doanh nghiệp cần lựa chọn biểu mẫu theo đúng chế độ kế toán đang áp dụng, không căn cứ vào việc mẫu có số hiệu mới hơn.
Doanh nghiệp nên ghi rõ căn cứ chế độ kế toán trong quy trình chứng từ, tránh trộn số hiệu mẫu giữa các thông tư. Việc thống nhất mẫu, tài khoản và sổ chi tiết còn giúp dữ liệu được tổng hợp thuận lợi khi lập báo cáo tài chính.
Mẫu số 07-LĐTL được dùng khi doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133.
>>> Tải ngay: Mẫu số 07-LĐTL theo Thông tư 133
3. Hướng dẫn lập bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Trước khi lập bảng, người phụ trách cần tập hợp hồ sơ giao việc, xác nhận khối lượng hoặc kết quả, thông tin nhận diện người được thuê, đơn giá đã thỏa thuận và căn cứ xác định nghĩa vụ thuế. Số liệu trên bảng phải khớp với tài liệu nguồn và không được sửa chữa tùy tiện sau khi đã ký duyệt.
3.1 Ghi thông tin đơn vị, bộ phận
Tại góc trên của chứng từ, ghi đầy đủ tên doanh nghiệp và bộ phận sử dụng lao động thuê ngoài hoặc chịu trách nhiệm về công việc. Nếu doanh nghiệp quản lý theo mã đơn vị, trung tâm chi phí hay công trình, có thể bổ sung thông tin nhận diện để phục vụ hạch toán chi tiết nhưng không làm mất các nội dung chính của mẫu.
Ghi số chứng từ và ngày, tháng, năm lập theo quy tắc đánh số nội bộ. Số hiệu phải duy nhất trong phạm vi sổ chứng từ liên quan, liên tục và đủ để truy xuất hồ sơ. Kế toán nên thống nhất kỳ ghi nhận với thời điểm công việc hoàn thành hoặc được nghiệm thu theo bản chất nghiệp vụ.
Thông tin đơn vị, bộ phận, số chứng từ và ngày lập trên bảng thanh toán tiền thuê ngoài.
3.2 Ghi thông tin người được thuê
Mỗi người được thuê được ghi trên một dòng, gồm số thứ tự, họ và tên, địa chỉ hoặc thông tin định danh theo yêu cầu của mẫu. Với Mẫu 04-LĐTL, cột C có thể ghi số căn cước, địa chỉ hoặc mã số thuế thu nhập cá nhân theo nội dung biểu mẫu và hồ sơ thu thập được.
Thông tin phải được đối chiếu với giấy tờ hợp lệ và hồ sơ thanh toán. Không đưa số căn cước đầy đủ vào bản dùng để truyền thông, gửi qua kênh không bảo mật hoặc làm ảnh minh họa. Nếu cùng một người thực hiện nhiều công việc, doanh nghiệp có thể tách từng dòng để thuận tiện kiểm tra khối lượng và đơn giá.
3.3 Ghi công việc, khối lượng và đơn giá
Cột nội dung công việc cần mô tả đủ cụ thể, chẳng hạn “bốc xếp 150 thùng hàng”, “vận chuyển máy từ kho A đến xưởng B” hoặc “sơn sửa khu vực tiếp nhận”. Tránh ghi chung chung như “tiền công” vì khó đối chiếu với giao việc, nghiệm thu và mục đích sử dụng chi phí.
Tại cột số công hoặc khối lượng, ghi đơn vị đo phù hợp như ngày công, giờ, tấn, chuyến, mét vuông hoặc sản phẩm. Cột đơn giá ghi mức thanh toán cho một đơn vị; nếu hai bên thỏa thuận giá khoán trọn gói cho công việc thì thực hiện theo hướng dẫn của mẫu và hồ sơ thỏa thuận, không tự suy diễn đơn giá.
| Chỉ tiêu | Cách ghi | Căn cứ kiểm tra |
| Nội dung công việc | Mô tả rõ việc đã thực hiện, địa điểm hoặc hạng mục nếu cần | Phiếu giao việc, thỏa thuận, hồ sơ nghiệm thu |
| Số công hoặc khối lượng | Ghi số lượng kèm đơn vị đo phù hợp | Bảng xác nhận công, biên bản xác nhận khối lượng |
| Đơn giá | Ghi đơn giá đã thỏa thuận; xử lý giá khoán theo hướng dẫn mẫu | Thỏa thuận giá, báo giá hoặc phê duyệt nội bộ |
| Thành tiền | Tính từ khối lượng và đơn giá hoặc theo giá khoán được duyệt | Phép tính và hồ sơ phê duyệt |
Quy trình lập bảng thanh toán phải đi từ căn cứ giao việc và khối lượng thực tế đến khâu duyệt, chi tiền.
3.4 Tính tổng số tiền, khoản khấu trừ và số thực nhận
Khi hoàn thiện phần thanh toán, kế toán cần xác định lần lượt tổng số tiền phải trả, khoản khấu trừ thuế và số tiền người được thuê thực nhận. Cách ghi cụ thể như sau:
- Thành tiền: Phản ánh tổng số phải thanh toán cho từng người theo khối lượng, đơn giá hoặc giá khoán đã được duyệt. Sau khi hoàn thành từng dòng, cộng toàn bộ để xác định tổng số tiền đề nghị thanh toán và ghi số tiền bằng chữ tại phần cuối chứng từ.
- Khoản khấu trừ thuế: Ghi số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ nếu thuộc trường hợp áp dụng. Kế toán phải căn cứ loại thu nhập, tình trạng hồ sơ, mức chi trả và quy định thuế hiện hành; không mặc định một tỷ lệ cho mọi khoản thuê ngoài. Hồ sơ khấu trừ, kê khai hoặc cam kết của người nhận thu nhập, nếu có, cần được kiểm tra và lưu cùng chứng từ.
Số tiền còn được nhận được tính bằng thành tiền trừ khoản khấu trừ. Nếu thanh toán qua ngân hàng, thông tin người thụ hưởng trên lệnh chuyển tiền phải khớp với bảng; nếu thanh toán bằng tiền mặt, người nhận ký tại cột tương ứng sau khi nhận đủ tiền. Việc theo dõi các khoản chưa chi nên được đặt trong quy trình quản lý công nợ để tránh bỏ sót hoặc thanh toán hai lần.
3.5 Ký duyệt, thanh toán và lưu trữ chứng từ
Người lập bảng ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về việc tập hợp dữ liệu. Kế toán trưởng kiểm tra căn cứ, phép tính, nghĩa vụ khấu trừ và tài khoản ghi nhận; người duyệt thanh toán ký theo thẩm quyền. Chữ ký điện tử hoặc quy trình điện tử chỉ được sử dụng khi đáp ứng điều kiện pháp lý và quy chế của doanh nghiệp.
Sau khi được duyệt, bộ phận thanh toán lập phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản phù hợp. Bảng thanh toán cần được lưu cùng tài liệu giao việc, hợp đồng hoặc thỏa thuận nếu có, bảng chấm công hay xác nhận khối lượng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thuế và chứng từ chi tiền. Bộ hồ sơ đầy đủ hỗ trợ kiểm tra số liệu khi khóa sổ và xác định kết quả kinh doanh.
Doanh nghiệp nên phân quyền người lập, người kiểm tra và người duyệt, đồng thời sao lưu dữ liệu chứng từ theo chính sách bảo mật. Nếu làm việc ở nhiều địa điểm, có thể tham khảo mô hình phần mềm kế toán đám mây để tổ chức việc nhập liệu và kiểm soát số liệu tập trung theo nhu cầu thực tế.
Hồ sơ thuê ngoài cần được kiểm tra, ký duyệt và lưu cùng chứng từ thanh toán có liên quan.
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài chỉ phát huy giá trị khi được lập đúng mẫu, có căn cứ khối lượng, tính đúng số phải trả và hoàn tất đầy đủ phê duyệt. Doanh nghiệp cần chọn Mẫu 04-LĐTL theo Thông tư 99 hoặc Mẫu 07-LĐTL theo Thông tư 133 đúng với chế độ kế toán đang áp dụng, đồng thời lưu đủ hồ sơ liên quan. Để hỗ trợ ghi nhận chi phí, theo dõi thanh toán và quản lý dữ liệu chứng từ trên hệ thống, doanh nghiệp có thể tham khảo Fast Accounting và Fast Accounting Online của FAST; phạm vi tính năng phụ thuộc sản phẩm, phiên bản và cấu hình triển khai.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast