Hóa đơn chuyển đổi là gì? Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

1. Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ hóa đơn điện tử sang định dạng giấy hoặc các dạng khác phù hợp để sử dụng trong những trường hợp cụ thể. Quá trình này thường được thực hiện khi cần cung cấp hóa đơn cho cơ quan quản lý, đối tác hoặc khách hàng không thể sử dụng trực tiếp hóa đơn điện tử. Khi chuyển đổi, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định của pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý và tính chính xác của thông tin trên hóa đơn.

Đọc thêm: Invoice là gì? Hướng dẫn cách lập và xuất hóa đơn chi tiết

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ hóa đơn điện tử sang định dạng giấy hoặc các dạng khác phù hợp

2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi có lợi ích gì?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp doanh nghiệp và cá nhân giải quyết các nhu cầu thực tế trong quá trình giao dịch và lưu trữ chứng từ. Một số lợi ích nổi bật của hóa đơn chuyển đổi bao gồm:

• Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm tra: Hóa đơn chuyển đổi được in ra giấy giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán khi cần kiểm tra, xác minh chứng từ.
• Thuận tiện cho khách hàng và đối tác: Trong một số trường hợp, khách hàng hoặc đối tác cần hóa đơn giấy để lưu trữ hoặc sử dụng, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử đáp ứng tốt yêu cầu này.
• Tăng tính linh hoạt trong lưu trữ: Hóa đơn chuyển đổi có thể lưu trữ dưới dạng giấy để bổ sung cho hồ sơ doanh nghiệp hoặc cung cấp nhanh chóng khi cần.
• Hỗ trợ giao dịch quốc tế: Khi làm việc với các đơn vị nước ngoài hoặc đối tác chưa áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn chuyển đổi giúp đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra thuận lợi.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi trở thành một giải pháp hữu ích trong việc kết nối giữa công nghệ hiện đại và yêu cầu thực tiễn

3. Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là cần thiết trong một số trường hợp cụ thể để đảm bảo đáp ứng yêu cầu pháp lý và thực tế sử dụng. Dưới đây là những tình huống phổ biến khi cần thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử:

• Cung cấp chứng từ giấy cho khách hàng hoặc đối tác: Một số khách hàng hoặc đối tác yêu cầu hóa đơn giấy để lưu trữ hoặc hoàn thành hồ sơ kế toán, tài chính.
• Phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế: Cơ quan thuế hoặc kiểm toán thường yêu cầu hóa đơn dưới dạng giấy để đối chiếu và xác minh trong quá trình kiểm tra doanh nghiệp.
• Sử dụng trong giao dịch hành chính: Một số thủ tục hành chính yêu cầu nộp hóa đơn giấy, ví dụ như hồ sơ vay vốn, đấu thầu hoặc báo cáo với các cơ quan nhà nước.
• Hỗ trợ cho doanh nghiệp chưa sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử: Khi làm việc với các doanh nghiệp hoặc cá nhân chưa triển khai công nghệ hóa đơn điện tử, hóa đơn chuyển đổi sẽ là giải pháp phù hợp.
• Lưu trữ bổ sung: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy để lưu trữ song song, đảm bảo thông tin an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là cần thiết trong một số trường hợp cụ thể để đảm bảo đáp ứng yêu cầu pháp lý và thực tế sử dụng

4. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử bao gồm một số yêu cầu quan trọng sau:

• Doanh nghiệp phải đủ điều kiện theo quy định của pháp luật: Doanh nghiệp cần phải đăng ký và thực hiện việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế.
• Có hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chứng chỉ hợp pháp và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, bảo mật của cơ quan thuế.
• Đảm bảo về phương thức phát hành và lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được phát hành qua hệ thống mạng, được ký điện tử và lưu trữ một cách hợp pháp trong suốt thời gian quy định.
• Thông báo với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về việc áp dụng hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng.
• Đáp ứng các quy định về quản lý hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định liên quan đến việc phát hành, bảo mật và lưu trữ hóa đơn điện tử để tránh các sai sót hoặc vi phạm pháp luật.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử

5. Hướng dẫn các bước chi tiết làm hóa đơn chuyển đổi

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi hóa đơn diễn ra thuận lợi và đúng quy định, bạn có thể tham khảo hướng dẫn cụ thể trong các trường hợp sau:

5.1. Hướng dẫn các bước chi tiết làm hóa đơn chuyển đổi theo thông tư 78 và nghị định 123

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP được thực hiện thông qua 5 bước sau đây:

Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không

Cách xác định doanh nghiệp, tổ chức hay hộ kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế như sau:

• Đối tượng sử dụng hình thức HĐĐT có mã của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định thì đều được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế hoặc trường hợp được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo những lần phát sinh).

• Đối tượng sử dụng hình thức HĐĐT không có mã của cơ quan thuế bao gồm:

+ Doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực: Điện lực, xăng dầu, nước sạch, bưu chính viễn thông, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, đồng thời đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT.

+ Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi nhận được thông báo chấp nhận của Cơ quan thuế.

Đọc thêm: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử xăng dầu cho từng lần bán

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

Người nộp thuế sẽ lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP) gửi đến Cơ quan Thuế.

Phương thức nộp như sau: Nộp trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế (https://www.gdt.gov.vn/wps/portal) hoặc nộp thông qua phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng.

Sau đó, phía Cơ quan thuế sẽ phản hồi người nộp thuế qua thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT liên quan đến việc “Chấp nhận” hoặc “Từ chối” việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 01 ngày (tính từ lúc nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của doanh nghiệp).

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Sau khi nhận được thông báo “Chấp nhận” đăng ký sử dụng HĐĐT của Cơ quan thuế, cá nhân/doanh nghiệp cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục thuế xác minh để đăng ký và phát hành HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC để sử dụng.

FAST là một trong những đơn vị uy tín chuyên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục thuế công nhận. Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý các hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng và an toàn. Hiện tại, Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng đáp ứng với quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Fast e-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục thuế chứng nhận

Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũ

Phía người nộp thuế tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử cũng như hóa đơn giấy theo thông tư cũ còn tồn.

Trình tự và thủ tục tiêu hủy được thực hiện như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
• Phía doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn bao gồm ban lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của công ty. Với các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng này.
• Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn phải ký xác nhận vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có trường hợp sai sót.

Bước 5: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo TT 78/2021/TT-BTC và gửi cho khách hàng

Doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử theo chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP để gửi cho khách hàng.

Đọc thêm: Những điểm cần lưu ý trong thông tư 78 về hóa đơn điện tử

5.2. Hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm Fast e-Invoice

Cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm Fast e-Invoice được thực hiện như sau:

• Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice sau khi đã mua gói dịch vụ phù hợp. Tiếp theo, chọn mục Đăng ký hoá đơn/Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Bước 2: Thực hiện khai báo các thông tin đầy đủ và chính xác, kê khai rõ ngày chuyển đổi trên hóa đơn điện tử và lưu tờ khai.
• Bước 3: Chọn tờ khai và nhấn chọn vào nút “Gửi cơ quan Thuế” để ký số và gửi đến cơ quan Thuế.
• Bước 4: Chờ kết quả phản hồi của cơ quan Thuế về việc chấp nhận hay không chấp nhận tờ khai chuyển đổi hóa đơn điện tử.

>> Bảng báo giá hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Phần mềm Fast e-Invoice đã cập nhật các tính năng mới, phù hợp với quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại

6. Những câu hỏi thường gặp về việc chuyển đổi hóa đơn

Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến mà người dùng thường gặp khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn:

6.1. Hóa đơn chuyển đổi có được công nhận giá trị pháp lý?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

6.2. Hóa đơn chuyển đổi có bắt buộc phải đóng dấu không?

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu của người bán. Tuy nhiên, người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ tên trên hóa đơn chuyển đổi.

6.3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy: Có được không?

Theo quy định, người bán và người mua đều có quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật Kế toán. Tuy nhiên, chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu trữ, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Như vậy, những thông tin liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn điện tử đã được cập nhật chi tiết trên đây. Mong rằng đây sẽ là cẩm nang hữu ích cho những doanh nghiệp/cá nhân đang làm thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử. Những doanh nghiệp quan tâm và có nhu cầu sử dụng Phần mềm Fast e-Invoice để chuyển đổi HĐĐT, vui lòng truy cập tại đây để tham khảo chi tiết. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với FAST để nhận được sự tư vấn tận tình nhất!