Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật, việc hạch toán thanh lý tài sản cố định cần được thực hiện theo các quy định mới nhất. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn chi tiết các bước hạch toán thanh lý tài sản cố định, giúp kế toán viên nắm rõ quy trình, từ đó đảm bảo minh bạch và hiệu quả trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
1. Quy định về thanh lý tài sản cố định
Quy định pháp luật về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
Quy định về việc thanh lý tài sản cố định được nêu chi tiết tại Điểm 3.2 Khoản 2 Điều 35 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 31 Khoản 1 của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Theo đó, “Tài sản cố định (TSCĐ) thanh lý” đề cập đến những tài sản cố định bị hư hỏng, không thể sử dụng, hoặc kỹ thuật lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1 Hồ sơ làm thủ tục thanh lý tài sản cố định gồm
Đơn vị làm thủ tục thanh lý tài sản cố định phải tiến hành lập hội đồng xác định giá TSCĐ, tiến hành lập quyết định làm thanh lý tài sản cố định, làm quyết định thanh lý tài sản cố định giấy tờ cần có như sau:
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định.
- Biên bản đánh giá lại tài sản cố định.
- Hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định được thanh lý.
- Biên bản giao nhận tài sản cố định.
- Biên bản hủy tài sản cố định.
- Thanh lý hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định.
- Biên bản thanh lý tài sản cố định.
1.2 Thủ tục thanh lý tài sản cố định
Khi có quyết định thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần:
- Lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định.
- Hội đồng có trách nhiệm đảm bảo việc thanh lý tài sản cố định theo đúng quy trình và lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” theo đúng mẫu quy định.
Biên bản này được lập thành 2 bản và giao cho:
- Phòng kế toán để ghi sổ và lưu hồ sơ.
- Đơn vị sử dụng, quản lý tài sản cố định.
1.3 Quy trình thanh lý tài sản cố định
Quy trình thanh lý tài sản cố định gồm 5 bước sau:
- Bước 1: Bộ phận (hoặc phòng ban) có tài sản cố định cần thanh lý căn cứ vào kết quả kiểm kê tài sản, cũng như quá trình theo dõi, sử dụng tài sản cố định để lập đơn đề nghị thanh lý và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Trong đơn đề nghị ghi rõ danh mục tài sản cố định cần thanh lý.
- Bước 2: Đại diện doanh nghiệp ra quyết định thanh lý TSCĐ.
- Bước 3: Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ gồm:
- Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch Hội đồng.
- Kế toán trưởng, kế toán tài sản.Trưởng (hoặc phó) bộ phận cơ sở vật chất, cán bộ phụ trách tài sản.Đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thanh lý.
- Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản thanh lý.
- Đại diện đoàn thể: Công đoàn, Thanh tra Nhân dân (nếu cần).
- Bước 4: Hội đồng thanh lý TSCĐ trình người đứng đầu doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý TSCĐ như bán tài sản, hủy tài sản (tùy theo đặc điểm, tình trạng của TSCĐ cần thanh lý).
- Bước 5: Hội đồng thanh lý TSCĐ lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” sau khi đã tiến hành thanh lý. Đồng thời, quy trình này sẽ đi kèm với bộ hồ sơ thanh lý TSCĐ bao gồm:
- Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ.
- Quyết định thanh lý TSCĐ.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ.
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
- Biên bản thanh lý TSCĐ.
- Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ được thanh lý.
- Hóa đơn bán TSCĐ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Biên bản hủy TSCĐ.
- Thanh lý hợp đồng kinh tế bán TSCĐ.
2. Khi nào doanh nghiệp được phép thanh lý tài sản cố định?
Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thanh lý TSCĐ trong các trường hợp sau:
- Tài sản cố định đã bị hỏng nặng và không thể sử dụng được nữa.
- Tài sản cố định lạc hậu và không còn phù hợp, đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp/tổ chức.
- Nhượng bán, giải thể hay sáp nhập doanh nghiệp.
Đối với tài sản cố định đã khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn đang sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, không nên tiếp tục trích khấu hao. Trong trường hợp tài sản cố định chưa tính đủ khấu hao (chưa thu hồi đủ vốn) mà đã hư hỏng và cần thanh lý, cần xác định nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý bồi thường. Nếu giá trị còn lại của tài sản cố định chưa thu hồi không được bồi thường đầy đủ, thì cần phải bù đắp bằng số thu từ thanh lý và số tiền bồi thường quyết định bởi người quản lý hoặc ban lãnh đạo.
Nếu tổng thu và bồi thường không đủ để bù đắp giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi hoặc giá trị của tài sản cố định bị mất, sự chênh lệch còn lại được coi là lỗ.
Lưu ý: Trong trường hợp tài sản cố định không cần sử dụng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp/tổ chức phải thực hiện quản lý, theo dõi và bảo quản theo quy định của pháp luật.
3. Cách hạch toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định theo từng trường hợp
3.1 Trường hợp 1: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
Khi thực hiện hạch toán thanh lý tài sản cố định trong quá trình sản xuất và kinh doanh, kế toán tuân theo các nguyên tắc sau:
- Đối với tài sản đã hoàn toàn khấu hao, kế toán giảm hết giá trị gốc (tài khoản 211) và lũy kế khấu hao (tài khoản 214) của tài sản đó.
- Thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định được hạch toán vào tài khoản 711 – thu nhập khác.
- Các chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý tài sản cố định được hạch toán vào tài khoản 811 – chi phí khác.
- Đối với tài sản chưa khấu hao hết, giá trị còn lại của tài sản được hạch toán vào tài khoản 811. Lúc này, kế toán ghi như sau:
Ghi nhận doanh thu
- Nợ TK 111, 112, 131 (Tổng số tiền thu về từ việc thanh lý tài sản cố định).
- Có TK 711 (Giá trị thanh lý tài sản cố định chưa bao gồm thuế GTGT).
- Có TK 3331 (Tiền thuế GTGT phải nộp).
- Nếu không tách được TK 3331 ngay thì TK 711 sẽ bao gồm cả tiền thuế và cần ghi giảm khi kê khai số thuế phải nộp.
Ghi nhận giảm TSCĐ
- Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ).
- Nợ TK 811 (giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có).
- Có TK 211 (nguyên giá TSCĐ).
Chi phí khác
- Các chi phí khác liên quan đến việc thanh lý TSCĐ được phản ánh vào Nợ TK 811.
3.2 Trường hợp 2: Thanh lý TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án
Đối với các tài sản cố định hình thành từ kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án cấp từ ngân sách nhà nước, nhận viện trợ, và tài trợ được sử dụng trong hoạt động sự nghiệp, kế toán sẽ áp dụng tài khoản 466 để ghi nhận các thu chi liên quan đến quá trình nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ đó.
Khi doanh nghiệp thực hiện quá trình thanh lý TSCĐ sử dụng trong nội bộ hoặc dự án, dựa vào Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận như sau:
Ghi nhận giảm TSCĐ
- Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ).
- Nợ TK 466 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có).
- Có TK 211 (Nguyên giá).
Phản ánh số tiền thu về từ thanh lý TSCĐ:
- Nợ các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị thu về khi thanh lý TSCĐ.
- Có tài khoản 466 (theo Thông tư số 200): Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
- Có tài khoản 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu có).
Phản ánh số tiền chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ:
- Nợ tài khoản 466 (theo Mã số 200): Tổng giá trị chi phát sinh khi thanh lý TSCĐ.
- Có các tài khoản 111, 112,…: Tổng giá trị chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ.
Chi phí khác
- Các chi phí khác liên quan ghi vào TK liên quan theo quy định.
3.3. Trường hợp 3: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hóa
Các khoản thu và chi liên quan đến quá trình thanh lý tài sản cố định sử dụng cho hoạt động văn hóa và phúc lợi của người lao động sẽ được ghi vào tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
Khi doanh nghiệp thực hiện quá trình thanh lý tài sản cố định dành cho hoạt động văn hóa và phúc lợi, dựa trên Biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận như sau:
Ghi nhận doanh thu
- Nợ các tài khoản 111, 112 …: Tổng giá trị thu về khi thanh lý TSCĐ.
- Có tài khoản 3532: Quỹ phúc lợi.
- Có tài khoản 3331: Tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu có).
Phản ánh số tiền chi phát sinh từ thanh lý TSCĐ:
- Nợ tài khoản 3532: Tổng giá trị đã chi khi thanh lý TSCĐ.
- Có các tài khoản 111, 112 …: Tổng giá trị đã chi khi thanh lý TSCĐ.
Ghi nhận giảm TSCĐ
- Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ).
- Nợ TK 353 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có).
- Có TK 211 (Nguyên giá).
Chi phí khác
- Các chi phí khác liên quan phản ánh vào Nợ TK 353.
3.4 Trường hợp 4: Thanh lý tài sản cố định khi thực hiện phá dỡ TSCĐ
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, khi doanh nghiệp tiến hành dỡ bỏ hoặc hủy bỏ nhà cửa và vật kiến trúc liên quan đến quyền sử dụng đất sau khi mua tài sản cố định hữu hình, giá trị quyền sử dụng đất cần được xác định riêng và ghi nhận là tài sản cố định vô hình nếu đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại điểm đ khoản 2 của quy định này.
Nguyên giá của TSCĐ xây dựng mới sẽ được xác định dựa trên giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng theo quy định tại Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. Các TSCĐ dỡ bỏ hoặc hủy bỏ sẽ được xử lý hạch toán theo quy định hiện hành về thanh lý TSCĐ.
Cách ghi kế toán khi phá dỡ tài sản cố định như sau:
- Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn).
- Nợ tài khoản 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại).
- Có tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
Theo Công văn 2590/TCT-CS ngày 26/06/2015 của Tổng cục thuế, nếu công ty tự xây dựng và quản lý các bệ đỡ và móng máy là tài sản cố định riêng biệt, khi cần lắp đặt và bố trí lại hệ thống dây chuyền sản xuất với công nghệ mới, việc phá dỡ toàn bộ bệ đỡ và móng máy là bắt buộc.
Trong trường hợp phá dỡ và thanh lý tài sản cố định này, nếu chưa khấu hao hết, sẽ tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, ngay khi có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
>> Xem thêm: Khấu hao tài sản cố định là gì? Cách tính khấu hao tài sản cố định
4. Phá dỡ tài sản cố định (TSCĐ) được xử lý tương tự thanh lý
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC: Trường hợp sau khi mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, doanh nghiệp dỡ bỏ hoặc hủy bỏ để xây dựng mới thì giá trị quyền sử dụng đất phải xác định riêng và ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều này nguyên giá của TSCĐ xây dựng mới được xác định là giá quyết toán công trình theo quy định hiện hành. Những tài sản dỡ bỏ hoặc hủy bỏ được xử lý hạch toán theo quy định hiện hành đối với thanh lý tài sản cố định.
Cách ghi tài khoản khi hạch toán phá dỡ TSCĐ:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn).
- Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại).
- Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Theo Công văn 2590/TCT-CS ngày 26/06/2015 của Tổng cục thuế: Khi phá dỡ, thanh lý TSCĐ là bệ đỡ, móng máy mà chưa khấu hao hết, phần chênh lệch còn thiếu do chưa trích khấu hao hết và phần chi phí
phá dỡ có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
Việc hạch toán thanh lý tài sản cố định theo quy định mới nhất là một phần quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Để hỗ trợ công việc này, phần mềm kế toán Fast Accounting Online là giải pháp giúp kế toán tổng hợp theo dõi các nghiệp vụ TSCĐ liên quan. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người sử dụng tính khấu hao tài sản theo nhiều phương pháp khác nhau, phù hợp với các quyết định, chuẩn mực kế toán được ban hành..
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast