Trong thời đại công nghệ ngày nay, việc triển khai một hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược phát triển của các doanh nghiệp. Tích hợp các quy trình kinh doanh vào một nền tảng duy nhất, ERP không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất vận hành mà còn cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống ERP hiệu quả không phải là một nhiệm vụ đơn giản và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cùng với các bước triển khai một cách có hệ thống. Trong bài viết này, hãy cùng FAST đi qua 8 bước quan trọng để xây dựng một hệ thống ERP thành công và hiệu quả cho doanh nghiệp.
1. Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning System, có nghĩa là Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp. Là một hệ thống phần mềm mô hình hoạt động bằng công nghệ thông tin, được thiết kế để tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh trong một doanh nghiệp. ERP giúp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động từ các phòng ban khác nhau như kế toán, nhân sự, quản lý kho, sản xuất, và các quy trình kinh doanh khác. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính linh hoạt và giảm thiểu sự phụ thuộc vào các hệ thống thông tin không liên kết trong doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
2. Vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Hệ thống ERP ngày nay đóng vai trò cốt lõi, quyết định khả năng cạnh tranh của các tổ chức trên thị trường. Việc triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích to lớn, bao gồm:
Nâng cao hiệu suất hoạt động:
- Tự động hóa các thao tác thủ công và quy trình rườm rà, tối ưu hóa bộ máy vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên.
- Giải phóng sức lao động, cắt giảm thời gian lãng phí, giúp nhân viên tập trung vào công việc chính, tạo ra giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
Thúc đẩy hợp tác liên bộ phận:
- Hợp nhất dữ liệu trên nền tảng duy nhất, tạo kết nối thông suốt giữa các bộ phận, phòng ban.
- Mọi thành viên được phân quyền đều có thể truy cập, trao đổi thông tin, hợp tác hiệu quả hơn.
Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định sáng suốt:
- Cung cấp bức tranh tổng quan về tình hình hoạt động theo thời gian thực với báo cáo chi tiết và dữ liệu phân tích trực quan.
- Giúp nhà điều hành đưa ra quyết định chính xác, thực tế, tìm ra điểm yếu để cải tiến kịp thời.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng:
- Cung cấp dữ liệu toàn diện về khách hàng, phân tích hành vi, dự đoán nhu cầu.
- Phát triển chiến lược chăm sóc phù hợp, đáp ứng kỳ vọng, nâng cao mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng hiệu quả.
Khả năng mở rộng và tính linh hoạt:
- Cho phép tùy chỉnh cấu trúc linh hoạt dựa trên quy mô, ngành nghề và nhu cầu hoạt động.
- Có thể thích ứng với mọi thay đổi của tổ chức, mở rộng sản lượng, bổ sung chức năng, dịch vụ, sản phẩm mới.
Tổ chức và quản lý dữ liệu hiệu quả:
- Thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng một cách hiệu quả và tập trung.
- Đồng bộ hóa dữ liệu, loại bỏ thông tin trùng lặp, đảm bảo chất lượng và bảo mật thông tin tuyệt đối.
3. Các bước triển khai dự án ERP trong thực tế
Quy trình triển khai hệ thống ERP thành công bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu và phạm vi triển khai, qua các bước cụ thể sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu và phạm vi triển khai
- Đánh giá tình trạng hoạt động của doanh nghiệp: Phải hiểu rõ hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm các quy trình, hệ thống và vấn đề đang tồn tại.
- Xác định mục tiêu giải quyết: Đặt ra mục tiêu rõ ràng về những vấn đề cần giải quyết bằng hệ thống ERP, như tăng cường hiệu suất, cải thiện quản lý, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, v.v.
- Đặt ra mức tăng trưởng lợi nhuận mong muốn: Xác định rõ ràng mục tiêu về tăng trưởng lợi nhuận sau khi triển khai giải pháp ERP, để có thể đánh giá hiệu quả và độ thành công của dự án.
Bước này đảm bảo rằng mọi người liên quan hiểu rõ về mục tiêu và phạm vi của dự án ERP, giúp định hình chiến lược triển khai cũng như lập kế hoạch triển khai hợp lý.
Bước 2. Thành lập nhóm dự án triển khai hệ thống ERP
Thành lập nhóm dự án triển khai hệ thống ERP là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Việc triển khai hệ thống ERP ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của các bộ phận, phòng ban trong tổ chức, từ các cấp quản lý cho đến nhân viên thực thi công việc hàng ngày. Do đó, cần phải huy động mọi lực lượng nhân sự cần thiết để tham gia vào quá trình triển khai và xây dựng hệ thống ERP. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần thành lập một nhóm dự án chuyên trách, bao gồm:
- Giám đốc dự án: Có thể là người đứng đầu tổ chức hoặc nhà quản lý cấp cao. Giám đốc dự án ERP chịu trách nhiệm quyết định và phê duyệt mọi công đoạn trong quá trình triển khai. Họ cũng phải hiểu rõ về bộ máy vận hành của công ty để đưa ra phương hướng phát triển hệ thống ERP phù hợp nhất.
- Quản lý dự án: Là người có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch triển khai hệ thống ERP và thực hiện báo cáo tiến độ dự án. Ngoài ra, quản lý dự án còn có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện một cách hiệu quả.
- Ban cố vấn: Những người này có hiểu biết chuyên môn về ERP và đóng vai trò tư vấn trong quá trình triển khai. Ban cố vấn có thể bao gồm những người trong tổ chức có kinh nghiệm hoặc chuyên gia được thuê ngoài.
- Chuyên gia nghiệp vụ: Có chuyên môn về các lĩnh vực chức năng trong hệ thống ERP ( tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất…).
- Người dùng chính: Có trách nhiệm cung cấp dữ liệu và thông tin cần thiết để xây dựng nền tảng phát triển ERP trong phạm vi phân hệ mà họ phụ trách. Họ cũng thực hiện kiểm tra và chạy thử nghiệm hệ thống, và đào tạo lại cho người dùng cuối cùng.
Bước 3: Lựa chọn đối tác triển khai ERP
Trong quá trình triển khai hệ thống ERP, việc lựa chọn đối tác triển khai đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Đối tác triển khai ERP không chỉ đơn thuần là một nhà cung cấp dịch vụ, mà còn là đối tác đồng hành trong hành trình tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Đối tác triển khai ERP cung cấp không chỉ là gói dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống, mà còn là người đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp qua mọi giai đoạn, từ lập kế hoạch, triển khai, đến vận hành và hỗ trợ sau bán hàng. Vì vậy, việc lựa chọn đối tác phù hợp là một quyết định chiến lược.
Doanh nghiệp cần tìm kiếm các công ty triển khai ERP có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Các đối tác có nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai giải pháp ERP sẽ mang lại sự tin cậy và hiệu quả cho dự án. Ngoài ra, việc xem xét các dự án đã triển khai trước đó của đối tác cũng là một yếu tố quan trọng giúp đánh giá khả năng và chất lượng dịch vụ của họ.
Bước 4: Lựa chọn giải pháp triển khai ERP phù hợp
Khi quyết định triển khai hệ thống ERP, việc lựa chọn giải pháp phù hợp là một phần không thể thiếu. Trên thị trường hiện nay, có ba hình thức chính của ERP được sử dụng rộng rãi, bao gồm:
- ERP tại chỗ:
- ERP tại chỗ là giải pháp được xây dựng trực tiếp trên cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát cơ sở dữ liệu và quy trình vận hành của mình.
- Tuy nhiên, triển khai ERP tại chỗ đòi hỏi một khoản đầu tư lớn vào CNTT và hệ thống máy chủ.
- ERP trên nền điện toán đám mây:
- ERP trên nền điện toán đám mây được quản lý và phát triển bởi các nhà cung cấp dịch vụ ERP.
- Doanh nghiệp được hỗ trợ trong việc xây dựng, vận hành và nâng cấp hệ thống mà không cần phải quản lý cơ sở hạ tầng.
