Trong quá trình quản lý nhân sự và tổ chức công việc, việc bàn giao công việc đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Để thực hiện điều này một cách chính xác và có hệ thống, việc lập biên bản bàn giao công việc là một phần không thể thiếu. Hiện nay, có nhiều mẫu biên bản bàn giao công việc được sử dụng phổ biến trong các tổ chức và doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu về các mẫu biên bản bàn giao công việc thông dụng nhất, cùng những điểm cần lưu ý khi sử dụng chúng để đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất.
1. 7 mẫu biên bản bàn giao công việc đơn giản, thông dụng nhất hiện nay
1.1 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc
Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc là một tài liệu quan trọng, ghi lại chi tiết các nhiệm vụ và công việc mà nhân viên đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Thường được trình bày dưới dạng file Word, tài liệu này đảm bảo rằng công việc được duy trì liên tục và thông tin được chuyển giao một cách hiệu quả đến người tiếp nhận. Biên bản bàn giao cung cấp cho người kế nhiệm thông tin rõ ràng về các nhiệm vụ cần hoàn thành, tiến độ và trạng thái của dự án, các công việc còn lại, cũng như các lưu ý quan trọng khác.
Phòng ban (tên phòng ban chính) Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Công ty ( tên công ty) Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ TÀI SẢN
…., ngày…tháng…năm…….
Tại công ty…………………………………………
Thành phần gồm có:
- Người bàn giao
Ông/bà: ………………………..Chức vụ:……………………….
- Người nhận bàn giao
Ông/bà: …………………………….Chức vụ:……………………….
- Ban lãnh đạo
Ông/bà:……………………………..Chức vụ:………………………
Thực hiện theo Quyết định số……../QĐ…. ngày… tháng… năm… của công ty …………………………. về việc xin thôi việc dừng hợp đồng lao động, cụ thể với nhân viên……………………………………giữ chức vụ………………….…xin nghỉ việc với lý do………………………………………………………………..
Hôm nay, tôi tên là…………………………………….xin bàn giao lại công việc và tài sản cho công ty theo nội dung dưới đây:
- Bàn giao công việc
| STT | Công việc đã hoàn thành | Công việc chưa hoàn thành | Người liên hệ | Kế hoạch dự án | Ghi chú |
- Bàn giao hồ sơ, tài liệu
| STT | Hồ sơ/Tài liệu | Số lượng | Phân loại tài liệu | Ghi chú |
- Bàn giao tài sản cá nhân liên quan công ty
| STT | Tài sản bàn giao | Số lượng | Phân loại tài sản | Ghi chú |
Tôi cam đoan toàn bộ nội dung bàn giao trên đang được thực hiện bàn giao đầy đủ, chính xác, nhanh chóng.
Biên bản bàn giao này sẽ được lập thành 02 bản giống nhau, mỗi bên sẽ được giữ một bản có giá trị giống nhau.
Bên bàn giao Bên nhận bàn giao Trưởng bộ phận
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
1.2 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản
Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép chi tiết về các hạng mục công việc mà người lao động phụ trách trước khi nghỉ thai sản. Nhờ có biên bản này, quá trình bàn giao và tiếp nhận công việc sẽ diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, đảm bảo trách nhiệm được truyền đạt đầy đủ và rõ ràng.
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC
KHI NGHỈ THAI SẢN
Hôm nay, ngày…..tháng…..năm tại Công ty: (tên công ty)
Chúng tôi gồm có:
- BÊN GIAO
Ông/bà:(họ và tên)………….Chức vụ:…………
Bộ phận:(tên bộ phận của bên giao)……………………………………………….
- BÊN NHẬN BÀN GIAO
Ông/bà:(họ và tên)……………Chức vụ:………..
Bộ phận:(tên bộ phận của bên nhận bàn giao)………………………………………………..
Lý do bàn giao: Hôm nay, tôi thực hiện công việc bàn giao này với lý do nghỉ chế độ thai sản cùng thời gian cụ thể từ ngày….tháng…năm….đến ngày…tháng…năm…. Tôi sẽ thực hiện kế hoạch bàn giao theo đúng nội dung sau:
- Bàn giao công việc
- Công việc đã hoàn thành trong tháng…
- Công việc chưa hoàn thành trong tháng….
- Bàn giao những hồ sơ tài liệu liên quan công việc
| STT | Tên tài liệu | Mã tài liệu | Số lượng | Tình trạng |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 |
Tôi cam đoan toàn bộ công việc của tôi đã được bàn giao đầy đủ, chính xác.
Biên bản bàn giao này sẽ được lập thành 02 bản giống nhau, mỗi bên sẽ được giữ một bản có giá trị giống nhau.
Bên bàn giao Bên nhận bàn giao Trưởng bộ phận
(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)
1.3 Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán
Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán là tài liệu được sử dụng trong quá trình chuyển giao công việc tại vị trí kế toán, đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Do công việc kế toán liên quan đến số liệu phức tạp và các khoản tài chính của công ty, thủ tục bàn giao cần được thực hiện kỹ lưỡng và rõ ràng để tránh những sai sót có thể ảnh hưởng đến nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp.
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VỚI KẾ TOÁN
Căn cứ Quyết định số:…./QĐ…., ngày….tháng…năm…của Công ty (tên công ty).
Hôm nay, tại Công ty (tên công ty), ngày….tháng…năm….
Thành phần tham gia gồm có:
Người bàn giao
Ông/bà:(họ và tên)………….Chức vụ:…………
Người nhận bàn giao
Ông/bà:(họ và tên)………….Chức vụ:…………
Ban lãnh đạo
Ông/bà:(họ và tên)………….Chức vụ:…………
Sau khi quá trình xem xét chúng tôi đi đến sự thống nhất về mặt nội dung bàn giao như sau:
- Bàn giao chứng từ năm….trở về trước.
- Bàn giao về tài sản, tiền quỹ công ty.
- Bàn giao về số liệu thuộc các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng.
- Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu – chi đến thời điểm bàn giao.
- Sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ.
- Các chứng từ, báo cáo tài chính
- Trách nhiệm các bên
- Phần trách nhiệm thu – chi từ ngày…/…/… trở về trước thuộc (tên người bàn giao).
- Phần trách nhiệm thu – chi từ ngày…./…/…/ trở về sau thuộc (tên người nhận bàn giao).
Công tác bàn giao của các bên đã kết thúc…với các nội dung bàn giao trên đầy đủ, chính xác.
Biên bản bàn giao này sẽ được lập thành 02 bản giống nhau, mỗi bên sẽ được giữ một bản có giá trị giống nhau.
Bên giao Bên nhận bàn giao Trưởng bộ phận
(ký và ghi rõ họ tên)
1.4 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác
Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác liệt kê chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, tài sản, dữ liệu và thông tin liên quan đến công việc. Biên bản ghi nhận quá trình bàn giao giữa nhân viên chuyển công tác và người tiếp nhận. Tài liệu này được lập khi một nhân viên được thuyên chuyển sang vị trí, bộ phận, phòng ban, đơn vị hoặc chi nhánh khác.
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC
Hôm nay, ngày…../…../20….., tại: …………………….. chúng tôi gồm:…………
Người bàn giao: Bộ phận: MSNV:
Người nhận bàn giao: Bộ phận: MSNV:
Lý do bàn giao: Chuyển công tác sang bộ phận….
Cùng bàn giao công việc với nội dung như sau:
| STT | Nội dung công việc | Tình hình thực hiện |
Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ một bản./.
| Người bàn giao | Người nhận bàn giao | Phòng HC-NS |
1.5 Mẫu biên bản bàn giao tài sản, hồ sơ, tài liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, nhân viên thường được trang bị một số công cụ và tài sản để hỗ trợ công việc. Khi chấm dứt hợp đồng lao động, nhân viên có trách nhiệm bảo quản và bàn giao lại các tài sản này cho công ty trong tình trạng ban đầu. Biên bản bàn giao phải ghi rõ tên tài sản, số lượng bàn giao và tình trạng của từng tài sản.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
—–***—–
BIÊN BẢN BÀN CÔNG VIỆC, GIAO TÀI SẢN, CÔNG CỤ
Hôm nay, ngày 08 /09/2023, tại Công ty…………………….. chúng tôi gồm:
Người bàn giao:……………….. Bộ phận: ……………………..
Chức vụ:…………………………….
Người nhận bàn giao: ………………. Bộ phận: ………………….
Chức vụ: …………………..
Lý do bàn giao: Kết thúc công việc tại công ty từ ngày……tháng…..năm…..
Cùng bàn giao tài sản, công cụ với nội dung như sau:
| STT | Tên tài sản, công cụ | Đơn vị | Số lượng | Tình trạng |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 |
Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ các tài sản, công cụ đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ một bản./.
| Người bàn giao | Người nhận bàn giao | Quản lý |
1.6 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho giám đốc
Khi giám đốc miễn nhiệm hoặc chuyển công tác, cần lập biên bản bàn giao công việc cho người tiếp nhận mới. Vì giám đốc đảm nhận nhiều trách nhiệm quan trọng, văn bản này cần liệt kê rõ ràng người nhận bàn giao và cung cấp đầy đủ thông tin về các dự án cũng như công việc được chuyển giao.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-o0o——
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA GIÁM ĐỐC
Hôm nay ngày…./…./….., tại Công ty…………………………………
Chúng tôi gồm có:
- ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO:
- Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………….Phòng:…………………
- Ông/ Bà ………………..Chức vụ:………………………….Phòng: …………………
- Ông/ Bà……………….. Chức vụ:………………………… Phòng: …………………
- Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………….Phòng: …………………
- NGƯỜI BÀN GIAO:
- Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………… Phòng: …………………
Đã cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:
- BÀN GIAO CÔNG VIỆC:
| TT | Nội dung | Người nhận bàn giao. | Kết luận |
| 1 | |||
| 2 |
- BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU:
| TT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Kết luận |
| 1 | |||
| 2 |
Biên bản kết thúc vào lúc …….giờ…….phút cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí các nội dung trên.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý như nhau.
| Quản lý bộ phận | Người nhận bàn giao | Người bàn giao |
1.7 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho ban lãnh đạo
Mẫu biên bản bàn giao công việc này được thiết kế dành cho các thành viên ban lãnh đạo và cần có chữ ký của các quản lý liên quan trong công ty. Biên bản này cũng cần nêu rõ lý do bàn giao công việc và chi tiết về cách thức thực hiện bàn giao để đảm bảo tính đầy đủ và rõ ràng.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-o0o——
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA LÃNH ĐẠO
Hôm nay ngày…./…./….., tại Công ty…………………………………
Chúng tôi gồm có:
- ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO:
- Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………….Phòng: …………………
- Ông/ Bà ………………..Chức vụ:………………………….Phòng: …………………
- Ông/ Bà……………….. Chức vụ:………………………… Phòng: …………………
- Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………….Phòng: …………………
- NGƯỜI BÀN GIAO:
- Ông/ Bà :……………… Chức vụ:………………………… Phòng: …………………
Đã cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:
BÀN GIAO CÔNG VIỆC:
| TT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Kết luận |
| 1 | |||
| 2 |
BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU:
| TT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Kết luận |
| 1 | |||
| 2 |
Biên bản kết thúc vào lúc …….giờ…….phút cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí các nội dung trên.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý như nhau.
| Quản lý bộ phận | Người nhận bàn giao | Người bàn giao |
2. Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là một tài liệu quan trọng ghi nhận quá trình chuyển giao nhiệm vụ, trách nhiệm và thông tin giữa người bàn giao và người nhận bàn giao. Tài liệu này đóng vai trò thiết yếu trong quản lý dự án và công việc, thường được sử dụng khi có sự thay đổi như chuyển công tác, nghỉ thai sản, nghỉ việc… nhằm đảm bảo công việc diễn ra trơn tru, nhanh chóng và không gặp phải trở ngại trong quá trình bàn giao.
Trong quá trình chuyển giao công việc giữa các cá nhân trong tổ chức, biên bản bàn giao công việc có vai trò quan trọng để đảm bảo sự chính xác và minh bạch, đồng thời giảm thiểu tranh chấp. Cụ thể, biên bản này có những chức năng sau:
- Cung cấp thông tin chi tiết: Bao gồm công việc, nhiệm vụ, tài sản, dữ liệu, quy trình và các văn bản liên quan. Điều này giúp người tiếp nhận hiểu rõ yêu cầu và trách nhiệm khi tiếp nhận công việc.
- Hỗ trợ quản lý kiểm soát: Giúp nhà quản lý giám sát chặt chẽ quá trình chuyển giao, đảm bảo rằng quá trình này được thực hiện đầy đủ và chính xác, từ đó hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Làm tài liệu chứng minh: Trong trường hợp có tranh chấp hoặc mâu thuẫn về công việc được bàn giao giữa các nhân viên hoặc phòng ban, biên bản bàn giao có thể được sử dụng như bằng chứng để giải quyết các vấn đề liên quan.
Biên bản bàn giao công việc không chỉ là một công cụ giúp quản lý sự chuyển đổi nhân sự một cách hiệu quả mà còn tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm rõ ràng giữa các bên liên quan.
3. Vì sao cần lập biên bản bàn giao công việc?
Việc lập biên bản bàn giao công việc mang lại nhiều lợi ích cho cả người bàn giao, người tiếp nhận và doanh nghiệp, cụ thể như sau:
Ghi chép chi tiết quá trình bàn giao:
- Biên bản ghi chép đầy đủ thông tin về công việc, hồ sơ, tài sản bàn giao, tình trạng cụ thể của từng hạng mục và những vấn đề cần lưu ý.
- Nhờ vậy, người tiếp nhận dễ dàng nắm bắt công việc, tránh bỏ sót thông tin quan trọng và hạn chế tranh chấp sau này.
Xác định rõ ràng trách nhiệm:
- Biên bản quy định ai chịu trách nhiệm cho từng công việc và tài sản được bàn giao.
- Điều này giúp tránh tình trạng “đùn đẩy” trách nhiệm nếu có vấn đề xảy ra.
Bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên:
- Biên bản là bằng chứng hợp pháp cho việc bàn giao đã được thực hiện, bảo vệ quyền lợi của cả người bàn giao và người tiếp nhận.
- Khi có tranh chấp, biên bản sẽ là cơ sở để giải quyết vấn đề một cách công bằng.
Thúc đẩy quá trình bàn giao hiệu quả:
- Việc lập biên bản trước giúp người bàn giao chuẩn bị đầy đủ thông tin và tài liệu cần thiết.
- Nhờ vậy, quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn.
Nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp:
- Biên bản cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý công việc và tài sản của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên và cải thiện quy trình bàn giao trong tương lai.
Việc lập biên bản bàn giao công việc còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp. Nó tạo ra quy trình làm việc rõ ràng và có hệ thống, giúp đảm bảo tính liên tục của công việc dù có sự thay đổi nhân sự. Biên bản này minh bạch hóa thông tin và trách nhiệm, giảm thiểu rủi ro và tranh chấp, đồng thời tăng cường sự tin tưởng và gắn kết trong nội bộ công ty cũng như với đối tác bên ngoài. Nhờ đó, doanh nghiệp duy trì được sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Lưu ý:
- Nội dung biên bản cần điều chỉnh cho phù hợp với từng loại công việc và doanh nghiệp cụ thể.
- Lập hai bản, mỗi bên giữ một bản có chữ ký của hai bên.
4. Những nội dung cần có trong biên bản bàn giao công việc
Biên bản bàn giao công việc là một văn bản quan trọng ghi chép lại quá trình bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ từ người bàn giao sang người tiếp nhận. Để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và hợp pháp, biên bản bàn giao cần có những nội dung sau:
Thông tin chung:
- Tiêu đề: Biên bản bàn giao công việc
- Số: 01/BB-CV/TCT (số hiệu biên bản)
- Ngày lập: (Ngày/ tháng/ năm lập biên bản)
- Địa điểm lập: (Nơi lập biên bản)
Nội dung bàn giao:
- Họ và tên người bàn giao:
- Chức vụ:
- Phòng ban:
- Họ và tên người tiếp nhận:
- Chức vụ:
- Phòng ban:
Tóm tắt nội dung công việc được bàn giao:
- Nêu tóm tắt các công việc, nhiệm vụ chính được bàn giao.
- Nêu rõ phạm vi công việc, trách nhiệm của người bàn giao và người tiếp nhận.
Chi tiết nội dung bàn giao:
- Liệt kê chi tiết từng hạng mục công việc, tài sản, hồ sơ được bàn giao.
- Ghi rõ tình trạng cụ thể của từng hạng mục (mới, cũ, còn hạn sử dụng,…).
- Nêu rõ những vấn đề cần lưu ý liên quan đến từng hạng mục.
Phụ lục (nếu có):
- Danh sách tài liệu, hồ sơ được bàn giao.
- Hình ảnh các tài sản được bàn giao.
- Biên bản kiểm kê tài sản (nếu có).
Cam kết của hai bên:
- Người bàn giao cam kết đã bàn giao đầy đủ, chính xác các công việc, tài sản, hồ sơ theo nội dung biên bản.
- Người tiếp nhận cam kết đã nhận đầy đủ, chính xác các công việc, tài sản, hồ sơ theo nội dung biên bản.
Ký tên và đóng dấu:
- Hai bên cùng ký tên và đóng dấu vào biên bản.
- Mỗi bên giữ một bản có giá trị như nhau.
Lưu ý:
- Nội dung của biên bản bàn giao cần được điều chỉnh cho phù hợp với từng loại công việc và từng doanh nghiệp cụ thể.
- Biên bản bàn giao cần được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và có chữ ký của hai bên.
Ngoài những nội dung trên, biên bản bàn giao cũng có thể bao gồm thêm một số thông tin khác như:
- Thời gian bàn giao.
- Địa điểm bàn giao.
- Lịch trình bàn giao chi tiết (nếu có).
- Thông tin liên lạc của người bàn giao và người tiếp nhận.
Việc lập biên bản bàn giao công việc một cách đầy đủ, chính xác sẽ giúp đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và tránh những tranh chấp sau này.
5. Biên bản bàn giao công việc được lập khi nào
Biên bản bàn giao công việc được tạo ra trong nhiều trường hợp khác nhau, như khi có biến động về nhân sự hoặc khi cần chuyển giao trách nhiệm. Tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể, nội dung của biên bản có thể thay đổi, nhưng các yếu tố chính vẫn được giữ nguyên.
Khi nhân viên chuyển công tác sang một vị trí mới, biên bản bàn giao công việc thường bao gồm chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc, và tình trạng của các dự án liên quan. Đồng thời, biên bản này có thể đi kèm với danh sách tài liệu, dữ liệu, và tài sản cần chuyển giao, cũng như các quy trình và chính sách liên quan. Kết thúc bằng chữ ký và xác nhận từ cả người bàn giao và người tiếp nhận.
Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc, biên bản bàn giao công việc thường chứa thông tin về lý do nghỉ, thời gian nghỉ, và các chi tiết về lương, phúc lợi, cũng như các quyền lợi của nhân viên. Văn bản cũng thể hiện sự đồng ý và cam kết trong quá trình chuyển giao, thường được sử dụng khi có tranh chấp giữa nhân viên và công ty.
Khi nhân viên nghỉ thai sản hoặc ốm đau dài ngày, biên bản bàn giao công việc thường tập trung vào việc chuyển giao các công việc đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Điều này bao gồm cả việc ủy quyền công việc và những công việc đang chờ giải quyết, cùng với thông tin liên lạc của người bàn giao.
6. Các bước để bàn giao công việc hiệu quả
Quy trình bàn giao công việc được thực hiện bởi nhân viên sắp nghỉ và nhân viên tiếp nhận. Quy trình này bao gồm việc chuyển giao các nhiệm vụ, hồ sơ, tài liệu, và tài sản liên quan. Để duy trì chất lượng công việc và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, quy trình này cần được thực hiện kỹ lưỡng theo các bước sau:
Bước 1: Xác định các hạng mục chính cần bàn giao
- Cung cấp mô tả công việc: Cung cấp cho người tiếp nhận một bản mô tả công việc chi tiết và dễ hiểu. Thông tin này nên bao gồm yêu cầu công việc, nhiệm vụ chính, KPI, và các công cụ làm việc.
- Thông tin công việc: Liệt kê các thời hạn hoàn thành, chi tiết công việc hàng ngày, chi tiết các dự án hiện tại, danh sách khách hàng, thông tin liên hệ và các yêu cầu khác.
- Lập kế hoạch làm quen cho người tiếp nhận: Người bàn giao nên xây dựng một kế hoạch để giúp người tiếp nhận làm quen dần với công việc. Dành thời gian hỗ trợ và trả lời các câu hỏi từ người tiếp nhận.
- Hướng dẫn sử dụng công cụ và hệ thống: Thông báo rõ ràng với các thành viên trong nhóm, khách hàng, và đối tác về việc sẽ có người tiếp nhận mới. Hướng dẫn người tiếp nhận sử dụng hệ thống, công cụ, và phần mềm một cách thành thạo để không ảnh hưởng đến công việc.
- Chia sẻ thông tin đội nhóm: Chia sẻ với người tiếp nhận các mối quan hệ và lưu ý khi làm việc trong nhóm, như điểm mạnh của các thành viên, ai là người nên tìm đến khi gặp khó khăn, và những lưu ý khi làm việc với khách hàng.
- Thời hạn và yêu cầu cụ thể: Bàn giao thông tin về deadline và các yêu cầu quan trọng khi nghiệm thu công việc. Điều này giúp người tiếp nhận biết cách sắp xếp để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Bước 2: Thực hiện bàn giao
- Sắp xếp một cuộc họp để thống nhất nội dung bàn giao.
- Hướng dẫn người tiếp nhận cách thực hiện từng công việc cụ thể, sử dụng các tài liệu hướng dẫn đã chuẩn bị.
- Giải đáp tất cả các thắc mắc của người tiếp nhận một cách cẩn thận và chi tiết.
- Chuyển giao đầy đủ các tài liệu liên quan đến công việc cho người tiếp nhận.
- Lập và ký biên bản bàn giao ghi nhận đầy đủ thông tin về việc bàn giao, bao gồm các công việc, tài liệu đã bàn giao và các cam kết của hai bên.
Bước 3: Theo dõi và hỗ trợ
- Theo dõi tiến độ công việc của người tiếp nhận và hỗ trợ khi cần thiết.
- Giải đáp các thắc mắc của người tiếp nhận sau khi bàn giao một cách kịp thời và hiệu quả.
- Đánh giá quá trình bàn giao và cung cấp phản hồi cho cả người bàn giao và người tiếp nhận.
Hy vọng rằng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về các mẫu biên bản bàn giao công việc thông dụng nhất hiện nay. Việc sử dụng đúng mẫu biên bản phù hợp sẽ giúp đảm bảo tính pháp lý và đầy đủ thông tin cho quá trình bàn giao, góp phần bảo vệ quyền lợi của cả người bàn giao và người tiếp nhận.
Bên cạnh việc sử dụng các mẫu biên bản bàn giao công việc, việc áp dụng các giải pháp Phần mềm quản lý nhân sự FAST HRM cũng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình bàn giao, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
Hãy lựa chọn FAST HRM – phần mềm HRM số 1 Việt Nam với những ưu điểm vượt trội:
- Quản lý hồ sơ nhân sự đầy đủ, chính xác: FAST HRM giúp lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự một cách an toàn, bảo mật, dễ dàng tra cứu và cập nhật thông tin.
- Tự động hóa quy trình bàn giao công việc: FAST HRM tự động hóa các bước trong quy trình bàn giao công việc, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Báo cáo chi tiết, thống kê đầy đủ: FAST HRM cung cấp các báo cáo chi tiết, thống kê đầy đủ về quá trình bàn giao công việc, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và đưa ra quyết định phù hợp.
- Hỗ trợ đa dạng tính năng: FAST HRM còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như quản lý chấm công, tính lương, quản lý đào tạo, quản lý KPI, v.v.
Liên hệ ngay với FAST HRM để được tư vấn miễn phí!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast