Trong hoạt động logistics và cung ứng dịch vụ vận tải, hóa đơn vận chuyển là chứng từ quan trọng, vừa có giá trị pháp lý vừa là căn cứ kê khai thuế và thanh toán. Sau đây, FAST sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn vận chuyển đúng quy định, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro vi phạm hành chính, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý doanh thu và chi phí.
1. Hóa đơn vận chuyển là gì?
Hóa đơn vận chuyển là hóa đơn do doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải lập để ghi nhận doanh thu cước vận chuyển phát sinh khi thực hiện hoạt động vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Hóa đơn vận chuyển có thể được lập dưới hình thức hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ.
Hóa đơn vận chuyển có vai trò:
- Là căn cứ xác nhận doanh thu dịch vụ vận tải
- Phục vụ kê khai, nộp thuế theo quy định
- Là cơ sở thanh toán giữa doanh nghiệp vận chuyển và khách hàng
- Hỗ trợ đối chiếu, kiểm soát chi phí và doanh thu logistics
>> Xem thêm: Hoá đơn xuất khẩu là gì? Hướng dẫn ghi hoá đơn chi tiết
2. Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển hợp lệ theo quy định mới nhất
2.1. Điều kiện xuất hóa đơn vận chuyển
Theo quy định về xuất hóa đơn vận chuyển, việc lập hóa đơn cần tuân thủ các điều kiện sau:
- Trường hợp cước vận chuyển từ 200.000 đồng trở lên:
Đơn vị vận chuyển có trách nhiệm lập và xuất hóa đơn cho khách hàng. Nếu người mua không nhận hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin, hóa đơn cần thể hiện rõ nội dung “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp đầy đủ thông tin” theo đúng quy định. - Trường hợp cước vận chuyển dưới 200.000 đồng:
Đơn vị vận chuyển không bắt buộc phải lập hóa đơn, trừ trường hợp khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn.
2.2. Thời điểm xuất hóa đơn cước vận chuyển
Theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), quy định về thời điểm lập hóa đơn đã được sửa đổi, bổ sung và áp dụng cho nhiều loại hình dịch vụ, trong đó có hoạt động vận tải. Cụ thể:
- Đối với dịch vụ vận tải hàng không cung cấp qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử, hóa đơn phải được lập chậm nhất trong vòng 05 ngày kể từ ngày phát hành chứng từ dịch vụ trên hệ thống.
- Trường hợp dịch vụ vận tải hàng không thực hiện thông qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát dữ liệu, nhưng không muộn hơn ngày 10 của tháng liền kề sau tháng phát sinh dịch vụ.
- Đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền, hóa đơn được lập ngay khi kết thúc chuyến đi.
Các quy định này nhằm đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro vi phạm quy định về hóa đơn. Trường hợp không tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ cảnh cáo đến 8.000.000 đồng, tùy theo mức độ vi phạm.
2.3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn vận chuyển
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối với hoạt động vận tải hàng hóa bằng xe ô tô, hóa đơn bán hàng cần bổ sung thêm các thông tin:
- Biển kiểm soát của phương tiện vận tải
- Hành trình vận chuyển, bao gồm điểm đi và điểm đến
Ngoài ra, đối với dịch vụ vận tải thực hiện trên nền tảng số hoặc thông qua thương mại điện tử, hóa đơn cần thể hiện thêm:
- Tên hàng hóa vận chuyển
- Thông tin người gửi hàng, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh
Các nội dung khác trên hóa đơn vận chuyển vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định chung về hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm thông tin người bán, người mua, tên dịch vụ, đơn giá, số lượng, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán, cùng các nội dung sửa đổi, bổ sung có liên quan tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
2.4. Quy định về việc điều chỉnh, hủy hoặc mất hóa đơn vận chuyển
Trong quá trình lập hóa đơn vận chuyển, doanh nghiệp có thể phát sinh sai sót liên quan đến thông tin khách hàng, giá trị thanh toán, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ.
Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được xử lý theo từng trường hợp cụ thể:
- Trường hợp hóa đơn đã hoặc chưa gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót:
-
- Nếu sai sót chỉ liên quan đến tên, địa chỉ người mua và không ảnh hưởng đến mã số thuế, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua và gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập hóa đơn mới.
-
- Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế.
- Trường hợp sai sót do cơ quan thuế phát hiện:
- Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến doanh nghiệp theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB). Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra và phản hồi nội dung sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đúng thời hạn quy định.
Theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không được thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Thay vào đó, mọi sai sót phát sinh phải được xử lý thông qua hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.
Căn cứ Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn vận chuyển bị mất, cháy hoặc hỏng, doanh nghiệp cần xử lý như sau:
- Trường hợp hóa đơn bị mất, cháy, hỏng trước khi lập:
Doanh nghiệp phải thông báo kịp thời cho cơ quan thuế, nêu rõ số lượng hóa đơn bị sự cố và biện pháp khắc phục. - Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng bị mất, cháy, hỏng:
Doanh nghiệp lập biên bản ghi nhận sự việc, thông báo cho cơ quan thuế và lập hóa đơn mới thay thế để gửi cho khách hàng. - Trường hợp hóa đơn đã gửi cho khách hàng nhưng sau đó bị mất, cháy, hỏng:
Bên bán và bên mua cùng lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó nêu rõ thông tin hóa đơn bị sự cố. Tùy tình huống cụ thể, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế hoặc cung cấp bản sao hóa đơn cho khách hàng theo quy định.
3. Các mẫu hóa đơn vận chuyển điện tử phổ biến hiện nay
Hiện nay, cùng với việc triển khai hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp vận tải có thể sử dụng nhiều loại mẫu hóa đơn và chứng từ liên quan đến hoạt động vận chuyển hàng hóa.
3.1. Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Mẫu hóa đơn GTGT được sử dụng phổ biến đối với doanh nghiệp vận tải kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn này dùng để ghi nhận doanh thu cước vận chuyển, đồng thời là căn cứ để bên mua kê khai, khấu trừ thuế GTGT theo quy định.
>> Tải Mẫu hóa đơn GTGT
>> Xem thêm: Cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho doanh nghiệp
3.2. Mẫu hoá đơn vận chuyển
Hóa đơn vận chuyển điện tử cần đảm bảo đầy đủ các tiêu thức bắt buộc theo quy định về hóa đơn, đồng thời thống nhất với hợp đồng, vận đơn và các chứng từ liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa.
>> Tải Mẫu hoá đơn vận chuyển
3.3. Mẫu bảng kê vận chuyển hàng hoá
Bảng kê vận chuyển hàng hóa là chứng từ đi kèm hóa đơn, thường được sử dụng trong trường hợp phát sinh nhiều chuyến vận chuyển, nhiều điểm giao nhận hoặc nhiều lô hàng trong cùng một kỳ thanh toán.
4. Hướng dẫn xuất hóa đơn vận chuyển đúng quy định
Bước 1: Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn
Doanh nghiệp cần căn cứ vào thời điểm hoàn thành dịch vụ vận chuyển hoặc thời điểm thu tiền để lập hóa đơn theo đúng quy định. Việc xác định sai thời điểm xuất hóa đơn có thể dẫn đến vi phạm hành chính và bị xử phạt.
Bước 2: Kiểm tra đầy đủ căn cứ phát sinh dịch vụ
Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin trên hợp đồng vận chuyển, vận đơn, phiếu giao nhận hàng hóa hoặc các chứng từ liên quan để đảm bảo nội dung hóa đơn phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh.
Bước 3: Lập hóa đơn vận chuyển với nội dung đúng và đủ
Hóa đơn vận chuyển cần thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên dịch vụ, tuyến vận chuyển, đơn giá cước, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán. Đối với một số loại hình vận tải, hóa đơn cần bổ sung thông tin đặc thù theo quy định hiện hành.
Bước 4: Ký số và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất nội dung, doanh nghiệp thực hiện ký số và phát hành hóa đơn điện tử theo đúng trình tự. Hóa đơn được gửi cho khách hàng và lưu trữ trên hệ thống để phục vụ tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
Bước 5: Lưu trữ và theo dõi hóa đơn vận chuyển
Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn vận chuyển theo đúng thời hạn quy định, đồng thời theo dõi tình trạng thanh toán và kê khai thuế để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.
Phần mềm hóa đơn điện tử FAST e-Invoice giúp doanh nghiệp vận tải tự động hóa quy trình lập và phát hành hóa đơn vận chuyển, kiểm soát chặt chẽ thời điểm xuất hóa đơn, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử.
>> Đọc thêm: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất hiện nay
5. Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn vận chuyển (FAQ)
5.1. Không xuất hoá đơn vận chuyển có bị phạt không? Phạt bao nhiêu?
Có. Căn cứ theo Điều 16 và Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lập hoặc không xuất hóa đơn vận chuyển sẽ bị xử phạt hành chính, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Trường hợp không xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ vận chuyển:
Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn theo quy định. Trường hợp đã nhận thanh toán hoặc tạm ứng nhưng vẫn không lập hóa đơn, mức phạt có thể tăng từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. - Trường hợp vận chuyển hàng hóa không có hóa đơn:
Doanh nghiệp bị xử phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu không xuất trình được hóa đơn vận chuyển khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền.
5.2. Cước vận chuyển có cần xuất bảng kê không?
Trường hợp cước vận chuyển phát sinh nhiều lần hoặc nhiều chặng, doanh nghiệp có thể lập bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn để làm rõ nội dung dịch vụ. Tuy nhiên, bảng kê chỉ mang tính bổ trợ và không thay thế hóa đơn vận chuyển.
5.3. Hóa đơn vận chuyển áp dụng thuế suất bao nhiêu?
Thuế suất áp dụng cho hóa đơn vận chuyển phụ thuộc vào loại hình dịch vụ vận tải và quy định thuế GTGT hiện hành. Doanh nghiệp cần xác định đúng thuế suất để kê khai và nộp thuế theo quy định.
5.4. Hóa đơn vận chuyển khác vận đơn như thế nào?
Hóa đơn vận chuyển là chứng từ kế toán – thuế, phản ánh giá trị cước vận chuyển và nghĩa vụ thuế. Trong khi đó, vận đơn là một loại chứng từ nghiệp vụ logistics, dùng để xác nhận việc giao nhận hàng hóa, không có giá trị thay thế hóa đơn thuế hoặc được sử dụng khi kê khai và hạch toán thuế.
Hóa đơn vận chuyển là chứng từ quan trọng trong hoạt động vận tải và logistics, vừa phản ánh doanh thu dịch vụ, vừa là căn cứ kê khai thuế và thanh toán giữa các bên. Việc nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc và cách xử lý sai sót giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất. FAST hỗ trợ chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn vận chuyển, quản lý dữ liệu tập trung và nâng cao hiệu quả vận hành
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfasta