Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao và phát sinh trong hầu hết hoạt động thu, chi của doanh nghiệp. Vì vậy, việc hạch toán đúng tài khoản 111 đóng vai trò quan trọng trong quản lý quỹ tiền mặt, đảm bảo số liệu kế toán chính xác và minh bạch. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, tài khoản 111 tiếp tục được sử dụng để phản ánh tiền mặt hiện có cùng các nghiệp vụ thu, chi phát sinh. Vậy tài khoản 111 là gì, được kết cấu như thế nào và hạch toán ra sao theo quy định mới? Bài viết dưới đây của FAST sẽ giúp bạn hiểu chi tiết.
Tóm tắt ý chính
|
1. Tài khoản 111 là gì?
Tài khoản 111 (Tiền mặt) là tài khoản kế toán dùng để phản ánh số tiền mặt hiện có, tình hình thu, chi và số dư tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. Đây là tài khoản được sử dụng thường xuyên để ghi nhận các giao dịch bằng tiền mặt như thu tiền bán hàng, chi mua hàng, thanh toán chi phí, tạm ứng hoặc rút tiền từ ngân hàng về quỹ.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, tài khoản 111 phản ánh ba loại tiền gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ những khoản tiền đã thực tế nhập quỹ hoặc xuất quỹ mới được ghi nhận vào tài khoản này; các khoản thu, chi thực hiện trực tiếp qua ngân hàng sẽ được hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng.
Việc hạch toán đúng tài khoản 111 giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác dòng tiền, kiểm soát tồn quỹ, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế, đồng thời hỗ trợ lập báo cáo tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Một số nghiệp vụ thường được ghi nhận vào tài khoản 111 gồm:
- Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt.
- Thu hồi công nợ bằng tiền mặt.
- Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ.
- Chi mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Chi trả lương, thưởng hoặc phụ cấp.
- Chi tạm ứng cho nhân viên.
- Thu, chi ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ theo quy định.
Tài khoản 111 phản ánh toàn bộ các khoản thu, chi và số dư tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 111 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Để phản ánh chính xác tình hình tiền mặt và đảm bảo tính minh bạch của số liệu kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc hạch toán tài khoản 111 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh mà còn hỗ trợ kiểm soát quỹ tiền mặt và hạn chế sai sót khi lập báo cáo tài chính.
Trước hết, tài khoản 111 chỉ phản ánh số tiền thực tế tại quỹ, nghĩa là chỉ ghi tăng khi tiền đã nhập quỹ và ghi giảm khi tiền đã xuất quỹ. Các khoản thu, chi thực hiện trực tiếp qua ngân hàng sẽ được hạch toán vào tài khoản 112.
Bên cạnh đó, mọi nghiệp vụ thu, chi tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn và các chứng từ liên quan. Kế toán cũng cần ghi nhận kịp thời ngay khi nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo số liệu trên sổ quỹ luôn khớp với thực tế.
Đối với ngoại tệ và vàng tiền tệ, doanh nghiệp phải theo dõi riêng từng loại, quy đổi theo quy định và đánh giá lại số dư cuối kỳ khi cần thiết. Đồng thời, cần kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất để đối chiếu số liệu, kịp thời xử lý các khoản chênh lệch phát sinh.
>> Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp mới nhất
Tuân thủ đúng nguyên tắc kế toán giúp doanh nghiệp quản lý quỹ tiền mặt chính xác và minh bạch.
3. Kết cấu tài khoản 111 (Nợ – Có – Số dư)
Tài khoản 111 thuộc nhóm tài sản ngắn hạn, vì vậy thông thường có số dư bên Nợ, phản ánh số tiền mặt còn tồn tại quỹ của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo. Trong quá trình hoạt động, mọi khoản thu tiền mặt sẽ được ghi nhận bên Nợ, trong khi các khoản chi tiền mặt sẽ được ghi nhận bên Có.
Kết cấu tài khoản 111
| Bên Nợ | Bên Có |
| Thu tiền mặt nhập quỹ | Chi tiền mặt xuất quỹ |
| Thu hồi công nợ bằng tiền mặt | Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt |
| Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ | Nộp tiền mặt vào ngân hàng |
| Tiền thừa phát hiện khi kiểm kê chờ xử lý | Tiền thiếu phát hiện khi kiểm kê chờ xử lý |
| Chênh lệch tăng khi đánh giá lại ngoại tệ, vàng tiền tệ | Chênh lệch giảm khi đánh giá lại ngoại tệ, vàng tiền tệ |
Số dư cuối kỳ: Phản ánh số tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ còn tồn tại quỹ doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Tài sản ròng là gì? Cách tính tài sản ròng trong BCTC
3.1. Tài khoản cấp 2: 1111 – Tiền Việt Nam
Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam dùng để phản ánh toàn bộ số tiền mặt bằng đồng Việt Nam hiện có tại quỹ cũng như các nghiệp vụ thu, chi phát sinh bằng VND. Đây là tài khoản được sử dụng nhiều nhất trong thực tế bởi phần lớn các giao dịch nội địa đều thanh toán bằng đồng Việt Nam.
Các nghiệp vụ phổ biến được ghi nhận vào TK 1111 bao gồm thu tiền bán hàng, thu hồi công nợ, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, chi mua hàng hóa, chi thanh toán chi phí hoạt động, chi trả lương và tạm ứng cho nhân viên.
3.2. Tài khoản cấp 2: 1112 – Ngoại tệ
Tài khoản 1112 – Ngoại tệ dùng để phản ánh số ngoại tệ tiền mặt mà doanh nghiệp đang quản lý. Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán cần theo dõi đồng thời cả số lượng nguyên tệ và giá trị quy đổi sang đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá quy định. Cuối kỳ, doanh nghiệp thực hiện đánh giá lại số dư ngoại tệ để xác định chênh lệch tỷ giá theo quy định của chế độ kế toán.
3.3. Tài khoản cấp 2: 1113 – Vàng tiền tệ
Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ phản ánh giá trị vàng tiền tệ mà doanh nghiệp nắm giữ. Đây là loại vàng được ghi nhận như một tài sản tiền tệ theo quy định, khác với vàng được mua để kinh doanh hàng hóa hoặc sử dụng làm nguyên vật liệu. Doanh nghiệp cần theo dõi riêng loại tài sản này và thực hiện đánh giá lại khi thuộc trường hợp phải đánh giá theo quy định hiện hành.
Tài khoản 111 được chia thành ba tài khoản cấp 2 để theo dõi riêng từng loại tiền mặt theo quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC.
>>> Xem thêm: Tài khoản lưỡng tính là gì? Các loại tài khoản lưỡng tính
4. Cách hạch toán tài khoản 111 – Các nghiệp vụ thường gặp
Trong thực tế, tài khoản 111 được sử dụng để ghi nhận hầu hết các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt phát sinh tại doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng tài khoản không chỉ giúp phản ánh chính xác tình hình quỹ tiền mặt mà còn hạn chế sai sót khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Dưới đây là các nghiệp vụ thường gặp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
4.1. Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ
Khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi tăng quỹ tiền mặt và đồng thời ghi nhận doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầu ra (nếu có).
Định khoản tham khảo
| Nghiệp vụ | Định khoản |
| Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ bằng tiền mặt | Nợ TK 111 Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có) |
Ví dụ, doanh nghiệp bán hàng cho khách với tổng giá thanh toán là 55 triệu đồng (đã bao gồm VAT 10%) và khách thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán ghi nhận tăng quỹ tiền mặt, đồng thời ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra theo quy định.
4.2. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ
Doanh nghiệp thường rút tiền từ tài khoản ngân hàng để phục vụ nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt như chi lương, thanh toán chi phí nhỏ hoặc tạm ứng cho nhân viên.
Trong trường hợp này, tài sản của doanh nghiệp không thay đổi mà chỉ chuyển từ tiền gửi ngân hàng sang tiền mặt tại quỹ.
Định khoản
| Nghiệp vụ | Định khoản |
| Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ | Nợ TK 111 Có TK 112 |
Ví dụ, doanh nghiệp rút 100 triệu đồng từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt để chuẩn bị chi lương cho nhân viên trong tháng.
4.3. Chi tiền mặt mua hàng, trả lương, tạm ứng
Đây là nhóm nghiệp vụ phát sinh thường xuyên tại hầu hết doanh nghiệp. Tùy theo mục đích sử dụng tiền mặt, tài khoản đối ứng sẽ khác nhau.
Chi tiền mặt mua hàng hóa, nguyên vật liệu
Nếu doanh nghiệp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa hoặc nguyên vật liệu:
| Nghiệp vụ | Định khoản |
| Chi tiền mua hàng hóa, nguyên vật liệu | Nợ TK 152, 153, 156… Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ VAT) Có TK 111 |
Chi trả lương bằng tiền mặt
Sau khi xác định số tiền lương phải trả, khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng tiền mặt sẽ ghi:
| Nghiệp vụ | Định khoản |
| Chi trả lương | Nợ TK 334 Có TK 111 |
Chi tạm ứng cho nhân viên
Trong trường hợp doanh nghiệp tạm ứng tiền mặt để nhân viên đi công tác hoặc thực hiện nhiệm vụ:
| Nghiệp vụ | Định khoản |
| Chi tiền tạm ứng | Nợ TK 141 Có TK 111 |
Sau khi nhân viên hoàn ứng, kế toán sẽ thực hiện các bút toán điều chỉnh theo chứng từ thực tế.
>> Xem thêm: Hoàn ứng là gì? Quy trình hoàn ứng và phân biệt với tạm ứng
4.4. Xử lý chênh lệch tỷ giá khi thu – chi ngoại tệ
Đối với doanh nghiệp có phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán cần theo dõi đồng thời số lượng nguyên tệ và giá trị quy đổi sang đồng tiền kế toán.
Khi thu hoặc chi ngoại tệ, nếu tỷ giá thực tế khác với tỷ giá ghi sổ sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá. Khoản chênh lệch này được ghi nhận theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Ngoài ra, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền mặt để phản ánh đúng giá trị tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Lưu ý: Do việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá phụ thuộc vào từng nghiệp vụ và quy định áp dụng đối với từng loại doanh nghiệp, kế toán nên thực hiện theo hướng dẫn chi tiết của Thông tư 99/2025/TT-BTC và các văn bản liên quan.
Bốn nhóm nghiệp vụ được hạch toán thường xuyên trên tài khoản 111.
5. Ví dụ minh họa hạch toán tài khoản 111
Để dễ hình dung cách ghi nhận tài khoản 111 trong thực tế, giả sử Công ty ABC phát sinh các nghiệp vụ sau trong tháng 8:
- Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt: 66.000.000 đồng (đã gồm VAT 10%).
- Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ: 80.000.000 đồng.
- Chi mua văn phòng phẩm bằng tiền mặt: 5.500.000 đồng (đã gồm VAT 10%).
- Chi lương nhân viên bằng tiền mặt: 40.000.000 đồng.
Kế toán thực hiện hạch toán như sau:
| Nghiệp vụ | Định khoản |
| Thu tiền bán hàng | Nợ TK 111: 66.000.000 Có TK 511: 60.000.000 Có TK 3331: 6.000.000 |
| Rút tiền gửi về quỹ | Nợ TK 111: 80.000.000 Có TK 112: 80.000.000 |
| Chi mua văn phòng phẩm | Nợ TK 642: 5.000.000 Nợ TK 133: 500.000 Có TK 111: 5.500.000 |
| Chi trả lương | Nợ TK 334: 40.000.000 Có TK 111: 40.000.000 |
Qua ví dụ trên có thể thấy, mọi khoản thu bằng tiền mặt đều làm tăng số dư tài khoản 111, trong khi các khoản chi bằng tiền mặt sẽ làm giảm số dư tài khoản 111. Vì vậy, kế toán cần ghi nhận đầy đủ từng nghiệp vụ ngay khi phát sinh để đảm bảo số dư quỹ luôn khớp với thực tế.
>> Xem thêm: Hướng dẫn định khoản kế toán theo quy định mới nhất 2026
6. So sánh tài khoản 111 theo Thông tư 99/2025 và Thông tư 200/2014
Thông tư 99/2025/TT-BTC được ban hành nhằm thay thế và cập nhật chế độ kế toán doanh nghiệp theo hướng phù hợp hơn với yêu cầu quản trị tài chính và chuyển đổi số. Đối với tài khoản 111, về bản chất vẫn dùng để phản ánh tiền mặt hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số nội dung hướng dẫn đã được điều chỉnh, bổ sung để thống nhất với hệ thống tài khoản và quy định kế toán mới.
Dưới đây là bảng so sánh một số nội dung đáng chú ý giữa Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
| Tiêu chí | Thông tư 99/2025/TT-BTC | Thông tư 200/2014/TT-BTC |
| Mục đích sử dụng | Phản ánh tiền mặt hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp. | Phản ánh tiền mặt hiện có và các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. |
| Tài khoản cấp 2 | Gồm 1111 – Tiền Việt Nam; 1112 – Ngoại tệ; 1113 – Vàng tiền tệ. | Gồm 1111 – Tiền Việt Nam; 1112 – Ngoại tệ; 1113 – Vàng tiền tệ. |
| Nguyên tắc ghi nhận | Nhấn mạnh việc phản ánh đúng số tiền thực tế tại quỹ, ghi nhận đầy đủ theo chứng từ hợp lệ và tăng cường yêu cầu kiểm soát nội bộ. | Quy định việc phản ánh tiền mặt thực tế và ghi nhận trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lệ. |
| Ngoại tệ, vàng tiền tệ | Theo dõi riêng từng loại, đánh giá lại theo quy định hiện hành và xử lý chênh lệch theo hướng dẫn của Thông tư 99. | Theo dõi riêng ngoại tệ, vàng tiền tệ và đánh giá lại cuối kỳ theo quy định của Thông tư 200. |
| Định hướng quản trị | Hướng đến tăng cường quản trị dữ liệu kế toán, ứng dụng công nghệ và nâng cao khả năng kiểm soát tài chính. | Chủ yếu tập trung vào hướng dẫn hạch toán và lập báo cáo tài chính. |
Nhìn chung, kết cấu và bản chất của tài khoản 111 không thay đổi đáng kể so với Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp vẫn sử dụng tài khoản này để theo dõi tiền mặt bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Tuy nhiên, Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng đến việc chuẩn hóa quy trình ghi nhận, tăng cường tính minh bạch của số liệu và khuyến khích doanh nghiệp ứng dụng công nghệ trong công tác kế toán, quản trị tài chính.
7. Lưu ý khi kiểm soát và quản lý quỹ tiền mặt
Quản lý quỹ tiền mặt không chỉ là ghi nhận đúng các nghiệp vụ phát sinh mà còn đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ để hạn chế rủi ro thất thoát và sai lệch số liệu. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn theo dõi quỹ tiền mặt bằng Excel hoặc sổ quỹ thủ công, dẫn đến tình trạng cập nhật chậm, dễ bỏ sót chứng từ hoặc chênh lệch giữa số dư trên sổ sách với tồn quỹ thực tế.
Để nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:
- Thực hiện đầy đủ chứng từ đối với mọi khoản thu, chi tiền mặt; chỉ ghi nhận khi có phiếu thu, phiếu chi và chứng từ gốc hợp lệ.
- Cập nhật sổ quỹ ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, tránh ghi chép dồn vào cuối ngày hoặc cuối kỳ.
- Đối chiếu thường xuyên giữa thủ quỹ và kế toán nhằm phát hiện sớm các khoản chênh lệch.
- Kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất để xác nhận số dư thực tế và xử lý kịp thời các trường hợp thừa, thiếu quỹ.
- Hạn chế sử dụng tiền mặt đối với các khoản thanh toán có thể thực hiện qua ngân hàng nhằm tăng tính minh bạch và giảm rủi ro trong quản lý dòng tiền.
Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, việc quản lý thủ công sẽ mất nhiều thời gian và tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Để tránh chênh lệch giữa sổ quỹ và tồn quỹ thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng phân hệ Tiền mặt – Ngân hàng trên FAST Accounting hoặc Fast Accounting Online.
Phân hệ này hỗ trợ kế toán:
- Tự động cập nhật số dư quỹ ngay khi phát sinh chứng từ.
- Quản lý đồng thời tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trên cùng hệ thống.
- Theo dõi thu, chi theo từng quỹ, từng đơn vị hoặc từng đối tượng.
- Đối chiếu số dư quỹ cuối ngày nhanh chóng và chính xác.
- Tổng hợp báo cáo tiền mặt, sổ quỹ, sổ chi tiết và các báo cáo quản trị chỉ với vài thao tác.
Quản lý quỹ tiền mặt hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và đảm bảo số liệu kế toán luôn chính xác
Việc ứng dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp giảm thời gian nhập liệu mà còn nâng cao độ chính xác của số liệu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả và đáp ứng yêu cầu lập báo cáo tài chính theo quy định.
Tài khoản 111 là tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ số tiền mặt hiện có và các nghiệp vụ thu, chi phát sinh tại quỹ. Việc hiểu đúng kết cấu tài khoản, nguyên tắc kế toán và cách hạch toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả. Với FAST Accounting và Fast Accounting Online, kế toán có thể quản lý thu – chi, theo dõi số dư quỹ theo thời gian thực và lập báo cáo nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính cho doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast