Định khoản kế toán là một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cơ bản nhất mà kế toán bắt buộc phải nắm vững.Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn chi tiết cách định khoản kế toán theo các quy định mới nhất, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình ghi chép các nghiệp vụ tài chính, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và nâng cao hiệu quả công việc trong doanh nghiệp của bạn.
1. Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán là cách kế toán xác định và ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên Nợ, bên Có của các Tài khoản kinh tế có liên quan. Có 2 loại định khoản kế toán đó là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp, cụ thể như sau:
Định khoản giản đơn:
- Liên quan đến hai tài khoản kế toán tổng hợp.
- Ví dụ: Khi công ty mua hàng hóa bằng tiền mặt, kế toán sẽ ghi số tiền vào tài khoản Nợ của “Hàng hóa” và tài khoản Có của “Tiền mặt”.
Định khoản phức tạp:
- Liên quan đến ba tài khoản kế toán tổng hợp trở lên.
- Ví dụ: Khi công ty mua hàng hóa nhưng chỉ thanh toán một phần bằng tiền mặt, phần còn lại ghi nợ, kế toán sẽ ghi số tiền vào tài khoản Nợ của “Hàng hóa”, tài khoản Có của “Tiền mặt”, và tài khoản Có của “Nợ phải trả”.
Định khoản kế toán giúp theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính một cách chính xác và có hệ thống, đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng trong báo cáo tài chính.
>> Xen thêm: Phân hệ kế toán tổng hợp
>> Xem thêm: 10 nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp cần nắm vững
2. Các nguyên tắc định khoản kế toán cần nhớ
Dưới đây là các nguyên tắc định khoản kế toán cần nhớ:
- Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.
- Trong cùng 01 định khoản, tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.
- 01 định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn. Tuy nhiên, không được gộp nhiều định khoản đơn thành 01 định khoản phức tạp.
- Định khoản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản. Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với 1 Tài khoản ghi Có.
- Định khoản phức tạp là định khoản có liên quan đến ít nhất từ 03 tài khoản trở lên. Gồm các trường hợp sau:
- Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
- Một tài khoản ghi Có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ.
- Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
3. Các nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán
Khi sử dụng các tài khoản kế toán, có thể kể đến các nguyên tắc sử dụng như sau:
- Tài khoản loại 1; 2; 6; 8 – mang tính chất TÀI SẢN. Phát sinh tăng thì ghi bên Nợ, phát sinh giảm thì ghi bên Có.
- Tài khoản loại 3; 4; 5; 7 – mang tính chất NGUỒN VỐN. Ngược lại, phát sinh tăng thì ghi bên Có, phát sinh giảm thì ghi bên Nợ.
- Nên thiết kế theo sơ đồ chữ T để dễ dàng ghi nhớ.
- Lưu ý: Đối với các Tài khoản đặc biệt: TK 214 – Hao mòn Tài sản cố định; Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung, cụ thể:
- TK 214: tăng bên Có, giảm bên Nợ.
- TK 521: tăng bên Nợ, giảm bên Có.
4. Hướng dẫn cách định khoản kế toán chi tiết
Chi tiết các bước định khoản kế toán:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
Xác định các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ảnh hưởng đến những đối tượng kế toán nào. Ví dụ, tiền mặt chi cho mua hàng, thu tiền từ bán hàng,…
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán có liên quan
Xác định chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng. Cụ thể, theo Điều 3 Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định:
“Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”; ký hiệu quốc tế là “VND”), được sử dụng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ và đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được lựa chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ kế toán để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
Việc lựa chọn đơn vị tiền tệ kế toán phải được thực hiện nhất quán trong toàn bộ niên độ kế toán. Trường hợp thay đổi đơn vị tiền tệ kế toán, doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi theo đúng hướng dẫn và quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Ngoài ra, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc chế độ kế toán dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và thực hiện nhất quán trong năm tài chính.
Trường hợp chuyển đổi chế độ kế toán, doanh nghiệp chỉ được thực hiện từ đầu năm tài chính và phải thông báo lại cho cơ quan thuế theo đúng quy định.
Xác định tài khoản kế toán dùng cho từng đối tượng kế toán cụ thể.
Ví dụ:
- Tiền mặt (TK 111)
- Phải thu khách hàng (TK 131)
- Hàng tồn kho (TK 156)
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511)
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
- Xác định loại tài khoản và kết cấu của tài khoản kế toán.
- Xác định xu hướng biến động của từng tài khoản (tăng hoặc giảm) khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ví dụ:
- TK 111 (Tiền mặt): tăng hoặc giảm tùy theo nghiệp vụ thu, chi tiền.
- TK 511 (Doanh thu): tăng khi phát sinh doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
- TK 632 (Giá vốn hàng bán): tăng khi ghi nhận giá vốn tương ứng với doanh thu.
Bước 4: Định khoản
- Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có.
- Ghi nhận số tiền tương ứng theo đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ví dụ minh họa về định khoản kế toán: Thu tiền mặt 50,000,000 đồng từ khách hàng. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Thu tiền mặt 50,000,000 đồng từ khách hàng.
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán:
- Tiền mặt.
- Phải thu khách hàng.
Bước 2: Xác định tài khoản liên quan: Căn cứ theo Phụ lục hệ thống tài khoản ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC, xác định::
- Tiền mặt là TK 111
- Phải thu khách hàng là TK 131.
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
- TK 111 tăng 50,000,000 đồng.
- TK 131 giảm 50,000,000 đồng.
Bước 4: Định khoản:
- Nợ TK 111: 50,000,000 đồng.
- Có TK 131: 50,000,000 đồng.
Để đáp ứng các yêu cầu về quản lý tài chính và hạch toán kế toán theo quy định hiện hành, phần mềm FAST E-Invoice đóng vai trò là giải pháp hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp. Phần mềm giúp kế toán tổng hợp và kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác thông qua hệ thống báo cáo, biểu đồ trực quan.
Fast E-invoice đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế, đảm bảo dữ liệu được truyền nhận đúng chuẩn, an toàn và kịp thời. Qua đó, phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu quy trình kế toán – tài chính.
>> Xem thêm: Phân hệ báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm các bài viết liên quan:
Hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp theo các thông tư