- ERP mã nguồn mở:
- ERP mã nguồn mở là giải pháp tiết kiệm dành cho các doanh nghiệp có nhu cầu cơ bản.
- Nhiều nhà cung cấp ERP mã nguồn mở cung cấp phần mềm quản trị miễn phí hoặc với giá thành rất thấp.
- Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ nhận được ít sự hỗ trợ từ nhà cung cấp và phải tự giải quyết các vấn đề phát sinh, đồng thời việc đảm bảo dữ liệu cũng có thể gặp khó khăn.
Quyết định lựa chọn giữa các hình thức ERP này phụ thuộc vào nhu cầu, khả năng tài chính và chiến lược công nghệ của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Hướng dẫn các bước lập kế hoạch kinh doanh thành công
Bước 5: Lập dự toán chi phí triển khai ERP
Triển khai dự án ERP đòi hỏi một nguồn lực tài chính đáng kể từ phía doanh nghiệp, do đó việc lập dự toán chi phí là bước quan trọng không thể thiếu. Các khoản chi phí cần được dự toán cẩn thận dựa trên các yếu tố sau:
- Số lượng người dùng:
- Nhiều nhà cung cấp sẽ tính phí theo đầu người sử dụng hệ thống ERP và thu phí định kỳ hàng tháng.
- Doanh nghiệp cần ước lượng số lượng người dùng cần sử dụng hệ thống để tính toán chi phí phù hợp.
- Số lượng module sử dụng:
- Không phải mọi doanh nghiệp đều cần sử dụng toàn bộ các module trong hệ thống ERP.
- Việc lựa chọn và tối ưu hóa số lượng module sẽ giúp giảm thiểu chi phí vận hành.
- Phí tư vấn triển khai ERP:
- Chi phí tư vấn bao gồm gói phần mềm và các module phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
- Điều này bao gồm cả việc thẩm định và tuân thủ các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Phí khởi tạo phần mềm:
- Chi phí xây dựng và cài đặt phần mềm ERP cho doanh nghiệp.
- Điều này bao gồm cả việc tùy chỉnh và tích hợp hệ thống để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Phí bảo trì
- Chi phí bảo trì phần mềm
- Chi phí bảo trì phần cứng
- Chi phí dịch vụ
Bước 6: Tiến hành cài đặt và phát triển phần mềm ERP
Di chuyển dữ liệu:
Trong quá trình triển khai hệ thống quản trị nguồn lực, việc di chuyển dữ liệu là một bước quan trọng. Doanh nghiệp cần cung cấp các cơ sở dữ liệu cần thiết để chuyển đổi lên phần mềm ERP. Việc này đòi hỏi thời gian để tập hợp và đồng bộ hóa thông tin, đồng thời loại bỏ dữ liệu trùng lặp.
Tích hợp với cơ sở hạ tầng hiện có:
Nếu doanh nghiệp có hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện tại, việc tích hợp ERP mới với hệ thống hiện có là cần thiết. Điều này đảm bảo tính liên kết và sự mượt mà trong quá trình hoạt động. Các ứng dụng và cơ sở dữ liệu hiện có có thể được bàn giao hoặc hợp nhất với ERP mới.
Nếu doanh nghiệp có cơ sở hạ tầng không đáp ứng được yêu cầu, cần thực hiện nâng cấp theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
Bước 7: Thử nghiệm và đưa vào vận hành
Sau khi hoàn thành cài đặt, doanh nghiệp cần tiến hành thử nghiệm hệ thống để đảm bảo tính phù hợp và khả năng đáp ứng hoạt động vận hành. Quá trình này bao gồm:
- Kiểm tra tính liên kết của ERP bằng cách thực hiện các nghiệp vụ kế toán hoặc bán hàng trên các mô-đun khác nhau.
- Đo lường mức độ chính xác của kết quả mà hệ thống trả về.
- Kiểm tra các mô-đun chuyên dụng, như mô-đun nhân sự, bằng cách thao tác trên các module hồ sơ nhân sự, tiền lương, tuyển dụng và phản hồi lại cho nhà cung cấp.
- Kiểm tra bảo mật, kiểm thử xâm nhập (pentest)
Khi không gặp sự cố nào và hệ thống hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể tiến hành đưa ERP vào quy trình hoạt động.
Bước 8: Cải tiến và nâng cấp định kỳ
Để hệ thống hoạch định nguồn lực hoạt động hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu phát triển, doanh nghiệp cần thực hiện cải tiến và nâng cấp hệ thống định kỳ. Quy trình này giúp tìm ra các điểm hạn chế cần cải thiện để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và khai thác tiềm năng của hệ thống ERP.
>>> Xem thêm: Top 6 phần mềm ERP Việt Nam và nước ngoài tốt nhất hiện nay
4. Ưu điểm và hạn chế khi tự xây dựng hệ thống ERP
Ưu điểm khi tự xây dựng hệ thống ERP:
Tùy chỉnh hoàn toàn:
- Hệ thống được thiết kế riêng theo nhu cầu và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát mã nguồn và dữ liệu.
Tiết kiệm chi phí:
- Tránh được chi phí bản quyền và phí dịch vụ cao cho các phần mềm ERP đóng gói.
- Doanh nghiệp có thể tự chủ quản lý chi phí phát triển và bảo trì hệ thống.
Nâng cao tính bảo mật:
- Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát hệ thống và dữ liệu, hạn chế nguy cơ rò rỉ thông tin.
- Dễ dàng triển khai các biện pháp bảo mật phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Tăng cường khả năng tự chủ:
- Doanh nghiệp không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm, có thể tự chủ phát triển và vận hành hệ thống.
- Nâng cao khả năng thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Hạn chế khi tự xây dựng hệ thống ERP:
Chi phí phát triển cao:
- Yêu cầu đội ngũ nhân viên CNTT có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm.
- Quá trình phát triển hệ thống tốn nhiều thời gian và công sức.
Rủi ro kỹ thuật:
- Có thể xảy ra lỗi trong quá trình phát triển và vận hành hệ thống.
- Khó khăn trong việc bảo trì và cập nhật hệ thống.
Thiếu hụt hỗ trợ:
- Không có sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm trong quá trình triển khai và vận hành hệ thống.
- Doanh nghiệp phải tự giải quyết các vấn đề phát sinh.
Khó khăn trong việc tích hợp:
- Khó khăn trong việc tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống khác đang có trong doanh nghiệp.
- Có thể dẫn đến tình trạng dữ liệu không đồng nhất và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
Tự xây dựng hệ thống ERP mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp, nhưng cũng đi kèm với một số hạn chế nhất định. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như nhu cầu, ngân sách, khả năng quản lý CNTT trước khi quyết định tự xây dựng hệ thống ERP.
5. Hệ thống ERP – Fast Business Online
Fast Business Online là giải pháp ERP toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể hoạt động từ mua hàng, bán hàng, phân phối, kho, tài chính kế toán, nhân sự, CRM, DMS… Giải pháp này đã được triển khai cho hơn 2.700 khách hàng thuộc nhiều ngành nghề như bất động sản, bán lẻ, y tế, giáo dục, sản xuất, logistics, dầu khí…
Lợi ích khi sử dụng Fast Business Online:
- Rút ngắn khoảng cách thông tin: Cung cấp thông tin chính xác và đa dạng theo yêu cầu chỉ với một cú nhấp chuột, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp.
- Quản lý tổng thể: Giúp quản lý công nợ, tình hình tài chính, tồn kho, dòng tiền, nhân sự… từ đó hỗ trợ ra quyết định chính xác và kịp thời.
- Xử lý nhu cầu phức tạp: Quản lý quy trình mua hàng từ yêu cầu, báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, duyệt đơn hàng, nhập hàng, thanh toán, xuất trả lại…
- Tiết kiệm nguồn lực: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành hệ thống.
Với những ưu điểm vượt trội, Fast Business Online là giải pháp ERP hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh.