Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi xuất hóa đơn cho hợp đồng dịch vụ, xây dựng, tư vấn, mua bán hàng hóa hoặc thanh toán theo từng đợt. Việc ghi đúng nội dung giúp hóa đơn rõ ràng, dễ đối chiếu với hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn nguyên tắc ghi hóa đơn theo hợp đồng, cách xử lý danh mục dài và cách lập hóa đơn khi thanh toán nhiều lần.
1. Hoá đơn theo hợp đồng là gì?
1.1. Khái niệm
Hóa đơn theo hợp đồng không phải là một loại hóa đơn riêng biệt. Đây là cách gọi thực tế khi doanh nghiệp lập hóa đơn dựa trên nội dung, giá trị, tiến độ hoặc hạng mục đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Khi ghi hóa đơn theo hợp đồng, nội dung trên hóa đơn cần thể hiện đúng bản chất giao dịch. Doanh nghiệp có thể ghi tên hàng hóa, dịch vụ, hạng mục công việc, giai đoạn thanh toán hoặc số hợp đồng liên quan để thuận tiện đối chiếu.
Ví dụ:
Doanh nghiệp ký hợp đồng tư vấn thuế với khách hàng trong 3 tháng, tổng giá trị hợp đồng là 30.000.000 đồng chưa VAT. Hợp đồng số 05/2026/HĐDV ngày 10/01/2026 Khi hoàn thành dịch vụ tháng đầu tiên và xuất hóa đơn đợt 1, có thể ghi:
“Thanh toán đợt 1 Phí dịch vụ tư vấn thuế tháng 01/2026 theo Hợp đồng số 05/2026/HĐDV ngày 10/01/2026”
>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng kinh tế chuẩn và lưu ý cần biết
>> Xem thêm: Hoá đơn thương mại là gì? Mẫu hoá đơn thương mại chuẩn
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác nhất 2025
1.2. Đối tượng và hình thức áp dụng
Cách ghi hóa đơn theo hợp đồng thường áp dụng với các giao dịch có hợp đồng rõ ràng giữa bên bán và bên mua. Một số trường hợp phổ biến gồm hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng tư vấn, hợp đồng xây dựng, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng bảo trì, hợp đồng thuê tài sản hoặc hợp đồng cung cấp phần mềm.
Về hình thức, doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử theo quy định. Người bán có trách nhiệm lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua, đồng thời phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Nguyên tắc chung ghi nội dung hoá đơn theo hợp đồng
Khi ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng, nguyên tắc quan trọng nhất là hóa đơn phải phản ánh đúng giao dịch thực tế. Nội dung hóa đơn cần khớp với hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu giao hàng, bảng kê, báo giá hoặc các tài liệu liên quan.
Doanh nghiệp không nên chỉ ghi chung chung như “Theo hợp đồng số…” nếu nội dung này không đủ mô tả hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp. Thay vào đó, nên ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ hoặc hạng mục chính, sau đó bổ sung thông tin hợp đồng để làm căn cứ đối chiếu.
Ví dụ nên ghi:
“Dịch vụ tư vấn thuế tháng 03/2026 theo Hợp đồng số 02/2026/HĐTV”
thay vì chỉ ghi:
“Theo Hợp đồng số 02/2026/HĐTV”.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn. Với hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, trừ một số trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định
Nội dung trong hoá đơn cần ghi đúng theo hợp đồng để phản ánh đúng giao dịch hàng hoá và dịch vụ
>> Xem thêm: Các loại hóa đơn: Phân loại, nội dung và xu hướng hóa đơn điện tử
3. Hướng dẫn cách ghi nội dung hoá đơn theo hợp đồng
3.1. Các thông tin bắt buộc
Khi lập hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin bắt buộc trên hóa đơn. Các nội dung thường gồm tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, thông tin người bán, thông tin người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.
Thông tin người bán cần thể hiện đúng tên, địa chỉ và mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế hoặc giấy tờ pháp lý tương ứng. Với người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế, thông tin tên, địa chỉ và mã số thuế cũng cần ghi đúng theo hồ sơ đăng ký.
Đối với hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp nên bổ sung số hợp đồng, ngày ký hợp đồng hoặc giai đoạn thanh toán trong phần tên hàng hóa, dịch vụ hoặc diễn giải. Cách ghi này giúp kế toán, khách hàng và cơ quan thuế dễ kiểm tra khi cần đối chiếu chứng từ.
3.2 Danh mục hàng hoá, dịch vụ
Ở phần danh mục hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp cần ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ thực tế đã bán hoặc cung cấp. Nếu hợp đồng có nhiều hạng mục, có thể ghi theo từng dòng tương ứng với từng hạng mục chính.
Ví dụ với hợp đồng dịch vụ, có thể ghi:
“Dịch vụ bảo trì phần mềm tháng 04/2026 theo Hợp đồng số 08/2026/HĐBT”.
Ví dụ với hợp đồng mua bán hàng hóa, có thể ghi:
“Máy in mã vạch model XZ-200 theo Hợp đồng số 15/2026/HĐMB”.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. Vì vậy, nếu hợp đồng chia thành nhiều đợt, nội dung hóa đơn nên thể hiện rõ đợt giao hàng, giai đoạn nghiệm thu hoặc khối lượng đã hoàn thành.
3.3. Tổng cộng và chữ ký
Sau khi ghi danh mục hàng hóa, dịch vụ, kế toán cần kiểm tra lại đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Các số liệu này cần khớp với hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc bảng xác nhận khối lượng.
Với hóa đơn điện tử, chữ ký số của người bán là yếu tố quan trọng để xác thực hóa đơn. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận về việc người mua ký số hoặc pháp luật có quy định khác.
Trước khi phát hành, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin người mua, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, thuế suất và số tiền. Nếu hóa đơn đã phát hành có sai sót, việc xử lý cần thực hiện theo quy định về điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử
>> Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
3.4. Xử lý hoá đơn có danh mục dài (kèm bảng kê)
Với hợp đồng có nhiều hàng hóa, dịch vụ hoặc nhiều hạng mục chi tiết, doanh nghiệp có thể dùng bảng kê, phụ lục hoặc biên bản nghiệm thu để hỗ trợ đối chiếu. Tuy nhiên, nội dung trên hóa đơn vẫn cần đủ rõ để xác định bản chất hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp.
Doanh nghiệp có thể ghi nội dung theo nhóm hạng mục chính và dẫn chiếu bảng kê kèm theo. Ví dụ: “Cung cấp thiết bị văn phòng theo Hợp đồng số 03/2026/HĐMB, chi tiết theo Bảng kê số 01/BK ngày 25/03/2026”.
Bảng kê kèm theo
| STT | Tên hàng hoá, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
| 1 | Thiết bị văn phòng 1 | Bộ | Theo hợp đồng | |||
| 2 | Thiết bị văn phòng 2 | Cái | Theo hợp đồng | |||
| 3 | Thiết bị văn phòng 3 | Cái | Theo hợp đồng | |||
| Cộng tiền hàng hoá dịch vụ: | ||||||
| Thuế suất GTGT : 10% | ||||||
| Tiền thuế GTGT | ||||||
| Tổng cộng tiền thanh toán: | ||||||
| Số tiền viết bằng chữ: | ||||||
Bảng kê nên có đầy đủ thông tin như tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, chữ ký hoặc xác nhận của các bên nếu cần. Bảng kê, phụ lục hợp đồng và biên bản nghiệm thu cần được lưu cùng bộ hồ sơ hóa đơn để phục vụ đối chiếu sau này.
Lưu ý, doanh nghiệp không nên dùng bảng kê để thay thế hoàn toàn nội dung bắt buộc trên hóa đơn nếu pháp luật không cho phép. Hóa đơn điện tử phải hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
>> Xem thêm: [TẢI MIỄN PHÍ] 08+ mẫu biên bản nghiệm thu mới nhất 2026
3.5. Các trường hợp không bắt buộc ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá
Không phải mọi hóa đơn đều bắt buộc có đầy đủ đơn vị tính, số lượng và đơn giá. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp đặc thù không nhất thiết phải có đủ các tiêu thức này.
Ví dụ, hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt hoặc hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hợp đồng không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng và đơn giá. Ngoài ra, một số loại hóa đơn điện tử như tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá cũng có thể không cần tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Với các trường hợp còn lại, doanh nghiệp nên ghi đầy đủ đơn vị tính, số lượng và đơn giá để hóa đơn rõ ràng. Nếu không chắc trường hợp của mình có được miễn một số tiêu thức hay không, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi lập hóa đơn.
Một số ít trường hợp không buộc ghi đơn vị tính nhưng cần tham khảo cơ quan thuế trước khi thực hiện
4. Hướng dẫn ghi nội dung hoá đơn theo hợp đồng khi thanh toán nhiều lần
4.1. Xác định số lần và thời điểm thanh toán theo hợp đồng
Với hợp đồng thanh toán nhiều lần, doanh nghiệp cần xác định rõ từng đợt thanh toán, giá trị từng đợt và điều kiện xuất hóa đơn. Các thông tin này nên được quy định trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng để tránh tranh chấp khi nghiệm thu, thanh toán và kê khai thuế.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho phần hàng hóa, dịch vụ tương ứng. Với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đối với một số hợp đồng dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn có thể là thời điểm thu tiền, trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng trong một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng
>> Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn vận chuyển đúng quy định mới nhất
4.2. Lập hoá đơn theo từng lần thanh toán
Khi lập hóa đơn theo từng lần thanh toán, nội dung hóa đơn cần thể hiện rõ đợt thanh toán hoặc khối lượng đã hoàn thành. Cách ghi này giúp bên mua dễ kiểm tra, bên bán dễ theo dõi doanh thu và kế toán dễ đối chiếu công nợ.
Ví dụ:
“Thanh toán đợt 1, tương ứng 30% giá trị Hợp đồng số 10/2026/HĐDV ngày 05/01/2026”.
Ví dụ với nghiệm thu từng hạng mục:
“Thanh toán hạng mục thiết kế giao diện theo Biên bản nghiệm thu số 02/BBNT ngày 20/03/2026 và Hợp đồng số 06/2026/HĐDV”.
Kế toán cần lưu hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng, chứng từ thanh toán và hóa đơn đã phát hành. Hồ sơ càng đầy đủ thì việc giải trình khi đối chiếu công nợ, kê khai thuế hoặc kiểm tra sau này càng thuận lợi.
Để hạn chế sai sót khi lập, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo Fast e-Invoice. Fast e-Invoice đáp ứng nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo quy định của Nhà nước, được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn, đồng thời hỗ trợ lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Trên hệ thống Fast e-Invoice, thông tin hóa đơn điện tử sau khi phát hành gồm tệp dữ liệu hóa đơn gốc XML và bản thể hiện dạng PDF được lưu trữ trên hệ thống. Hóa đơn sau khi phát hành không được sửa, xóa chứng từ gốc, giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu hóa đơn rõ ràng hơn.
Việc ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong giao dịch mà còn hạn chế rủi ro về thuế và kế toán. Doanh nghiệp nên đối chiếu chặt chẽ giữa hóa đơn, hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu, đồng thời lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ theo quy định để phục vụ công tác quản lý và kiểm tra khi cần thiết. Bên cạnh đó, ứng dụng các giải pháp như FAST sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast