Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp có đăng kí hóa đơn điện tử. Vậy cách lưu trữ thế nào để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện khi tra cứu? Trong bài viết này, FAST sẽ chia sẻ chi tiết quy định pháp luật và gợi ý các phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, an toàn.
1. Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử
1.1. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo Luật Kế toán và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, tính từ ngày kết thúc năm tài chính mà hóa đơn được lập. Trong đó, năm tài chính là năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm hoặc năm 12 tháng khác với năm dương lịch mà Bộ tài chính cho phép doanh nghiệp được áp dụng. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch, phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Điều này áp dụng cho cả người bán và người mua, cũng như các tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn và đúng quy định là rất quan trọng để tránh các rủi ro liên quan đến pháp lý và tài chính. Doanh nghiệp cần bảo quản đầy đủ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần. Trong trường hợp không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến tính hợp lệ của báo cáo tài chính.
Để việc lưu trữ hóa này trở nên dễ dàng hơn, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp như Fast e-Invoice để đảm bảo sự an toàn và bảo mật cho thông tin cho toàn bộ dữ liệu. Đồng thời, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp tra cứu nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian trong công tác quản lý hóa đơn.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành
1.2. Trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Pháp luật đã quy định rõ ràng về nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện các trách nhiệm sau:
- Lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra.
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, không bị sửa đổi, mất mát.
- Xuất trình hóa đơn cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định rất quan trọng, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, cũng như để phục vụ công tác quản lý thuế và kế toán của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải đảm bảo trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ và an toàn
1.3. Hình thức lưu trữ được pháp luật công nhận
Hóa đơn điện tử có thể được bảo quản và lưu trữ trên các thiết bị điện tử như máy tính, hoặc các dịch vụ lưu trữ.
Trong đó, các phương pháp lưu trữ được Pháp luật công nhận như:
- Lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ.
- Lưu trữ trên dịch vụ điện toán đám mây (Cloud).
- Lưu trữ qua phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép.
Ngoài ra, các hóa đơn điện tử thường được lưu trữ dưới dạng file XML (chứa dữ liệu hóa đơn) và file PDF (bản thể hiện của hóa đơn). Trong đó, file XML là file có giá trị pháp lý.
Các hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp được nhà nước công nhận
2. Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không?
Theo quy định, doanh nghiệp không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy. Tuy nhiên, một số đơn vị vẫn in để thuận tiện trong quản lý, đối chiếu hoặc khi cần trình bày chứng từ nhanh chóng. Tuy vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng dữ liệu điện tử để tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về lưu trữ và bảo mật dữ liệu.
Các hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp được nhà nước công nhận
3. 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay
Hiện nay, có nhiều phương pháp để doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử, từ đơn giản đến hiện đại. Dưới đây là 5 cách lưu trữ phổ biến mà kế toán thường áp dụng:
3.1. Cách 1: Tạo email riêng để tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn
Doanh nghiệp có thể tạo một địa chỉ email riêng chỉ dùng để nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp. Cách này giúp tránh thất lạc và dễ dàng phân loại. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thiết lập các thư mục con theo từng nhà cung cấp hoặc theo tháng để việc quản lý trở nên khoa học và thuận tiện hơn khi cần tra cứu.
- Ưu điểm:
-
- Dễ thực hiện, không cần đầu tư chi phí lớn.
- Giúp tập trung và phân loại hóa đơn rõ ràng, giảm nguy cơ bỏ sót.
- Thuận tiện cho những doanh nghiệp nhỏ với số lượng hóa đơn chưa quá nhiều.
- Nhược điểm:
- Dễ bị đầy dung lượng nếu số lượng hóa đơn lớn, gây khó khăn khi lưu trữ lâu dài.
- Rủi ro mất dữ liệu nếu email bị tấn công, quên mật khẩu hoặc chưa sao lưu định kỳ.
- Việc tra cứu thủ công khi dữ liệu nhiều có thể tốn thời gian, kém hiệu quả so với phần mềm chuyên dụng.
Lập email riêng để quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử tiện lợi
3.2. Cách 2: In hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ
Mặc dù không bắt buộc, nhiều kế toán vẫn chọn in hóa đơn ra giấy để lưu kèm chứng từ kế toán. Tuy nhiên, cách này tốn thời gian và chi phí in ấn. Hơn nữa, việc lưu trữ bằng giấy dễ dẫn đến hư hỏng, thất lạc theo thời gian, vì vậy doanh nghiệp chỉ nên xem đây là phương án bổ trợ chứ không phải cách lưu trữ chính.
- Ưu điểm:
- Dễ tra cứu, tiện lợi khi cần đối chiếu trực tiếp.
- Không phụ thuộc vào hệ thống công nghệ hay kết nối Internet.
- Nhược điểm:
- Tốn kém chi phí giấy, mực in và không gian lưu trữ.
- Nguy cơ hỏng, mất, cháy, rách, ẩm mốc theo thời gian.
- Không còn phù hợp với xu hướng số hóa và quản lý hiện đại.
In hóa đơn điện tử ra giấy để dễ dàng lưu trữ và tra cứu
3.3. Cách 3: Lưu trữ trên máy tính hoặc Google Drive/OneDrive
Doanh nghiệp có thể lưu trữ file PDF/XML hóa đơn trên máy tính hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây. Ưu điểm là dễ truy cập, nhưng cần có biện pháp bảo mật để tránh mất dữ liệu. Ví dụ, doanh nghiệp nên đặt mật khẩu cho file, phân quyền truy cập hoặc thường xuyên sao lưu định kỳ để hạn chế rủi ro rò rỉ và đảm bảo an toàn dữ liệu lâu dài.
- Ưu điểm:
- Dễ dàng truy cập và chia sẻ khi cần thiết.
- Tiết kiệm chi phí, tận dụng hạ tầng công nghệ sẵn có.
- Dung lượng lớn, phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều hóa đơn.
- Nhược điểm:
- Rủi ro mất dữ liệu nếu máy tính hỏng, nhiễm virus hoặc không sao lưu định kỳ.
- Phụ thuộc vào tài khoản cá nhân, dễ thất thoát nếu không kiểm soát quyền truy cập.
- Với dữ liệu nhạy cảm, nguy cơ rò rỉ thông tin nếu không thiết lập bảo mật tốt.
Lưu hóa đơn điện tử trên máy tính hoặc nền tảng đám mây
3.4. Cách 4: Quản lý và lưu trữ bằng file Excel
Một số doanh nghiệp sử dụng Excel để quản lý danh sách hóa đơn, kèm link file hóa đơn. Cách này phù hợp với đơn vị nhỏ nhưng dễ gây rối khi số lượng hóa đơn lớn. Bên cạnh đó, việc quản lý bằng Excel phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công của kế toán, dễ dẫn đến sai sót và khó đảm bảo tính bảo mật khi dữ liệu ngày càng tăng.
- Ưu điểm:
- Dễ sử dụng, quen thuộc với hầu hết nhân viên kế toán.
- Chi phí thấp, không cần đầu tư hệ thống phức tạp.
- Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý riêng.
- Nhược điểm:
- Dễ xảy ra sai sót do nhập liệu thủ công.
- Khó quản lý khi số lượng hóa đơn tăng nhiều.
- Không đảm bảo tính bảo mật và không đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài theo quy định.
Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử bằng bảng Excel đơn giản
3.5. Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử (Fast eInvoice)
Trong bối cảnh số lượng hóa đơn ngày càng nhiều và yêu cầu về bảo mật dữ liệu ngày càng cao, các phương pháp thủ công dần bộc lộ nhiều hạn chế. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn một giải pháp công nghệ hiện đại và an toàn là sử dụng Fast e-Invoice.
Phần mềm có những ưu điểm nổi bật để giúp Doanh nghiệp:
- Lưu trữ tập trung, an toàn tuyệt đối, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu. Hạn chế tối đa rủi ro mất mát dữ liệu nhờ cơ chế sao lưu và bảo mật cao.
- Tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các chuẩn mực pháp lý. Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.
- Hạn chế tối đa rủi ro mất mát dữ liệu, hỗ trợ sao lưu và khôi phục nhanh chóng. Góp phần giảm chi phí vận hành lâu dài so với các phương pháp lưu trữ thủ công.
- Dễ dàng mở rộng quy mô theo nhu cầu, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Không chỉ vậy, Fast e-Invoice còn đáp ứng đầy đủ quy định khác của cơ quan thuế, đảm bảo tính pháp lý cho mọi hóa đơn. Đây là lựa chọn tối ưu để doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí.
Quản lý hóa đơn điện tử thông minh bằng phần mềm Fast e-Invoice
4. Lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Để việc lưu trữ hóa đơn điện tử đạt hiệu quả và tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:
- Phân quyền người dùng rõ ràng để tránh chỉnh sửa, xóa nhầm.
- Đặt mật khẩu và sao lưu dữ liệu định kỳ.
- Đảm bảo có thể xuất trình hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu.
Những lưu ý quan trọng để lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách và an toàn
5. Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn với Fast e-Invoice
Fast e-Invoice là giải pháp giúp Doanh nghiệp lập, phát hành, lưu trữ và quản lý chứng từ điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Các chứng từ bao gồm: Hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, phiếu xuất kho và chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Không chỉ đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, phần mềm còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử tập trung.
- Tích hợp dễ dàng với Fast Business Online, Fast Accounting Online và các giải pháp khác của FAST.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu, giúp doanh nghiệp yên tâm trong công tác kế toán, thuế.
Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, tiện lợi cho doanh nghiệp
Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro. Trong số các phương pháp, giải pháp phần mềm chuyên dụng như Fast e-Invoice mang lại sự an toàn, tiện lợi và bền vững nhất.
Liên hệ ngay với FAST để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm dùng thử miễn phí, giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn dễ dàng và hiệu quả hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast