Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt 2025

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 200 và Thông tư 133, mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt được sử dụng là mẫu số 08a-TT. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn gặp khó khăn trong quá trình lập loại biên bản này. Nhằm hỗ trợ công việc đó, FAST xin gửi đến bạn hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt đúng chuẩn và dễ thực hiện.

Mục lục

1. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là gì?

Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là văn bản dùng để ghi nhận số tiền mặt thực tế còn lại trong quỹ tại một thời điểm cụ thể, đồng thời xác định chênh lệch (thừa hoặc thiếu) so với số liệu ghi trên sổ sách kế toán.

Mục tiêu chính của bảng kiểm kê quỹ là nhằm xác định chính xác số tiền mặt bằng VNĐ đang thực có trong quỹ, từ đó phát hiện và đối chiếu sự chênh lệch với sổ quỹ. Thông tin này là cơ sở để doanh nghiệp tăng cường công tác quản lý tài chính, xử lý trách nhiệm vật chất nếu có chênh lệch, và ghi nhận điều chỉnh phù hợp vào hệ thống kế toán.

Việc kiểm kê quỹ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác kế toán, và cần được thực hiện theo các thời điểm sau:

Kiểm kê định kỳ: vào cuối tháng, cuối quý, hoặc cuối năm.
Kiểm kê đột xuất: khi phát sinh yêu cầu kiểm tra bất thường.
Kiểm kê khi có sự thay đổi người phụ trách quỹ (bàn giao quỹ).

Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là văn bản dùng để ghi nhận số tiền mặt thực tế

Việc sử dụng bảng kê quỹ tiền mặt cần tuân thủ nghiêm ngặt một số nguyên tắc sau để đảm bảo tính chính xác và minh bạch:

Trước khi kiểm kê, thủ quỹ phải cập nhật đầy đủ các chứng từ thu, chi vào sổ quỹ và xác định số dư thực tế tại thời điểm kiểm kê. Điều này giúp đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực trạng quỹ tiền mặt.
Thành lập Ban kiểm kê là bước bắt buộc khi tiến hành kiểm kê. Ban này phải bao gồm các cá nhân có liên quan trực tiếp đến công tác quản lý quỹ, như kế toán tiền mặt (hoặc kế toán thanh toán) và thủ quỹ. Đây là những người có trách nhiệm xác nhận và chịu trách nhiệm về số liệu kiểm kê.
Trong quá trình kiểm kê, Ban kiểm kê phải tiến hành kiểm đếm cụ thể từng loại tiền (theo mệnh giá) và ghi rõ ràng, chi tiết vào Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt.
Nếu phát hiện chênh lệch giữa thực tế và sổ sách (thừa hoặc thiếu tiền), Ban kiểm kê có trách nhiệm báo cáo kịp thời với giám đốc để xem xét nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý phù hợp.

Quản lý quỹ tiền mặt luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro như sai lệch giữa số tồn thực tế và số ghi sổ, thiếu cảnh báo khi tồn quỹ âm… Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm kế toán như Fast Accounting Online của FAST sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và tối ưu hóa thời gian xử lý nghiệp vụ.

Fast Accounting Online là phần mềm kế toán vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, hỗ trợ kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt – quỹ một cách nhanh chóng và hiệu quả:

Tự động hạch toán các giao dịch thu – chi bằng tiền mặt, giúp kế toán dễ dàng theo dõi luồng tiền trong ngày.
Hỗ trợ kiểm tra và đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách kế toán, đồng thời đưa ra cảnh báo khi có dấu hiệu tồn quỹ âm hoặc sai lệch.
Tích hợp chặt chẽ với hệ thống hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, hỗ trợ lập phiếu thu, chi liên kết chứng từ mua – bán hàng mà không cần thao tác thủ công trên phân hệ Quỹ.

Ứng dụng phần mềm kế toán như Fast Accounting Online của FAST sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót

2. Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt mới nhất năm 2025

Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt hiện nay gồm cod 2 loại, đó là biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt VNĐ và bảng kiểm kê quỹ dùng cho ngoại tệ. Cụ thể:

2.1 Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt VNĐ

Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt (số 08a-TT) được Bộ Tài chính quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC, được áp dụng cho tiền Việt Nam (VNĐ) với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ, minh bạch và chính xác tình hình tiền mặt tại quỹ.

Tải ngay!

Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt VNĐ

2.2 Mẫu bảng kiểm kê quỹ dùng cho ngoại tệ

Tương tự, biên bản kiểm kê quỹ ngoại tệ theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng cần tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về quy trình kiểm kê và đảm bảo độ chính xác trong việc ghi nhận các khoản thu, chi bằng ngoại tệ, vàng hoặc các loại tiền tệ khác.

Tải ngay!

3. Hướng dẫn cách ghi biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt đúng quy định

Dưới đây là cách ghi biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt theo đúng quy định mà bạn có thể tham khảo:

3.1 Cách ghi biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt VNĐ

Theo quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 200, khi lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt bằng VNĐ, đơn vị kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Phần tiêu đề: Góc trên bên trái biên bản cần ghi rõ tên đơn vị, bộ phận có liên quan (hoặc đóng dấu nếu có).
Thời điểm kiểm kê: Có thể thực hiện kiểm kê định kỳ (cuối tháng, quý, năm) hoặc kiểm kê đột xuất/khi bàn giao quỹ. Biên bản cần nêu rõ thời gian cụ thể (giờ, ngày, tháng, năm).
Thành phần kiểm kê: Ban kiểm kê phải được thành lập và bắt buộc phải có sự tham gia của thủ quỹ và kế toán (tiền mặt hoặc thanh toán).

3.2 Cách ghi mẫu bảng kiểm kê quỹ dùng cho ngoại tệ

Khi thực hiện kiểm kê quỹ chứa ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ, kế toán cần tuân thủ các yêu cầu cụ thể về quy trình lập biên bản như sau:

Tiêu đề biên bản: Góc trên bên trái ghi rõ tên đơn vị và bộ phận thực hiện kiểm kê.
Thời điểm kiểm kê: Có thể tiến hành định kỳ (cuối tháng, quý, năm), đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Thời gian cụ thể (giờ, ngày, tháng, năm) và số hiệu chứng từ cần được ghi rõ trong biên bản.
Ban kiểm kê: Phải được thành lập trước khi thực hiện, bao gồm thủ quỹ và kế toán quỹ – là những người trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý và giám sát quỹ.

Cách ghi biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt theo đúng quy định

Kiểm kê và lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là một nghiệp vụ bắt buộc và phổ biến trong mọi doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin được chia sẻ ở trên sẽ hỗ trợ bạn thực hiện công việc kiểm kê một cách hiệu quả và thuận lợi hơn.

Để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính toàn diện và xử lý nghiệp vụ kế toán một cách linh hoạt, Fast Accounting Online – phần mềm kế toán trên nền tảng điện toán đám mây là lựa chọn lý tưởng. Với khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi, giao diện thân thiện và tích hợp đầy đủ các phân hệ kế toán, Fast Accounting Online giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong môi trường số hiện đại.

Thông tin liên hệ: