Các loại hóa đơn: Phân loại, nội dung và xu hướng hóa đơn điện tử

Trong hoạt động kinh doanh, các loại hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, hạch toán và tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách phân loại, nội dung bắt buộc và đặc biệt là xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, với sự hỗ trợ từ FAST – đơn vị tiên phong trong giải pháp phần mềm kế toán và tài chính, doanh nghiệp có thể dễ dàng tối ưu quy trình phát hành và quản lý hóa đơn hiệu quả hơn.

1. Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là chứng từ do người bán phát hành để ghi nhận thông tin giao dịch hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trên hóa đơn thường thể hiện các nội dung cơ bản như: tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất cùng tổng số tiền thanh toán.

Đối với doanh nghiệp, hóa đơn không chỉ là căn cứ pháp lý trong giao dịch mà còn là cơ sở quan trọng để kê khai thuế, hạch toán kế toán và đảm bảo tính minh bạch tài chính. Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, dần thay thế hóa đơn giấy nhờ ưu điểm nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí.

Hóa đơn là chứng từ do người bán phát hành

2. Các giai đoạn phát triển của hóa đơn

Hóa đơn đã trải qua nhiều bước chuyển đổi theo thời gian. Trước đây, doanh nghiệp chủ yếu dùng hóa đơn giấy để ghi nhận giao dịch và lưu trữ chứng từ. Tiếp đó, xuất hiện hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in, giúp linh hoạt hơn trong phát hành nhưng vẫn tốn kém chi phí và khó quản lý.

• Giai đoạn 1 – Hóa đơn giấy truyền thống (Trước năm 2010): Trong giai đoạn này, hầu hết doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, gồm hóa đơn mua trực tiếp từ cơ quan thuế hoặc hóa đơn đặt in riêng. Mỗi quyển thường có nhiều liên, màu sắc khác nhau để phân biệt. Tuy nhiên, việc quản lý hoàn toàn thủ công nên dễ phát sinh sai sót, thất lạc và tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ.
• Giai đoạn 2 – Thử nghiệm áp dụng hóa đơn điện tử (2010 – 2018): Bước ngoặt quan trọng xuất hiện vào năm 2010 khi Chính phủ ban hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, cho phép áp dụng hóa đơn điện tử. Tuy vậy, do hạ tầng công nghệ còn hạn chế, số doanh nghiệp tham gia thí điểm chưa nhiều và việc triển khai chưa thực sự phổ biến.
• Giai đoạn 3 – Triển khai rộng rãi hóa đơn điện tử (2018 – 2022): Đến năm 2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời, đặt mục tiêu tiến tới thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Tiếp đó, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đã chính thức đưa hóa đơn điện tử vào khung pháp lý. Đây là giai đoạn bản lề, tạo nền tảng cho việc chuẩn hóa và phổ cập HĐĐT trên toàn quốc.
• Giai đoạn 4 – Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (Từ 1/7/2022 đến nay): Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/7/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này giúp nâng cao tính minh bạch, chống gian lận thuế, đồng thời tối ưu quy trình kế toán – tài chính, phù hợp với xu thế chuyển đổi số quốc gia.

Ở Việt Nam, dấu mốc quan trọng thúc đẩy chuyển dịch chính là Nghị định 123/2020, khiến hóa đơn điện tử trở thành lựa chọn bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp. Từ đó, mọi quy trình phát hành, quản lý và kiểm soát hóa đơn đều được tinh gọn và nâng cao hiệu quả.

Hóa đơn đã trải qua nhiều bước chuyển đổi theo thời gian

3. Các loại hóa đơn phổ biến

Dưới đây FAST sẽ chỉ ra các loại hóa đơn thường gặp trong doanh nghiệp Việt Nam, mỗi loại phù hợp với từng hình thức kinh doanh và điều kiện pháp lý khác nhau:

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu t
• Đặc điểm: Thể hiện rõ tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán
• Khi nào dùng: Phát hành khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT; giúp doanh nghiệp khấu trừ và kê khai thuế thuận tiện.

Hóa đơn bán hàng

• Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp không sử dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
• Đặc điểm: Không tách riêng tiền thuế, chỉ ghi tổng thanh toán.
• Khi nào dùng: Cho giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT, hoặc khi không cần khấu trừ thuế.

Hóa đơn thương mại điện tử

• Đối tượng áp dụng: Giao dịch xuất khẩu hoặc bán hàng qua nền tảng thương mại điện tử.
• Đặc điểm: Hoạt động tương tự hóa đơn điện tử, nhưng được thiết kế riêng cho giao dịch quốc tế hoặc bán hàng online, dễ tích hợp với hệ thống số hóa.
• Khi nào dùng: Khi xuất khẩu hoặc bán hàng online trên sàn TMĐT; yêu cầu lập và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo NĐ 123/2020 và NĐ 70/2025.

Hóa đơn điện tử bán tài sản công

• Đối tượng áp dụng: Các đơn vị công lập, cơ quan nhà nước thực hiện bán, thanh lý tài sản công.
• Đặc điểm: Ghi nhận đầy đủ thông tin về tài sản công được xử lý theo quy định.
• Khi nào dùng: Áp dụng mỗi khi thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản công.

Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

• Đối tượng áp dụng: Các cơ quan thuộc hệ thống dự trữ quốc gia.
• Đặc điểm: Được khởi tạo bằng điện tử, phục vụ quản lý hàng dự trữ quốc gia.
• Khi nào dùng: Trong các giao dịch xuất hàng dự trữ phục vụ nhu cầu cấp bách hoặc theo quy định.

Các loại hóa đơn và chứng từ khác

• Bao gồm: Tem, vé, thẻ điện tử; phiếu thu tiền bảo hiểm; chứng từ thu cước vận chuyển hoặc phí dịch vụ khác.
• Đặc điểm: Dù không phải là hóa đơn truyền thống, nhưng có giá trị pháp lý tương đương; thường sử dụng trong các nghiệp vụ đặc thù.

Các loại hóa đơn thường gặp trong doanh nghiệp Việt Nam

4. Các hình thức hóa đơn

Hiện nay, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp và tổ chức có thể sử dụng hai hình thức hóa đơn chính:

Hóa đơn điện tử

• • Khái niệm: Là loại hóa đơn được tạo lập, phát hành và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Hóa đơn này có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, được cơ quan thuế chấp nhận và quản lý tập trung qua cổng thông tin.

• Ưu điểm:

• • Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản.
  • Thuận tiện trong việc phát hành, lưu trữ và tra cứu.
  • Hạn chế rủi ro mất, cháy, rách hóa đơn.
  • Giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát, minh bạch hóa giao dịch.
• Quy định pháp luật: Bắt buộc áp dụng rộng rãi cho hầu hết doanh nghiệp từ ngày 01/7/2022 (theo Luật Quản lý thuế 2019).
• Cách lưu trữ: Hóa đơn điện tử được lưu giữ dưới định dạng dữ liệu số (XML hoặc PDF chuyển đổi) trên hệ thống của doanh nghiệp, đồng thời truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn thông tin.

Hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in

• • Khái niệm: Là hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành, bán trực tiếp cho một số đối tượng đặc thù để sử dụng trong hoạt động kinh doanh.
  • Đối tượng áp dụng: Chủ yếu là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô nhỏ, không đủ điều kiện hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử.

• Đặc điểm:

• • • Có sẵn mẫu do cơ quan thuế phát hành.
    • Người mua hóa đơn phải kê khai thông tin và chịu sự kiểm soát trực tiếp của cơ quan thuế.

• Quy trình sử dụng:

• • Người nộp thuế liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để mua hóa đơn.
  • Điền đầy đủ thông tin vào từng số hóa đơn khi phát hành.
  • Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.
• Xu hướng: Hiện nay, hình thức này dần thu hẹp phạm vi áp dụng, vì phần lớn doanh nghiệp đã chuyển sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, với một số hộ kinh doanh nhỏ lẻ, đây vẫn là lựa chọn phù hợp và hợp pháp.

Các hình thức hóa đơn đang có hiện nay

5. Nội dung cần có trên hóa đơn

Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một tờ hóa đơn hợp pháp cần thể hiện đầy đủ những nội dung cơ bản sau:

• Thông tin của người bán và người mua

• • • Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán.
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của bên mua.
    • Thông tin liên hệ (trong trường hợp hóa đơn điện tử có thể bổ sung email, số điện thoại).

• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

• • • Tên hàng hóa, dịch vụ.
    • Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
    • Thành tiền (chưa có thuế).

• Thuế và tổng thanh toán

• • • Thuế suất GTGT áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.
    • Tiền thuế GTGT.
    • Tổng cộng tiền thanh toán (gồm cả thuế).
    • Số tiền viết bằng chữ.

• Thông tin bổ sung (nếu có)

• • • Chữ ký số của người bán (đối với hóa đơn điện tử).
    • Chữ ký, con dấu của người bán (đối với hóa đơn giấy).
    • Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn.

• Lưu ý quan trọng

• • Các chỉ tiêu trên hóa đơn phải được ghi rõ ràng, chính xác, không tẩy xóa.
  • Với hóa đơn điện tử, nội dung bắt buộc phải tuân thủ chuẩn định dạng dữ liệu do cơ quan thuế quy định.
  • Thiếu một trong các thông tin cơ bản nêu trên có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp pháp, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và quyền lợi của doanh nghiệp.

Trên hóa đơn thường thể hiện các nội dung cơ bản

6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn và ký hiệu mẫu số

6.1. Quy định về bảo quản và lưu trữ hóa đơn

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn để phục vụ cho công tác kế toán, kiểm toán và thanh tra thuế. Cụ thể:

• Hóa đơn giấy: phải được sắp xếp khoa học, tránh ẩm mốc, hư hỏng, mất mát. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo Luật Kế toán.
• Hóa đơn điện tử: được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể bảo quản trên hệ thống nội bộ hoặc dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba, nhưng phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất.

Trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, doanh nghiệp cần thông báo ngay cho cơ quan thuế và thực hiện thủ tục xử lý theo quy định.

6.2. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn

Trên mỗi hóa đơn đều có ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn, nhằm quản lý và phân loại hóa đơn:

• Mẫu số hóa đơn: thể hiện loại hóa đơn (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử…). Ví dụ: mẫu số 01GTKT0/001 thể hiện hóa đơn GTGT.
• Ký hiệu hóa đơn: gồm chữ viết và năm phát hành, dùng để nhận biết từng loại hóa đơn cụ thể. Ví dụ: AA/23E (trong đó 23 là năm 2023, E là hóa đơn điện tử).

Ngoài ra, mỗi hóa đơn còn có số thứ tự để phân biệt từng tờ hóa đơn trong cùng ký hiệu.

6.3. Ý nghĩa của việc quản lý theo ký hiệu và mẫu số

Việc sử dụng ký hiệu và mẫu số trên hóa đơn không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn có vai trò quan trọng trong quản lý. Nhờ hệ thống ký hiệu, cơ quan thuế có thể dễ dàng theo dõi, kiểm tra và đối chiếu thông tin khi cần thiết. Đối với doanh nghiệp, đây là công cụ giúp phân loại và tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng, giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán và lưu trữ. Đồng thời, việc quản lý hóa đơn theo mẫu số và ký hiệu còn đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong giao dịch, góp phần ngăn ngừa và hạn chế các hành vi gian lận về thuế.

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn để phục vụ cho công tác kế toán, kiểm toán và thanh tra thuế

7. Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Trong những năm gần đây, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành xu thế tất yếu tại Việt Nam. Theo quy định của cơ quan thuế, kể từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh đều phải đăng kí hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn nâng cao tính minh bạch và thuận tiện trong quản lý.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam đã trở thành một xu hướng rõ rệt trong quá trình chuyển đổi số. Theo số liệu từ Tổng cục Thuế, tính đến cuối năm 2023 và đầu năm 2024, đã có tới 922.908 doanh nghiệp (đạt tỷ lệ 99,95%) tham gia sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử, phản ánh mức độ phổ biến vượt xa kỳ vọng – gần như toàn bộ các doanh nghiệp đang hoạt động.

Một tín hiệu đáng chú ý nữa là việc ứng dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đang tăng nhanh. Trong nửa đầu năm 2025, đã có 146.032 cơ sở kinh doanh đăng ký sử dụng loại hóa đơn này – tăng gấp 5 lần so với cùng kỳ năm trước, nâng tổng số cơ sở đăng ký lên 252.635 đơn vị vào giữa tháng 7.

Đón đầu xu hướng đó, FAST đã phát triển giải pháp Fast e-Invoice – phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại, tuân thủ đầy đủ quy định của cơ quan thuế. Với Fast e-Invoice, doanh nghiệp có thể phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn ngay trên nền tảng trực tuyến, tích hợp linh hoạt với phần mềm kế toán và các hệ thống quản trị khác. Đây là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính an toàn, minh bạch trong giao dịch.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam đã trở thành một xu hướng rõ rệt trong quá trình chuyển đổi số

8. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn

8.1. Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?

Hóa đơn là chứng từ do người bán phát hành để ghi nhận việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, đồng thời làm căn cứ kê khai thuế và hạch toán kế toán. Trong khi đó, chứng từ có phạm vi rộng hơn, bao gồm các giấy tờ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho… nhằm phản ánh và kiểm soát hoạt động kinh tế – tài chính. Có thể hiểu đơn giản, hóa đơn là một dạng chứng từ, nhưng không phải chứng từ nào cũng là hóa đơn.

8.2. Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau như thế nào?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) được áp dụng cho doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ, trên đó thể hiện rõ thuế suất và số tiền thuế GTGT để bên mua được khấu trừ đầu vào. Trong khi đó, hóa đơn bán hàng áp dụng cho đơn vị kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, không tách riêng thuế GTGT, và số tiền thanh toán chính là giá bán cuối cùng. Nói cách khác, hóa đơn GTGT phù hợp với doanh nghiệp lớn, còn hóa đơn bán hàng thường được sử dụng bởi hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ.

Có thể thấy, hóa đơn không chỉ là giấy tờ ghi nhận giao dịch mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, tuân thủ pháp luật và quản lý hiệu quả. Từ hóa đơn giấy truyền thống đến hóa đơn điện tử bắt buộc, quá trình chuyển đổi này phản ánh rõ xu thế tất yếu của nền kinh tế số. 

Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn giải pháp quản lý hóa đơn phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro. Với các phần mềm chuyên dụng, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử một cách an toàn, hiện đại, đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast