Lưu trữ hóa đơn, sổ kế toán bản giấy năm 2026 có hợp pháp?

Từ đầu năm 2026, nhiều hộ kinh doanh băn khoăn liệu còn được lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán bằng bản giấy hay bắt buộc phải chuyển sang điện tử. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định pháp luật mới, cách sửa sổ kế toán khi sai sót và gợi ý giải pháp phần mềm phù hợp giúp hộ kinh doanh quản lý hiệu quả hơn trong giai đoạn mới.

Hộ kinh doanh có được lưu trữ hóa đơn, sổ kế toán bằng bản giấy năm 2026?

Căn cứ Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01-01-2026), quy định về sổ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán nêu rõ:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán…) trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy.
• Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm. Riêng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
• Hộ kinh doanh có thể bổ sung hoặc điều chỉnh mẫu sổ kế toán cho phù hợp, nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.
• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế phải nộp thì vẫn sử dụng mẫu sổ theo Thông tư để theo dõi, đối chiếu.

Hộ kinh doanh được phép lưu trữ hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán năm 2026 bằng bản giấy. Việc lưu trữ bản giấy không vi phạm pháp luật, nếu thực hiện đúng thời hạn và nội dung theo quy định.

4 mẫu sổ kế toán năm 2026 theo Thông tư 152 dành cho hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế, Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định các mẫu sổ kế toán cơ bản để theo dõi hoạt động:

• Sổ theo dõi doanh thu.
• Sổ theo dõi chi phí.
• Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Sổ tổng hợp kết quả kinh doanh.

Các mẫu này giúp hộ kinh doanh:

• Theo dõi doanh thu phát sinh.
• Ghi nhận chi phí phục vụ hoạt động.
• Đối chiếu nghĩa vụ thuế theo thông báo của cơ quan thuế.
• Kiểm soát hiệu quả kinh doanh thực tế.

Việc ghi chép có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng phần mềm, miễn đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.

Khi sổ kế toán có sai sót, phải sửa thế nào cho đúng luật?

Theo Điều 27 Luật Kế toán 2015, khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán: Không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, phải sửa theo một trong 3 phương pháp sau:

1. Phương pháp ghi cải chính

Gạch một đường thẳng vào chỗ sai, ghi nội dung đúng phía trên và có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

2. Phương pháp ghi số âm

Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc đặt trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi số đúng và ký xác nhận.

3. Phương pháp ghi điều chỉnh

Lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch để điều chỉnh cho đúng.

Đặc biệt: Nếu ghi sổ bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện theo phương pháp lập chứng từ điều chỉnh.

Lưu trữ bản giấy có còn phù hợp trong bối cảnh mới?

Dù pháp luật cho phép lưu trữ bản giấy, nhưng thực tế hiện nay:

• Khối lượng hóa đơn ngày càng lớn.
• Cơ quan thuế đẩy mạnh quản lý điện tử.
• Hộ kinh doanh dần chuyển sang hóa đơn điện tử.
• Nhu cầu tra cứu, đối chiếu nhanh tăng cao.

Việc lưu trữ hoàn toàn bằng giấy có thể dẫn đến:

• Tốn diện tích lưu trữ.
• Khó tìm kiếm khi cần đối chiếu.
• Dễ thất lạc, hư hỏng.
• Khó kiểm soát sai sót.

Vì vậy, xu hướng chung là kết hợp lưu trữ điện tử song song với bản giấy, hoặc chuyển dần sang quản lý điện tử để thuận tiện và chủ động hơn.

Giải pháp phần mềm phù hợp cho hộ kinh doanh năm 2026

Để đáp ứng đúng quy định Thông tư 152/2025/TT-BTC và hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý dễ dàng hơn, phần mềm Fast Hộ Kinh Doanh của Công ty Phần mềm FAST là giải pháp phù hợp. Fast Hộ Kinh Doanh hỗ trợ:

• Ghi chép sổ kế toán theo đúng mẫu quy định.
• Quản lý doanh thu – chi phí – nghĩa vụ thuế.
• Lưu trữ dữ liệu điện tử an toàn.
• Hỗ trợ đối chiếu số thuế theo thông báo của cơ quan thuế.
• Giảm sai sót khi ghi sổ và tự động lưu vết điều chỉnh.

Phần mềm đặc biệt phù hợp với:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ %.
• Hộ sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ muốn chuyển từ ghi chép thủ công sang quản lý bài bản hơn.

Từ 01-01-2026, hộ kinh doanh vẫn được phép lưu trữ hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán bằng bản giấy và không vi phạm pháp luật nếu tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Tuy nhiên, trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng điện tử hóa, việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên biệt như Fast Hộ Kinh Doanh sẽ giúp hộ kinh doanh:

• Dễ theo dõi nghĩa vụ thuế.
• Hạn chế sai sót khi ghi sổ.
• Chủ động lưu trữ và tra cứu.
• Tối ưu thời gian quản lý.

Chuyển đổi sớm sẽ giúp hộ kinh doanh thích nghi tốt hơn với môi trường quản lý mới từ năm 2026.