Mẫu hợp đồng điện tử mới nhất theo quy định pháp luật 2025

Khi chuyển đổi số trở thành ưu tiên chiến lược, việc sử dụng mẫu hợp đồng điện tử không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp hiện đại. Bài viết này cùng FAST tìm hiểu mẫu hợp đồng điện tử mới nhất theo quy định pháp luật 2025, đồng thời gợi ý cách áp dụng linh hoạt để tiết kiệm thời gian và đảm bảo 2025.

Mục lục

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là hình thức thỏa thuận giữa các bên được tạo lập, ký kết và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu. Theo Khoản 16 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống nếu đảm bảo tính toàn vẹn, tin cậy và được xác thực bằng chữ ký điện tử hợp lệ.

Hợp đồng điện tử cho phép các bên giao kết hoàn toàn trực tuyến, không cần in ấn hay ký tay, vẫn đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và bảo mật. Doanh nghiệp dễ dàng chỉnh sửa, lưu trữ và quản lý hợp đồng nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, phù hợp với xu hướng giao dịch hiện đại.

Cơ sở pháp lý và tính hợp lệ của hợp đồng điện tử

Tại Việt Nam, hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận có giá trị tương đương hợp đồng truyền thống nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định hiện hành. Cơ sở pháp lý quan trọng điều chỉnh hợp đồng điện tử bao gồm:

Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ ngày 01/7/2024)
Luật Thương mại 2005
Bộ luật Dân sự 2015
Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử
Cùng các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan

Theo quy định, để hợp đồng điện tử có hiệu lực pháp lý, các bên cần đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, sử dụng phương thức xác thực hợp lệ (như chữ ký số), và thực hiện giao kết trên cơ sở tự nguyện, không trái pháp luật.

Khi nào nên (và không nên) sử dụng hợp đồng điện tử?

Nên sử dụng hợp đồng điện tử khi:

Giao dịch diễn ra từ xa, giữa các bên ở nhiều địa điểm khác nhau
Cần ký kết nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính
Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình làm việc, dễ dàng lưu trữ và tra cứu
Áp dụng trong các lĩnh vực như thương mại điện tử, thuê ngoài dịch vụ, lao động, hợp tác kinh doanh…

Không nên sử dụng hợp đồng điện tử khi:

Giao dịch thuộc nhóm bắt buộc phải lập văn bản giấy, có công chứng hoặc chứng thực theo luật định (ví dụ: chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tài sản thừa kế…)
Các bên không đủ điều kiện sử dụng chữ ký số hoặc xác thực điện tử
Giao dịch có tính đặc thù, yêu cầu hồ sơ giấy để đáp ứng quy định ngành (ngân hàng, bảo hiểm, v.v.)

2. Phân loại hợp đồng điện tử hiện nay

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, hợp đồng điện tử ngày càng được áp dụng đa dạng trong nhiều lĩnh vực. Dưới đây là hai cách phân loại phổ biến nhất: dựa trên mục đích sử dụng và phương thức ký kết.

2.1. Phân loại theo mục đích sử dụng

Tùy vào nội dung và tính chất của giao dịch, hợp đồng điện tử có thể chia thành ba nhóm chính:

Hợp đồng thương mại điện tử: Áp dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hợp tác kinh doanh giữa tổ chức, doanh nghiệp. Đây là loại hợp đồng phổ biến trong môi trường kinh doanh số, thương mại điện tử (B2B, B2C).
Hợp đồng dân sự điện tử: Được sử dụng trong các giao dịch giữa cá nhân với cá nhân hoặc tổ chức, không mang tính chất thương mại, ví dụ: cho thuê tài sản, mua bán nhỏ lẻ… Tuy nhiên, một số giấy tờ pháp lý đặc biệt như sổ đỏ, khai sinh, kết hôn vẫn yêu cầu bản giấy theo quy định.
Hợp đồng lao động điện tử: Dành cho các doanh nghiệp ký kết với nhân viên làm việc từ xa, cộng tác viên, hoặc trong các tình huống không tiện ký trực tiếp. Loại hợp đồng này ngày càng được ưa chuộng nhờ sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí vận hành.

2.2. Phân loại theo phương thức ký kết và xác thực

Căn cứ vào cách thức các bên thực hiện giao kết và xác nhận hợp đồng, hợp đồng điện tử có thể chia thành:

Hợp đồng điện tử tích hợp sẵn trên nền tảng số: Doanh nghiệp sử dụng mẫu có sẵn trên phần mềm quản lý hợp đồng, người dùng chỉ cần điền thông tin, xác thực OTP hoặc chữ ký số là hoàn tất giao kết. Đây là hình thức phổ biến hiện nay nhờ tính tự động và dễ sử dụng.
Hợp đồng điện tử qua giao diện web hoặc ứng dụng: Một bên đưa ra bản hợp đồng điện tử trên website/app và bên còn lại chỉ cần nhấn “đồng ý” hoặc “chấp nhận” để hoàn tất. Phù hợp cho các giao dịch nhỏ, đăng ký dịch vụ, điều khoản sử dụng…
Hợp đồng gửi qua email: Các bên trao đổi nội dung hợp đồng và xác nhận qua email. Mặc dù tiện lợi, hình thức này có điểm trừ về tính bảo mật và khả năng kiểm soát nội dung, đặc biệt nếu không kết hợp với chữ ký điện tử hoặc xác thực tin cậy.

3. Tổng hợp mẫu hợp đồng điện tử chuẩn chỉnh

Việc lựa chọn đúng mẫu hợp đồng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo mà còn đảm bảo tính pháp lý và dễ triển khai thực tế. Dưới đây là một số mẫu hợp đồng điện tử thông dụng, được cập nhật theo chuẩn pháp luật mới nhất.

3.1. Mẫu hợp đồng điện tử cơ bản (đa năng)

Đây là mẫu hợp đồng nền tảng, phù hợp với nhiều loại giao dịch phổ biến như cung cấp dịch vụ, hợp tác kinh doanh, mua bán nhỏ lẻ.
Mẫu bao gồm các nội dung chính như:

Thông tin các bên tham gia
Nội dung và mục tiêu của hợp đồng
Phí dịch vụ, phương thức thanh toán
Quyền – nghĩa vụ của mỗi bên
Thời hạn hiệu lực, địa điểm thực hiện
Cách xử lý vi phạm và tranh chấp

Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, cá nhân kinh doanh, hoặc các thỏa thuận không quá phức tạp.

Tải về mẫu hợp đồng điện tử cơ bản (đa năng) bản chuẩn 2025

3.2. Mẫu hợp đồng thương mại điện tử (B2B, B2C)

Mẫu hợp đồng thương mại điện tử được sử dụng để thiết lập điều khoản mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thông qua nền tảng trực tuyến. Đây là hình thức phổ biến trong môi trường kinh doanh số, đặc biệt với các doanh nghiệp hoạt động trên sàn thương mại điện tử hoặc hệ thống đại lý phân phối.

Nội dung mẫu thường bao gồm:

Thông tin doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia giao dịch
Danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể
Giá bán, chiết khấu và phương thức thanh toán
Thời gian giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ
Quyền và nghĩa vụ giữa bên bán và bên mua
Trách nhiệm pháp lý khi vi phạm điều khoản
Hình thức xử lý tranh chấp và giải quyết khiếu nại

Tải ngay mẫu hợp đồng thương mại điện tử chuẩn năm 2025 để sử dụng cho hoạt động giao dịch kinh doanh.

3.3. Mẫu hợp đồng lao động ký online

Hợp đồng lao động điện tử là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động được soạn thảo, ký kết và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng điện tử. Mẫu này giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tuyển dụng, đặc biệt phù hợp với mô hình làm việc từ xa hoặc cộng tác viên linh hoạt.

Nội dung mẫu hợp đồng thường bao gồm:

Thông tin cá nhân và liên hệ của các bên
Vị trí công việc, chức danh, mức lương, phụ cấp
Thời gian làm việc, địa điểm và thời hạn hợp đồng
Điều khoản thử việc, chấm dứt hợp đồng và báo trước
Quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên
Cơ chế xử lý vi phạm hợp đồng và tranh chấp

Mẫu này phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ startup đến tập đoàn, giúp chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự và tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục hành chính.

Tải ngay Mẫu hợp đồng lao động ký online để áp dụng vào hệ thống tuyển dụng và ký kết nhân sự của bạn:

3.4. Mẫu hợp đồng dịch vụ, tư vấn, phần mềm điện tử

Hợp đồng dịch vụ điện tử là loại văn bản được sử dụng để xác lập thỏa thuận giữa bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ thông qua hình thức điện tử. Mẫu hợp đồng này rất linh hoạt, phù hợp với nhiều ngành nghề như tư vấn pháp lý, kế toán, triển khai phần mềm, bảo trì hệ thống, thiết kế website, vận chuyển hàng hóa và các dịch vụ kỹ thuật số khác.

Nội dung chính của mẫu thường bao gồm:

Thông tin pháp lý của các bên tham gia
Mô tả cụ thể phạm vi dịch vụ cung cấp
Thời gian thực hiện, thời điểm bàn giao, nghiệm thu
Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán
Quyền và nghĩa vụ của từng bên
Điều khoản về bảo mật, sở hữu trí tuệ (nếu có)
Cách xử lý tranh chấp và trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng

Mẫu này phù hợp với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên môn hoặc giải pháp công nghệ, đặc biệt là khi thực hiện hợp đồng online với khách hàng trong hoặc ngoài nước.

Tải ngay mẫu hợp đồng dịch vụ, tư vấn hoặc phần mềm điện tử để áp dụng cho hoạt động kinh doanh của bạn:

4. Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng điện tử

Việc soạn thảo hợp đồng điện tử không chỉ đơn thuần là chuyển từ giấy sang định dạng số mà còn đòi hỏi sự chuẩn chỉnh về nội dung, xác thực và tính pháp lý. Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà bên sử dụng dịch vụ cần đặc biệt quan tâm:

4.1. Quyền lợi của bên sử dụng dịch vụ

Được cung cấp thông tin rõ ràng, minh bạch: Trước khi ký kết, người sử dụng dịch vụ có quyền yêu cầu cung cấp đầy đủ các điều khoản liên quan đến giá cả, phạm vi dịch vụ, thời hạn và quyền nghĩa vụ của các bên.
Quyền từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi hợp đồng: Nếu phát hiện điều khoản không rõ ràng, không phù hợp với thỏa thuận ban đầu, bên sử dụng dịch vụ có quyền đề nghị chỉnh sửa hoặc từ chối ký kết.
Được bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư: Các thông tin cá nhân, hồ sơ điện tử và nội dung giao dịch phải được bảo mật theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Quyền được lưu trữ và tra cứu hợp đồng dễ dàng: Sau khi ký, hợp đồng cần được lưu trữ ở định dạng có thể truy xuất nhanh chóng, đảm bảo không bị chỉnh sửa và sử dụng làm căn cứ pháp lý nếu phát sinh tranh chấp.

4.2. Trách nhiệm của bên sử dụng dịch vụ

Cung cấp thông tin trung thực: Người dùng phải đảm bảo các thông tin trong hợp đồng là chính xác, đầy đủ và hợp pháp, tránh phát sinh tranh chấp do khai báo sai.
Tuân thủ quy trình ký kết: Việc ký điện tử, xác thực OTP, email hoặc chữ ký số phải thực hiện đúng quy trình do bên cung cấp nền tảng quy định, tránh trường hợp hợp đồng mất hiệu lực do xác thực không đúng chuẩn.
Chịu trách nhiệm bảo mật thông tin đăng nhập: Việc lộ thông tin truy cập có thể dẫn đến rủi ro bị thay đổi nội dung hợp đồng, do đó người dùng cần có trách nhiệm bảo vệ tài khoản và thiết bị đăng nhập.
Tuân thủ nghĩa vụ hợp đồng sau khi ký: Khi hợp đồng đã có hiệu lực, bên sử dụng dịch vụ cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thanh toán, phối hợp và tuân thủ điều khoản như cam kết.

5. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử từ A–Z

Việc ký hợp đồng điện tử không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và sử dụng đúng công cụ xác thực. Fast e-Contract – phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ người dùng thực hiện ký số một cách nhanh chóng, bảo mật và hợp pháp, với các hình thức như USB Token, HSM, Fast iOTP, và đồng bộ timestamp với Bộ Công Thương để đảm bảo giá trị pháp lý cho mọi giao dịch. Dưới đây là quy trình thực hiện ký hợp đồng chi tiết:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

Truy cập phần mềm Fast e-Contract qua đường dẫn được cấp
Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân hoặc tài khoản tổ chức đã được phân quyền

Bước 2: Tìm tài liệu cần ký

Có hai cách để tìm hợp đồng cần xử lý:

Cách 1-Từ thông báo: Khi có yêu cầu ký duyệt, bạn sẽ nhận được thông báo trên hệ thống. Nhấp vào thông báo để mở trực tiếp tài liệu.
Cách 2- Từ danh sách quản lý: Vào mục “Quản lý tài liệu” hoặc “Chờ xử lý” để xem danh sách các hợp đồng đang chờ ký.

Bước 3: Kiểm tra và ký duyệt

Mở tài liệu cần ký và kiểm tra kỹ nội dung
Nhấn “Xem xét, ký kết” hoặc “Đóng dấu” nếu bạn là người đại diện pháp lý
Chọn loại chữ ký số bạn muốn sử dụng:
- USB Token
- HSM (Thiết bị bảo mật phần cứng)
- Fast iOTP (xác thực OTP qua điện thoại/email)
Nhập mã PIN hoặc xác thực theo hướng dẫn của hệ thống để hoàn tất thao tác ký

Bước 4: Xác nhận và hoàn tất

Sau khi ký, hệ thống sẽ tự động gắn chữ ký số vào tài liệu
Đồng thời, Fast e-Contract sẽ kết nối và đồng bộ với Bộ Công Thương để gắn timestamp (dấu thời gian)
Một thông báo hoàn thành sẽ được gửi đến tất cả các bên liên quan

Bước 5: Quản lý và tra cứu tài liệu

Truy cập mục “Quản lý tài liệu” để theo dõi trạng thái hợp đồng: đã ký, đang chờ, đã hết hạn,…
Tìm kiếm nhanh theo tên hợp đồng, đối tác, thời gian hoặc trạng thái
Tải về bản PDF đã ký hoặc trích xuất báo cáo ký kết theo phòng ban, cá nhân, giai đoạn

Lưu ý khi ký số trên Fast e-Contract

Đảm bảo chữ ký số (Token, HSM) đã được cài đặt và cấu hình chính xác trên máy tính
Luôn kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi thực hiện ký
Trong trường hợp gặp lỗi, bạn có thể:
- Tham khảo hướng dẫn sử dụng tại trung tâm trợ giúp
- Hoặc liên hệ trực tiếp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Fast

Việc áp dụng mẫu hợp đồng điện tử không chỉ là bước tiến công nghệ mà còn là giải pháp thiết thực để tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản trị và đáp ứng yêu cầu pháp lý hiện đại. Với sự đồng hành của Fast e-Contract, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động trong việc tạo lập, ký kết và lưu trữ hợp đồng một cách nhanh chóng, an toàn và hợp lệ.

Thông tin liên hệ: