Hiris được ứng dụng nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản lý và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Vậy bạn đã biết Hris là gì? Các bước hướng dẫn lựa chọn hệ thống Hris như nào? Hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
Khái niệm Hris là gì?
Hris (viết tắt của Human Resources Information System) là hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực. Hris được dùng để cung cấp các thông tin liên quan đến các vấn đề thuộc quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức và nhân viên.
Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực là một hệ thống tài liệu dùng để phản ánh toàn diện và đầy đủ những tiềm năng về trí lực và thể lực của từng con người trong một tập thể, nó sẽ bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm tại quá khứ, hiện tại hoặc có thể dự kiến trong tương lai.
Khái niệm Hris là gì?
Ngoài ra, hệ thống này còn gắn liền với các phân hệ thông tin khác của một tổ chức kế toán tài chính doanh nghiệp, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin marketing.
Một số chức năng chính của hệ thống Hris là gì?
Thông thường một bộ phận nhân sự sẽ nắm thông tin cơ bản của của nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, năng lực, kinh nghiệm, thành tích và lương thưởng. Để giảm thiểu khối lượng công việc thủ công mà các nhà quản lý hành chính nhân sự đã bắt đầu tự động hóa các quy trình quản lý bằng cách sử dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực, đơn cử như hệ thống Hris.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Hris system mà các doanh nghiệp có thể tham khảo qua:
-
Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học và có tính bảo mật cao.
-
Quản lý thứ bậc của tổ chức.
-
Tạo quy trình làm việc khoa học, chuyên nghiệp: Tuyển dụng, thời gian thử việc, ký hợp đồng lao động chính thức, thôi việc.
-
Theo dõi việc đào tạo, tình trạng đi lại của nhân viên và nghỉ phép hàng năm.
-
Hỗ trợ quản lý chấm công, nghỉ phép, giải quyết phúc lợi cho nhân viên, quản lý lương, giải quyết hồ sơ cho nhân viên.
-
Quản lý hiệu suất của nhân viên, đo lường hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.
-
Dễ dàng tra cứu quy trình làm việc và năng lực của nhân viên để có những đánh giá, trình độ, kế hoạch và bổ nhiệm hợp lý.
-
Hỗ trợ báo cáo, đánh giá, giúp quản lý nhân sự có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết.
>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Các phần mềm quản trị nhân sự CHẤT LƯỢNG nhất hiện nay
Một số chức năng chính của hệ thống Hris là gì?
Lợi ích khi sử dụng hệ thống Hris là gì?
Quản lý hồ sơ nhân sự, giúp lưu giữ thông tin cá nhân của nhân viên
Hệ thống thông tin quản lý Hris được thiết kế để quản lý nguồn nhân lực của một doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm này người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát, thêm bớt được nhiều thông tin và quản lý hàng loạt các nhân viên trên cùng một hệ thống. Từ đó việc quản lý sẽ đơn giản hơn trong việc tạo hồ sơ hay thay đổi hoặc cập nhật thêm thông tin của nhân sự để hạn chế tối thiểu sai sót xảy ra.
Thu thập thông tin một cách dễ dàng
Khi người quản lý sử dụng phần mềm Hris hoặc hệ thống thông tin được thiết kế để quản lý nguồn nhân lực của công ty, người quản lý sẽ dễ dàng truy cập thông tin hơn. Việc truy cập và chuyển đổi các tệp thông tin cũng được hệ thống theo tiêu đề để thuận tiện cho việc thao tác và tra cứu, tìm kiếm và di chuyển giữa các tài liệu.
Quá trình tập hợp thông tin để báo cáo
Cuối cùng, các tính năng báo cáo và phân tích của bạn cũng có thể đưa ra những dữ liệu tuyển dụng dễ dàng để nhằm cung cấp những hiểu biết chiến lược sâu sắc hơn khi quản lý thông tin.
>>> Xem thêm: Quản trị nhân sự là gì? Chức năng và vai trò của quản trị nhân sự
Một số thách thức khi triển khai Hris
Việc triển khai hệ thống Hris có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên cũng đi kèm với một số thách thức cần được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện.
Thách thức đầu tiên là chi phí và đầu tư ban đầu. Doanh nghiệp cần đầu tư một khoản chi phí không nhỏ cho việc mua phần mềm, cài đặt, bảo trì và nâng cấp hệ thống. Ngoài ra, chi phí đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống hiệu quả cũng là một yếu tố cần được tính toán. Việc chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới cũng có thể tốn kém.
Thách thức thứ hai là đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ pháp luật. Hris system lưu trữ nhiều thông tin nhạy cảm của nhân viên, cần được bảo mật để tránh rò rỉ dữ liệu. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân.
Thách thức thứ ba là đào tạo và chuyển đổi văn hóa tổ chức. Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả. Việc triển khai Hris có thể dẫn đến thay đổi trong quy trình làm việc và văn hóa tổ chức, cần được quản lý cẩn thận để đảm bảo sự chấp nhận từ phía nhân viên.
Thách thức thứ tư là đảm bảo tính tương thích và tích hợp với hệ thống hiện có. Hệ thống Hris cần được tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp như hệ thống kế toán, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), v.v. để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Thách thức cuối cùng là quản lý sự thay đổi và chấp nhận từ phía nhân viên. Một số nhân viên có thể cảm thấy lo lắng hoặc không thoải mái khi sử dụng hệ thống mới. Doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý sự thay đổi hiệu quả để đảm bảo nhân viên chấp nhận và sử dụng hệ thống mới một cách tích cực.
Để giải quyết những thách thức này, doanh nghiệp cần:
- Lập kế hoạch cẩn thận trước khi triển khai hệ thống HRIS.
- Lựa chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.
- Đầu tư vào đào tạo và hỗ trợ nhân viên.
- Có chiến lược quản lý sự thay đổi hiệu quả.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống sau khi triển khai.
Việc triển khai Hris thành công có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng cường khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu, v.v. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các thách thức và có kế hoạch phù hợp để đảm bảo triển khai hệ thống thành công.
>> Xem thêm: Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách tính
Các bước hướng dẫn lựa chọn hệ thống Hris là gì?
Bước 1: Tìm hiểu kiến thức về hệ thống Hris
Trước khi bạn xác định yêu cầu và mong muốn của mình đối với phần mềm Hris cho doanh nghiệp, bạn cần hiểu tổng quan và các tính năng của Hris. Những kiến thức này sẽ giúp bạn xây dựng các yêu cầu chi tiết, sát với doanh nghiệp và khả năng triển khai phần mềm. Bạn có thể tìm hiểu trên Internet, vào trang web của các nhà cung cấp phần mềm Hris, hoặc gọi điện đến bộ phận tư vấn phần mềm.
Bước 2: Xác định nhu cầu mà doanh nghiệp mong muốn
Đây được xem là bước quan trọng, giúp bạn xác định rõ ràng các chi tiết và yêu cầu, thực tế và mong muốn của doanh nghiệp bạn, phù hợp với chiến lược trong thời gian ngắn, trung hạn. Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm được trong nhà cung cấp mà bạn mong muốn.
Đồng thời, bước này cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xác định ngân sách dự kiến. Khi tạo ra các nhu cầu và yêu cầu của mình, bạn cần xác định rõ những chức năng và dữ liệu nào bạn muốn quản lý, những báo cáo nào bạn cần, những quy trình bạn thực hiện cũng như các giao diện và tích hợp với các hệ thống khác. Hãy trao đổi, phỏng vấn, lấy ý kiến của lãnh đạo, các phòng, ban khác để đảm bảo các nhu cầu, yêu cầu đó được đầy đủ, đồng bộ và thống nhất.
Các bước hướng dẫn lựa chọn Hris là gì?
Bước 3: Xác định ngân sách doanh nghiệp
Một khi bạn đã xây dựng các nhu cầu và yêu cầu của mình, việc tiếp theo cần làm là xác định ngân sách mà công ty dự định đầu tư. Bao nhiêu để ngân sách hợp lý là vấn đề khó khăn vì nó phụ thuộc vào sự lựa chọn sản phẩm của nhà cung cấp.
Bạn có thể chọn mua phần mềm đóng gói hoặc giải pháp cho thuê phần mềm, chia nhỏ việc triển khai và nâng cấp thành nhiều giai đoạn để phù hợp với dòng tiền đầu tư của doanh nghiệp.
Bước 4: Lựa chọn tối thiểu 2 đến 3 nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất, báo giá chi tiết
Sau khi xem xét tối thiểu 2 – 3 nhà cung cấp, bạn có thể tiến hành các bước sau: Yêu cầu báo giá, tài liệu chi tiết và nghiên cứu thêm về nhà cung cấp. Thông tin về nhà cung cấp bao gồm: Đội ngũ nhân viên, số năm kinh nghiệm hiện có, doanh thu, chiến lược sản phẩm, danh sách khách hàng tương tự.
Bước 5: Xác định lại yêu cầu và mong muốn mà doanh nghiệp muốn triển khai
Với bước này, bây giờ bạn có thể hiểu đầy đủ các yêu cầu, nhu cầu kinh doanh, đặc điểm đáp ứng và chi phí phần mềm của nhà cung cấp (bao gồm phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai và dịch vụ hỗ trợ). Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu nghiệp vụ, khả năng của nhà cung cấp mà phần mềm sẽ xác định những yêu cầu nào mà phần mềm có sẵn, điều chỉnh hoặc phải phát triển thêm, từ đó đưa ra thời gian và giai đoạn thực hiện dự án của từng nhà cung cấp.
Bước 6: Trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp
Sau khi xác định lại các yêu cầu và phạm vi thực hiện dự án, bạn cần tiếp tục làm việc, thương lượng với các nhà cung cấp trong danh sách lọt vào vòng chung kết. Dựa trên các tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá, bạn sẽ thương lượng để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Hệ thống Hris
Đối với các doanh nghiệp lớn, bạn nên xem xét kỹ chiến lược phát triển phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo rằng việc áp dụng phần mềm phù hợp với chiến lược kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Bước 7: Đưa ra quyết định cuối cùng
Đưa ra quyết định luôn là một nhiệm vụ khó khăn đối với nhiều người. Tuy nhiên, nếu bạn làm theo tất cả các bước trên và có một bảng đánh giá được yêu cầu, thì công việc trở nên đơn giản, đạt được sự đồng thuận và nhất trí cao.
Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp thích hợp sẽ quyết định hơn 50% thành công dự án. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có sự quản lý, giám sát và phối hợp tốt với nhà cung cấp để dự án đi đến thành công.
Bài viết đã cung cấp cho bạn thông tin về hệ thống quản lý nhân sự Hris là gì và các bước hướng dẫn hệ thống Hris. Hy vọng những thông tin mà FAST cung cấp trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc.