fbpx

Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

28/02/2024

06/01/2023

2101

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123. Đến thời điểm hiện tại, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh trên cả nước đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để thuận tiện cho việc thanh toán và kiểm kê. Vậy thủ tục chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào, quy trình ra sao? Để giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành, Fast sẽ cập nhật bài viết dưới đây để hướng dẫn các bạn một cách chi tiết nhất.

thủ tục chuyển đổi hoá đơn điện tử

Thủ tục và cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

1. Lộ trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử 

Sáng ngày 21/4, Tổng Cục Thuế đã chính thức công bố Hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc. Lễ công bố xác định triển khai hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ cần lưu ý 2 giai đoạn trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dưới đây:

  • Giai đoạn 1: Ngày 21/11/2021, Tổng cục thuế đã triển khai hệ thống HĐĐT tại 6 tỉnh thành (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định).

  • Giai đoạn 2: ngày 24/2/2022, Bộ Tài Chính đã ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Giai đoạn 2 đối với các doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với thời gian thực hiện từ tháng 04/2022.

  • Đối với các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, nhưng chưa sử dụng:

Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của mình và yêu cầu hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn sang định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC ngay, đồng thời lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

  • Đối với các doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn điện tử:

Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng tiến hành ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng Thông tư 78/2021/TT-BTC và lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) > gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế kể từ ngày kích hoạt hệ thống.

(Các bước chi tiết sẽ được hướng dẫn ở nội dung mục lục 1.2 dưới đây)

  • Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32:

Các Phòng, Chi cục Thuế chủ động phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hướng dẫn doanh nghiệp cách thức chuyển đổi từ hóa đơn theo Thông tư 32 lên Thông tư 78.

Lộ trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử 

2. 5 bước chuyển đổi HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC  & Nghị định 123/2021/NĐ-CP

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP được thực hiện thông qua 6 bước sau đây:

Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không

Cách xác định doanh nghiệp, tổ chức hay hộ kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế như sau:

  • Đối tượng sử dụng hình thức HĐĐT có mã của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định thì đều được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế hoặc trường hợp được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo những lần phát sinh).

  • Đối tượng sử dụng hình thức HĐĐT không có mã của cơ quan thuế bao gồm:

+ Doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực: Điện lực, xăng dầu, nước sạch, bưu chính viễn thông, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, đồng thời đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT.

+ Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi nhận được thông báo chấp nhận của Cơ quan thuế.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

Người nộp thuế sẽ lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP) gửi đến Cơ quan Thuế.

Phương thức nộp như sau: Nộp trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế (https://www.gdt.gov.vn/wps/portal) hoặc nộp thông qua phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng.

Sau đó, phía Cơ quan thuế sẽ phản hồi người nộp thuế qua thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT liên quan đến việc “Chấp nhận” hoặc “Từ chối” việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 01 ngày (tính từ lúc nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của doanh nghiệp).

quy trình chuyển đổi hoá đơn điện tử

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Sau khi nhận được thông báo “Chấp nhận” đăng ký sử dụng HĐĐT của Cơ quan thuế, cá nhân/doanh nghiệp cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục thuế xác minh để đăng ký và phát hành HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC để sử dụng.

FAST là một trong những đơn vị uy tín chuyên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục thuế công nhận. Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý các hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng và an toàn. Hiện tại, Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng đáp ứng với quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

>> KHÁM PHÁ NGAY: Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử HIỆU QUẢ – UY TÍN nhất

chuyển đổi hoá đơn điện tử Fast e-Invoice

Fast e-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục thuế chứng nhận

Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũ

Phía người nộp thuế tiến hành thủ tục hủy hóa đơn giấy cũng như hóa đơn điện tử theo thông tư cũ còn tồn.

Trình tự và thủ tục tiêu hủy được thực hiện như sau:

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
  • Phía doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn bao gồm ban lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của công ty. Với các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng này.
  • Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn phải ký xác nhận vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có trường hợp sai sót.

Bước 5: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo TT 78/2021/TT-BTC và gửi cho khách hàng

Doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử theo chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP để gửi cho khách hàng.

3. Hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm Fast e-Invoice

Cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm Fast e-Invoice được thực hiện như sau:

  • Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice sau khi đã mua gói dịch vụ phù hợp. Tiếp theo, chọn mục Đăng ký hoá đơn/Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Bước 2: Thực hiện khai báo các thông tin đầy đủ và chính xác, kê khai rõ ngày chuyển đổi trên hóa đơn điện tử và lưu tờ khai.
  • Bước 3: Chọn tờ khai và nhấn chọn vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
  • Bước 4: Chờ kết quả phản hồi của cơ quan Thuế về việc chấp nhận hay không chấp nhận tờ khai chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Phần mềm chuyển đổi hoá đơn điện tử Fast e-Invoice

Phần mềm Fast e-Invoice đã cập nhật các tính năng mới, phù hợp với quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Như vậy, những thông tin liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn điện tử đã được cập nhật chi tiết trên đây. Mong rằng đây sẽ là cẩm nang hữu ích cho những doanh nghiệp/cá nhân đang làm thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử. Những doanh nghiệp quan tâm và có nhu cầu sử dụng Phần mềm Fast e-Invoice để chuyển đổi HĐĐT, vui lòng truy cập tại đây để tham khảo chi tiết.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại

4. Một số câu hỏi thường gặp trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123

Dưới đây là những điều bạn nên biết về quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử:

1. Đối với các trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót cần thực hiện xử lý như thế nào? 

Trong tình huống có sai sót, người bán có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để khắc phục vấn đề.

  • Sai sót về tên, địa chỉ của người bán hoặc người mua: Không phải lập hóa đơn điều chỉnh, lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
  • Sai sót về tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; thành tiền (trừ trường hợp sai sót về mức thuế suất, tiền thuế GTGT) hoặc sai sót do hàng hóa, dịch vụ được giao không đúng như quy định trên hóa đơn: Lập hóa đơn điều chỉnh.
  • Sai sót về thuế suất, tiền thuế GTGT: Lập hóa đơn điều chỉnh thuế GTGT.
  • Sai sót về ngày tháng năm lập hóa đơn: Lập hóa đơn điều chỉnh.
  • Sai sót về người mua, người bán hoặc nội dung khác trên hóa đơn không ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp: Không phải lập hóa đơn điều chỉnh, lập biên bản ghi nhận sai sót.

Hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản ghi nhận sai sót phải được lập trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản ghi nhận sai sót.

2. Các doanh nghiệp có được sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư cũ hoặc dùng song song với hóa đơn giấy có cần phải hủy đi không? Các bước hủy hóa đơn giấy như thế nào?

Theo quy định của khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hiện tại doanh nghiệp không thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử mà bắt buộc phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng.

Các bước hủy hóa đơn giấy:

Sau khi cơ quan Thuế thông báo đơn vị chấp nhận chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại văn bản số 78, , đơn vị phải tiến hành hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 chưa sử dụng.

Đơn vị làm thủ tục hủy hóa đơn theo quy định (đã nêu ở phần trước), cuối cùng gửi “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” đến cơ quan thuế, đơn vị được lựa chọn 1 trong 2 phương thức sau:

  • Gửi thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn bằng văn bản giấy: Đơn vị cần in ra thành 2 bản giấy, một bản lưu tại đơn vị,01 bản gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
  • Gửi thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn bằng văn bản điện tử: trong trường hợp này, đơn vị phải nhập trực tiếp trên trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc nhập trên phần mềm HTKK thuế (sau đó kết xuất ra tệp XML để nộp trên trang thuế điện tử).

Lưu ý: Đối với đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm Fast e-Invoice thì phải khai báo các bước sau để hệ thống ngăn chặn việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đã tiêu hủy.

  • Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, sau đó, chọn mục Đăng ký hoá đơn/ Hủy hóa đơn/ Cập nhật kết quả hủy hóa đơn, khai báo các ký hiệu hóa đơn bị tiêu hủy.
  • Bước 2: Chọn mục Đăng ký hóa đơn/ Hủy hóa đơn/ Duyệt kết quả hủy hóa đơn để phê duyệt các thông tin đã cập nhật ở bước 1. Lưu ý: tại bước này chỉ có người quản trị mới được phép thực hiện.

sử dụng hóa đơn điện tử

3. Với các trường hợp hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế cần làm những bước nào để gửi thông tin sai sót tới cơ quan Thuế?

3.1 Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh:

Bước 1: Tạo hóa đơn điều chỉnh

  • Truy cập chức năng Cập nhật hóa đơn/Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất và chọn loại xử lý điều chỉnh.
  • Khai báo thông tin cần thiết cho hóa đơn hoặc phiếu xuất điều chỉnh.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh

  • Truy cập chức năng Cập nhật hóa đơn/Phát hành hóa đơn điện tử.
  • Lọc hóa đơn điều chỉnh và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành.

Bước 3: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế

  • Truy cập chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
  • Chọn hóa đơn điều chỉnh cần thông báo và nhấn “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và chuyển thông tin đến cơ quan Thuế.
  • Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này.

Lưu ý một số thay đổi so với quy định trước đó bao gồm:

  • Điều chỉnh giảm có thể nhập số âm, có thể là số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế.
  • Không cần lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh trừ khi có thỏa thuận khác.

3.2 Trường hợp lập hóa đơn thay thế:

Bước 1: Tạo hóa đơn thay thế

  • Truy cập chức năng Cập nhật hóa đơn/Lập hóa đơn hoặc Lập phiếu xuất, và chọn loại xử lý thay thế.
  • Điền thông tin cần thiết cho hóa đơn hoặc phiếu xuất thay thế cần phát hành.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử thay thế

  • Truy cập chức năng Cập nhật hóa đơn/Phát hành hóa đơn điện tử.
  • Lọc hóa đơn thay thế và chọn ký hiệu hóa đơn cần phát hành.

Bước 3: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế

  • Truy cập chức năng Đăng ký hóa đơn/Báo cáo/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
  • Chọn hóa đơn thay thế cần thông báo và nhấn “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi thông tin.

Cơ quan Thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận thông báo ngay tại chức năng này. Các điểm đặc biệt mới bao gồm không yêu cầu lập biên bản thu hồi trước khi phát hành hóa đơn thay thế, trừ khi có thỏa thuận khác giữa bên bán và bên mua. Sau khi phát hành hóa đơn thay thế, đơn vị cần gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan Thuế.

Hy vọng rằng thông tin trên sẽ giúp bạn thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và nhanh chóng trực tiếp trên phần mềm. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự tư vấn tận tình nhất!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *