Nội quy lao động được ví như “bộ luật riêng” của mỗi doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ pháp lý giúp duy trì trật tự, kỷ cương mà còn là cơ sở để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người sử dụng lao động và người lao động. Tuy nhiên, việc soạn thảo một mẫu nội quy công ty vừa chặt chẽ về lý, vừa thấu đáo về tình và phù hợp với đặc thù ngành nghề không phải là điều dễ dàng. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp cho bạn hệ thống các mẫu nội quy chuẩn nhất cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019, đồng thời giải đáp các vướng mắc pháp lý thường gặp.
1. Doanh nghiệp có bắt buộc ban hành nội quy không?
Đây là câu hỏi đầu tiên mà các chủ doanh nghiệp Startup hoặc SME thường thắc mắc. Căn cứ theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, câu trả lời là CÓ.
Người sử dụng lao động bắt buộc phải ban hành nội quy lao động. Tuy nhiên, hình thức ban hành sẽ phụ thuộc vào quy mô nhân sự của doanh nghiệp:
- Sử dụng từ 10 người lao động trở lên: Phải có nội quy lao động bằng văn bản.
- Sử dụng dưới 10 người lao động: Không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Tại sao phải có nội quy? Nếu không có nội quy lao động (hoặc quy định trong hợp đồng), doanh nghiệp sẽ không có căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật nhân viên khi họ vi phạm (như đi muộn, tự ý nghỉ việc, làm hư hỏng tài sản). Do đó, dù quy mô nhỏ, FAST khuyến nghị bạn vẫn nên văn bản hóa các quy định này.
>> Xem thêm: 3 Mẫu quyết định nghỉ việc/thôi việc chuẩn quy định mới nhất
2. Nội dung cần có trong một mẫu nội quy công ty chuẩn
Để tránh sa đà vào các chi tiết vụn vặt khiến văn bản trở nên dài dòng khó hiểu, hoặc ngược lại quá sơ sài dẫn đến thiếu căn cứ xử lý, một mẫu nội quy công ty chuẩn cần bám sát Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
Nội quy cần bao gồm 6 nội dung chủ yếu sau:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định rõ giờ vào làm, tan ca, nghỉ trưa, nghỉ chuyển ca, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng, chấm công…
- Trật tự tại nơi làm việc: Quy định về phạm vi đi lại, trang phục, văn hóa ứng xử, tuân thủ mệnh lệnh điều hành.
- An toàn, vệ sinh lao động: Các quy định về tuân thủ quy trình vận hành máy móc, trang bị bảo hộ, phòng chống cháy nổ và giữ gìn vệ sinh chung.
- Phòng, chống quấy rối tình dục: Đây là điểm mới bắt buộc theo luật hiện hành, quy định trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tại nơi làm việc.
- Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh: Quy định về việc sử dụng tài sản công, bảo mật thông tin khách hàng, công nghệ, bí quyết kinh doanh.
- Xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Liệt kê các hành vi vi phạm tương ứng với các hình thức kỷ luật (Khiển trách, Kéo dài thời hạn nâng lương, Cách chức, Sa thải) và mức bồi thường thiệt hại.
>> Xem thêm: Mẫu quy chế thưởng phạt trong công ty chuẩn nhất 2025
3. 6 mẫu nội quy công ty thông dụng, dễ áp dụng
Tùy vào đặc thù ngành nghề (sản xuất hay văn phòng) và văn hóa doanh nghiệp, nội quy sẽ có những điều chỉnh riêng. Dưới đây là 6 mẫu thông dụng nhất do FAST tổng hợp.
3.1. Mẫu nội quy công ty chuẩn (áp dụng chính thức)
Đây là mẫu đầy đủ nhất, bao quát mọi khía cạnh pháp lý, phù hợp để đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Đối tượng: Các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, đa ngành nghề.
- Đặc điểm: Chi tiết, chặt chẽ, ngôn ngữ mang tính pháp lý cao. Bao gồm đầy đủ các chương mục về bảo mật thông tin, sở hữu trí tuệ và quy trình tố tụng kỷ luật.
>> Tải về Mẫu nội quy công ty chuẩn
3.2. Mẫu nội quy công ty ngắn gọn
- Đối tượng: Doanh nghiệp nhỏ (dưới 10 người), Startup, văn phòng đại diện.
- Đặc điểm: Lược bỏ các thủ tục hành chính rườm rà, tập trung vào các quy định cốt lõi như giờ giấc, tác phong và hình thức kỷ luật cơ bản. Ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu cho mọi nhân viên.
>> Tải về Mẫu nội quy ngắn gọn
3.3. Mẫu nội quy lao động chung cho doanh nghiệp
- Đối tượng: Áp dụng cho khối văn phòng (Office), công ty tư vấn, agency.
- Nội dung trọng tâm: Nhấn mạnh vào văn hóa công sở, quy định sử dụng email/internet công ty, bảo mật dữ liệu khách hàng và quy định về làm thêm giờ (OT).
>> Tải về Mẫu nội quy chung
3.4. Mẫu nội quy công ty sản xuất
- Đối tượng: Nhà máy, xưởng gia công, khu công nghiệp.
- Nội dung trọng tâm:
- Quy định ngặt nghèo về An toàn lao động (HSE).
- Quy định về ca kíp (Ca 1, Ca 2, Ca 3), chuyển ca.
- Quy định về đồng phục, giày bảo hộ.
- Kiểm soát ra vào cổng, chống trộm cắp vật tư.
- Quy định cấm rượu bia, chất kích thích tuyệt đối khi vận hành máy.
>> Tải về Mẫu nội quy công ty sản xuất
>> Xem thêm: Quy trình sản xuất là gì? 6 bước hoàn thiện quy trình sản xuất
3.5. Mẫu nội quy công ty xây dựng
- Đối tượng: Các nhà thầu thi công, công trường xây dựng.
- Nội dung trọng tâm:
- An toàn trên cao, an toàn điện công trường.
- Quy định sinh hoạt tại lán trại.
- Bảo quản vật tư, máy móc thi công đắt tiền.
- Kỷ luật “thép” về giờ giấc và nồng độ cồn.
>> Tải về Mẫu nội quy xây dựng
>> Xem thêm: Đấu thầu là gì? Các hình thức đấu thầu theo quy định
3.6. Mẫu nội quy công ty thương mại – dịch vụ
- Đối tượng: Chuỗi bán lẻ, nhà hàng, khách sạn (F&B), showroom.
- Nội dung trọng tâm:
- Quy chuẩn về ngoại hình, diện mạo (Grooming).
- Thái độ phục vụ khách hàng (Cười, chào, cảm ơn)
- Quy trình thanh toán, bàn giao ca, kiểm kê tiền mặt cuối ngày.
- Vệ sinh an toàn thực phẩm (đối với F&B).
> Tải về Mẫu nội quy Thương mại Dịch vụ
>> Xem thêm: Top 20 phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả nhất 2025
4. Lưu ý quan trọng khi áp dụng nội quy công ty
Việc sao chép một mẫu nội quy trên mạng về và áp dụng ngay là một sai lầm phổ biến. Để nội quy thực sự có hiệu lực và đi vào đời sống, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thứ nhất: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) đối với nơi đã thành lập tổ chức này.
- Thứ hai: Phải đăng ký nội quy (với DN trên 10 người) Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/huyện nơi đặt trụ sở. Nội quy chỉ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Thứ ba: Thông báo công khai Nội quy phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Cách tốt nhất là tổ chức đào tạo nội quy cho nhân viên mới và yêu cầu ký cam kết tuân thủ.
- Thứ tư: Không được trái luật Mọi quy định trong nội quy không được trái với pháp luật lao động. Ví dụ: Không được phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật; không được quy định làm việc quá số giờ luật định…
>> Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả chỉ với 6 bước
5. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)
5.1. Công ty dưới 10 lao động có cần nội quy không?
Không bắt buộc phải ban hành văn bản nội quy và không phải đăng ký với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, các quy định về kỷ luật và trách nhiệm vật chất phải được ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động để có cơ sở xử lý.
5.2. Nội quy công ty có hiệu lực từ khi nào?
- Đối với doanh nghiệp phải đăng ký: Có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động nhận được hồ sơ (nếu không có yêu cầu sửa đổi).
- Đối với doanh nghiệp không phải đăng ký (dưới 10 người): Hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong văn bản ban hành.
5.3. Có thể xử lý kỷ luật nếu chưa ban hành nội quy không?
Về nguyên tắc là KHÔNG. Theo Điều 127 Bộ luật Lao động: “Cấm xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết”. Do đó, nếu chưa có nội quy, doanh nghiệp rất yếu thế khi xảy ra tranh chấp.
Việc xây dựng nội quy lao động chuẩn chỉnh là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp duy trì kỷ cương và giảm thiểu rủi ro pháp lý về sau. Hy vọng bộ biểu mẫu trên sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị nhân sự của bạn ngay từ hôm nay. Hãy để hệ sinh thái phần mềm FAST tiếp tục đồng hành, giúp bạn hiện đại hóa quy trình quản lý từ chấm công đến tính lương một cách minh bạch và hiệu quả nhất.
Thông tin liên hệ tư vấn:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast