fbpx

Mẫu biên bản hủy hóa đơn (Cập nhật mới nhất)

15/01/2025

15/01/2025

33

Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn và quản lý hóa đơn luôn là công việc quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, không phải lúc nào hóa đơn cũng được lập chính xác hoặc sử dụng đúng mục đích. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất, các quy định pháp luật liên quan, và hướng dẫn cách thực hiện để giúp bạn xử lý vấn đề một cách hiệu quả.

1. Hủy hóa đơn là gì? Biên bản hủy hóa đơn là gì?

Hủy hóa đơn, theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được hiểu là việc làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Điều này áp dụng cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Cụ thể, hủy hóa đơn điện tử là việc thực hiện các thao tác cần thiết để hóa đơn điện tử không còn hiệu lực và không thể sử dụng trong các giao dịch hoặc kê khai thuế.

Hủy hóa đơn là gì? Thế nào là biên bản hủy hóa đơn?

Hình 1. Hủy hóa đơn là gì? Thế nào là biên bản hủy hóa đơn?

Biên bản hủy hóa đơn là tài liệu được lập ra nhằm ghi nhận việc hủy bỏ một hoặc nhiều hóa đơn trong các trường hợp như hóa đơn có sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng. Đây là bước quan trọng trước khi thực hiện thao tác hủy hóa đơn điện tử, đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch theo quy định pháp luật. Trong biên bản, người bán và người mua cần cam kết không kê khai thuế đối với hóa đơn đã hủy, đồng thời thống nhất đầy đủ các thông tin liên quan. Biên bản này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính hợp lệ trong quá trình kê khai thuế.

2. Các trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn

Việc lập biên bản hủy hóa đơn là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật trong quá trình quản lý hóa đơn. Dưới đây là những trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp cần thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn để tránh những rủi ro không đáng có.

2.1 Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót 

Khi hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng phát hiện có sai sót (sai thông tin người mua, số lượng, đơn giá, thuế suất, hoặc bất kỳ chi tiết nào khác), doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn để xác nhận lỗi và thống nhất phương án xử lý giữa người bán và người mua. Việc này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Sau khi hủy, hóa đơn mới sẽ được phát hành để thay thế.

Các trường hợp nào cần lập biên bản hủy hóa đơn?

Hình 2. Các trường hợp nào cần lập biên bản hủy hóa đơn?

2.2 Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước

Trong trường hợp doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và thu tiền trước, nhưng sau đó phát sinh tình huống hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ (do lỗi kỹ thuật, thay đổi thỏa thuận, hoặc lý do bất khả kháng), cần lập biên bản hủy hóa đơn để xác nhận việc hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh việc kê khai thuế không chính xác và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho cả hai bên.

3. Quy định pháp luật về hủy hóa đơn

Việc hủy hóa đơn phải tuân theo các quy định pháp luật chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp và tránh vi phạm các quy định thuế, cụ thể: 

3.1. Căn cứ pháp lý liên quan

Dưới đây là danh sách các quy định căn cứ pháp lý liên quan đến việc huỷ hoá đơn: 

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

  • Điều 91: Quy định về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong giao dịch kinh doanh.
  • Điều 93: Xử lý hóa đơn sai sót, trong đó có quy định về việc hủy hóa đơn không hợp lệ.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

  • Điều 17: Các trường hợp hóa đơn được coi là không hợp lệ và cần phải hủy.
  • Điều 28: Quy trình và thủ tục hủy hóa đơn khi phát hiện sai sót.

Thông tư số 78/2021/TT-BTC

  • Điều 7: Quy định chi tiết về thời hạn, trình tự và thủ tục hủy hóa đơn đối với từng loại hóa đơn.

Thông tư số 39/2014/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi, bổ sung)

  • Điều 29: Hướng dẫn cụ thể cách xử lý hóa đơn bị hỏng, sai sót hoặc không tiếp tục sử dụng.

3.2. Điều kiện và quy trình hủy hóa đơn

Việc hủy hóa đơn chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện và thực hiện đúng quy trình:

Điều kiện hủy hóa đơn:

  • Hóa đơn bị sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến tính pháp lý (ví dụ: sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa).
  • Việc cung cấp dịch vụ bị hủy bỏ hoặc chấm dứt sau khi hóa đơn đã được lập.
  • Hóa đơn đặt in không còn được sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng do cơ quan thuế thông báo.

Việc hủy hóa đơn chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện và thực hiện đúng quy trình

Hình 3. Việc hủy hóa đơn chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện và thực hiện đúng quy trình

Quy trình hủy hóa đơn:

  • Lập biên bản hủy hóa đơn, trong đó xác nhận lý do và thống nhất giữa các bên liên quan.
  • Thông báo việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế thông qua Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
  • Thực hiện tiêu hủy hóa đơn theo đúng thời hạn quy định.

3.3. Thời hạn hủy hóa đơn theo quy định

Thời hạn để thực hiện hủy hóa đơn được quy định như sau:

  • Đối với hóa đơn điện tử: Thông báo hủy hóa đơn và xử lý sai sót phải được thực hiện trong thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT do cơ quan thuế gửi.
  • Đối với hóa đơn đặt in
    • Hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải được tiêu hủy trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
    • Trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, thời hạn tiêu hủy không quá 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo.
  • Hóa đơn thuộc các vụ án: Những hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án sẽ không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định pháp luật.

Thời hạn để thực hiện hủy hóa đơn được quy định trong thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT

Hình 4. Thời hạn để thực hiện hủy hóa đơn được quy định trong thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT

4. Mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất

Dưới đây là mẫu biên bản huỷ hoá đơn được cập nhật mới nhất tính tới thời điểm hiện tại: 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…….o0o…….

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hôm nay, ngày    tháng    năm 2025, Chúng tôi gồm:

Thông tin BÊN A (BÊN BÁN) BÊN B (BÊN MUA)
Tên doanh nghiệp  
Mã số thuế  
Địa chỉ trụ sở  
Đại diện
Chức vụ

Hai bên A, B thống nhất lập biên bản này xác nhận các thông tin  sau:

1. Hóa đơn thu hồi: Bên A hủy hóa đơn mà Bên A đã lập và giao cho Bên B, cụ thể:

STT Mẫu số Ký hiệu Số hóa đơn Ngày lập Ghi chú
1

2. Lý do thu hồi:  Xuất sai tên hàng hoá, dịch vụ.

3. Hóa đơn thay thế: Bên A đã lập và giao Bên B, 01 tờ hóa đơn thay thế/điều chỉnh:

STT Mẫu số Ký hiệu Số hóa đơn Ngày lập Ghi chú
1
  1. Ý kiến khác: Không.

Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản thu hồi hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.

Đại diện Bên A

(Ký và đóng dấu)

Đại diện Bên B

(Ký và đóng dấu)

Tải mẫu biên bản huỷ hoá đơn mới nhất 2025 tại đây

5. Hướng dẫn cách lập biên bản hủy hóa đơn chi tiết

5.1. Thông tin cần có trong biên bản hủy hóa đơn

Khi lập biên bản hủy hóa đơn, cần đảm bảo biên bản chứa đầy đủ các thông tin quan trọng để hợp lệ và rõ ràng. Cụ thể, biên bản phải bao gồm:

  • Thông tin của các bên liên quan:
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
    • Đại diện ký kết (họ và tên, chức vụ).
  • Thông tin về hóa đơn hủy:
    • Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
    • Nội dung sai sót dẫn đến việc hủy hóa đơn.
  • Cam kết của các bên: Cam kết của người bán và người mua về việc không kê khai thuế đối với hóa đơn đã hủy.
  • Ngày lập biên bản: Ghi rõ thời gian lập biên bản, đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
  • Chữ ký và xác nhận:
    • Chữ ký của đại diện hợp pháp của bên bán và bên mua.
    • Dấu mộc (nếu có) để đảm bảo giá trị pháp lý.

Hướng dẫn cách lập biên bản hủy hóa đơn chi tiết

Hình 5. Hướng dẫn cách lập biên bản hủy hóa đơn chi tiết

5.2. Quy trình thực hiện lập biên bản

Để lập biên bản hủy hóa đơn đúng quy trình, cần tuân thủ các bước thực hiện dưới đây:

Xác định lý do hủy hóa đơn

Trước khi lập biên bản, cần kiểm tra lại nội dung hóa đơn để xác định rõ sai sót hoặc lý do cần hủy, chẳng hạn như sai thông tin trên hóa đơn hoặc việc chấm dứt giao dịch.

Chuẩn bị thông tin cần thiết

Các bên liên quan cần thu thập đầy đủ thông tin về hóa đơn cần hủy, thông tin của các bên bán và mua, cùng các căn cứ pháp lý nếu có để đảm bảo biên bản có cơ sở hợp lý.

Soạn thảo biên bản hủy hóa đơn

Dựa trên mẫu biên bản hủy hóa đơn có sẵn, các thông tin liên quan cần được điền chính xác và đầy đủ theo yêu cầu của pháp luật.

Thống nhất và ký kết

Sau khi soạn thảo, biên bản cần được gửi cho các bên liên quan để kiểm tra và xác nhận. Sau đó, đại diện của cả bên bán và bên mua sẽ ký tên và đóng dấu (nếu có).

Lưu trữ và thông báo với cơ quan thuế

Biên bản hủy hóa đơn cùng các chứng từ liên quan cần được lưu trữ cẩn thận. Đồng thời, cần thông báo việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đối với hóa đơn điện tử.

Hủy hóa đơn theo quy định

Đối với hóa đơn giấy, cần thực hiện tiêu hủy theo quy định của cơ quan thuế. Còn đối với hóa đơn điện tử, cần hủy giá trị sử dụng của hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp của quá trình hủy.

6. Các lưu ý quan trọng khi hủy hóa đơn

Một số lưu ý quan trọng khi huỷ hoá đơn có thể có đến như:

6.1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn cần hủy

Trước khi thực hiện hủy hóa đơn, cần kiểm tra kỹ các yếu tố sau để đảm bảo hóa đơn đủ điều kiện hủy:

  • Thông tin hóa đơn: Đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với thực tế giao dịch để xác định sai sót hoặc lý do cần hủy.
  • Tình trạng kê khai thuế: Kiểm tra xem hóa đơn đã được kê khai thuế hay chưa. Nếu hóa đơn đã kê khai, cần xử lý theo quy định trước khi tiến hành hủy.
  • Căn cứ pháp lý: Đảm bảo việc hủy hóa đơn tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hướng dẫn cách lập biên bản hủy hóa đơn chi tiết

Hình 6. Một số lưu ý quan trọng khi huỷ hoá đơn

6.2. Lưu trữ hồ sơ liên quan đến việc hủy hóa đơn

Việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến hủy hóa đơn là yêu cầu bắt buộc nhằm phục vụ công tác kiểm tra sau này. Hồ sơ cần lưu trữ bao gồm:

  • Biên bản hủy hóa đơn: Lưu biên bản đã được các bên ký kết đầy đủ.
  • Hóa đơn gốc: Đối với hóa đơn giấy, lưu giữ bản gốc của hóa đơn bị hủy.
  • Tài liệu liên quan: Các tài liệu, văn bản giải trình hoặc thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế (nếu có).
  • Thời gian lưu trữ: Đảm bảo lưu trữ hồ sơ theo thời hạn quy định của pháp luật (tối thiểu 10 năm đối với các hồ sơ thuế).

6.3. Các lỗi thường gặp khi hủy hóa đơn và cách khắc phục

Sai sót trong biên bản hủy hóa đơn

Một trong những lỗi phổ biến khi hủy hóa đơn là thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác trong biên bản hủy. Điều này có thể dẫn đến việc biên bản không được chấp nhận hoặc gây khó khăn trong quá trình xử lý. Để khắc phục, cần kiểm tra kỹ nội dung biên bản trước khi ký kết. Nếu phát hiện sai sót, cần bổ sung hoặc điều chỉnh ngay lập tức để đảm bảo biên bản đầy đủ và chính xác.

Các lỗi thường gặp khi hủy hóa đơn như sai sót thông tin, không thông báo kịp thời hoặc lưu trữ hồ sơ không đầy đủ

Hình 7.  Các lỗi thường gặp khi hủy hóa đơn như sai sót thông tin, không thông báo kịp thời hoặc lưu trữ hồ sơ không đầy đủ

Không thông báo kịp thời với cơ quan thuế

Một lỗi thường gặp khác là không gửi thông báo hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong thời hạn quy định. Điều này có thể khiến doanh nghiệp vi phạm quy định về quản lý hóa đơn và bị xử phạt. Cách khắc phục là thực hiện bổ sung thông báo ngay khi nhận ra thiếu sót. Đồng thời, doanh nghiệp nên liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và đúng quy định.

Hóa đơn đã kê khai thuế

Nhiều doanh nghiệp sai sót khi hủy hóa đơn đã được kê khai thuế mà không thực hiện điều chỉnh theo quy định. Điều này dẫn đến việc vi phạm quy trình xử lý hóa đơn sai sót. Để khắc phục, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh trước khi tiến hành hủy. Việc này không chỉ tuân thủ đúng pháp luật mà còn đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế.

Lưu trữ hồ sơ không đầy đủ

Thiếu hồ sơ biên bản hủy hoặc không lưu hóa đơn gốc là lỗi thường gặp trong việc quản lý hóa đơn. Điều này có thể gây khó khăn trong quá trình kiểm tra và đối chiếu sau này. Để khắc phục, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc hủy hóa đơn. Đồng thời, cần lưu trữ đúng quy định để tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo minh bạch trong quản lý hóa đơn.

7. Dịch vụ hỗ trợ lập biên bản hủy hóa đơn tại Fast e-Invoice

Fast e-Invoice cung cấp dịch vụ hỗ trợ lập biên bản hủy hóa đơn chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác. Dịch vụ này không chỉ đáp ứng nhu cầu tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

Hỗ trợ tư vấn chi tiết

Đội ngũ chuyên gia tại Fast e-Invoice sẵn sàng tư vấn về các quy định pháp luật liên quan đến việc hủy hóa đơn, từ điều kiện, quy trình, đến thời hạn thông báo với cơ quan thuế. Mọi thắc mắc của doanh nghiệp đều được giải đáp cụ thể để đảm bảo việc hủy hóa đơn diễn ra đúng quy định.

Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn

Dịch vụ bao gồm hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản hủy hóa đơn đúng chuẩn, bao gồm các thông tin cần thiết như số hóa đơn, ngày lập, lý do hủy, và cam kết từ các bên liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp tránh các sai sót thường gặp như thiếu thông tin hoặc nhập liệu không chính xác.

Dịch vụ hỗ trợ lập biên bản hủy hóa đơn tại Fast e-Invoice

Hình 8. Dịch vụ hỗ trợ lập biên bản hủy hóa đơn tại Fast e-Invoice

Hỗ trợ thông báo với cơ quan thuế

Fast e-Invoice hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị và gửi thông báo hủy hóa đơn theo đúng mẫu quy định (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Đội ngũ chuyên viên đảm bảo thông báo được gửi đúng thời hạn, tránh vi phạm các quy định quản lý hóa đơn.

Lưu trữ và quản lý hồ sơ

Dịch vụ còn hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ liên quan đến việc hủy hóa đơn, bao gồm biên bản hủy và các tài liệu liên quan khác. Việc lưu trữ được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn pháp lý, giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối phó với các yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế.

Đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ

Với Fast e-Invoice, doanh nghiệp có thể yên tâm về tính minh bạch trong việc xử lý hóa đơn. Mọi quy trình đều tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và duy trì uy tín trong hoạt động kinh doanh.

Việc hủy hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý kinh doanh. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định, bạn có thể tham khảo giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Với các tính năng hỗ trợ lập biên bản hủy hóa đơn chi tiết, thông báo cơ quan thuế nhanh chóng và lưu trữ hồ sơ an toàn, Fast e-Invoice là đối tác đáng tin cậy giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn một cách dễ dàng và hiệu quả. Liên hệ ngay để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp!

Thông tin liên hệ: