Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 70

Từ ngày Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đã được cập nhật với nhiều điểm mới, đơn giản hơn nhưng cũng chặt chẽ hơn về quản lý. Việc nắm rõ quy định và thực hiện đúng các bước đăng ký không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được tình trạng bị từ chối hồ sơ hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây FAST sẽ hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và các bước đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 70 để doanh nghiệp triển khai một cách nhanh chóng và chính xác.

Mục lục

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký hóa đơn điện tử?

Để đăng ký và sử dụng hoặc tra cứu hóa đơn điện tử theo đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện pháp lý, kỹ thuật và hồ sơ liên quan. Việc chuẩn bị trước không chỉ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng mà còn tránh bị cơ quan thuế trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung.

1.1. Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện	Mô tả
Có chữ ký số hợp lệ (Token)	Chứng thư số do đơn vị được Bộ TT&TT cấp phép, còn hiệu lực để ký hóa đơn điện tử và tờ khai gửi cơ quan thuế.
Có hệ thống hạ tầng kỹ thuật	Máy tính, internet, email doanh nghiệp; phần mềm lập hóa đơn điện tử hoặc hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT được Tổng cục Thuế công nhận.
Đăng ký với cơ quan thuế và được chấp thuận	Lập và gửi tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để đăng ký sử dụng hoặc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử.
Đáp ứng yêu cầu lưu trữ dữ liệu	Có phương án sao lưu, lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định tối thiểu 10 năm.

1.2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng đủ điều kiện để triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký gửi cơ quan thuế.

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm:

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
Mẫu hóa đơn điện tử (được cung cấp bởi đơn vị phần mềm hóa đơn).

Lưu ý:

Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn cần được scan và gộp chung thành một file Word (.doc).
Doanh nghiệp phải đăng ký và kích hoạt chữ ký số USB Token để ký số trên hóa đơn và tờ khai thuế.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh lập Tờ khai đăng ký/thay đổi sử dụng hóa đơn điện tử – Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

>>> Tải ngay mẫu đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị Định 70 tại đây

2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Khi Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế kích hoạt, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo thực hiện đăng ký. Từ đây, quá trình đăng ký hóa đơn điện tử gồm 3 bước chính: doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế kiểm tra và phản hồi, doanh nghiệp xác nhận để hoàn tất.

Bước 1: Doanh nghiệp lập và gửi tờ khai đăng ký

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn), chọn tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục IA của Nghị định 70, sau đó điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm:

Thông tin người nộp thuế: tên doanh nghiệp, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, email, số điện thoại.
Hình thức hóa đơn sử dụng: hóa đơn điện tử có mã, không có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
Phương thức gửi dữ liệu hóa đơn và phương thức chuyển hóa đơn cho khách hàng.
Loại hóa đơn đăng ký sử dụng (hóa đơn GTGT, bán hàng, hóa đơn tài sản công, dự trữ quốc gia…).
Chứng thư số (chữ ký số), đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và đơn vị truyền nhận dữ liệu.
Nếu có chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc cần tra cứu hóa đơn, doanh nghiệp khai thêm danh sách cấp quyền.
Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc ngừng dùng hóa đơn điện tử thì có thể khai báo ngay trong tờ khai.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp ký số và gửi hồ sơ trực tuyến đến cơ quan thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế kiểm tra và phản hồi

Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ và tự động đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật:

Nếu thông tin không khớp: gửi thông báo từ chối ngay hoặc muộn nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Nếu thông tin khớp: cơ quan thuế gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại của người đại diện pháp luật.

Bước 3: Doanh nghiệp xác nhận và nhận kết quả

Doanh nghiệp cần xác nhận yêu cầu từ cơ quan thuế trong ngày, hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo:

Nếu quá hạn hoặc xác nhận không thành công: hồ sơ bị từ chối.
Nếu xác nhận đúng hạn:
- Trường hợp doanh nghiệp không vi phạm và không thuộc nhóm rủi ro: cơ quan thuế chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong ngày làm việc tiếp theo.
- Nếu doanh nghiệp thuộc diện rủi ro về thuế hoặc người đại diện từng điều hành doanh nghiệp vi phạm: cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình theo Mẫu 01/TB-BSTT-NNT (Nghị định 126/2020/NĐ-CP) trong 01 ngày làm việc.

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp có thể phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm đã đăng ký.

3. Lưu ý khi thực hiện đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

Trong quá trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý một số vấn đề sau để tránh bị từ chối hoặc phát sinh sai sót trong quá trình sử dụng:

Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số: Chữ ký số phải còn hiệu lực, được đăng ký với cơ quan thuế và cài đặt đúng trên hệ thống phần mềm xuất hóa đơn. Việc chữ ký số hết hạn hoặc lỗi kết nối sẽ khiến cơ quan thuế không tiếp nhận tờ khai.
Đảm bảo thông tin đăng ký trùng khớp với dữ liệu thuế: Các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật, tài khoản ngân hàng… phải khớp với dữ liệu đã đăng ký tại cơ quan thuế. Trường hợp sai lệch sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh, bổ sung.
Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế để xử lý kịp thời: Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra email, tài khoản trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử để nhận thông báo từ cơ quan thuế. Nếu có yêu cầu bổ sung hoặc xác nhận thông tin, cần phản hồi đúng hạn để tránh kéo dài thời gian đăng ký.
Lưu trữ hồ sơ đăng ký dưới dạng điện tử: Toàn bộ hồ sơ như quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, tờ khai đăng ký, thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, mẫu hóa đơn… nên được lưu trữ điện tử có hệ thống. Điều này giúp dễ dàng tra cứu, phục vụ cho công tác kiểm tra, quyết toán thuế hoặc khi cần đối chiếu sau này.

4. Câu hỏi thường gặp khi đăng ký hóa đơn điện tử

4.1. Đăng ký hóa đơn điện tử mất bao lâu?

Thông thường, cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký. Nếu doanh nghiệp xác nhận thông tin kịp thời và không thuộc trường hợp rủi ro về thuế, việc chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử có thể hoàn tất trong 1-2 ngày làm việc. Trường hợp phải giải trình hoặc bổ sung hồ sơ thì thời gian có thể kéo dài hơn.

4.2. Có cần thông báo phát hành sau khi đăng ký không?

Không. Theo quy định mới tại Nghị định 70, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và chờ chấp thuận. Sau khi được đồng ý, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn ngay trên hệ thống mà không cần nộp Thông báo phát hành hóa đơn như trước đây.

4.3. Khi thay đổi thông tin doanh nghiệp có cần đăng ký lại không?

Có. Nếu doanh nghiệp thay đổi các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử như tên, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật, mẫu hóa đơn hoặc hình thức sử dụng hóa đơn, cần cập nhật lại thông tin trong hệ thống hóa đơn điện tử và gửi thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế. Việc cập nhật này giúp đảm bảo hóa đơn phát hành sau đó hợp lệ và được chấp nhận khi kê khai, khấu trừ thuế.

Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70 không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính minh bạch khi giao dịch. Chỉ cần nắm rõ điều kiện, thực hiện đúng quy trình đăng ký và tuân thủ các lưu ý quan trọng, doanh nghiệp có thể triển khai hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả ngay từ đầu. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc, doanh nghiệp nên liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để được hỗ trợ kịp thời, đảm bảo hoạt động phát hành hóa đơn diễn ra thông suốt và đúng pháp luật.

Thông tin liên hệ: