Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường tạm ứng cho nhân viên để thực hiện các công việc như đi công tác, mua hàng hoặc chi trả các khoản chi phí phục vụ công việc. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng cần lập giấy thanh toán tiền tạm ứng để quyết toán các khoản đã chi. Trong bài viết dưới đây, FAST sẽ giúp bạn tìm hiểu mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng mới nhất, trường hợp sử dụng và hướng dẫn cách lập chi tiết.
Tóm tắt ý chính
|
1. Giấy thanh toán tiền tạm ứng là gì?
1.1. Khái niệm
Giấy thanh toán tiền tạm ứng là chứng từ kế toán được sử dụng để tổng hợp và quyết toán các khoản chi mà người lao động đã thực hiện bằng số tiền doanh nghiệp tạm ứng trước đó. Đây là căn cứ để kế toán kiểm tra chứng từ, xác định số tiền thực tế đã sử dụng và thực hiện thanh toán hoặc thu hồi phần tiền còn thừa theo quy định.
Trong doanh nghiệp, giấy thanh toán tiền tạm ứng thường được lập sau khi nhân viên hoàn thành công việc được giao và nộp kèm các hóa đơn, chứng từ liên quan. Chứng từ này không chỉ phục vụ việc hạch toán kế toán mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, theo dõi công nợ tạm ứng theo từng cá nhân hoặc từng nhiệm vụ.
Giấy thanh toán tiền tạm ứng là chứng từ kế toán dùng để tổng hợp, quyết toán các khoản chi từ tiền tạm ứng, giúp doanh nghiệp kiểm tra chứng từ.
1.2. Mục đích sử dụng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng được lập nhằm xác nhận việc sử dụng khoản tiền đã tạm ứng và làm căn cứ để hoàn tất quy trình quyết toán. Thông qua chứng từ này, doanh nghiệp có thể xác định chính xác số tiền đã chi, số tiền còn thừa phải hoàn lại hoặc số tiền cần thanh toán bổ sung cho người lao động.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ đầy đủ giấy thanh toán tiền tạm ứng cùng các chứng từ gốc còn giúp doanh nghiệp thuận tiện trong công tác kiểm toán, quyết toán thuế và kiểm soát nội bộ.
>> Xem thêm: Lưu trữ hóa đơn, sổ kế toán bản giấy năm 2026 có hợp pháp?
1.3. Phân biệt với giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng đều liên quan đến quy trình tạm ứng trong doanh nghiệp nhưng được sử dụng ở các thời điểm khác nhau.
Giấy đề nghị tạm ứng được lập trước khi phát sinh công việc nhằm đề nghị doanh nghiệp cấp một khoản tiền để thực hiện nhiệm vụ. Sau khi công việc hoàn thành, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tiền tạm ứng để quyết toán khoản tiền đã sử dụng, đồng thời nộp kèm hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Có thể hiểu quy trình tạm ứng trong doanh nghiệp diễn ra theo trình tự sau:
Giấy đề nghị tạm ứng → Phê duyệt → Chi tiền tạm ứng → Thực hiện công việc → Giấy thanh toán tiền tạm ứng → Đối chiếu chứng từ → Thanh toán hoặc hoàn ứng.
Việc phân biệt rõ chức năng của từng chứng từ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý tạm ứng minh bạch, tránh thất lạc chứng từ và hạn chế sai sót trong quá trình hạch toán.
>> Xem thêm: Tải ngay 5 mẫu giấy đề nghị tạm ứng miễn phí chuẩn 2026
Giấy thanh toán tiền tạm ứng được lập sau khi hoàn thành công việc để quyết toán khoản tiền doanh nghiệp đã tạm ứng.
2. Trường hợp nào doanh nghiệp cần lập giấy thanh toán tiền tạm ứng?
Trong thực tế, giấy thanh toán tiền tạm ứng được sử dụng khi người lao động đã hoàn thành công việc và cần quyết toán số tiền đã nhận tạm ứng. Chứng từ này giúp kế toán đối chiếu giữa khoản tiền đã cấp và chi phí thực tế phát sinh, từ đó xác định doanh nghiệp cần thanh toán thêm hay người lao động phải hoàn trả phần tiền còn dư.
Ví dụ, doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác tại Đà Nẵng trong 3 ngày và tạm ứng 10 triệu đồng để chi trả chi phí đi lại, lưu trú và tiếp khách. Sau chuyến công tác, nhân viên tập hợp hóa đơn, chứng từ và lập giấy thanh toán tiền tạm ứng để quyết toán với phòng kế toán.
2.1. Nhân viên hoàn thành công việc và quyết toán khoản đã tạm ứng
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, người nhận tạm ứng lập giấy thanh toán tiền tạm ứng, liệt kê toàn bộ các khoản chi thực tế và đính kèm chứng từ hợp lệ để kế toán kiểm tra, đối chiếu.
Việc quyết toán ngay sau khi hoàn thành công việc giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời chi phí phát sinh, đồng thời hạn chế tình trạng tồn đọng các khoản tạm ứng chưa thanh toán.
2.2. Số chi thực tế lớn hơn số tiền đã tạm ứng
Nếu tổng chi phí thực tế phát sinh cao hơn số tiền đã được tạm ứng, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng và chứng từ hợp lệ để thanh toán bổ sung phần chênh lệch cho người lao động.
Ví dụ, nhân viên được tạm ứng 10 triệu đồng nhưng tổng chi phí công tác thực tế là 11,2 triệu đồng. Sau khi kiểm tra chứng từ, doanh nghiệp sẽ thanh toán thêm 1,2 triệu đồng cho nhân viên.
2.3. Số chi thực tế nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng
Ngược lại, nếu số tiền thực tế sử dụng thấp hơn khoản đã tạm ứng, người nhận tạm ứng phải hoàn lại phần tiền còn dư cho doanh nghiệp. Kế toán sẽ căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng và phiếu thu để đối chiếu, tất toán khoản tạm ứng theo đúng quy định.
Ví dụ, doanh nghiệp tạm ứng 10 triệu đồng, trong khi tổng chi phí thực tế chỉ 8,7 triệu đồng. Khi quyết toán, nhân viên sẽ hoàn trả lại 1,3 triệu đồng, đồng thời nộp đầy đủ hóa đơn và chứng từ liên quan.
Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng cần lập giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm chứng từ để quyết toán với doanh nghiệp.
3. Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng mới nhất
Giấy thanh toán tiền tạm ứng là một trong những chứng từ kế toán được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quyết toán các khoản tiền đã tạm ứng cho người lao động. Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng Mẫu số 04-TT ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc chủ động thiết kế biểu mẫu riêng, miễn bảo đảm đầy đủ các nội dung cần thiết và đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ.
3.1. Nội dung cần có trên biểu mẫu
Một giấy thanh toán tiền tạm ứng đầy đủ thường bao gồm các thông tin sau:
- Tên đơn vị, bộ phận lập chứng từ.
- Họ và tên người nhận tạm ứng, bộ phận công tác.
- Lý do tạm ứng.
- Số tiền đã tạm ứng.
- Bảng kê các khoản chi thực tế kèm chứng từ.
- Số tiền đã chi, số tiền còn thừa phải hoàn hoặc số tiền doanh nghiệp cần thanh toán thêm.
- Chữ ký của người lập, kế toán, người duyệt và các bộ phận liên quan.
Doanh nghiệp cũng có thể bổ sung các chỉ tiêu khác như mã nhân viên, mã công trình, mã dự án hoặc trung tâm chi phí để thuận tiện cho việc quản lý và đối chiếu dữ liệu sau này.
3.2. Tải ngay file giấy thanh toán tiền tạm ứng
Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu biểu được ban hành theo quy định hoặc xây dựng biểu mẫu nội bộ dựa trên các nội dung bắt buộc của chứng từ kế toán. Khi sử dụng đúng mẫu và ghi đầy đủ thông tin, quá trình kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ hồ sơ sẽ thuận lợi hơn.
>> Tải ngay Giấy thanh toán tiền tạm ứng (.DOCX) TẠI ĐÂY
Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định để thuận tiện cho việc quyết toán.
4. Hướng dẫn lập giấy thanh toán tiền tạm ứng
Để giấy thanh toán tiền tạm ứng phản ánh đúng tình hình sử dụng khoản tiền đã nhận, người lập cần kê khai đầy đủ các thông tin và đính kèm hóa đơn, chứng từ liên quan. Trước khi trình ký, kế toán nên kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ để bảo đảm số liệu được hạch toán chính xác.
4.1. Ghi thông tin người tạm ứng
Phần đầu của chứng từ cần ghi đầy đủ họ tên người nhận tạm ứng, bộ phận làm việc, chức vụ (nếu có) và lý do tạm ứng. Đây là căn cứ để doanh nghiệp theo dõi các khoản tạm ứng theo từng nhân viên và phục vụ đối chiếu khi quyết toán.
Nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc dự án, nên bổ sung mã nhân viên hoặc mã công trình để việc quản lý thuận tiện hơn.
Thông tin người nhận tạm ứng cần được kê khai đầy đủ để thuận tiện cho việc theo dõi và đối chiếu.
4.2. Ghi số tiền đã tạm ứng
Người lập cần ghi chính xác số tiền doanh nghiệp đã tạm ứng theo phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán trước đó. Số liệu này phải thống nhất với chứng từ kế toán đã được phê duyệt để tránh chênh lệch trong quá trình quyết toán.
Đối với các khoản tạm ứng nhiều lần cho cùng một công việc, doanh nghiệp nên tổng hợp đầy đủ từng lần tạm ứng để dễ dàng đối chiếu.
4.3. Kê khai các khoản đã chi
Toàn bộ các khoản chi thực tế cần được liệt kê rõ ràng theo từng chứng từ, bao gồm nội dung chi, số hóa đơn (nếu có), ngày phát sinh và số tiền. Người lập cần đính kèm đầy đủ hóa đơn, phiếu thu hoặc các chứng từ hợp lệ để kế toán kiểm tra trước khi thanh toán.
Việc ghi chi tiết từng khoản chi giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách, đồng thời đáp ứng yêu cầu lưu trữ chứng từ và phục vụ công tác kiểm toán khi cần thiết.
>> Xem thêm: Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng chuẩn quy định
Các khoản chi cần được kê khai đầy đủ và kèm theo chứng từ hợp lệ để phục vụ quyết toán.
4.4. Xác định số chi không hết hoặc chi quá
Sau khi cộng tổng chi phí thực tế, kế toán sẽ đối chiếu với số tiền đã tạm ứng để xác định kết quả quyết toán. Nếu số chi nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng, người lao động cần hoàn lại phần tiền còn dư; ngược lại, nếu chi vượt mức tạm ứng và có đầy đủ chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ thanh toán bổ sung phần chênh lệch.
Bước đối chiếu này giúp bảo đảm các khoản tạm ứng được tất toán đầy đủ, tránh phát sinh công nợ tồn đọng hoặc sai lệch số liệu kế toán.
4.5. Ký duyệt và hoàn tất thanh toán
Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin và chứng từ, giấy thanh toán tiền tạm ứng sẽ được trình các bộ phận có thẩm quyền ký duyệt theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Căn cứ vào kết quả quyết toán, kế toán thực hiện lập phiếu thu hoặc phiếu chi để hoàn tất việc thanh toán và lưu trữ hồ sơ.
Đối với doanh nghiệp có quy trình phê duyệt điện tử, việc ký duyệt và lưu trữ chứng từ trên hệ thống giúp rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Khi số lượng khoản tạm ứng tăng, việc quản lý bằng Excel dễ phát sinh sai sót và mất nhiều thời gian đối chiếu. Với Fast Accounting và Fast Accounting Online, doanh nghiệp có thể theo dõi tạm ứng theo từng nhân viên, quản lý chứng từ, đối chiếu số dư và cập nhật dữ liệu đồng bộ, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Doanh nghiệp có bắt buộc dùng đúng mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp có thể sử dụng Mẫu số 04-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc tự thiết kế biểu mẫu riêng, miễn đáp ứng đầy đủ nội dung của chứng từ kế toán và phù hợp với quy trình quản lý nội bộ.
5.2. Thiếu hóa đơn, chứng từ có được thanh toán tạm ứng không?
Doanh nghiệp nên yêu cầu người nhận tạm ứng nộp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để làm căn cứ quyết toán và hạch toán chi phí. Trường hợp thiếu chứng từ, việc thanh toán sẽ được xử lý theo quy chế tài chính nội bộ và quy định của pháp luật về kế toán, thuế.
5.3. Doanh nghiệp có thể lập và ký giấy thanh toán điện tử không?
Có. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng chứng từ điện tử và chữ ký điện tử trong quy trình kế toán nhằm rút ngắn thời gian phê duyệt, giảm sử dụng giấy tờ và thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu. Tuy nhiên, việc áp dụng cần bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và lưu trữ chứng từ.
Giấy thanh toán tiền tạm ứng giúp doanh nghiệp quyết toán các khoản đã tạm ứng, kiểm soát chi phí và đối chiếu công nợ hiệu quả. Để giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Fast Accounting và Fast Accounting Online của FAST nhằm theo dõi tạm ứng theo từng nhân viên, quản lý chứng từ tập trung và đối chiếu số dư tự động.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast