Định khoản kế toán là một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cơ bản nhất mà kế toán bắt buộc phải nắm vững.Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn chi tiết cách định khoản kế toán theo các quy định mới nhất, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình ghi chép các nghiệp vụ tài chính, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và nâng cao hiệu quả công việc trong doanh nghiệp của bạn.
1. Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán là cách kế toán xác định và ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên Nợ, bên Có của các Tài khoản kinh tế có liên quan. Có 2 loại định khoản kế toán đó là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp, cụ thể như sau:
Định khoản giản đơn:
- Liên quan đến hai tài khoản kế toán tổng hợp.
- Ví dụ: Khi công ty mua hàng hóa bằng tiền mặt, kế toán sẽ ghi số tiền vào tài khoản Nợ của “Hàng hóa” và tài khoản Có của “Tiền mặt”.
Định khoản phức tạp:
- Liên quan đến ba tài khoản kế toán tổng hợp trở lên.
- Ví dụ: Khi công ty mua hàng hóa nhưng chỉ thanh toán một phần bằng tiền mặt, phần còn lại ghi nợ, kế toán sẽ ghi số tiền vào tài khoản Nợ của “Hàng hóa”, tài khoản Có của “Tiền mặt”, và tài khoản Có của “Nợ phải trả”.
Định khoản kế toán giúp theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính một cách chính xác và có hệ thống, đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng trong báo cáo tài chính.
>> Xen thêm: Phân hệ kế toán tổng hợp
2. Các nguyên tắc định khoản kế toán cần nhớ
Dưới đây là các nguyên tắc định khoản kế toán cần nhớ:
- Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.
- Trong cùng 01 định khoản, tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.
- 01 định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn. Tuy nhiên, không được gộp nhiều định khoản đơn thành 01 định khoản phức tạp.
- Định khoản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản. Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với 1 Tài khoản ghi Có.
- Định khoản phức tạp là định khoản có liên quan đến ít nhất từ 03 tài khoản trở lên. Gồm các trường hợp sau:
- Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
- Một tài khoản ghi Có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ.
- Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
3. Các nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán
Khi sử dụng các tài khoản kế toán, có thể kể đến các nguyên tắc sử dụng như sau:
- Tài khoản loại 1; 2; 6; 8 – mang tính chất TÀI SẢN. Phát sinh tăng thì ghi bên Nợ, phát sinh giảm thì ghi bên Có.
- Tài khoản loại 3; 4; 5; 7 – mang tính chất NGUỒN VỐN. Ngược lại, phát sinh tăng thì ghi bên Có, phát sinh giảm thì ghi bên Nợ.
- Nên thiết kế theo sơ đồ chữ T để dễ dàng ghi nhớ.
- Lưu ý: Đối với các Tài khoản đặc biệt: TK 214 – Hao mòn Tài sản cố định; Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung, cụ thể:
- TK 214: tăng bên Có, giảm bên Nợ.
- TK 521: tăng bên Nợ, giảm bên Có.
4. Hướng dẫn cách định khoản kế toán chi tiết
Chi tiết các bước định khoản kế toán:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
Xác định các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ảnh hưởng đến những đối tượng kế toán nào. Ví dụ, tiền mặt chi cho mua hàng, thu tiền từ bán hàng,…
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán có liên quan
- Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng. Cụ thể theo Điều 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:
- “Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”; ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Trường hợp đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ, đáp ứng được các tiêu chuẩn quy định tại Điều 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC thì được chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán.
- Ngoài ra, theo Điều 3 Thông tư 133/2016/TT-BTC các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nhưng phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp và phải thực hiện nhất quán trong năm tài chính.
- Trường hợp chuyển đổi trở lại áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/ TT-BTC thì phải thực hiện từ đầu năm tài chính và phải thông báo lại cho cơ quan Thuế.
- Xác định tài khoản dùng cho đối tượng kế toán.
- Ví dụ, Tiền mặt (TK 111), Phải thu khách hàng (TK 131), Hàng tồn kho (TK 156), Doanh thu bán hàng (TK 511).
- Danh mục hệ thống tài khoản doanh nghiệp được quy định tại phụ lục I Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
- Xác định loại tài khoản, tài khoản đầu mấy.
- Xu hướng biến động của từng tài khoản (là tăng hay giảm).
Ví dụ:
- TK 111 (Tiền mặt): tăng hoặc giảm tùy vào nghiệp vụ.
- TK 511 (Doanh thu): tăng khi phát sinh doanh thu.
- TK 632 (Giá vốn hàng bán): tăng khi ghi nhận giá vốn.
Bước 4: Định khoản
- Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.
- Ghi số tiền tương ứng.
Ví dụ minh họa về định khoản kế toán: Thu tiền mặt 50,000,000 đồng từ khách hàng. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Thu tiền mặt 50,000,000 đồng từ khách hàng.
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán:
- Tiền mặt.
- Phải thu khách hàng.
Bước 2: Xác định tài khoản liên quan: Dựa theo chương II và Phụ lục I Thông tư 200/2014/TT-BTC xác định như sau:
- Tiền mặt là TK 111
- Phải thu khách hàng là TK 131.
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
- TK 111 tăng 50,000,000 đồng.
- TK 131 giảm 50,000,000 đồng.
Bước 4: Định khoản:
- Nợ TK 111: 50,000,000 đồng.
- Có TK 131: 50,000,000 đồng.
Để đáp ứng các yêu cầu về quản lý tài chính và định khoản kế toán theo quy định mới nhất năm 2024, phần mềm Fast E-invoice là công cụ hỗ trợ đắc lực. Phần mềm này giúp kế toán tổng hợp và kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo và biểu đồ trực quan. Đáp ứng đầy đủ các tiêu chí theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế, E-invoice đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả công việc kế toán.
>> Xem thêm: Phân hệ báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast