Phiếu đề xuất mua hàng là chứng từ nội bộ được sử dụng khi bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu mua vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ hoặc dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc lập phiếu đúng mẫu giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu mua hàng, ngân sách, phê duyệt và hồ sơ thanh toán rõ ràng hơn. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ phiếu đề xuất mua hàng là gì, nội dung cần có, mẫu phiếu chuẩn và quy trình đề xuất – phê duyệt – mua hàng chi tiết.
Tóm tắt nhanh Phiếu đề xuất mua hàng là biểu mẫu nội bộ giúp ghi nhận nhu cầu mua sắm của từng phòng ban trước khi chuyển sang bước phê duyệt và mua hàng. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu phiếu, quy trình duyệt và cách lưu trữ để hạn chế mua sai nhu cầu, vượt ngân sách hoặc thiếu chứng từ khi thanh toán.
|
1. Phiếu đề xuất mua hàng là gì?
Phiếu đề xuất mua hàng là văn bản hoặc biểu mẫu nội bộ dùng để ghi nhận nhu cầu mua hàng của một cá nhân, phòng ban hoặc bộ phận trong doanh nghiệp. Phiếu này thường được lập trước khi doanh nghiệp thực hiện khảo giá, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng hoặc ký hợp đồng mua bán.
Nội dung trên phiếu giúp người quản lý biết bộ phận nào đang cần mua hàng, mua để làm gì, số lượng bao nhiêu, thời điểm cần sử dụng và dự toán chi phí là bao nhiêu. Từ đó, cấp có thẩm quyền có căn cứ để xem xét phê duyệt hoặc từ chối đề xuất.
Trong thực tế, phiếu đề xuất mua hàng có thể dùng cho nhiều trường hợp như mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư sản xuất, thiết bị văn phòng, phần mềm, dịch vụ bảo trì, dịch vụ vận chuyển hoặc hàng hóa phục vụ dự án. Với doanh nghiệp có quy mô lớn, phiếu này là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng nội bộ.
Cần phân biệt phiếu đề xuất mua hàng với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Phiếu đề xuất mua hàng thể hiện nhu cầu mua; đơn đặt hàng là chứng từ gửi nhà cung cấp để xác nhận việc mua; còn phiếu nhập kho dùng để ghi nhận hàng đã được nhập vào kho sau khi mua.
Phiếu đề xuất mua hàng ghi nhận nhu cầu mua hàng của bộ phận trong doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: 4 mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa 2026 và cách sử dụng
>>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng kinh tế chuẩn và lưu ý cần biết
>>> Xem thêm: Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ? Hướng dẫn hạch toán chi tiết
2. Vai trò của phiếu đề xuất mua hàng trong doanh nghiệp
Phiếu đề xuất mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu mua sắm trước khi phát sinh chi phí. Thay vì mua hàng theo trao đổi miệng hoặc yêu cầu rời rạc qua tin nhắn, doanh nghiệp có thể dùng phiếu đề xuất để chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu.
Trước hết, phiếu giúp xác định rõ trách nhiệm của người đề xuất và bộ phận sử dụng. Khi có nhu cầu mua hàng, người đề xuất phải nêu rõ lý do mua, mục đích sử dụng, số lượng, thời gian cần hàng và chi phí dự kiến. Điều này giúp cấp quản lý đánh giá nhu cầu có hợp lý hay không.
Thứ hai, phiếu đề xuất mua hàng là căn cứ để phê duyệt ngân sách. Với các khoản mua có giá trị lớn, doanh nghiệp cần kiểm tra ngân sách, hạn mức chi phí và kế hoạch mua sắm trước khi đặt hàng. Nếu không có phiếu đề xuất, doanh nghiệp dễ phát sinh tình trạng mua vượt nhu cầu hoặc vượt ngân sách.
Thứ ba, phiếu giúp bộ phận mua hàng thực hiện đúng yêu cầu. Khi thông tin hàng hóa, quy cách, số lượng và thời gian cần hàng được ghi rõ, bộ phận mua hàng sẽ dễ khảo giá, so sánh nhà cung cấp và đặt hàng chính xác hơn.
Cuối cùng, phiếu đề xuất mua hàng hỗ trợ kế toán kiểm tra chứng từ khi thanh toán. Một bộ hồ sơ mua hàng đầy đủ thường gồm phiếu đề xuất, báo giá, phê duyệt mua hàng, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, phiếu nhập kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Phiếu đề xuất mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu mua sắm, phê duyệt ngân sách và hoàn thiện hồ sơ mua hàng minh bạch hơn.
>>> Xem thêm: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì? Quy định mới nhất
>>> Xem thêm: Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 99 và 133
3. Nội dung cần có trong một phiếu đề xuất mua hàng chuẩn
Một phiếu đề xuất mua hàng chuẩn cần trình bày rõ ràng, dễ kiểm tra và đủ thông tin để các bộ phận liên quan xử lý. Tùy quy mô doanh nghiệp, mẫu phiếu có thể khác nhau, nhưng nên có các nội dung cơ bản sau:
| Nhóm thông tin | Nội dung cần có |
| Thông tin phiếu | Số phiếu, ngày lập phiếu, bộ phận đề xuất |
| Thông tin người đề xuất | Họ tên, chức vụ, phòng ban, thông tin liên hệ |
| Thông tin hàng hóa/dịch vụ | Tên hàng hóa, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá dự kiến |
| Mục đích mua hàng | Lý do mua, bộ phận sử dụng, dự án hoặc công việc liên quan |
| Dự toán chi phí | Tổng giá trị dự kiến, nguồn ngân sách nếu có |
| Phê duyệt | Ý kiến người quản lý, chữ ký, ngày phê duyệt |
| Ghi chú | Điều kiện giao hàng, yêu cầu kỹ thuật, hồ sơ kèm theo |
Khi lập phiếu, người đề xuất nên mô tả hàng hóa đủ cụ thể. Ví dụ, thay vì ghi “mua máy in”, nên ghi rõ loại máy, nhu cầu sử dụng, số lượng, bộ phận sử dụng và thời điểm cần dùng. Cách ghi này giúp tránh mua sai sản phẩm hoặc phải trao đổi lại nhiều lần.
Với hàng hóa có thông số kỹ thuật như máy móc, thiết bị, linh kiện hoặc phần mềm, phiếu nên đính kèm tài liệu mô tả yêu cầu. Với hàng hóa thông thường, có thể đính kèm báo giá, ảnh sản phẩm hoặc link tham khảo để bộ phận mua hàng dễ kiểm tra.
Doanh nghiệp cũng nên quy định rõ các cấp phê duyệt theo giá trị đề xuất. Ví dụ, khoản mua dưới một mức nhất định có thể do trưởng bộ phận duyệt; khoản mua giá trị lớn cần giám đốc hoặc ban lãnh đạo phê duyệt. Quy định này giúp quy trình mua hàng minh bạch và dễ kiểm soát hơn.
4. Mẫu phiếu đề xuất mua hàng mới nhất (tải về miễn phí)
Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu phiếu đề xuất mua hàng bằng Word hoặc Excel tùy nhu cầu. Mẫu Word phù hợp khi doanh nghiệp muốn trình bày văn bản rõ ràng, có phần ký duyệt thủ công. Mẫu Excel phù hợp khi cần tính toán số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng dự toán tự động.
4.1. Mẫu phiếu đề xuất mua hàng bằng Word
Mẫu phiếu đề xuất mua hàng bằng Word thường có bố cục đơn giản, dễ in và dễ ký trực tiếp. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp có quy trình mua hàng chưa quá phức tạp hoặc vẫn đang lưu hồ sơ bản giấy.
Một mẫu Word cơ bản có thể gồm các phần sau:
PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA HÀNG
- Ngày lập: …
- Người đề xuất: …
- Bộ phận: …
- Chức vụ: …
- Lý do đề xuất mua hàng: …
- Người đề xuất ký: …
- Trưởng bộ phận ký: …
- Người phê duyệt ký: …
Khi dùng mẫu Word, doanh nghiệp nên thống nhất mã số phiếu, quy định người ký và nơi lưu hồ sơ. Điều này giúp việc tra cứu chứng từ sau này thuận tiện hơn
[TẢI NGAY] phiếu đề xuất mua hàng ở đây.
Mẫu phiếu đề xuất mua hàng
4.2. Mẫu phiếu đề xuất mua hàng bằng Excel
Mẫu phiếu đề xuất mua hàng bằng Excel phù hợp với trường hợp cần tính toán tổng chi phí hoặc theo dõi nhiều mặt hàng trên cùng một phiếu. Người dùng có thể thiết lập công thức để tự động tính thành tiền, tổng tiền trước thuế, thuế GTGT và tổng giá trị dự kiến.
Một mẫu Excel nên có các cột cơ bản như:
- Ngày lập: …
- Người đề xuất: …
- Bộ phận: …
- Chức vụ: …
- Lý do đề xuất mua hàng: …
- Người đề xuất ký: …
- Trưởng bộ phận ký: …
- Người phê duyệt ký: …
[TẢI NGAY] phiếu đề xuất mua hàng file excel ở đây.
Phần cuối bảng nên có dòng tổng cộng và khu vực phê duyệt. Nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban, mẫu Excel có thể bổ sung thêm trường mã bộ phận, mã dự án, mã ngân sách hoặc mã khoản mục chi phí.
Tuy nhiên, khi dùng Word hoặc Excel, doanh nghiệp cần kiểm soát phiên bản mẫu. Nếu mỗi phòng ban tự tạo một mẫu riêng, dữ liệu dễ thiếu thống nhất và gây khó khăn cho bộ phận mua hàng, kho và kế toán.
Phiếu đề xuất mua hàng mẫu excel
5. Quy trình đề xuất – phê duyệt – mua hàng chi tiết
Một quy trình đề xuất mua hàng rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tránh mua hàng không cần thiết và hạn chế thất thoát. Tùy từng doanh nghiệp, quy trình có thể đơn giản hoặc nhiều bước, nhưng thường gồm các bước chính sau.
5.1. Bước 1: Lập phiếu đề xuất
Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, cá nhân hoặc bộ phận sử dụng lập phiếu đề xuất mua hàng. Người lập cần ghi rõ thông tin hàng hóa, số lượng, mục đích sử dụng, thời gian cần hàng và dự toán chi phí.
Nếu hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật, phiếu nên đính kèm thông số, hình ảnh, báo giá hoặc tài liệu liên quan. Nếu mua cho dự án, cần ghi rõ mã dự án hoặc tên công việc để thuận tiện theo dõi ngân sách.
Ở bước này, người đề xuất cần kiểm tra lại tồn kho hoặc tài sản hiện có trước khi gửi đề xuất. Việc này giúp tránh tình trạng mua trùng hàng, mua vượt nhu cầu hoặc mua trong khi kho vẫn còn đủ số lượng sử dụng.
Lập phiếu đề xuất mua hàng giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ nhu cầu, thông tin hàng hóa, dự toán chi phí và kiểm tra tồn kho trước khi mua.
5.2. Bước 2: Trình ký, phê duyệt theo thẩm quyền
Sau khi lập phiếu, người đề xuất gửi phiếu cho cấp quản lý hoặc người có thẩm quyền phê duyệt. Người phê duyệt sẽ xem xét nhu cầu, ngân sách, mức độ cần thiết và tính hợp lý của đề xuất.
Nếu đề xuất hợp lệ, phiếu sẽ được phê duyệt và chuyển sang bộ phận mua hàng. Nếu thông tin chưa đầy đủ, người phê duyệt có thể yêu cầu bổ sung báo giá, làm rõ mục đích sử dụng hoặc điều chỉnh số lượng.
Doanh nghiệp nên quy định rõ luồng phê duyệt theo giá trị mua hàng. Ví dụ, đề xuất giá trị nhỏ do trưởng phòng duyệt; đề xuất giá trị lớn cần ban giám đốc hoặc bộ phận tài chính kiểm tra trước khi duyệt. Quy định này giúp hạn chế rủi ro mua hàng ngoài kiểm soát.
5.3. Bước 3: Chuyển bộ phận mua hàng thực hiện
Sau khi phiếu được phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành khảo giá, so sánh nhà cung cấp, thương lượng điều kiện mua và lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng nếu cần. Bộ phận mua hàng cần bám sát nội dung đã được phê duyệt trên phiếu đề xuất.
Khi hàng được giao, doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách và lập phiếu nhập kho hoặc biên bản nghiệm thu tùy loại hàng hóa/dịch vụ. Sau đó, hồ sơ được chuyển cho kế toán để hạch toán và thanh toán.
Với doanh nghiệp có quy trình mua hàng nhiều bước, việc quản lý bằng giấy hoặc Excel có thể gây chậm trễ, thất lạc phiếu hoặc nhập liệu trùng lặp. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể tham khảo Fast Business Online để quản lý quy trình mua hàng trên hệ thống.
Fast Business Online hỗ trợ quản lý quy trình mua hàng từ khi có yêu cầu, qua các bước duyệt yêu cầu, báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, duyệt đơn hàng, nhập hàng, thanh toán và xuất trả nhà cung cấp. Nhờ dữ liệu được liên thông giữa mua hàng, kho, công nợ phải trả và kế toán, doanh nghiệp có thể giảm thao tác nhập lại thủ công và kiểm soát quy trình mua hàng rõ ràng hơn.
Bộ phận mua hàng cần khảo giá, so sánh nhà cung cấp, kiểm tra hàng giao và chuyển hồ sơ cho kế toán để hoàn tất hạch toán, thanh toán.
5.4. Trường hợp từ chối phê duyệt và xử lý
Không phải mọi phiếu đề xuất mua hàng đều được phê duyệt. Một đề xuất có thể bị từ chối nếu không đủ thông tin, chưa có nhu cầu thực tế, vượt ngân sách, trùng với hàng tồn kho hoặc không phù hợp với kế hoạch mua sắm.
Khi từ chối phê duyệt, người quản lý nên ghi rõ lý do trên phiếu hoặc trên hệ thống. Ví dụ: chưa đủ báo giá, cần điều chỉnh số lượng, cần kiểm tra tồn kho, chưa có ngân sách hoặc chưa phù hợp thời điểm mua.
Sau khi bị từ chối, người đề xuất có thể điều chỉnh và gửi lại nếu nhu cầu vẫn cần thiết. Doanh nghiệp nên lưu lại lịch sử từ chối và điều chỉnh để phục vụ kiểm tra nội bộ khi cần.
Đối với các đề xuất bị từ chối do kho còn hàng, bộ phận đề xuất nên làm việc với thủ kho để nhận hàng từ kho thay vì mua mới. Nếu bị từ chối do vượt ngân sách, bộ phận đề xuất cần trình bày thêm lý do, kế hoạch sử dụng hoặc đề xuất phương án thay thế phù hợp hơn.
Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ phiếu đề xuất mua hàng là gì, vai trò trong quy trình mua hàng nội bộ, nội dung cần có, mẫu Word/Excel và các bước đề xuất – phê duyệt – mua hàng. Để kiểm soát chi phí tốt hơn, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu phiếu, phân quyền phê duyệt rõ ràng và lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua hàng.
Thay vì xử lý phiếu giấy hoặc file Excel rời rạc, doanh nghiệp có thể sử dụng Fast Business Online để quản lý quy trình mua hàng tập trung, liên thông dữ liệu với kho, công nợ phải trả và kế toán, giúp giảm sai sót và tối ưu vận hành.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast