Trong quá trình xuất khẩu, việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là bước quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện đúng ngay từ đầu. Các sai sót liên quan đến thuế suất, nội dung hay thời điểm lập hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro về thuế và kế toán. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, mẫu hóa đơn và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định.
1. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho công ty nước ngoài có phải xuất hóa đơn không?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung), hóa đơn giá trị gia tăng, bao gồm cả hóa đơn xuất khẩu, được áp dụng cho cả hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Cụ thể, tại Điều 8, các giao dịch xuất khẩu vẫn thuộc đối tượng phải lập hóa đơn. Vì vậy, doanh nghiệp khi phát sinh giao dịch với đối tác nước ngoài vẫn phải thực hiện xuất hóa đơn theo quy định.
Ngoài ra, theo Điều 13 của Nghị định này, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ khi xuất khẩu sẽ sử dụng hóa đơn GTGT điện tử. Do đó, việc xuất hóa đơn xuất khẩu và kê khai thuế GTGT cho công ty nước ngoài là bắt buộc nhằm đảm bảo kê khai thuế chính xác và hạn chế rủi ro.
>> Xem thêm: Hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu: Điều kiện, hồ sơ và thủ tục 2025
>> Xem thêm: Hoá đơn thương mại là gì? Mẫu hoá đơn thương mại chuẩn
2. Quy trình xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
2.1. Xác định giao dịch xuất khẩu cần xuất hóa đơn
Trước khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định chính xác loại giao dịch và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan. Việc này giúp đảm bảo áp dụng đúng quy định về hóa đơn, thuế suất và tránh sai sót trong quá trình kê khai.
- Xác định loại giao dịch: Bao gồm xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho tổ chức nước ngoài hoặc chuyển giao tài sản vô hình như phần mềm, bản quyền.
- Chuẩn bị hợp đồng: Hợp đồng bán hàng, gia công hoặc cung cấp dịch vụ ký với đối tác nước ngoài.
- Tờ khai hải quan: Áp dụng đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa.
- Chứng từ thanh toán: Phải là thanh toán điện tử (không dùng tiền mặt) theo quy định, nhằm đảm bảo điều kiện áp dụng thuế suất 0% cho hàng hóa/dịch vụ xuất khẩu.
- Phiếu đóng gói (packing list): Sử dụng trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa.
- Đảm bảo tính hợp lệ: Tất cả chứng từ cần thống nhất thông tin và đúng quy định hiện hành.
2.2. Xác định thuế suất áp dụng
Khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định đúng thuế suất GTGT cho từng giao dịch. Thông thường, hàng hóa và dịch vụ xuất khẩu đủ điều kiện sẽ áp dụng thuế suất 0%. Trường hợp không đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp phải áp dụng mức thuế suất theo quy định hiện hành. Xác định đúng ngay từ đầu giúp tránh sai sót và rủi ro về thuế.
2.3. Chuẩn bị nội dung
Trước khi lập hóa đơn cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn đầy đủ, chính xác và khớp với hợp đồng, chứng từ liên quan. Việc này giúp hóa đơn hợp lệ, giảm sai sót, thuận tiện cho kê khai thuế và đối chiếu thanh toán. Các nội dung quan trọng cần lưu ý gồm:
- Tên người mua: Ghi đúng tên công ty nước ngoài theo hợp đồng, ưu tiên ghi bằng tiếng quốc tế.
- Mã số thuế: Nếu đối tác không có mã số tại Việt Nam, có thể bỏ trống.
- Địa chỉ: Thể hiện địa chỉ nước ngoài đầy đủ, rõ ràng, theo hợp đồng hoặc invoice.
- Tiền tệ và tỷ giá: Ghi đơn vị tiền tệ theo hợp đồng; nếu thanh toán bằng ngoại tệ, thêm tỷ giá quy đổi và số tiền quy đổi tại phần ghi chú.
- Thuế suất GTGT: Ghi 0% nếu đủ điều kiện; các trường hợp khác phải áp dụng đúng mức theo pháp luật.
- Diễn giải hàng hóa/dịch vụ: Bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; nên mô tả chi tiết để đối tác dễ kiểm tra.
- Lưu ý bổ sung: Nên kiểm tra các chứng từ đi kèm như hợp đồng, tờ khai hải quan, phiếu đóng gói để mọi thông tin thống nhất và tránh phải điều chỉnh hóa đơn sau này.
2.4. Lập hóa đơn
Khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn để đảm bảo hợp pháp và tránh bị truy thu thuế. Thời điểm lập hóa đơn khác nhau tùy loại giao dịch, do đó cần nắm rõ quy định để kê khai chính xác.
- Hàng hóa xuất khẩu: Lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Thời điểm lập do doanh nghiệp tự xác định, nhưng không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ khi hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.
- Dịch vụ xuất khẩu: Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa. Điều này áp dụng cho tất cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
- Tip hữu ích: Nên kiểm tra lại hợp đồng và chứng từ liên quan trước khi lập hóa đơn để tránh điều chỉnh sau này, đồng thời lưu giữ bản sao điện tử để tiện tra cứu và đối chiếu.
>> Xem thêm: Hoá đơn bán lẻ là gì? Tải Mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất
2.5. Gửi hóa đơn đến đối tác nước ngoài
Sau khi lập xong hóa đơn cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần gửi hóa đơn kịp thời và đúng hình thức để đối tác nhận và thanh toán. Việc gửi đúng cách giúp tránh nhầm lẫn và rủi ro về pháp lý.
- Gửi qua email: Thông thường hóa đơn được gửi dưới dạng PDF kèm chữ ký số.
- Yêu cầu bản in: Một số đối tác có thể yêu cầu nhận bản in; doanh nghiệp có thể in từ hệ thống hóa đơn điện tử và gửi theo đường bưu chính.
- Tip hữu ích: Nên lưu lại bản xác nhận đã gửi hóa đơn (email, file PDF) để tiện tra cứu và làm căn cứ đối chiếu nếu cần.
2.6. Lưu trữ
Sau khi phát hành, việc lưu trữ hóa đơn cho công ty nước ngoài là bắt buộc theo quy định pháp luật. Lưu trữ đúng cách giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kế toán và thuế khi bị kiểm tra.
- Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu 10 năm, áp dụng cho cả mục đích kế toán và phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
- Hình thức lưu trữ: Hóa đơn điện tử được lưu trên hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo truy cập, tra cứu dễ dàng.
- Tip hữu ích: Sắp xếp hóa đơn theo năm, theo khách hàng hoặc theo hợp đồng để thuận tiện kiểm tra và đối chiếu khi cần.
>> Xem thêm: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra chuẩn pháp luật
3. Mẫu hóa đơn áp dụng khi xuất cho công ty nước ngoài
Mẫu hóa đơn GTGT khi xuất cho công ty nước ngoài, áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Mẫu này giúp doanh nghiệp lập hóa đơn đúng quy định, dễ đối chiếu với hợp đồng và chứng từ thanh toán:
- Tên hóa đơn: Hóa đơn GTGT điện tử xuất khẩu
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp tại Việt Nam
- Thông tin người mua: Tên công ty nước ngoài, địa chỉ, mã số thuế (nếu có)
- Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng, ngày ký, mô tả hàng hóa/dịch vụ
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng giá trị hóa đơn
- Thuế suất GTGT: 0% nếu đủ điều kiện hoặc mức thuế suất áp dụng theo quy định
- Tiền tệ: Đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ theo hợp đồng; ghi tỷ giá và số tiền quy đổi nếu cần
- Ghi chú: Thông tin về packing list, phương thức thanh toán, ngày lập hóa đơn
Để việc lập hóa đơn xuất khẩu trở nên đơn giản và chính xác, doanh nghiệp có thể tham khảo FAST e-Invoice. Phần mềm giúp lưu trữ hóa đơn an toàn, dễ tra cứu và đối chiếu với hợp đồng, chứng từ thanh toán bất cứ lúc nào.
>> Tải ngay Mẫu hoá đơn áp dụng cho công ty nước ngoài
4. Lưu ý khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Khi lập hóa đơn cho khách hàng là tổ chức nước ngoài, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế, hóa đơn điện tử và ngoại tệ để đảm bảo hợp pháp. Dưới đây là những điểm quan trọng mà kế toán và doanh nghiệp cần lưu ý:
- Xác định đúng tính chất giao dịch: Phân biệt rõ giữa hàng hóa xuất khẩu, dịch vụ xuất khẩu hoặc chuyển nhượng tài sản vô hình. Việc này giúp áp dụng đúng loại hóa đơn và thuế suất GTGT.
- Tuân thủ thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn phải lập đúng thời điểm theo quy định pháp luật; ví dụ: sau khi hoàn tất thủ tục hải quan với hàng hóa hoặc khi hoàn thành cung cấp dịch vụ.
- Áp dụng đúng thuế suất GTGT: Chỉ áp dụng thuế suất 0% khi đủ điều kiện về hợp đồng, thanh toán không dùng tiền mặt và chứng từ hải quan (nếu có).
- Ngôn ngữ trên hóa đơn: Chữ viết chính bằng tiếng Việt; nếu thêm tiếng nước ngoài, đặt trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Khi dùng tiếng Việt không dấu, đảm bảo nội dung không gây hiểu nhầm.
- Đơn vị tiền tệ: Thông thường ghi bằng Việt Nam đồng (ký hiệu “đ”); nếu giao dịch bằng ngoại tệ, ghi rõ tỷ giá quy đổi theo quy định Luật Quản lý thuế.
- Kiểm tra chứng từ kèm theo: Luôn đối chiếu hợp đồng, tờ khai hải quan, phiếu đóng gói và chứng từ thanh toán để thông tin trên hóa đơn chính xác và thống nhất.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn một cách tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam, đồng thời đáp ứng nhu cầu giao dịch quốc tế. Hệ thống còn tích hợp linh hoạt với các phần mềm kế toán, giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tự động hóa quy trình lập hóa đơn, giảm thiểu sai sót thủ công. Ngoài ra, FAST e-Invoice hỗ trợ ký số và gửi hóa đơn trực tiếp qua email cho đối tác nước ngoài, đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và thuận tiện trong giao dịch xuyên biên giới. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vừa đáp ứng yêu cầu quản lý thuế trong nước, vừa nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng quốc tế.
Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro về thuế và nâng cao uy tín với đối tác. Thực hiện đầy đủ các bước từ xác định giao dịch, áp dụng thuế suất, chuẩn bị nội dung, lập, gửi và lưu trữ hóa đơn sẽ đảm bảo quy trình hiệu quả. FAST giúp doanh nghiệp lập, xuất và lưu hóa đơn nhanh chóng, an toàn, dễ tra cứu, đồng thời giảm thiểu sai sót và tối ưu quản lý kế toán, đặc biệt với các giao dịch quốc tế.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast