Mẫu bảng kê hàng tồn kho, máy móc cho hộ kinh doanh 2026

Việc lập bảng kê hàng tồn kho, máy móc cho hộ kinh doanh 2026 theo Thông tư 18/2026/TT-BTC giờ đây trở nên đơn giản hơn. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê chuẩn, lưu trữ an toàn và nộp cơ quan thuế đúng hạn, đồng thời cung cấp file Word mẫu sẵn giúp điền thông tin nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Mục lục

1. Bảng kê hàng tồn kho là gì?

Bảng kê hàng tồn kho (hay biên bản kiểm kê) là tài liệu ghi chép chi tiết số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của hàng hóa, vật tư, thành phẩm và máy móc tại một thời điểm nhất định. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, phân loại rõ ràng các loại hàng hóa và đánh giá chính xác tài sản hiện có.

Các đặc điểm chính:

Nội dung: Bao gồm mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
Mục đích: Giúp xác định lượng hàng thực tế, kiểm soát thất thoát và tối ưu hóa quá trình nhập-xuất-tồn.
Thời điểm lập: Thường được lập định kỳ theo tháng, quý, năm hoặc khi có yêu cầu kiểm kê đột xuất.

Bảng kê còn giúp phân loại các loại hàng tồn như nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa mua về để bán hoặc hàng hóa đang vận chuyển, từ đó tạo cơ sở minh bạch cho quản lý hàng tồn kho và lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh.

>> Xem thêm: Các cách tính hàng tồn kho cho từng loại doanh nghiệp

2. Quy định về việc lập bảng kê hàng tồn kho cần lưu ý

Việc lập bảng kê hàng tồn kho không chỉ là nghiệp vụ kế toán nội bộ mà còn là yêu cầu pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan thuế về tính hợp lý của chi phí và hàng hóa.

2.1. Đối tượng cần lập

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, các đơn vị sau cần duy trì bảng kê hàng tồn kho, hay còn là loại giấy tờ kế toán:

Doanh nghiệp sản xuất và thương mại: Cần theo dõi chi tiết biến động nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hóa.
Đơn vị nộp thuế theo phương pháp kê khai: Sử dụng bảng kê để xác định giá vốn hàng bán và tính toán khấu trừ thuế GTGT đầu vào hợp lệ.
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, các đối tượng này bắt buộc phải lập bảng kê để phục vụ công tác quản lý thuế của nhà nước.

2.2. Hình thức lưu trữ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hoặc cả hai hình thức lưu trữ sau, miễn là đảm bảo tính toàn vẹn và dễ tra cứu:

Lưu trữ bằng văn bản (Giấy): Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị, đóng dấu giáp lai (nếu cần).
Lưu trữ điện tử: Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hoặc file Excel. Lưu ý phải có sao lưu (backup) định kỳ và đảm bảo các chứng từ điện tử có chữ ký số hợp lệ theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
Thời hạn lưu trữ: Chứng từ kế toán dùng cho quản lý, điều hành (bao gồm bảng kê không dùng trực tiếp ghi sổ) thường lưu trữ tối thiểu 5 năm. Nếu dùng để ghi sổ và lập BCTC, thời gian lưu trữ là 10 năm.

2.3. Thời hạn nộp bảng kê lên cơ quan thuế

Đối với các hộ kinh doanh, thời hạn nộp bảng kê hàng tồn kho cho kỳ quyết toán thuế năm 2025 được xác định cụ thể trong năm 2026 như sau:

Hình thức khai thuế	Thời hạn nộp chậm nhất
Khai thuế theo quý	Ngày 04/05/2026 (Nộp cùng hồ sơ khai thuế Quý I/2026)
Khai thuế theo tháng	Ngày 20/04/2026

Lưu ý quan trọng:

Việc cơ quan thuế tiếp nhận bảng kê chỉ nhằm mục đích quản lý thuế, không có giá trị xác nhận hay hợp thức hóa nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của số liệu kê khai. Mọi sai phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định hành chính hoặc hình sự.

3. Mẫu bảng kê hàng tồn kho Thông tư 18/2026/TT-BTC

Mẫu Bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới nhất hiện nay là Mẫu số 01/BK-HTK áp dụng theo Thông tư 18/2026/TT-BTC. Đây là biểu mẫu chuẩn hóa giúp cơ quan thuế theo dõi biến động tài sản và hàng hóa của các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ.

Bảng kê được chia thành các phần chính để đảm bảo tính minh bạch:

Thông tin định danh: Tên hộ kinh doanh, Mã số thuế, Địa chỉ và kỳ kiểm kê.
Danh mục hàng hóa, vật tư (Phần I): Ghi nhận tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền của các mặt hàng đang lưu kho.
Danh mục máy móc, thiết bị (Phần II): Ghi nhận các tài sản cố định, công cụ dụng cụ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ký xác nhận: Chữ ký của người lập biểu và xác nhận của chủ hộ kinh doanh.

Một số lưu ý khi điền mẫu

Tính trung thực: Số liệu trên bảng kê phải khớp với biên bản kiểm kê thực tế tại kho.
Tính nhất quán: Tên hàng hóa và đơn vị tính nên đồng nhất với hóa đơn mua vào để dễ dàng đối chiếu khi quyết toán.
Cập nhật: Luôn sử dụng mẫu mới nhất theo Thông tư 18/2026/TT-BTC để đảm bảo tính pháp lý.

>> Tải ngay: Mẫu bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị

Quản lý tồn kho và máy móc không còn là việc phức tạp với hộ kinh doanh khi sử dụng bảng kê hàng tồn kho. Lập bảng kê theo đúng quy định giúp kiểm soát số lượng, giá trị hàng hóa chính xác, tối ưu quy trình nhập – xuất – tồn và giảm rủi ro thất thoát. Nhờ hướng dẫn từ FAST, việc lập bảng kê trở nên nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài sản tốt hơn và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

Thông tin liên hệ: