Giới thiệu về phần mềm ERP

Ngày đăng: 2016-08-04 17:12:14 - Ngày cập nhật: 2017-02-17 16:45:13 - Số lần xem: 8387
Điểm: 5/5 (2 phiếu)

PHẦN MỀM ERP

Lưu ý
  • Bài viết này được hoàn thành vào 9-4-2004 trên cơ sở tìm hiểu và tổng hợp một số bài viết trên internet và trên các tạp chí.
  • Bài viết chắc chắn có nhiều hạn chế do kiến thức hạn hẹp của tác giả về lĩnh vực này, cũng như có nhiều điểm lỗi thời do được viết từ năm 2004.
  • Tuy vậy cũng mạnh dạn trình bày cho những ai mới bắt đầu tìm hiểu về phần mềm ERP và hy vọng nhận được nhiều trao đổi.
Tài liệu tham khảo về ERP
  1. Christopher Koch. The ABCs of ERP, Tạp chí CIO, 2008 (chỉnh sửa lần cuối)
  2. Trần Sơn. ERP – Một phong cách quản lý, Tạp chí PC World Việt Nam, 2004
  3. Andrew Lyon. ERP (Enterprise Resource Planning), Báo Saigon Time Daily, 2003
  4. Trần Sơn. Lịch sử phát triển các hệ thống phần mềm quản lý, Tạp chí PC World Việt Nam,2003.
  5. Marcelino Tito Torres. Manufacturing Resource Planning, Tài liệu Workshop, 2003.
  6. Phil Heenan Consulting. Fundamentals of Manufacturing Resource Planning, Tài liệu Workshop, 2001.
  7. Trần Sơn. Cách giải quyết bài toán giá thành trong ERP, Tạp chí PC World Việt Nam, 2004.
  8. Một số bài tham khảo về phần mềm ERP, trong chuyên mục HTTT Doanh nghiệp
Nội dung
Bài viết giới thiệu sơ bộ về hệ thống thông tin quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) với các nội dung chính sau:
  1. ERP là gì?
  2. Ngoài ERP còn có những phần mềm quản lý doanh nghiệp nào?
  3. Các phân hệ của ERP
  4. Các lợi ích khi ứng dụng phần mềm ERP
  5. Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống phần mềm ERP
  6. Lựa chọn phần mềm ERP
  7. Các kinh nghiệm thành công và thất bại trong việc triển khai ứng dụng ERP

Bài viết chỉ dừng lại ở mức giới thiệu sơ lược cơ bản ban đầu cho những người chưa biết về ERP hoặc chỉ mới tiếp cận sơ bộ về ERP. Chi tiết sâu hơn về ERP người đọc có thể tìm trong các tài liệu tham khảo về phan mem ERP.

1. ERP là gì?

ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning”. Nếu dịch theo sát nghĩa tiếng Anh là “Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp”. Tuy nhiên theo Christopher Koch trong bài “The ABCs of ERP” [1] đăng trên tạp chí CIO thì ERP lại hoàn toàn không có nghĩa như vậy. Bỏ qua khái niệm lập kế hoạch, hệ thống ERP không phải là thế, bỏ qua cả khái niệm nguồn lực. Nhưng xin lưu ý đến khái niệm doanh nghiệp. Đây thực sự là đối tượng chính của ERP. Mục đích của he thong ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau.

Hệ thống ERP

Thông thường, trước khi ứng dụng phần mềm ERP, mỗi bộ phận – tài chính kế toán, kinh doanh, mua hàng, kho hàng, nhân sự - đã có một hệ thống phần mềm đặc thù riêng phục vụ các đặc trưng riêng biệt của từng bộ phận. Các phần mềm này thường không kết nối được với nhau. Để phục vụ nhu cầu quản lý của từng bộ phận, một thông tin có thể được nhập đi, nhập lại vào các hệ thống khác nhau. Do sự nhầm lẫn hoặc không đồng thời khi cập nhật (mỗi bộ phận chỉ nhập số liệu khi cần chứ không nhập số liệu khi có phát sinh), các hệ thống này có thể cho các số liệu khác nhau về cùng một thông tin. Các hệ thống này thường cũng không trao đổi thông tin được với nhau, mà thường lại là cát cứ thông tin của mỗi phòng ban. Người của phòng ban này không truy cập được vào hệ thống của phòng ban khác và bạn phải xin số liệu khi cần. Khách hàng muốn biết thông tin phải qua nhiều cửa chứ không phải một cửa.

Lấy quy trình xử lý đơn bán hàng làm ví dụ. Thông thường, khi khách hàng đặt hàng, đơn hàng đó sẽ bắt đầu một chu trình phần lớn trên giấy tờ từ khay tài liệu này sang khay tài liệu khác vòng quanh công ty và trong suốt quá trình đó thường được nhập đi nhập lại vào các hệ thống máy tính của các bộ phận khác nhau. Tất cả vòng lang thang trong các khay tài liệu đó thường làm đơn hàng chậm chễ cũng như thất lạc, và việc nhập đi nhập lại vào các hệ thống quản lý khác nhau cũng dễ mắc lỗi. Trong khi đó, không ai trong công ty biết được thực sự tình trạng đơn hàng vào một thời điểm nhất định nào đó bởi vì, ví dụ như bộ phận kế toán chẳng hạn, họ không có cách nào vào hệ thống máy tính của bộ phận kho hàng để kiểm tra xem hàng hoá đã được xuất đi chưa. “Bạn phải hỏi bên kho hàng xem.” là cái điệp khúc thường thấy của những khách hàng hay nổi nóng.

Mục đích của phần mềm ERP là kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy nhất sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau.

Phần mềm ERP tự động hoá mọi khâu hoạt động trong một chu trình kinh doanh – ví dụ như việc thực hiện đơn hàng, từ khâu nhận đơn đặt hàng của khách đến giao hàng và đòi tiền. Với ERP, khi một nhân viên phòng kinh doanh nhận được một đơn hàng của khách, anh ta/cô ta có tất cả những thông tin cần thiết để hoàn thiện đơn hàng (công nợ còn phải thu của khách hàng, hạn mức tín dụng, các đơn đặt hàng trước đó của khách hàng, mức tồn kho của các mặt hàng…). Sau khi đơn hàng được cập nhật thì tất cả mọi người khác trong công ty đều vào được màn hình đó và truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu giữ các thông tin liên quan đến đơn hàng mới này. Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng, thông qua phần mềm ERP đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến bộ phận tiếp theo. Để kiểm tra tình trạng đơn hàng tại một thời điểm nhất định nào đó, người ta chỉ cần vào hệ thống phần mềm phần mềm ERP và theo dõi trong đó. Trong trường hợp mọi việc suôn sẻ, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh như một tia chớp và khách hàng sẽ nhận được đơn hàng nhanh hơn và ít lỗi hơn trước.

Tương tự, phần mềm ERP cũng có thể quản lý rất hiệu quả các hoạt động quan trọng khác trong doanh nghiệp như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự.

Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” [5] thì một phần mềm giai phap ERP có 5 đặc điểm chính sau:
  1. ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
  2. ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
  3. Phần mềm giải pháp ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
  4. ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.
  5. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.

2. Ngoài ERP ra còn có những phần mềm quản lý doanh nghiệp nào?

Theo bài báo “Lịch sử phát triển các hệ thống phần mềm quản lý” [4] của tác giả Trần Sơn đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 9.2003 thì ngoài phần mềm giai phap ERP còn có các phần mềm phục vụ quản lý doanh nghiệp sau:

  1. ERM – Enterprise Resouce Management – Hệ thống quản lý toàn diện doanh nghiệp
  2. CRM – Client Relationship Management – Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
  3. SCM – Supply Chain Management – Phần mềm quản lý dây chuyền cung ứng.

ERM – Enterprise Resouce Management - là một bộ/hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phần mềm chỉ là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, lập cẩm nang quy trình, hay kỹ thuật quản trị dự án… Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng so với hệ thống phần mềm giai phap ERP. Nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu các yếu tố này.

CRM – Client Relationship Management - đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một hệ thống quản lý, do đó có tên gọi “Quản lý quan hệ khách hàng”. CRM quản lý từ phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua thư, e-mail...; quản lý các đơn đặt hàng; và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng như các trung tâm dịch vụ khách hàng (Call Center), hỗ trợ qua Internet, hỗ trợ tự động... CRM còn phân tích nhiều chiều về khách hàng để giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động phát triển sản phẩm và bán hàng. Ngoài quản trị quan hệ khách hàng, các hệ thống quản trị quan hệ với đối tác PRM (Partner Relationship Management) cũng được phát triển phối hợp hoạt động giữa doanh nghiệp và các đối tác, nhằm tăng cường hiệu quả phục vụ khách hàng chung của cả hệ thống và giảm chi phí các hoạt động thiếu phối hợp của các đối tác gây ra.

CRM dựa trên các công nghệ Web và Internet với nhận định những công cụ này tạo diện tiếp xúc rộng nhất cho hệ thống, với khả năng truy cập bất kỳ từ điểm nào.

SCM – Supply Chain Management - được định nghĩa là quá trình từ khi doanh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm, và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng. Nói chung hệ thống phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.

SCM là họ phần mềm khó chuẩn hoá nhất trong các hệ phần mềm quản lý. Một phần mềm SCM có thể chỉ nhắm vào một khâu trong cả dây chuyền cung cấp, như hệ thống quản lý bưu kiện của một công ty chuyển phát nhanh thì tập trung theo dõi bưu kiện khi chúng đi từ điểm trung chuyển này qua điểm trung chuyển khác; trong khi phần mềm mua hàng của một công ty thiết bị điện thì tập trung vào việc đưa các yêu cầu về phụ kiện của công ty lên mạng và tổ chức cho các nhà cung cấp trên khắp thế giới đấu thầu cung cấp.

Hệ thống phần mềm giai phap ERP thông thường cũng cung cấp nhiều tính năng của SCM. Các nhà sản xuất phần mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên sâu cho một khâu nào đó trong dây chuyền cung cấp.

Trong các hệ thống phần mềm quản lý nói trên thì hệ thống phần mềm phần mềm ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong công ty.

3. Các phân hệ của ERP

3.1. Các phân hệ nghiệp vụ của ERP

Trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” [2] của tác giả Trần Sơn đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 10.2003 và trong một loạt bài “ERP” [3] của tác giả Andrew Lyon đăng trên báo “Saigon Time Daily” trong tháng 6.2003 thì một hệ thống ERP sẽ bao gồm các phân hệ sau:

  1. Kế toán tài chính (Finance)
  2. Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
  3. Quản lý mua hàng (Purchase Control)
  4. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
  5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
  6. Quản lý dự án (Project Management)
  7. Quản lý dịch vụ (Service Management)
  8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
  9. Báo cáo quản trị (Management Reporting)
  10. Báo cáo thuế (Tax Reports).

Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngoài các phần hệ trên còn có thêm các giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm tay PDA phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa và không dây…

Trên đây chỉ là liệt kê các phân hệ chính của một hệ thống ERP. Trong mỗi phân hệ nêu trên lại có các phân hệ/chức năng con của nó. Chi tiết tất cả các phân hệ/chức năng con sẽ gồm có:
  1. Kế toán tài chính
  • Sổ cái (General Ledger)
  • Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)
  • Công nợ phải thu (Accounts Receivable)
  • Công nợ phải trả (Account Payable)
  • Tài sản cố định (Fixed Assets)
  • Lập dự toán ngân sách (Budgeting)
  • Hợp nhất báo cáo (Financial Statement Consolidation).
  1. Quản lý bán hàng và giao nhận
  • Thông tin (cơ sở dữ liệu) khách hàng (Customer files)
  • Cập nhật đơn hàng và viết hóa đơn (Order Entry and Billing)
  • Phân tích bán hàng (Sales Analysis)
  • Lập kế hoạch phân phối (Delivery Planning and Shipment).
  1. Quản lý mua hàng
  • Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order)
  • Nhận hàng (Receiving Transactions).
  1. Quản lý hàng tồn kho
  • Danh điểm vật tư (Stock Item Data)
  • Nhập xuất kho (Stock Transactions)
  • Kiểm kê kho (Physical Count).
  1. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất
  • Khai báo công thức/định mức sản phẩm (BOM – Bill of Meterial)
  • Khai báo dây chuyền sản xuất (Routing)
  • Tính giá thành sản phẩm (Standard and Actual Product Costing)
  • Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule)
  • Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning)
  • Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability Requirements Planning)
  • Quản lý phân xưởng (SFC - Shop Floor Control)
  • Quản lý lệnh sản xuất (Work Order).
  1. Quản lý dự án
  1. Quản lý dịch vụ
  • Quản lý dịch vụ khách hàng
  • Quản lý bảo hành, bảo trì.
  1. Quản lý nhân sự
  • Quản lý nhân sự
  • Tính lương
  • Chấm công.
  1. Báo cáo quản trị
  • Các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu nhiều chiều trên cơ sở liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ.

10. Báo cáo thuế

  • Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu cho các cơ quan chức năng.
  • Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…

3.2. Xử lý nghiệp vụ một số quy trình SXKD chính trong ERP

3.2.1. Quy trình bán hàng

Một quy trình bán hàng chuẩn được xử lý trong phân hệ quản lý bán hàng hàng và công nợ phải thu như sau:

3.2.2. Quy trình mua hàng

Một quy trình mua hàng chuẩn được xử lý trong phân hệ quản lý mua hàng và công nợ phải trả như sau:

3.2.3. Quy trình quản lý lệnh sản xuất

Một quy trình quản lý lệnh sản xuất chuẩn được xử lý trong phân hệ quản lý sản xuất và quản lý hàng tồn kho như sau:

  1. Cập nhật lệnh sản xuất
  2. Lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư
  3. Duyệt phiếu yêu cầu lĩnh vật tư
  4. Lập phiếu xuất kho vật tư
  5. Cập nhật thông tin xuất kho vật tư
  6. Nhập kho thành phẩm.

4. Các lợi ích khi ứng dụng phần mềm ERP

Theo tác giả Trần Sơn trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” [2] đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 10.2003 thì ERP mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:

1. Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Ta sẽ sử dụng ví dụ để minh họa cho việc này. Ví dụ nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số “15 thùng hàng” rồi xuất cho khách hàng Trần Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Trần Hưng”... Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp. Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này.

2. Tăng tốc độ dòng công việc

Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. phan mem ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”. Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.

3. Dữ liệu tập trung

Lợi ích của việc này rất rõ ràng, thay vì duy trì nhiều CSDL (cơ sở dữ liệu) cục bộ với dữ liệu nhiều khi “cãi nhau”, doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng.

Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh.

4. Dễ dàng kiểm soát

Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp bạn lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (Audit Track) của phan mem ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó.

5. Quy trình triển khai ứng dụng phần mềm ERP

Các bước triển khai ứng dụng phần mềm ERP

Theo tác giả Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo “Manufacturing Resource Planning” năm 2003 và tác giả Phil Heenan trong tài liệu hội thảo “Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” năm 2001 thì quy trình triển khai ứng dụng phan mem ERP phải thông qua 16 bước sau:

Tiếp theo sẽ giới thiệu sơ lược các nét chính của một số bước quan trọng trong quá trình triển khai nên trên.

Đánh giá các qui trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 1)

Trong bước này phải thực hiện đánh giá hiện trạng về tình hình quản trị SXKD của doanh nghiệp, nêu lên được các vấn đề vướng mắc, cản trở… cũng như các cơ hội, các yêu cầu, thách thức về việc phải hoàn thiện hệ thống hiện có.
Việc đánh giá được thực hiện ban giám đốc và phải đưa ra một kế hoạch hành động.

Đào tạo cho các cán bộ chủ chốt

Những người tham gia đào tạo bao gồm: giám đốc công ty, các phó giám đốc, các trưởng, phó các phòng ban.

Nội dung đào tạo gồm:

  • ERP là gì?
  • Tại sao chúng ta lại cần ERP?
  • Các đầu tư gồm những gì? (Tiền, nhân sự, thời gian, thiết bị…)
  • Lợi ích mang lại từ việc đầu tư cho ERP?
  • Chúng ta sẽ triển khai ứng dụng phan mem ERP như thế nào?
  • Chúng ta sẽ sử dụng ERP như thế nào trong SXKD hàng ngày?

Tổ chức dự án

Tổ chức của dự án ERP gồm có các thành phần sau:

  1. Ban chỉ đạo dự án

Ban chỉ đạo dự án gồm có Giám đốc/Tổng giám đốc và ban giám đốc. Vì dự ERP ảnh hưởng đến mọi hoạt động của công ty, có thể thay đổi lớn đến quy trình hoạt động SXKD trong công ty nên người lãnh đạo dự án phải là người vừa có quyền hành cao nhất và vừa là người có mong muốn ứng dụng ERP nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường của công ty. Chỉ người có quyền hành cao nhất mới có thể huy động kịp thời các nguồn lực khi cần thiết cũng kịp thời như ra những quyết định chỉ đạo khi gặp khó khăn, cản trở trong quá trình triển khai ERP. Việc triển khai ERP thường kéo dài, nếu không kịp thời huy động nguồn lực, không kịp thời chỉ đạo giải quyết khó khăn thì rất dễ thất bại.

Ban chỉ đạo sẽ thường xuyên theo dõi sát tiến độ thực hiện công việc của đội thực hiện dự án, thường xuyên họp kiểm tra hàng tháng hoặc nửa tháng 1 lần.

2. Đội dự án

Tổ dự án phải gồm những người giỏi nhất và có tránh nhiệm nhất. Đó là các trưởng phó phòng. Trưởng/phụ trách dự án phải làm việc cán bộ chuyên trách, 100% thời gian làm cho dự án.

Đội dự án phải họp thường xuyên hàng tuần hoặc 2 lần trong 1 tuần để kiểm điểm tình hình thực hiện dự án.

Đội dự án có trách nhiệm báo cáo cho ban chỉ đạo dự án.

3. Các tổ chuyên trách

Công việc tổ chức các tổ chuyên trách tùy theo tình hình tổ chức cụ thể của công ty.

4. Công ty tư vấn về ERP

Công ty tư vấn là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ứng dụng phan mem ERP.

Đào tạo cho các cán bộ quản lý và các cán bộ nghiệp vụ

Mục tiêu chính của đào tạo là:

  • Làm cho mọi người thay đổi cách thức:
Phương châm của đào tạo là:
  • Chuyển giao kiến thức – thay đổi hành vi.
  • Kiểm tra trước khi triển khai chạy thử
Trước khi triển khai chạy thử phải kiểm tra lại các vấn đề sau:
  • Tất cả các quy trình đã xây dựng xong chưa?
  • Tất cả các số liệu ban đầu đã có chưa?
  • Ban lãnh đạo đã được đào tạo chưa?
  • Ít nhất là 80% nhân viên đã được đào tạo chưa?
  • Từng nhân viên chức năng, nghiệp vụ đã rõ về công việc và trách nhiệm của mình chưa?
  • Phương án chạy thử đã sẵn sàng chưa?
Chạy thử
Chạy thử được tiến hành theo 3 bước sau:

Chạy thử phần mềm ERP

Các tiêu chí đánh giá thực hiện
Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá về công tác lập kế hoạch và điều hành sản xuất sau khi triển khai ứng dụng ERP:
  • Kế hoạch sản xuất: sai số khoảng +/- 2%
  • Lịch sản xuất: đúng đến 95-100%
  • Lịch nhận hàng từ nhà cung cấp: đúng đến 95-100%.
Các tiêu chí đánh giá toàn công ty sau khi triển khai ứng dụng phan mem ERP:
  • Giao hàng cho khách hàng: đạt 95-100%
  • Chất lượng sản phẩm
  • Giá thành
  • Tốc độ
  • Khả năng của các bộ quản lý sử dụng các tiêu chí đánh giá để hoàn thiện.
Đánh giá sau triển khai ứng dụng
Hiện trạng:
  • Hiệu quả của ERP
  • Mức độ đạt được của mục tiêu đề ra.
  • Các cơ hội và các vấn đề nảy sinh
  • Khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu mong muốn.
  • Kế hoạch hành động tiếp theo để hoàn thiện nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.

6. Lựa chọn phần mềm ERP

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có các phần mềm ERP của các hãng nước ngoài như SAP, Oracle, Scala, Exact, Solomon, Accpac, Sun.

Chủ yếu (khoảng 99%) là các công ty có vốn đầu tư của nước ngoài sử dụng các sản phẩm trên và thường cũng chỉ sử dụng các phân hệ kế toán và quản lý mua bán, chưa thấy có công ty sử dụng phân hệ quản lý sản xuất.

Hầu như rất rất ít công ty 100% Việt Nam ứng dụng các phần mềm của nước ngoài. Ngoài lý do về giá cả có thể do các phần mềm của nước ngoài thường không đáp ứng được các yêu cầu về chế độ sổ sách kế toán và chế độ báo cáo thuế của Việt Nam. Giao diện thường bằng tiếng Anh cũng gây ra những trở ngại không nhỏ đối với người dùng Việt Nam. Cách thức tính giá hàng tồn kho, tính giá thành sản phẩm trong các phần mềm của nước ngoài cũng rất khác cách tính giá mà các kế toán Việt Nam quen dùng (điều này được trình bày rất rõ trong bài “Cách giải quyết bài toán giá thành trong ERP” của tác giả Trần Sơn đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” ra số tháng 3.2004).

Việc áp dụng các phần mềm của nước ngoài cho các công ty Việt Nam đòi hỏi các nhân viên kế toán phải học các đọc các sổ sách kế toán do chương trình đưa ra, nắm chắc và có khả năng trình bày số liệu theo cách thức mới cho các cơ quan chức năng như thuế, cán bộ kiểm tra ở cấp trên. Nhiều báo cáo có thể phải làm lại trên EXCEL cho phù hợp với chế độ quy định.

Các công ty phần mềm Việt Nam thì chủ yếu phát triển các phần mềm kế toán và hiện nay đang phát triển thêm các phân hệ về quản lý mua bán hàng hóa, vật tư. Các phần mềm ERP của Việt Nam có ưu điểm là phù hợp với chế độ kế toán của Việt Nam và phù hợp với trình độ người sử dụng của Việt Nam.

Có thể làm một số điểm so sánh giữa 2 nhóm phần mềm ERP trong nước và của nước ngoài như sau.

So sánh hệ thống ERP

7. Các kinh nghiệm thành công và thất bại trong việc triển khai ứng dụng ERP

Triển khai theo từng giai đoạn
Theo tác giả Trần Sơn trong bài báo “ERP - Một phong cách quản lý” [2] đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 10.2003 thì việc ứng dụng ERP cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc thấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu. Vấn đề chủ yếu là các thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau:

Giai đoạn 1. Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Các phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng. Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng.

Giai đoạn 2. Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng... Các phân hệ này sẽ lập tức tích hợp vàp các phân hệ kế toán. Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.

Giai đoạn 3. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất. Tùy từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động.
Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại nhiều doanh nghiệp. Giai đoạn 3 đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại. Có thể doanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn. Nói chung trong thời gian mấy năm tới áp dụng được ERP đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn.

Đào tạo về MRP-II
Trong trường hợp triển khai ứng dụng phân hệ quản lý sản xuất thì cần phải đào tạo thật kỹ về lập kế hoạch sản xuất và điều hành sản xuất theo chuẩn mực MRP-II cả về lý thuyết và thực hành.

Việc chuẩn bị các số liệu ban đầu để triển khai MRP-II đòi hỏi rất chi tiết và chính xác để có thể lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch nhập mua hàng được chính xác. Nếu không nắm vững được lý thuyết và thực hành về MRP-II thì không thể làm được.

Trên thực tế các cán bộ quản lý và điều hành sản xuất ở các công ty Việt Nam hầu như không có kiến thức hoặc biết rất ít về MRP-II. Vì vậy trước khi triển khai ứng dụng phân hệ quản lý sản xuất phải đào tạo về MRP-II.

Rất tiếc là hiện nay có rất ít các chương trình về đào tạo MRP-II tại Việt Nam. Hiện tại chỉ có các khoa quản lý công nghiệp của Đại học bách khoa HN và TP HCM, viện Đại học Châu Á và một vài trung tâm có chương trình đào tạo về MRP-II nhưng lịch đào tạo cũng không phải là thường xuyên.

Chạy thử
Do việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP làm thay đổi quy trình, thói quen làm việc của mọi người nên việc đào tạo và chạy thử chương trình là rất quan trọng. Chỉ sau khi mọi người chạy thử chương trình thật trơn tru mới đưa vào sử dụng thực được. Không được quá nóng vội trong giai đoạn này. Nhiều khi do bị thúc ép về tiến độ thực hiện theo kế hoạch đề ra mọi người hay nóng vội triển khai chạy thật và mọi việc bị rối tung lên do người sử dụng không biết phải sử dụng như thế nào.
 
Ảnh hưởng của việc ứng dụng ERP đến tâm lý của mọi người
Tác giả Phil Heenan trong tài liệu “Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” [6] rất nhấn mạnh đến tâm lý của mọi người khi sử dụng phần mềm ERP.

Việc ứng dụng hệ thống phần mềm giải pháp ERP làm thay đổi hẳn mọi quy trình và thói quen, cách thức làm việc của tất cả mọi người. Thông thường về tâm lý mọi người ngại thay đổi thói quen làm việc cũ. Và việc thay đổi thói quen không đơn giản chút nào. Vì vậy phải rất cẩn thận trong việc quản lý sự thay đổi nhưng lãnh đạo cũng phải rất cương quyết và kiên trì theo đuổi việc ứng dụng phần mềm ERP.

Phan Quốc Khánh,
GĐ Cty FAST, 09-04-2004

 

Bài liên quan