Khi quyết toán thuế, việc chi phí bị loại không chỉ làm tăng số thuế phải nộp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế, nhận diện các khoản chi phí không được trừ và hướng dẫn xử lý chi tiết, dễ áp dụng theo đúng quy định hiện hành.
1. Chi phí được trừ và chi phí bị loại khi quyết toán thuế TNDN là gì?
1.1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và được phép tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế.
Theo quy định hiện hành, một khoản chi được xem là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật
- Khoản chi phải được thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế VAT), trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Ngoài các khoản chi thông thường, pháp luật cũng cho phép một số khoản chi đặc thù được tính vào chi phí được trừ, bao gồm:
- Chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số
- Chi đào tạo người lao động, giáo dục nghề nghiệp trong doanh nghiệp
- Chi hỗ trợ hoạt động của tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp
- Một số khoản tài trợ theo đúng quy định của pháp luật như: giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai, dịch bệnh, xây dựng nhà tình nghĩa, an sinh xã hội… (đúng đối tượng, đúng mục đích và có đầy đủ hồ sơ chứng minh hợp lệ)
- Giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh hoặc sự kiện bất khả kháng không được bồi thường
>> Xem thêm: Cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho doanh nghiệp
1.2. Có phải mọi chi phí kế toán đều được chấp nhận khi tính thuế không?
Không phải mọi chi phí được ghi nhận trên sổ sách kế toán đều được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nguyên nhân là do kế toán và thuế được điều chỉnh bởi hai hệ thống quy định khác nhau:
- Về kế toán, việc ghi nhận chi phí tuân theo Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán hiện hành.
- Trong khi đó, việc xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế lại tuân theo quy định của pháp luật thuế, bao gồm Luật thuế TNDN, Nghị định và Thông tư hướng dẫn liên quan.
Do đó, có những khoản chi vẫn được ghi nhận trên sổ sách kế toán nhưng khi quyết toán thuế có thể không được chấp nhận là chi phí được trừ.
1.3. Chi phí bị loại khi quyết toán thuế là gì?
Chi phí bị loại khi quyết toán thuế là các khoản chi đã ghi nhận trong kỳ kế toán nhưng không đáp ứng điều kiện được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Các khoản chi này thường được xác định khi:
- Không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế theo quy định hiện hành
- Thuộc nhóm chi phí không được trừ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN
- Đã hạch toán kế toán nhưng chưa được loại trừ hoặc kê khai đúng vào chỉ tiêu chi phí không được trừ khi lập tờ khai quyết toán thuế
Trong thực tế, các khoản chi này thường chỉ được phát hiện khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra hoặc khi doanh nghiệp rà soát lại hồ sơ sau quyết toán. Việc chi phí bị loại sẽ làm tăng thu nhập chịu thuế, từ đó có thể phát sinh thuế TNDN phải nộp bổ sung hoặc ảnh hưởng đến số lỗ được chuyển kỳ sau.
1.4. Ví dụ về chi phí được trừ và chi phí bị loại
Ví dụ 1: Chi phí quảng cáo online được tính vào chi phí được trừ
Trong năm 2025, công ty A triển khai chiến dịch quảng cáo sản phẩm trên nền tảng số nhằm tăng doanh số bán hàng. Tổng chi phí quảng cáo là 90 triệu đồng, thực hiện qua một đơn vị cung cấp dịch vụ quảng cáo có đăng ký kinh doanh hợp pháp.
Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các thủ tục sau:
- Ký hợp đồng dịch vụ quảng cáo với đối tác
- Nhận hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định
- Có hồ sơ, tài liệu chứng minh dịch vụ quảng cáo đã được thực hiện
- Thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng
=> Đây là khoản chi phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định. Vì vậy, chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Ví dụ 2: Chi phạt vi phạm hành chính bị loại khi quyết toán thuế
Trong năm 2024, công ty B bị cơ quan chức năng xử phạt do vi phạm quy định về bảo vệ môi trường trong quá trình sản xuất, với số tiền phạt là 25 triệu đồng.
Khoản chi này được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
=> Tuy nhiên, theo quy định thuế TNDN, các khoản tiền phạt vi phạm hành chính không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Do đó, khoản chi 25 triệu đồng này bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
2. Các khoản chi phí thường bị loại khi quyết toán thuế
Trong quá trình quyết toán thuế TNDN, có nhiều khoản chi dù đã hạch toán kế toán nhưng không đáp ứng điều kiện theo quy định nên sẽ bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế. Dưới đây là các nhóm chi phí thường gặp:
- Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Các khoản chi không có hóa đơn theo quy định hoặc chứng từ không đầy đủ căn cứ pháp lý sẽ không được chấp nhận là chi phí được trừ.
- Chi phí thanh toán không đúng quy định: Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
- Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh: Các khoản chi mang tính cá nhân, không liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
- Chi phí vượt mức hoặc không đúng quy định: Một số khoản chi như tiếp khách, quảng cáo, khuyến mại… nếu vượt mức hoặc không đáp ứng điều kiện pháp luật sẽ bị loại.
- Khoản tiền phạt vi phạm hành chính: Bao gồm tiền phạt thuế, phạt hành chính, phạt vi phạm pháp luật… đều không được tính vào chi phí được trừ.
- Chi phí trích trước hoặc phân bổ không đúng quy định: Các khoản chi không đủ điều kiện ghi nhận hoặc phân bổ sai kỳ kế toán – thuế cũng có thể bị loại khi quyết toán.
Việc nhận diện đúng các khoản chi phí thường bị loại giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh trước khi cơ quan thuế kiểm tra, hạn chế rủi ro truy thu và xử phạt.
3. Phương pháp hạch toán chi phí không được trừ sau quyết toán thuế
3.1. Trường hợp kế toán tự phát hiện chi phí không được trừ trước khi cơ quan thuế kiểm tra
Khi doanh nghiệp chủ động rà soát và phát hiện các khoản chi không đủ điều kiện được tính là chi phí được trừ trước thời điểm cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, việc xử lý sẽ thực hiện chủ yếu trên phương diện kê khai thuế.
Cách thực hiện như sau:
- Rà soát và phân loại lại toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ để xác định các khoản không đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định thuế TNDN
- Tổng hợp các khoản chi phí không được trừ và kê khai vào tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN), tại chỉ tiêu B4 – “Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế”
- Không thực hiện bút toán điều chỉnh trên sổ kế toán, vì các khoản chi này vẫn phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, chỉ khác biệt về mặt xác định chi phí tính thuế
Về bản chất, doanh nghiệp chỉ điều chỉnh phần số liệu phục vụ kê khai thuế, không điều chỉnh lại số liệu kế toán, nhằm đảm bảo tính nhất quán giữa sổ sách và hồ sơ quyết toán thuế, đồng thời hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
3.2. Trường hợp chi phí bị loại sau khi đã quyết toán thuế
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp chỉ phát hiện hoặc bị cơ quan thuế kết luận chi phí không được trừ sau khi đã hoàn tất quyết toán thuế TNDN. Khi đó, cách xử lý sẽ phụ thuộc vào việc khoản chi phí này có làm thay đổi số thuế phải nộp hay không.
3.2.1. Chi phí bị loại nhưng không làm phát sinh tăng thuế TNDN phải nộp
Trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp vẫn đang lỗ hoặc số thu nhập chịu thuế sau điều chỉnh không làm phát sinh thêm nghĩa vụ thuế.
Cách xử lý:
- Điều chỉnh lại số liệu trên tờ khai thuế TNDN đã nộp (nếu cần thiết) hoặc kê khai bổ sung
- Điều chỉnh giảm số lỗ được chuyển kỳ sau (nếu có)
- Không phát sinh số thuế TNDN phải nộp thêm nên không có tiền chậm nộp
Về bản chất, doanh nghiệp chỉ điều chỉnh lại phần thu nhập chịu thuế/lỗ tính thuế, không làm phát sinh nghĩa vụ nộp thuế bổ sung.
>> Xem thêm: Cách nộp tờ khai bổ sung trên thuế điện tử chi tiết 2026
3.2.2. Chi phí bị loại làm tăng số thuế TNDN phải nộp và phát sinh tiền chậm nộp
Khi chi phí bị loại làm tăng thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải nộp bổ sung thuế TNDN và có thể phát sinh tiền chậm nộp theo số ngày thực tế. Kế toán cần đánh giá mức độ ảnh hưởng của sai sót để lựa chọn cách điều chỉnh phù hợp theo nguyên tắc trọng yếu, xem xét cả yếu tố định lượng và định tính trong báo cáo tài chính.
- Trường hợp điều chỉnh phi hồi tố (không trọng yếu)
Áp dụng khi khoản truy thu thuế và tiền chậm nộp không ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính của các kỳ trước.
Cách xử lý:
- Ghi nhận thuế TNDN phải nộp bổ sung vào chi phí của kỳ hiện tại
- Ghi nhận tiền chậm nộp (nếu có) vào chi phí khác trong kỳ phát sinh
- Không điều chỉnh lại báo cáo tài chính các năm trước
Hạch toán:
- Thuế TNDN bổ sung: Nợ 8211 / Có 3334
- Tiền chậm nộp: Nợ 811 / Có 3339
Cách xử lý này giúp phản ánh đầy đủ chi phí phát sinh trong kỳ hiện tại mà không làm thay đổi số liệu đã công bố trước đó.
>> Xem thêm: Cách đọc báo cáo tài chính nắm bắt tình hình kinh doanh
- Trường hợp phải điều chỉnh hồi tố báo cáo tài chính (trọng yếu)
Áp dụng khi sai sót liên quan đến thuế bị loại được đánh giá là trọng yếu và có thể làm sai lệch báo cáo tài chính đã phát hành.
Cách xử lý:
- Điều chỉnh lại số liệu của các kỳ kế toán bị ảnh hưởng
- Ghi nhận phần chênh lệch vào lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Cập nhật lại báo cáo tài chính theo quy định về sai sót trọng yếu
Lưu ý:
- Khoản thuế TNDN truy thu là nội dung cần xem xét điều chỉnh hồi tố
- Tiền chậm nộp không điều chỉnh hồi tố mà ghi nhận vào chi phí của kỳ hiện tại
Mục tiêu của phương pháp này là đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý và đúng bản chất tình hình tài chính của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: 6 bước lập Báo cáo tài chính nhanh chóng (Cập nhật mới nhất)
4. Những lưu ý khi hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế
Trong thực tế, việc hạch toán và xử lý chi phí bị loại sau quyết toán thuế TNDN không chỉ liên quan đến nghiệp vụ kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:
- Phân biệt rõ giữa kế toán và thuế ngay từ đầu: Chi phí ghi nhận theo kế toán chưa chắc được chấp nhận khi tính thuế. Doanh nghiệp cần theo dõi song song hai góc nhìn để hạn chế sai lệch khi quyết toán.
- Theo dõi riêng các khoản chi không được trừ: Nên lập danh sách hoặc mã theo dõi riêng cho các khoản chi có nguy cơ bị loại để thuận tiện khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (chỉ tiêu B4).
- Không điều chỉnh tùy tiện bút toán kế toán: Các khoản chi bị loại về bản chất vẫn là chi phí phát sinh thực tế. Việc điều chỉnh chủ yếu thực hiện trên tờ khai thuế, không xóa hoặc sửa sai sổ kế toán nếu không thuộc trường hợp sai sót trọng yếu.
- Rà soát chứng từ ngay trong năm tài chính: Doanh nghiệp nên kiểm tra hóa đơn, phương thức thanh toán và hồ sơ liên quan ngay trong kỳ phát sinh để giảm rủi ro bị loại khi quyết toán.
- Cập nhật kịp thời quy định thuế mới: Các quy định về chi phí được trừ thường xuyên thay đổi, do đó kế toán cần theo dõi thông tư, nghị định mới để áp dụng đúng.
- Đánh giá ảnh hưởng trước khi điều chỉnh báo cáo tài chính: Với các khoản truy thu sau kiểm tra thuế, cần xem xét mức độ trọng yếu để lựa chọn phương pháp điều chỉnh phù hợp (phi hồi tố hoặc hồi tố).
Việc nắm rõ và hạch toán đúng chi phí bị loại khi quyết toán thuế giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro truy thu, tiền chậm nộp và đảm bảo số liệu kế toán chính xác. Doanh nghiệp cần phân biệt quy định kế toán và thuế, đồng thời kê khai đầy đủ các khoản chi không được trừ trên tờ khai TNDN. Trong quá trình quản lý, việc ứng dụng phần mềm kế toán như FAST Accounting và FAST Accounting Online của FAST sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, giảm sai sót và hỗ trợ quyết toán thuế hiệu quả hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast