Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025

Việc lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử là cần thiết khi hóa đơn cũ có sai sót về thông tin hoặc số liệu. Hiểu rõ khái niệm, thời điểm cần lập, cùng với mẫu chuẩn và hướng dẫn ghi nội dung sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả.

Mục lục

1. Biên bản thay thế hóa đơn điện tử là gì? Khi nào cần lập?

1.1. Khái niệm

Biên bản thay thế hóa đơn điện tử là văn bản được lập để điều chỉnh hoặc thay thế một hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót về thông tin, số liệu hoặc nội dung trên hóa đơn. Việc lập biên bản này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác trong chứng từ kế toán, tuân thủ quy định cơ quan thuế và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Biên bản thay thế không phải là hóa đơn mới phát hành mà là văn bản kèm theo, xác nhận việc sửa đổi thông tin trên hóa đơn gốc. Nó giúp minh bạch giao dịch, đảm bảo việc ghi nhận doanh thu, chi phí và thuế GTGT đúng quy định, đồng thời tạo căn cứ kiểm tra khi cơ quan thuế yêu cầu.

1.2. Khi nào cần lập biên bản thay thế hoá đơn?

Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

Sai thông tin người mua hoặc người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ hoặc các thông tin liên quan không chính xác.
Sai số liệu, giá trị hoặc thuế suất: Giá trị hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá hoặc thuế suất ghi trên hóa đơn bị nhầm lẫn.
Thiếu hoặc sai nội dung bắt buộc: Một số thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử chưa ghi đầy đủ hoặc bị ghi sai.
Yêu cầu từ cơ quan thuế: Khi cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện hóa đơn có sai sót cần điều chỉnh.

Việc lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử kịp thời giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, truy thu thuế hoặc điều chỉnh sai số liệu kế toán, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ và tuân thủ pháp luật.

Lập biên bản thay thế hóa đơn khi có sai sót để đảm bảo kế toán chính xác và tuân thủ pháp luật

>> Xem thêm: Cách xuất hoá đơn điều chỉnh chuẩn theo Nghị định 70/2025

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác nhất 2025

2. Mẫu biên bản hoá đơn thay thế điện tử chuẩn

Dưới đây là mẫu biên bản thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nếu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có sai sót cần điều chỉnh, bạn có thể tham khảo:

>> Tải mẫu tại đây

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

>> Xem thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Một số mẫu hóa đơn bán hàng

>> Xem thêm: Hóa đơn thương mại điện tử là gì? Quy định từ 1/6/2025

3. Hướng dẫn cách ghi nội dung biên bản thay thế hóa đơn

Để lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử chính xác, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các thông tin sau:

Ngày lập biên bản: Ghi ngày hai bên thống nhất lập biên bản, thường là ngày gần hoặc trùng với ngày xuất hóa đơn thay thế.
Thông tin các bên (Bên Bán và Bên Mua): Ghi đầy đủ tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế và thông tin người đại diện (họ tên, chức vụ). Có thể bổ sung số điện thoại, email nếu cần.
Thông tin hóa đơn bị sai sót: Ghi số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập và mã cơ quan thuế (nếu có).
Nội dung sai sót và nội dung đúng:

- Lý do thay thế hóa đơn: Ghi rõ, súc tích và chính xác.
- Liệt kê các thông tin sai trên hóa đơn cũ, ví dụ: “Địa chỉ người mua ghi là [địa chỉ cũ]” hoặc “Số lượng mặt hàng A ghi là [số lượng cũ]; đơn giá ghi là [đơn giá cũ]”.
- Liệt kê các thông tin đúng theo thỏa thuận, ví dụ: “Địa chỉ người mua đúng phải là [địa chỉ mới]” hoặc “Số lượng mặt hàng A đúng phải là [số lượng mới]; đơn giá đúng phải là [đơn giá mới]”.

Thỏa thuận lập hóa đơn thay thế:

- Hủy bỏ hóa đơn sai sót.
- Bên Bán lập hóa đơn mới (ghi rõ số, ký hiệu, ngày lập) để thay thế.
- Cam kết kê khai thuế theo hóa đơn thay thế.

4. Lưu ý khi lập biên bản thay thế hoá đơn điện tử

Khi lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và chính xác:

Kiểm tra kỹ hóa đơn gốc: Đảm bảo số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập và thông tin của các bên trên hóa đơn gốc là đúng trước khi lập biên bản thay thế. Việc ghi nhận sai sót chính xác giúp hai bên dễ dàng thống nhất phương án thay thế và bảo vệ quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp.
Ghi đầy đủ thông tin: Bao gồm ngày lập, thông tin Bên Bán và Bên Mua, nội dung sai sót, nội dung đúng và lý do thay thế. Đây là cơ sở quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế.
Thỏa thuận và ký xác nhận: Cả hai bên cần thống nhất nội dung biên bản và ký xác nhận để đảm bảo giá trị pháp lý.
Lưu trữ biên bản kèm hóa đơn gốc: Biên bản thay thế phải được lưu cùng hóa đơn cũ và hóa đơn thay thế để thuận tiện đối chiếu, kiểm tra khi cần.
Không làm thay đổi nội dung giao dịch: Biên bản thỏa thuận chỉ nhằm ghi nhận các sai sót trên hóa đơn và không được điều chỉnh hay thay đổi các điều khoản giao dịch đã thống nhất giữa người bán và người mua.

Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử như Fast e-Invoice giúp lập biên bản thay thế nhanh chóng, chính xác, đồng bộ dữ liệu kế toán và giảm rủi ro sai sót. Các chức năng cần thiết được tích hợp trên một phần mềm duy nhất hỗ trợ thực hiện tác nghiệp hiệu quả và rõ ràng.

Việc tuân thủ các lưu ý trên giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch chứng từ, tuân thủ quy định thuế và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả. Lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp sửa sai sót trên hóa đơn gốc, ghi nhận thông tin chính xác, đảm bảo tuân thủ pháp luật và kê khai thuế đầy đủ. Việc ghi đầy đủ thông tin của các bên, nội dung sai sót và nội dung đúng là cần thiết, đồng thời lưu trữ hợp lý để thuận tiện đối chiếu. FAST sẽ hỗ trợ lập biên bản nhanh chóng, giảm sai sót và đồng bộ dữ liệu kế toán, giúp quản lý hóa đơn hiệu quả.

Thông tin liên hệ: