Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp, việc thanh toán và quản lý chi phí luôn đòi hỏi sự minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Một trong những yêu cầu quan trọng để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính chi phí hợp lý là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Từ ngày 01/07/2025, quy định về loại chứng từ này sẽ có nhiều thay đổi đáng chú ý theo Luật Thuế GTGT mới. Vậy chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì? Gồm những loại nào? Và doanh nghiệp cần lưu ý gì để tuân thủ đúng quy định mới? Bài viết dưới đây FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ.
1. Chứng từ thanh toán là gì?
Chứng từ thanh toán là thuật ngữ chỉ các loại giấy tờ hoặc vật mang thông tin có nội dung ghi nhận một nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã phát sinh và hoàn tất, được sử dụng làm căn cứ hợp pháp để thực hiện việc thanh toán giữa các bên liên quan.
Những chứng từ này có vai trò xác nhận việc chi trả đã diễn ra, đồng thời phục vụ cho việc quản lý tài chính, hạch toán kế toán và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động thu – chi của tổ chức hoặc cá nhân.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là các loại tài liệu, giấy tờ ghi nhận thông tin về các khoản chi trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ không thực hiện bằng tiền mặt, mà thông qua các hình thức thanh toán hợp pháp như:
- Chuyển khoản ngân hàng
- Ủy nhiệm chi / Lệnh chi
- Séc chuyển khoản
- Thẻ ngân hàng, ví điện tử, Internet Banking, Mobile Banking
- Ủy nhiệm thu, Giấy báo Nợ/Báo Có từ ngân hàng
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm những loại nào?
Theo quy định tại khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 173/2016/TT-BTC), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm hai nhóm chính: chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác. Đây là các căn cứ quan trọng để doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
3.1 Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Là các loại giấy tờ chứng minh việc chuyển khoản từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán tại các tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán. Giao dịch này phải được thực hiện bằng các phương thức thanh toán hợp pháp và phù hợp với quy định của pháp luật.
Các loại chứng từ phổ biến bao gồm:
- Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi
- Séc chuyển khoản
- Ủy nhiệm thu, nhờ thu
- Giao dịch bằng thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng
- Giao dịch qua ví điện tử liên kết với tài khoản ngân hàng
- Các hình thức thanh toán điện tử hợp pháp khác
Ngoài ra, việc chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân (hoặc ngược lại) cũng được chấp nhận nếu được thực hiện đúng quy định.
3.2 Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác
Bên cạnh chuyển khoản ngân hàng, pháp luật cũng công nhận một số phương thức thanh toán không sử dụng tiền mặt trong các trường hợp đặc biệt, bao gồm:
- Thanh toán bù trừ giá trị hàng hóa, dịch vụ: Áp dụng khi hai bên có hợp đồng thể hiện rõ việc cấn trừ nghĩa vụ thanh toán hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra.
- Cấn trừ công nợ qua bên thứ ba: Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện thanh toán thông qua hình thức vay, mượn tiền hoặc thông qua bên thứ ba đứng ra thanh toán hộ.
- Ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba: Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho một tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng thay mình.
- Thanh toán vào tài khoản tại Kho bạc Nhà nước: Áp dụng trong các trường hợp cưỡng chế thi hành nghĩa vụ tài chính, khi tài sản hoặc tiền đang bị bên thứ ba nắm giữ và được thanh toán thông qua tài khoản tại Kho bạc.
Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế, mà còn góp phần minh bạch hóa các giao dịch tài chính và hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
4. Quy định mới nhất về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (cập nhật 2025)
4.1 Quy định mới nhất về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (áp dụng từ ngày 01/07/2025)
Từ ngày 01/07/2025, việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào sẽ bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, không phân biệt giá trị từng lần mua. Đây là điểm thay đổi quan trọng theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2024 và chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2025.
4.2 Không còn giới hạn 20 triệu đồng như trước đây
Trước đây, theo Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi năm 2013), doanh nghiệp chỉ cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên. Tuy nhiên, quy định mới đã loại bỏ mức ngưỡng này.
Cụ thể, theo khoản 2 Điều 14 của Luật Thuế GTGT 2024, điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào bao gồm:
- Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khi nhập khẩu;
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với toàn bộ hàng hóa, dịch vụ mua vào (trừ các trường hợp đặc biệt do Chính phủ quy định riêng).
Như vậy, kể từ ngày 01/07/2025, dù hàng hóa có giá trị dưới 5 triệu hay dưới 20 triệu đồng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?
- Thay đổi thói quen thanh toán: Không còn được thanh toán bằng tiền mặt cho các khoản chi nhỏ nếu muốn khấu trừ thuế GTGT.
- Soát xét quy trình kế toán và lưu trữ chứng từ: Đảm bảo có đầy đủ các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, giao dịch chuyển khoản, v.v.
- Cập nhật hợp đồng và chính sách thanh toán với nhà cung cấp để bảo đảm phù hợp với quy định mới.
- Theo dõi văn bản hướng dẫn của Chính phủ về các trường hợp ngoại lệ để áp dụng đúng luật.
Từ ngày 01/07/2025, tất cả các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ muốn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đều bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, không còn áp dụng ngưỡng giá trị từng lần như trước. Đây là thay đổi quan trọng trong quản lý thuế, yêu cầu doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để tránh bị loại chi phí thuế không đáng có.
5. Các câu hỏi thường gặp về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
5.1. Cấn trừ công nợ có được coi là thanh toán không dùng tiền mặt không?
Có, nếu có hợp đồng và chứng từ đầy đủ, một số hình thức như:
- Cấn trừ giá trị hàng hóa, dịch vụ
- Thanh toán qua bên thứ ba theo ủy quyền
- Bù trừ công nợ giữa các bên
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu trữ kỹ chứng từ kèm theo hợp đồng và xác nhận thanh toán để được chấp nhận.
5.2. Thanh toán bằng tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT không?
Không, kể từ 01/07/2025. Các khoản thanh toán bằng tiền mặt không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT, trừ khi thuộc trường hợp được Chính phủ quy định là ngoại lệ.
5.3. Nếu thanh toán bằng ví điện tử có được chấp nhận không?
Được, nếu ví điện tử có liên kết với tài khoản ngân hàng và có chứng từ thể hiện rõ thông tin giao dịch (người chuyển, người nhận, số tiền, nội dung,…).
5.4. Có cần lưu giữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không?
Có. Đây là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế. Chứng từ phải rõ ràng, chính xác và lưu trữ đúng quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, thuế.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ là căn cứ pháp lý quan trọng trong hoạt động kế toán, tài chính mà còn là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế. Đặc biệt, kể từ ngày 01/07/2025, theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2024, mọi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ – không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ – nếu muốn khấu trừ thuế đầu vào đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
Vì vậy, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chủ động cập nhật quy định mới, điều chỉnh chính sách thanh toán và lưu trữ chứng từ đầy đủ, hợp lệ để đảm bảo quyền lợi về thuế, tránh rủi ro bị loại chi phí hoặc bị xử phạt trong quá trình kiểm tra, thanh tra thuế.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast