Kế toán tiền lương là gì? Kế toán tiền lương làm những gì?

Kế toán tiền lương giữ vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp, bảo đảm quá trình tính toán, chi trả lương cho nhân viên được thực hiện chính xác, kịp thời. Bên cạnh đó, công việc cũng yêu cầu sự tỉ mỉ và kiến thức vững về pháp luật lao động, thuế và bảo hiểm. Để hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của vị trí này, hãy cùng FAST theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là người đảm nhận việc quản lý, tính toán tiền lương cho người lao động. Dựa trên bảng chấm công và các chứng từ thu nhập, bộ phận này đảm bảo việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương được thực hiện chính xác. Ngoài ra, việc quản lý chế độ bảo hiểm và hỗ trợ quá trình thanh toán cũng là một phần quan trọng trong công việc. 

Kế toán tiền lương là người chịu trách nhiệm tính toán, thanh toán lương cho người lao động

2. Vai trò của kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả nguồn lực tài chính liên quan đến con người. Dưới đây là những vai trò tiêu biểu:

• Đảm bảo tính chính xác và đúng hạn trong chi trả lương: Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm tính toán đầy đủ và chính xác các khoản thu nhập của người lao động, bao gồm giờ làm việc, hệ số lương, phụ cấp, khấu trừ,… Đồng thời, họ giám sát quá trình thanh toán để đảm bảo lương được chi trả đúng thời hạn theo thỏa thuận với người lao động.
• Tuân thủ pháp luật và chính sách nội bộ: Người làm kế toán tiền lương cần am hiểu các quy định pháp luật hiện hành như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… cũng như chính sách tiền lương nội bộ của doanh nghiệp. Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và duy trì sự minh bạch trong quản lý lao động – tiền lương.
• Đảm bảo tính công bằng và hợp lý trong trả lương: Kế toán tiền lương có trách nhiệm đảm bảo mức lương phản ánh đúng công sức, thời gian làm việc và chính sách đã ban hành, từ đó góp phần duy trì sự công bằng nội bộ và động lực làm việc của nhân viên.
• Hỗ trợ bộ phận nhân sự: Kế toán tiền lương phối hợp chặt chẽ với phòng nhân sự trong việc thu thập, cập nhật và xử lý thông tin liên quan đến chấm công, tăng/giảm nhân sự, điều chỉnh lương,… Họ cung cấp dữ liệu chính xác phục vụ cho việc tổng hợp, phân tích và quản lý hồ sơ lương hiệu quả.
• Đảm bảo minh bạch và báo cáo đúng quy định: Ngoài việc thực hiện chi trả lương, kế toán tiền lương còn có trách nhiệm lập và nộp các báo cáo liên quan đến thu nhập, khấu trừ, các khoản trích nộp theo quy định cho cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm và ban lãnh đạo doanh nghiệp. Điều này góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản trị tài chính trong doanh nghiệp.

3. Các công việc của kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động trả lương minh bạch, chính xác và đúng quy định. Dưới đây là các nhiệm vụ chính cùng các công việc cụ thể thường ngày mà một kế toán tiền lương thực hiện:

Chấm công và theo dõi thời gian làm việc của cán bộ nhân viên (CBNV)

• Ghi nhận thông tin về giờ vào – giờ ra, số giờ làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ lễ và nghỉ không lương.

• Kiểm tra, xác nhận tính chính xác của bảng chấm công định kỳ.

• Xử lý các yêu cầu điều chỉnh, sửa đổi thông tin chấm công từ nhân viên hoặc các phòng ban.

• Lập báo cáo tổng hợp tình hình chấm công để gửi cho bộ phận nhân sự, quản lý và ban lãnh đạo.

Tính lương và các khoản trích theo lương

• Tính toán thu nhập hàng tháng của nhân viên, bao gồm: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khác theo quy định công ty.

• Thực hiện các khoản trích bắt buộc theo quy định pháp luật như: thuế thu nhập cá nhân, BHXH, BHYT, BHTN,…

• Đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong quá trình tính lương, tránh sai sót và khiếu nại.

• Cung cấp số liệu liên quan đến lương và thuế TNCN cho cơ quan thuế và các bên liên quan khi cần.

> Xêm thêm: Mẫu giấy xác nhận lương chi tiết

Quản lý việc tạm ứng lương của CBNV

• Tiếp nhận và xử lý các đề nghị tạm ứng lương từ nhân viên.

• Soạn thảo biên bản và xác minh thông tin liên quan đến từng khoản tạm ứng.

• Thực hiện các bút toán chi tạm ứng và cập nhật vào hệ thống kế toán.

• Theo dõi và đối chiếu các khoản tạm ứng để đảm bảo được khấu trừ đúng kỳ hạn.

Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

• Ghi nhận đầy đủ các khoản lương, phụ cấp, trích nộp bảo hiểm,… vào hệ thống kế toán.

• Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán về lương được phản ánh đúng chuẩn mực và tuân thủ quy định pháp luật.

• Rà soát và kiểm tra định kỳ các bút toán liên quan để phát hiện và xử lý kịp thời sai lệch.

• Chuẩn bị các báo cáo tài chính, báo cáo chi phí lương cho kiểm toán, cơ quan quản lý khi có yêu cầu.

Báo cáo và thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác

• Lập báo cáo định kỳ (tháng, quý, năm) liên quan đến chi phí tiền lương, tình hình trích nộp bảo hiểm, thuế TNCN,…

• Tham gia hỗ trợ kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập trong phạm vi liên quan đến chi phí tiền lương và các khoản phúc lợi.

• Phối hợp với các phòng ban khác để hoàn thiện hồ sơ, số liệu và điều chỉnh nếu có thay đổi chính sách.

 

Kế toán tiền lương có nhiệm vụ theo dõi dữ liệu nhân sự, tính toán và chi trả lương,…

4. Các chứng từ cần được sử dụng để kế toán tiền lương

Chứng từ không chỉ là cơ sở hạch toán mà còn có vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính pháp lý khi xảy ra tranh chấp. Dưới đây là các chứng từ cần thiết giúp kế toán tiền lương thực hiện công việc hiệu quả và tuân thủ quy định:

• Bảng chấm công của nhân viên
• Bảng thống kê các khoản tiền lương ứng trước của doanh nghiệp
• Mẫu đơn xin tạm ứng lương
• Danh sách thanh toán tiền lương và các khoản BHXH
• Bảng kê chi tiết các khoản phụ cấp được hưởng của nhân viên
• Phiếu lương của từng nhân viên
• Bảng lương thanh toán qua tài khoản ngân hàng
• Báo cáo tổng kết thuế thu nhập cá nhân
• Biểu mẫu báo cáo liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào từng tình huống, kế toán tiền lương có thể cần thêm các tài liệu bổ sung như quyết định cử đi công tác, hóa đơn thanh toán chi phí hoặc các giấy tờ khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.

Các chứng từ cần thiết cho kế toán tiền lương bao gồm bảng chấm công, bảng lương

5. Quy trình làm việc của kế toán tiền lương

Công việc của kế toán tiền lương đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Vì vậy, các bước thực hiện công việc được quy định rõ ràng như sau:

• Bước 1: Bộ phận chấm công theo dõi, ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên hàng ngày, bao gồm cả giờ làm thêm, nghỉ phép, và các trường hợp vắng mặt có lý do.
• Bước 2: Dựa trên dữ liệu từ bảng chấm công, kế toán tiến hành tính toán tiền lương như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ theo quy định.
• Bước 3: Sau khi tính toán xong, kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán chi tiết. Bảng lương này sau đó sẽ được chuyển cho kế toán trưởng nhằm kiểm tra tính chính xác và tuân thủ các quy định. Nếu có sai sót, bảng lương sẽ bị trả lại để điều chỉnh lại các thông tin cần thiết.
• Bước 4: Giám đốc kiểm tra lại bảng lương, ký phê duyệt và gửi lại cho kế toán trưởng, sau đó chuyển về bộ phận kế toán tiền lương để tiếp tục xử lý.
• Bước 5: Kế toán tiền lương tiến hành chi trả lương cho người lao động theo phương thức đã được quy định, có thể là chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
• Bước 6: Người lao động nhận lương và ký xác nhận đã nhận đủ, hoàn tất quy trình chi trả lương cho tháng đó. 

Quy trình kế toán tiền lương bao gồm từ ghi nhận thời gian làm việc đến chi trả lương

6. Các lưu ý khi làm kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là một trong những mảng công việc phức tạp và yêu cầu độ chính xác cao trong nghiệp vụ tài chính. Để thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả, kế toán cần lưu ý những điểm quan trọng sau đây: 

• Kiểm tra kỹ các thông tin về thu nhập: Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin về lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tính lương.
• Chính sách lương rõ ràng và minh bạch: Việc áp dụng chính sách lương đối với nhân viên thời vụ, thử việc và các khoản khấu trừ trước khi thanh toán cần được xem xét và thực hiện một cách cẩn trọng và minh bạch. 

• Tính toán và khai báo chính xác: Cách tính các khoản phụ cấp, khấu trừ phải được hiểu rõ và khai báo chính xác, tuân thủ đúng quy định pháp luật.

• Tham khảo các quy định thuế: Các khoản thu nhập chịu thuế và các khoản giảm trừ cần được xem xét cẩn thận nhằm hạn chế sai sót trong quá trình quyết toán.

• Cập nhật thông tin về lương: Tỷ lệ trích các khoản lương mới nhất, bao gồm BHXH, BHYT, KPCĐ phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác.

• Tuân thủ thủ tục bảo hiểm: Việc đăng ký bảo hiểm cho nhân viên nên được thực hiện theo đúng quy định.

Kế toán tiền lương cần đảm bảo tính chính xác trong thu nhập, khai báo đúng quy định

7. Cách hạch toán tiền lương theo TT200 và TT133

Nhằm đảm bảo tuân thủ quy định kế toán và quản lý chi phí hiệu quả, bạn cần nắm vững cách ghi nhận, phân bổ và hạch toán tiền lương theo từng thông tư. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tiền lương theo thông tư 200 và 133:  

Thực hiện hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động

Khi hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động, kế toán tiền lương cần ghi nhận chi phí theo từng hệ thống tài khoản quy định như sau: 

• • Ghi Nợ vào tài khoản 241: Áp dụng cho các khoản tiền lương liên quan đến hoạt động xây dựng cơ bản.
  • Ghi Nợ tài khoản 154, 642 (Theo thông tư 133): Ghi nhận chi phí tiền lương liên quan đến sản xuất, kinh doanh và quản lý doanh nghiệp.
  • Nợ vào tài khoản 622, 623, 627, 641, 642 (Theo thông tư 200): Phản ánh chi phí tiền lương theo từng bộ phận như nhân công trực tiếp, sản xuất chung, bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
  • Ghi Có tài khoản 334 (bao gồm 3341, 3348): Ghi nhận các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động.

Thực hiện hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán liên quan đến các khoản bảo hiểm trích theo lương, việc tính toán được tiến hành theo trình tự các bước như sau:

Bước 1: Nhân viên kế toán thực hiện trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí doanh nghiệp với cách hạch toán cụ thể như sau:

• • Ghi Nợ vào các tài khoản 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642 
  • Ghi vào bên Có tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội
  • Ghi bên Có của tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
  • Ghi Có vào tài khoản 3386 (hoặc 3385 theo Thông tư 133) – Bảo hiểm thất nghiệp
  • Ghi Có vào tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn

Bước 2: Kế toán tiền lương tiến hành khấu trừ các khoản bảo hiểm từ lương nhân viên và ghi nhận vào sổ sách kế toán như sau:

• • Ghi bên Nợ tài khoản 334 – Phải trả cho người lao động
  • Ghi bên Có tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội (BHXH)
  • Ghi Có vào tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế (BHYT)
  • Ghi Có vào tài khoản 3386 (hoặc 3385 theo TT133) – BHTN

Bước 3:  Khi doanh nghiệp thực hiện nộp tiền bảo hiểm theo quy định, kế toán ghi nhận:

• • Ghi Nợ vào tài khoản 3383 – BHXH
  • Nợ vào tài khoản 3384 – BHYT
  • Nợ vào tài khoản 3386 (hoặc 3385 theo TT133) – BHTN 
  • Nợ vào tài khoản 3382 – KPCĐ
  • Ghi có vào tài khoản 1111, 1121 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

8. Giải pháp kế toán tiền lương chuyên nghiệp Fast Accounting Online

Trong bối cảnh kinh doanh biến động, quản lý tiền lương hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Trong đó, Fast Accounting Online là giải pháp kế toán tiền lương hiện đại, giúp doanh nghiệp tính toán và quản lý lương một cách chính xác, tiết kiệm thời gian. Phần mềm này sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, bao gồm: 

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán công: Phần mềm hỗ trợ toàn diện các nghiệp vụ cho đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp, từ theo dõi thu chi đến lập báo cáo tài chính, phù hợp với mọi lĩnh vực. 
• Hệ thống báo cáo đa dạng, trực quan: Nhờ tính năng báo cáo linh hoạt và dễ sử dụng, người dùng có thể xuất dữ liệu theo nhiều định dạng và tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của từng đơn vị. Điều này giúp công tác báo cáo trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. 
• Cập nhật liên tục các mẫu kế toán: Phần mềm liên tục điều chỉnh theo các thay đổi của pháp luật, cập nhật kịp thời mẫu biểu và chuẩn mực kế toán, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
• Tích hợp linh hoạt với các hệ thống tiện ích: Fast Accounting Online kết nối liền mạch với các công cụ thiết yếu như ngân hàng điện tử, hợp đồng điện tử,…giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác trong các giao dịch và quản lý. 

Fast Accounting Online – Công cụ hỗ trợ tính lương chính xác, quản lý tài chính hiệu quả

Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn những thông tin hữu ích về công việc kế toán tiền lương. Để thực hiện tốt công việc, kế toán cần nắm vững kiến thức chuyên môn, tuân thủ quy định pháp luật và tận dụng tối đa các giải pháp công nghệ hiện đại như Fast Accounting Online. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần hỗ trợ nào, hãy liên hệ với FAST để được tư vấn chi tiết nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Website: https://fast.com.vn/ 
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast