Trong hoạt động đầu tư và mua sắm công, đấu thầu đóng vai trò then chốt giúp lựa chọn được nhà thầu có năng lực, đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả kinh tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các hình thức đấu thầu hiện hành, quy trình pháp lý chuẩn, cũng như những điểm đặc thù khi triển khai. Hãy cùng FAST tìm hiểu trong bài viết sau về đấu thầu là gì, các hình thức phổ biến tại Việt Nam, quy trình chuẩn theo luật, đồng thời giải đáp những câu hỏi thường gặp, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp và tổ chức tham gia đấu thầu một cách hiệu quả và tuân thủ quy định.
1. Đấu thầu là gì?
Theo Khoản 8, Điều 4, Luật Đấu thầu 2023, đấu thầu là “quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, lựa chọn nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình.”
Thông thường, một cách đơn giản, tham gia đấu thầu sẽ bao gồm:
- Bên mời thầu (chủ đầu tư hoặc tổ chức) tổ chức đấu thầu để chọn nhà thầu phù hợp nhất.
- Nhà thầu (cá nhân, doanh nghiệp) tham gia đấu thầu nhằm giành quyền cung cấp sản phẩm, dịch vụ hay thực hiện dự án, với mục tiêu có lợi nhuận cao và phát triển năng lực.
Đấu thầu là công cụ quan trọng để lựa chọn đối tác thực hiện dự án hoặc cung cấp dịch vụ
2. Phân loại các hình thức đấu thầu tại Việt Nam
2.1. Nhóm đấu thầu cạnh tranh
2.1.1. Đấu thầu rộng rãi
- Khái niệm: Là hình thức lựa chọn nhà thầu không giới hạn số lượng nhà thầu tham dự. Mọi nhà thầu quan tâm và đáp ứng yêu cầu hồ sơ mời thầu đều được phép tham gia.
- Đặc điểm:
-
- Mở rộng đối tượng tham gia, tăng tính cạnh tranh.
- Công khai, minh bạch thông tin dự án, hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Áp dụng cho hầu hết các gói thầu, trừ những gói thầu thuộc các hình thức khác như hạn chế, chỉ định, chào hàng cạnh tranh.
- Khi nào nên áp dụng: Được sử dụng phổ biến cho các gói thầu mà không bị hạn chế về số lượng nhà thầu tham gia, giúp đảm bảo hiệu quả kinh tế và cạnh tranh lành mạnh.
Đấu thầu rộng rãi là một hình thức đấu thầu phổ biến
2.1.2. Đấu thầu hạn chế
- Khái niệm: Là hình thức lựa chọn nhà thầu trong đó chỉ mời một số nhà thầu đáp ứng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm được tham gia.
- Đặc điểm: Tiết kiệm thời gian, phù hợp với các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật, bảo mật cao, số lượng nhà thầu tham gia bị hạn chế.
- Khi nào nên áp dụng: Thường áp dụng với các gói thầu đặc thù, yêu cầu kỹ thuật cao hoặc theo điều ước quốc tế.
Đấu thầu hạn chế có thể giúp tiết kiệm thời gian
2.1.3. Đấu thầu chào hàng cạnh tranh
- Khái niệm: Là hình thức lựa chọn nhà thầu trong đó bên mời thầu gửi hồ sơ mời chào hàng đến một số nhà thầu đủ điều kiện để cạnh tranh về giá và điều kiện thực hiện.
- Đặc điểm: Thường dùng cho các gói thầu có giá trị nhỏ hoặc gấp rút triển khai, thủ tục đơn giản, nhanh chóng.
- Khi nào nên áp dụng: Phù hợp với gói thầu nhỏ, ít phức tạp về kỹ thuật.
Đấu thầu chào hàng cạnh tranh sẽ phù hợp với các gói thầu có giá trị nhỏ
2.2. Nhóm đấu thầu chỉ định
2.2.1. Đấu thầu chỉ định thầu
- Khái niệm: Là hình thức lựa chọn nhà thầu dựa trên việc bên mời thầu chỉ định cụ thể một nhà thầu để thực hiện gói thầu mà không có sự cạnh tranh giữa các nhà thầu.
- Đặc điểm: Phù hợp với các gói thầu có yêu cầu cấp bách, bí mật nhà nước, có duy nhất một nhà thầu cung cấp, hoặc có tính chuyên môn, kỹ thuật đặc thù cao; mang tính tiết kiệm về thời gian, chi phí. Có thể áp dụng quy trình thông thường hoặc rút gọn.
- Khi nào áp dụng: Gói thầu cấp bách, bảo vệ an ninh quốc phòng, dự án quan trọng quốc gia, gói thầu có yêu cầu kỹ thuật đặc thù, chỉ có một nhà thầu cung cấp trên thị trường, thuộc ngành, lĩnh vực có quy định pháp luật cho phép chỉ định thầu, hoặc để đẩy nhanh tiến độ bảo đảm chất lượng và hiệu quả.
Đấu thầu chỉ định thầu có thể giúp đẩy nhanh tiến độ bảo đảm chất lượng và hiệu quả
2.2.2. Đấu thầu mua sắm trực tiếp
- Định nghĩa: Là hình thức lựa chọn nhà thầu trực tiếp mua sắm hàng hóa dựa trên kết quả của các gói thầu đã được đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế trước đó.
- Đặc điểm: Áp dụng cho các gói thầu có tính chất tương tự gói thầu đã đấu thầu trước đó, quy mô nhỏ hơn 130% so với gói thầu trước, đơn giá không vượt mức giá đã ký hợp đồng, thời hạn thực hiện trong vòng 12 tháng kể từ khi ký hợp đồng trước đó.
- Khi nào áp dụng: Thường dùng khi mua sắm bổ sung theo hợp đồng đã ký hoặc các gói thầu tương tự gói thầu đã được lựa chọn nhà thầu qua đấu thầu rộng rãi/hạn chế, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí.
Đấu thầu mua sắm trực tiếp thường dùng khi mua sắm bổ sung hợp đồng, gói thầu tương tự
2.3. Nhóm đàm phán giá
- Định nghĩa: Hình thức lựa chọn nhà thầu thông qua việc bên mời thầu trực tiếp đàm phán với các nhà thầu đã được lựa chọn để thống nhất về giá cả và các điều khoản hợp đồng.
- Đặc điểm: Đàm phán giá nhằm đạt được mức giá hợp lý nhất, đảm bảo nhà thầu có năng lực, kinh nghiệm, giá cả và điều khoản hợp đồng được cân đối hợp lý. Quá trình đàm phán cần công khai, minh bạch.
- Khi nào áp dụng: Áp dụng cho các gói thầu đặc thù như mua biệt dược gốc, sinh phẩm tham chiếu; mua thuốc, thiết bị y tế, vật tư xét nghiệm chỉ có một hoặc hai nhà sản xuất trên thị trường; các trường hợp cần đàm phán để đảm bảo hiệu quả và minh bạch.
Nhóm đàm phán giá thường được ap dụng cho các gói thầu đặc thù
2.4. Nhóm tự thực hiện và trường hợp đặc biệt
2.4.1. Nhóm tự thực hiện
- Định nghĩa: Chủ đầu tư hoặc tổ chức trực tiếp quản lý và sử dụng gói thầu tự thực hiện, không thông qua lựa chọn nhà thầu bên ngoài.
- Đặc điểm: Đòi hỏi chủ đầu tư có năng lực kỹ thuật, tài chính, kinh nghiệm, và khả năng huy động nhân sự, thiết bị đáp ứng yêu cầu gói thầu; không được chuyển nhượng phần công việc lớn cho bên khác.
- Khi nào áp dụng: Chủ đầu tư đủ năng lực, có chức năng, nhiệm vụ phù hợp với yêu cầu gói thầu và muốn trực tiếp quản lý thực hiện gói thầu, giúp tiết kiệm chi phí và quản lý hiệu quả.
Nhóm tự thực hiện đấu thầu sẽ không thông qua lựa chọn nhà thầu bên ngoài
2.4.1. Các trường hợp đặc biệt
- Định nghĩa: Hình thức lựa chọn nhà thầu áp dụng với những gói thầu có điều kiện, yêu cầu đặc thù không thể áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu thông thường.
- Đặc điểm: Áp dụng cho các gói thầu yêu cầu bảo đảm quốc phòng, an ninh, đối ngoại, các dự án có yêu cầu thủ tục đặc thù, mua thuốc, vaccine trong quá trình thử nghiệm, hoặc các tình huống đòi hỏi tính bảo mật cao.
- Khi nào áp dụng: Gói thầu có yêu cầu đặc thù về thủ tục, bảo mật, nhiệm vụ chính trị, lợi ích quốc gia, hoặc không áp dụng được các hình thức lựa chọn nhà thầu thông thường theo quy định pháp luật.
Ngoài ra, cũng có những trường hợp đặc biệt với những yêu cầu đặc thù
3. Quy trình đấu thầu chuẩn theo luật
3.1. Chuẩn bị và công bố hồ sơ mời thầu
- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu (HSMT): Bên mời thầu xác định loại gói thầu, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, soạn thảo hồ sơ mời thầu gồm các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí đánh giá, hướng dẫn dự thầu, dự thảo hợp đồng,…
- Công bố hồ sơ mời thầu: Thông báo mời thầu được công khai rộng rãi (đấu thầu rộng rãi) hoặc gửi trực tiếp tới nhà thầu đủ điều kiện (đấu thầu hạn chế). Thông báo gồm thông tin gói thầu, thời gian, địa điểm phát hành hồ sơ, yêu cầu dự thầu,…
Chuẩn bị và công bố hồ sơ mời thầu
3.2. Nộp và mở hồ sơ dự thầu
- Nộp hồ sơ dự thầu: Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của HSMT. Hồ sơ bao gồm năng lực, kinh nghiệm, phương án kỹ thuật, giá dự thầu, các giấy tờ pháp lý và hồ sơ liên quan.
- Mở hồ sơ dự thầu: Bên mời thầu tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời gian, địa điểm đã công bố, công khai tên nhà thầu nộp hồ sơ, ghi biên bản mở thầu. Quy trình mở thầu được thực hiện minh bạch để đảm bảo công bằng.
Nộp và mở hồ sơ dự thầu
3.3. Đánh giá, xét thầu và công bố kết quả
- Đánh giá hồ sơ dự thầu: Thực hiện đánh giá về năng lực, kỹ thuật, tài chính và giá dự thầu theo tiêu chí đã nêu trong HSMT. Có thể tổ chức đánh giá bước hoặc toàn bộ hồ sơ.
- Xét thầu và lựa chọn nhà thầu: Dựa trên kết quả đánh giá để lựa chọn nhà thầu trúng thầu. Phân tích, so sánh hồ sơ, thương thảo hợp đồng (nếu có), lập báo cáo kết quả lựa chọn.
- Công bố kết quả: Kết quả lựa chọn nhà thầu được trình thẩm định, phê duyệt và công khai rộng rãi, bao gồm thông tin nhà thầu trúng thầu và các nội dung liên quan.
Đánh giá, xét thầu và công bố kết quả
3.4. Ký kết, quản lý hợp đồng và thực hiện gói thầu
- Ký kết hợp đồng: Chủ đầu tư và nhà thầu hoàn thiện nội dung hợp đồng dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận, hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn. Hợp đồng quy định rõ trách nhiệm, phạm vi, giá trị, và điều kiện thực hiện.
- Quản lý hợp đồng: Chủ đầu tư giám sát, kiểm tra, đánh giá tiến độ, chất lượng và các điều khoản hợp đồng, giải quyết phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Thực hiện gói thầu: Nhà thầu triển khai thực hiện theo hợp đồng, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng và tiến độ đã cam kết với bên mời thầu.
Ký kết, quản lý và thực hiện hợp đồng
4. FAQ – Câu hỏi thường gặp
4.1. Đấu thầu có bắt buộc cho mọi dự án không?
Không phải mọi dự án đều bắt buộc phải tổ chức đấu thầu. Theo quy định Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn, đấu thầu bắt buộc áp dụng đối với các dự án sử dụng ngân sách nhà nước, dự án đầu tư công, mua sắm công có giá trị và lĩnh vực nhất định theo quy định.
Một số trường hợp và dự án đặc thù có thể được miễn hoặc áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu khác theo luật định. Đấu thầu nhằm đảm bảo cạnh tranh, minh bạch, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình trong lựa chọn nhà thầu, nhưng không áp dụng bắt buộc cho tất cả dự án.
4.2. Sự khác biệt giữa đấu thầu truyền thống và đấu thầu online là gì?
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, đấu thầu online (qua mạng) đang dần thay thế phương thức truyền thống. Sự khác biệt giữa đấu thầu truyền thống và đấu thầu online thường được thể hiện rõ ở cách thức thực hiện, mức độ minh bạch và hiệu quả. Nếu đấu thầu truyền thống đòi hỏi nộp hồ sơ bản giấy, gặp mặt trực tiếp và tốn nhiều chi phí, thì đấu thầu online cho phép toàn bộ quy trình diễn ra trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, tiết kiệm thời gian, chi phí, minh bạch và dễ dàng truy xuất thông tin theo quy định pháp luật.
4.3. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tham gia đấu thầu nhà nước không?
Doanh nghiệp vừa và nhỏ được phép và được ưu đãi khi tham gia đấu thầu nhà nước, đặc biệt đối với các gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa có giá trị không quá giới hạn. Các ưu đãi gồm: ưu tiên lựa chọn, miễn giảm các điều kiện ràng buộc, hỗ trợ về thủ tục và thuế nhằm khuyến khích doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia.
Quy định rõ về tiêu chí xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ dựa trên số lượng lao động, tổng doanh thu, và tổng nguồn vốn theo ngành nghề kinh doanh đăng ký. Nếu không có doanh nghiệp vừa và nhỏ đáp ứng yêu cầu, đấu thầu có thể mở rộng cho các doanh nghiệp khác.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ là đối tượng quan trọng được nhà nước khuyến khích tham gia để phát triển kinh tế đa dạng và tăng tính cạnh tranh trong đấu thầu.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast