Chi phí bán hàng đóng một vai trò quan trọng, góp phần quyết định đến hiệu quả và lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và hạch toán chính xác chi phí bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về chi phí bán hàng và hướng dẫn chi tiết cách hạch toán những khoản chi phí này, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
1. Chi phí bán hàng là gì?
Chi phí bán hàng là các khoản phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Những chi phí này bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm và hàng hóa (trừ các hoạt động xây lắp), cùng với chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển… (Theo khoản 1, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC).
Hiểu một cách đơn giản, chi phí bán hàng bao gồm toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ. Để nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, doanh nghiệp cần áp dụng nhiều biện pháp khác nhau nhằm tối ưu hóa các chi phí bán hàng này.
Một số lưu ý về chi phí bán hàng:
- Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
- Chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
>> Xem thêm: Chi phí là gì? Các loại chi phí trong hoạt động quản lý doanh nghiệp
2. Chi phí bán hàng bao gồm những loại nào?
Chi phí bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu quả của doanh nghiệp. Căn cứ tại khoản 2, điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC Chi phí bán hàng được ghi nhận và phản ánh theo dõi qua Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Dưới đây là chi tiết về các khoản chi phí cơ bản nhất trong hoạt động bán hàng, bao gồm cả hình thức online và offline:
2.1 Chi phí nhân công
Chi phí nhân công là khoản tiền người bán phải chuẩn bị hàng tháng để chi trả tiền lương, tiền phúc lợi, và thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. Điều này bao gồm:
- Lương cơ bản: Tiền lương cố định trả cho nhân viên hàng tháng.
- Thưởng và hoa hồng: Khoản tiền thưởng dựa trên doanh số bán hàng hoặc hiệu quả công việc.
- Phúc lợi: Bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các chế độ nghỉ phép, thưởng lễ tết…
- Thuế thu nhập cá nhân: Các khoản thuế mà doanh nghiệp phải khấu trừ và nộp cho cơ quan thuế từ thu nhập của nhân viên.
2.2 Chi phí dụng cụ bán hàng
Chi phí dụng cụ bán hàng phản ánh tất cả chi phí về công cụ, máy móc, và trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho việc mua bán sản phẩm. Các khoản chi phí này bao gồm:
- Máy tính, máy in, và các thiết bị văn phòng khác: Phục vụ cho việc quản lý bán hàng và xử lý đơn hàng.
- Các thiết bị bán hàng trực tiếp: Như máy quẹt thẻ, máy POS (Point of Sale), thiết bị trưng bày sản phẩm.
- Phần mềm quản lý bán hàng: Chi phí mua và duy trì các phần mềm quản lý bán hàng, CRM (Customer Relationship Management)…
2.3 Chi phí bao bì, nguyên vật liệu
Chi phí bao bì, nguyên vật liệu là khoản chi cho vật liệu, bao bì để sản xuất ra thành phẩm được đóng gói chỉn chu. Bao gồm:
- Bao bì: Hộp, túi đựng sản phẩm.
- Nguyên vật liệu: Vật liệu cần thiết cho sản xuất và đóng gói.
- Thiết bị an ninh: Hệ thống camera, khóa an ninh để bảo quản tài sản tại cửa hàng.
2.4 Chi phí khấu hao
Chi phí khấu hao là khoản tiền ước lượng cho sự sụt giảm giá trị của vật tư, trang thiết bị tại cửa hàng sau một thời gian sử dụng. Bao gồm:
- Khấu hao tài sản cố định: Máy móc, thiết bị, cửa hàng.
- Khấu hao trang thiết bị: Thiết bị bán hàng, dụng cụ trưng bày.
>>> Xem thêm: 5 Phương pháp tính khấu hao chính xác – Ví dụ minh họa
2.5 Chi phí bảo hành
Chi phí bảo hành là khoản phí sử dụng cho mục đích bảo hành sản phẩm hoặc dịch vụ khi phát sinh lỗi. Bao gồm:
- Phí gửi hàng sửa chữa: Chi phí vận chuyển hàng hóa đến nơi sửa chữa.
- Phí hoàn tiền: Chi phí hoàn tiền cho khách hàng nếu sản phẩm không đạt yêu cầu.
- Phí đổi sản phẩm mới: Chi phí thay thế sản phẩm hỏng bằng sản phẩm mới.
2.6 Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài là tổng hợp tất cả khoản phí phục vụ cho hoạt động bán hàng mà doanh nghiệp phải thuê ngoài. Bao gồm:
- Thuê kho: Chi phí thuê kho bãi để lưu trữ hàng hóa.
- Thuê nhân công bốc vác: Chi phí thuê lao động bốc xếp hàng hóa.
- Hoa hồng cho đại lý phân phối: Chi phí trả cho các đại lý bán hàng.
- Thuê đơn vị vận chuyển: Chi phí thuê các dịch vụ giao hàng.
2.7 Chi phí phát sinh khác
Ngoài các khoản chi phí cụ thể trên, doanh nghiệp cần dự trù một khoản chi phí phát sinh khác để đảm bảo hoạt động bán hàng không bị gián đoạn. Bao gồm:
- Chi phí tiếp khách: Chi phí dành cho việc tiếp khách hàng, đối tác.
- Chi phí quảng bá sản phẩm: Chi phí quảng cáo, marketing.
- Chi phí thiết kế hình ảnh: Chi phí thuê dịch vụ thiết kế hình ảnh, banner, poster.
Tổng hợp các chi phí trên giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các khoản mục chi phí trong hoạt động bán hàng, từ đó lập kế hoạch tài chính hiệu quả để tối ưu hóa lợi nhuận.
3. Công thức tính chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng = Chi phí nhân viên + Chi phí dụng cụ + Chi phí bao bì + Chi phí khấu hao + Chi phí bảo hành + Chi phí phát sinh
Ví dụ minh họa:
Giả sử chủ shop có các khoản chi phí cụ thể như sau trong tháng:
- Chi phí nhân viên: 50 triệu VNĐ (Lương + Phúc lợi + Thuế)
- Chi phí dụng cụ: 20 triệu VNĐ (Máy tính, máy POS, phần mềm quản lý)
- Chi phí bao bì: 10 triệu VNĐ (Bao bì, nguyên vật liệu, thiết bị an ninh)
- Chi phí khấu hao: 5 triệu VNĐ (Khấu hao tài sản cố định và trang thiết bị)
- Chi phí bảo hành: 3 triệu VNĐ (Phí gửi hàng sửa chữa, hoàn tiền, đổi sản phẩm mới)
- Chi phí phát sinh: 8 triệu VNĐ (Tiếp khách, quảng bá sản phẩm, thiết kế hình ảnh)
Tính tổng chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng = 50 triệu + 20 triệu + 10 triệu + 5 triệu + 3 triệu + 8 triệu.
Chi phí bán hàng = 96 triệu VNĐ.
Như vậy, chủ shop cần chuẩn bị 96 triệu VNĐ cho các chi phí bán hàng trong tháng. Công thức này giúp chủ shop dễ dàng tính toán và quản lý ngân sách, từ đó có thể đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại: Quy trình và ví dụ
4. Kết cấu và nội dung của tài khoản chi phí bán hàng
Tài khoản 641 được sử dụng để hạch toán các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Kết cấu và nội dung của Tài khoản Chi phí bán hàng như sau:
Kết cấu Tài khoản 641:
- Bên Nợ:
- Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ trong kỳ.
- Bên Có:
- Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ.
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Số dư cuối kỳ: Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có 7 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá… bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp…
- Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Bao gồm:
- Chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá.
- Chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ.
- Vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng.
- Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc…
- Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng…
- Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.
- Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng; tiền thuê kho, thuê bãi; tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán; tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu…
- Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên, như:
- Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng.
- Chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng.
- Chi phí hội nghị khách hàng…
5. Hạch toán chi phí bán hàng theo một số nghiệp vụ
Chi phí bán hàng được hạch toán qua tài khoản 641, với các nghiệp vụ cụ thể như sau:
a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và các khoản bảo hiểm cho nhân viên:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có các TK 334, 338…
b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có các TK 152, 153, 242.
c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin, chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 141, 331…
đ) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng:
- Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
- Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 335 – Chi phí phải trả
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả
- Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:
- Nợ các TK 335, 352
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có các TK 331, 241, 111, 112, 152…
- Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng:
- Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến nhiều kỳ:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 242 – Chi phí trả trước
e) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa:
- Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả
- Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:
- Trường hợp số dự phòng cần lập lớn hơn số dự phòng đã lập:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
- Trường hợp số dự phòng cần lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập:
- Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415).
- Trường hợp số dự phòng cần lập lớn hơn số dự phòng đã lập:
g) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo:
- Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có các TK 155, 156.
- Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hóa từ nhà sản xuất, nhà phân phối để khuyến mại:
- Khi nhận hàng:
- Theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết:
- Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
- Có TK 711 – Thu nhập khác.
- Khi nhận hàng:
h) Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)
- Có các TK 155, 156
Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế):
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
i) Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng:
Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá).
- Có các TK 152, 153, 155, 156
Nếu phải kê khai thuế GTGT:
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có các TK 152, 153, 155, 156.
k) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
l) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
m) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng:
- Nợ các TK 111, 112…
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
- n) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
- Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
Những nguyên tắc này giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác và minh bạch các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý kinh doanh.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định theo quy định mới nhất
6. Phân biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai loại chi phí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai loại chi phí này có những điểm khác biệt rõ ràng về bản chất, mục đích sử dụng và cách thức hạch toán.
| Đặc điểm | Chi phí bán hàng | Chi phí quản lý doanh nghiệp |
| Định nghĩa | Chi phí liên quan đến việc đưa sản phẩm đến tay khách hàng | Chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp |
| Mục đích sử dụng | Tạo doanh thu | Duy trì hoạt động chung và đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh |
| Cách thức hạch toán | TK 628 | TK 642 |
| Ví dụ | Tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng, quảng cáo, tiếp thị, vận chuyển, bảo hành | Tiền lương nhân viên văn phòng, văn phòng phẩm, điện nước, sửa chữa, khấu hao TSCĐ, bảo hiểm, pháp lý |
7. Các câu hỏi thường gặp về Chi phí bán hàng
Tại sao cần quan tâm đến chi phí bán hàng?
Chi phí bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần quan tâm đến chi phí bán hàng để:
- Đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng.
- Tối ưu hóa chi phí bán hàng để nâng cao lợi nhuận.
- Lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Lệ phí môn bài có phải là chi phí bán hàng không?
Lệ phí môn bài không thuộc nhóm chi phí bán hàng mà thường được coi là một loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Lệ phí môn bài là một loại thuế kinh doanh được áp dụng theo quy định của pháp luật địa phương, và việc nộp lệ phí này là một phần của việc duy trì hoạt động kinh doanh và tuân thủ các quy định pháp lý. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp về mặt pháp lý và tài chính, nhưng không liên quan trực tiếp đến việc bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
Chi phí bán hàng có ảnh hưởng như thế nào đến giá thành sản phẩm, dịch vụ?
Có, chi phí bán hàng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, dịch vụ. Doanh nghiệp cần tính toán chi phí bán hàng hợp lý để đảm bảo giá thành sản phẩm, dịch vụ cạnh tranh trên thị trường.
Hy vọng những thông tin trong bài viết này đã cung cấp cho bạn kiến thức cơ bản về chi phí bán hàng và cách thức hạch toán hiệu quả. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao chi phí bán hàng và áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp để tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận. Ứng dụng ngay phần mềm kế toán FAST để tối ưu hóa quản lý chi phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp của bạn!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast