Mức đóng kinh phí công đoàn mới và thời hạn đóng 2026

Mức đóng kinh phí công đoàn là nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ để thực hiện đúng quy định của pháp luật. Việc hiểu đúng mức đóng, căn cứ tính và thời hạn nộp giúp doanh nghiệp tránh rủi ro xử phạt. Trong bài viết này, FAST sẽ cập nhật quy định mới nhất về mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026, hướng dẫn cách tính và giải đáp những câu hỏi thường gặp.

1. Kinh phí công đoàn là gì? 

1.1. Khái niệm 

Kinh phí công đoàn là khoản tiền do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm đóng để tạo nguồn tài chính phục vụ hoạt động của tổ chức công đoàn. Đây là nghĩa vụ tài chính được quy định trong Luật Công đoàn và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Khoản kinh phí này được sử dụng nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động; tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống đoàn viên; tuyên truyền pháp luật lao động; hỗ trợ đối thoại, thương lượng tập thể và thực hiện nhiều nhiệm vụ khác của tổ chức công đoàn.

Theo Luật Công đoàn 2024, việc đóng kinh phí công đoàn là nghĩa vụ của các đơn vị thuộc đối tượng áp dụng, kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở.

Kinh phí công đoàn góp phần bảo đảm nguồn tài chính cho các hoạt động chăm lo và bảo vệ quyền lợi người lao động.

>>> Xem thêm: Quyền lợi là gì? Phân biệt quyền lợi và phúc lợi chi tiết

1.2. Phân biệt kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn 

Nhiều doanh nghiệp và người lao động thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Thực tế, đây là hai khoản thu hoàn toàn khác nhau về đối tượng đóng, mục đích sử dụng cũng như căn cứ pháp lý.

Việc phân biệt rõ hai khoản thu này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính, đồng thời tránh nhầm lẫn khi lập bảng lương, hạch toán chi phí hoặc kê khai với cơ quan công đoàn.

1.3. Vai trò của kinh phí công đoàn trong doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, việc đóng kinh phí công đoàn không chỉ là nghĩa vụ theo quy định pháp luật mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động ổn định và hài hòa. Nguồn kinh phí này giúp tổ chức công đoàn triển khai các hoạt động đại diện, chăm lo và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.

Bên cạnh đó, kinh phí công đoàn còn được sử dụng để tổ chức các chương trình đào tạo, tuyên truyền pháp luật lao động, đối thoại tại nơi làm việc, hỗ trợ người lao động gặp khó khăn hoặc tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao nhằm nâng cao đời sống tinh thần.

2. Quy định về mức đóng kinh phí công đoàn hiện nay

Kinh phí công đoàn là khoản đóng góp bắt buộc của người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật. Từ ngày 16/5/2026, việc đóng, quản lý và sử dụng kinh phí công đoàn được thực hiện theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, thay thế các quy định trước đây về tài chính công đoàn.

Doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới về mức đóng kinh phí công đoàn để thực hiện đúng nghĩa vụ theo pháp luật.

2.1. Đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn

Theo quy định hiện hành, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng lao động thuộc đối tượng phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đều có trách nhiệm đóng kinh phí công đoàn. Nghĩa vụ này phát sinh từ việc sử dụng lao động và không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.

Một số đối tượng phổ biến phải đóng kinh phí công đoàn gồm:

• Doanh nghiệp nhà nước.
• Công ty cổ phần, công ty TNHH.
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI).
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
• Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên hoặc tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư.
• Các tổ chức khác có thuê người lao động theo quy định.

Doanh nghiệp mới thành lập cũng phải thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn khi thuộc đối tượng áp dụng của pháp luật.

Lưu ý: Nhiều doanh nghiệp cho rằng chưa thành lập công đoàn cơ sở thì không cần đóng kinh phí công đoàn. Đây là quan điểm chưa chính xác và có thể dẫn đến việc bị truy thu hoặc xử lý theo quy định.

2.2. Mức đóng kinh phí công đoàn theo quy định mới nhất

Theo Điều 29 của Luật Công đoàn 2024, mức đóng kinh phí công đoàn hiện nay bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Quy định này tiếp tục được hướng dẫn tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP và vẫn được áp dụng từ năm 2026.

Công thức tính:

Kinh phí công đoàn phải đóng = 2% × Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc

Doanh nghiệp không được trích khoản tiền này từ tiền lương của người lao động mà phải sử dụng nguồn tài chính của đơn vị để thực hiện nghĩa vụ đóng theo quy định.

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp gặp khó khăn sau khi hết thời gian tạm dừng đóng và đáp ứng các điều kiện luật định, có thể được xem xét giảm mức đóng tối đa 20% theo quy định.

2.3. Căn cứ xác định mức đóng

Để xác định chính xác số tiền phải nộp, doanh nghiệp cần xác định đúng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia BHXH.

Quỹ tiền lương này bao gồm tiền lương của người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và là cơ sở để tính nhiều khoản trích nộp bắt buộc khác như BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn.

Quy trình xác định mức đóng thường gồm các bước sau:

1. Xác định tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trong tháng.
2. Nhân tổng quỹ tiền lương với tỷ lệ 2%.
3. Đối chiếu số liệu với bảng lương và chứng từ kế toán trước khi thực hiện nộp.

Doanh nghiệp nên rà soát dữ liệu tiền lương định kỳ để tránh tình trạng kê khai thiếu hoặc sai quỹ lương, dẫn đến phát sinh truy thu hoặc điều chỉnh sau này.

>>> Xem thêm: Mẫu bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội mới nhất

Việc xác định đúng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH giúp doanh nghiệp tính chính xác kinh phí công đoàn.

>>> Xem thêm: Các khoản trích theo lương năm 2026 của người lao động

2.4. Ví dụ cách tính kinh phí công đoàn

Để dễ hình dung, doanh nghiệp có thể tham khảo một số ví dụ dưới đây.

Ví dụ 

Một doanh nghiệp có 20 người lao động với tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trong tháng là 250.000.000 đồng.

Kinh phí công đoàn phải đóng: 250.000.000 × 2% = 5.000.000 đồng

Như vậy, doanh nghiệp phải đóng 5 triệu đồng kinh phí công đoàn trong tháng.

Bảng minh họa cách tính

3. Thời hạn, phương thức đóng và các lưu ý quan trọng

Theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đầy đủ kinh phí công đoàn theo thời hạn quy định và phối hợp với tổ chức công đoàn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ tài chính.

3.1. Thời điểm thực hiện đóng kinh phí công đoàn

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn hằng tháng cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng. Việc đồng bộ thời gian đóng giúp doanh nghiệp thuận tiện trong quản lý dòng tiền và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính liên quan đến lao động.

Trong trường hợp có sự thay đổi về số lượng lao động hoặc quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần cập nhật số liệu kịp thời để xác định đúng mức kinh phí công đoàn phải nộp trong kỳ.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc bắt đầu phát sinh nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội, việc đóng kinh phí công đoàn cũng được thực hiện từ thời điểm thuộc đối tượng phải đóng theo quy định.

3.2. Hình thức và cơ quan tiếp nhận

Kinh phí công đoàn được nộp cho công đoàn cấp trên trực tiếp hoặc tổ chức công đoàn có thẩm quyền theo hướng dẫn của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp thực hiện việc nộp kinh phí công đoàn thông qua chuyển khoản vào tài khoản của cơ quan công đoàn. Hình thức này giúp việc đối chiếu, lưu trữ chứng từ và kiểm tra sau này trở nên thuận tiện hơn.

Sau khi hoàn thành việc nộp, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan như:

• Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản.
• Biên lai thu (nếu có).
• Hồ sơ đối chiếu với cơ quan công đoàn.
• Các tài liệu liên quan đến việc xác định quỹ tiền lương làm căn cứ đóng.

Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra.

Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ chứng từ nộp kinh phí công đoàn để phục vụ công tác đối chiếu và kiểm tra.

3.3. Xử lý trường hợp chậm đóng hoặc không đóng

Theo quy định của Luật Công đoàn và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đầy đủ, đúng thời hạn kinh phí công đoàn.

• Chậm đóng là trường hợp doanh nghiệp nộp kinh phí công đoàn sau thời hạn quy định.
• Không đóng là trường hợp doanh nghiệp thuộc diện phải đóng nhưng không thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn.

Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể:

• Truy nộp đầy đủ số kinh phí công đoàn còn thiếu.
• Nộp khoản tiền chậm đóng theo quy định.
• Bị xử phạt vi phạm hành chính từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm, nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng đối với hành vi chậm đóng hoặc đóng không đủ; phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng đối với hành vi không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc diện phải đóng (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

3.4. Một số sai sót doanh nghiệp thường gặp

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ đóngkinh phí công đoàn, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải một số sai sót phổ biến như:

• Cho rằng chưa thành lập công đoàn thì không phải đóng: Đây là một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất. Thực tế, nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn phát sinh từ việc sử dụng lao động và không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.

• Xác định sai quỹ tiền lương làm căn cứ đóng: Một số doanh nghiệp tính kinh phí công đoàn dựa trên tổng quỹ lương thực trả thay vì quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, dẫn đến sai số trong quá trình kê khai.

• Không cập nhật khi có biến động lao động: Việc tăng hoặc giảm số lượng lao động nhưng không điều chỉnh quỹ tiền lương có thể khiến doanh nghiệp đóng thiếu hoặc đóng thừa kinh phí công đoàn.

• Không lưu giữ đầy đủ chứng từ: Việc thiếu chứng từ nộp tiền hoặc hồ sơ đối chiếu sẽ gây khó khăn khi giải trình với cơ quan chức năng.

4. Câu hỏi thường gặp 

4.1. Doanh nghiệp dưới 10 người có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Có. Nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn không phụ thuộc vào số lượng lao động mà căn cứ vào việc doanh nghiệp có thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc hay không. Vì vậy, doanh nghiệp dưới 10 lao động vẫn phải đóng nếu thuộc đối tượng theo quy định.

4.2. Kinh phí công đoàn có bắt buộc không?

Có. Kinh phí công đoàn là khoản đóng bắt buộc do người sử dụng lao động chi trả và không được khấu trừ vào lương người lao động. Doanh nghiệp vẫn phải đóng kể cả khi chưa thành lập công đoàn cơ sở.

4.3. Không đóng kinh phí công đoàn bị xử phạt thế nào?

Doanh nghiệp không đóng hoặc chậm đóng kinh phí công đoàn có thể bị truy thu số tiền còn thiếu, nộp tiền chậm đóng và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định. Việc vi phạm cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng.

Việc nắm rõ mức đóng kinh phí công đoàn, căn cứ tính, thời hạn và phương thức đóng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật, đồng thời hạn chế các rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý tài chính, kế toán và nhân sự toàn diện, có thể tham khảo các sản phẩm của FAST như Fast Accounting Online, Fast HRM, Fast Business hoặc Fast Financial để nâng cao hiệu quả quản trị và đáp ứng tốt các yêu cầu về tuân thủ pháp luật.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast